金融檔案管理

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金融檔案管理范文第1篇

一、金融檔案信息的開發利用為人民銀行監管工作提供依據

金融檔案信息具有自身的特點：一是政策性。國家金融法規、金融政策文件具有法律效力，有很強的指導和制約作用。

以制定國家利率政策來說，我們可以從檔案信息中，通過分析了解其變化情況，預測其發展趨勢，掌握和調節全社會的消費、經濟結構和市場供求。從而發揮金融信息對經濟的宏觀調控作用。例如，1998年原人行海南省分行根據人總行的決定，對無力支付到期債務的海南發展銀行進行了關閉，為了防止社會上出現擠競現象，出現不安定的社會因素，查1992—1998年以來人總行頒布的利率情況，制定了相關的規定保證支付存款的正常運行，維護了海南金融的穩定和社會的安定。二是決策性。人民銀行在日常的工作中形成的文件資料具有很強的專業特點和操作性?？梢猿浞职l揮和利用，隨時向領導及有關部門提供有重要參考價值的資料，使之成為領導決策活動的參謀。例如，建省后，海南的典當行開始興起，由于典當行的主管機關及批設、管理混亂的局面，造成海南的典當行迅速膨脹，到1995年海南典當行達到300多家。這種管理無序、擾亂金融秩序的現象，潛伏著金融的風險。原人行海南省分行領導根據檔案室提供的信息：即人總行關于典當行的金融信息機構屬性及人行分支行的管理職責后，決定對全省典當行機構進行整頓，將不符合條件的典當行機構撤銷或合并，并經人總行批準保留符合條件的典當行，使海南的典當行從300多家減少到100多家，消弱了金融風險。同時為了規范典當行的管理，行里還制定實施了《海南省典當行管理細則》使我省典當行動作有規可循，有章可依。

二、金融檔案信息的開發利用為其他領域的經濟建設發揮了憑證的作用。

人民銀行在日常的工作中形成了大量的檔案信息，并真實地記載和反映了在開展金融業務以及管理工作中積累的文字、數據、圖表等綜合材料的內容，這些檔案信息不僅有潛在的使用價值，而且有重要的現實作用。主要表現在：社會使用價值和經濟價值。我們檔案室努力挖掘檔案信息資源，在處理經濟案件、民事糾紛等方面取得較好的社會效益和經濟效益，便是一個證明。

1、利用檔案調解貸款糾紛。1995年11月海南怡豐房地產開發公司向瓊海市喬泉信用社貸款200萬人民幣，還本付息的時間是11個月。貸款期滿后，怡豐房地產開發公司沒有按時歸還借款，瓊海市喬泉信用社在多次催促未果的情況下，上訴法院，要求裁決。喬泉信用社委托華合律師事務所趙軍律師就貸款糾紛一案到我們檔案室查閱有關文件。我檔案室根據案情為其提供大量證據和法律依據文件。經過二審開庭審理達成了協議，瓊海市喬泉信用社同意調解為按原期限推遲一年，罰息減少。此案為怡豐房地產開發公司和喬泉信用社挽回了經濟損失。

2、檔案材料使詐騙分子被繩之以法。1996年6月廣東中山市阜康城市信用社被人詐騙貸款1.18億元，公檢法機關在進行案件調查時發現，此筆貸款是由海南南方信托投資公司提供金融擔保的。因此，1998年6月11日，阜康信用社派人到我檔案室要求查詢海南南方信托投資公司的經營范圍及法定代表人等相關問題，我檔案室在1991年長期第32卷查到原人行海南省分行《關于海南信托投資公司經營問題的通知》；1991年短期第30卷查到《關于暫停朱邦益海南南方信托投資公司董事長兼法人代表職務的通知》。此后，從1991—1996年原人行海南省分行再沒有對朱邦益的職務問題下發文件。因此，朱邦益1996年以董事長兼法人代表的身份用海南南方信托投資公司作為金融擔保，向廣東中山市阜康城市信用社貸款1??18億元，其行為已構成了詐騙罪。公檢法部門多方取證，證實朱邦益犯罪事實成立，將其逮捕歸案。

金融檔案管理范文第2篇

目前，國家對電子檔案先后頒布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》和《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》。雖然這兩個標準對基層檔案工作人員來說確實能解決不少問題，有了一個基本的操作依據，但是針對基層工作來說，文件的具體內容還不夠詳細，在實際過程中，電子檔案的移交接收依然沒有形成體系，沒有相對行之有效的操作規范，同時，由于缺乏統一規劃，新建成的OA系統及其它業務系統沒有標準檔案移交接口，大多只能導出數據重新進行歸檔，這完全違背了電子檔案保真、保密和保存的要求。此外，電子檔案收集與移交本身也存在思想意識不夠、知識積累薄弱的問題。這包含有兩個方面：一是檔案工作管理人員意識不夠、技術儲備不足的問題。電子檔案階段要求檔案人員對電子檔案的發展趨勢要有一個比較清醒的認識，同時由于電子檔案的載體規格不同、形狀不同、材料不同，檔案工作人員必須不斷掌握信息技術，積累電子文件與電子檔案方面的知識，才能更好地做好電子檔案管理工作。另一個是電子文件撰寫者檔案意識不夠問題。要求檔案人員要采取各種方法和手段大力宣傳電子檔案的積累與歸檔、電子檔案管理和利用，提高和增強他們的電子檔案意識。

基于電子檔案歸檔與接收存在的種種問題，研究如何最大限度地收集電子檔案，并保證其完整性、安全性，圍繞電子檔案歸檔管理現狀、電子檔案接收所面臨的問題、電子檔案的接收范圍、種類和數據格式以及電子檔案的移交接收方法和手段等問題進行研究成為電子檔案管理非常重要的事情。

廣東金融學院從全方位對電子檔案管理進行分析并做好技術研究，并重新梳理電子檔案歸檔流程，建立和完善電子檔案歸檔體系，設計一個操作性較強的電子檔案收集與移交規范，把電子檔案移交與接收納入到電子檔案管理的全局當中，并在研究過程中，充分考慮各方面因素，尤其考慮到電子檔案管理所涉及的各種技術問題，把提高檔案工作人員的知識積累放在了重要位置，以圖做到科學收集、管理、利用、檢測和保護檔案，也為檔案人員提前介入電子文件的形成階段，做到有效監控各部門電子文件形成、電子檔案歸檔工作做好技術儲備。

一、建立完善的電子檔案移交和接收體系

廣東金融學院在充分分析電子檔案產生及管理的各種影響因素，重新梳理電子檔案歸檔流程，建立了完善的電子檔案移交和接收體系。電子文件的有效管理不能依靠一項或幾項規范而需要一個科學、完備的規范體系，而規范體系也不是單個規范的簡單相加。這就從客觀上要求制定規范既不能“想當然”，也不能僅滿足于對當前實踐需要的“應付”。簡單地按照“需要一個，制定一個”的思路往往會導致規范制定的滯后、規范作用削弱、規范之間協調、配套性差等諸多問題。

二、建立了部門采集檔案的功能模塊

廣東金融學院檔案館在設計檔案管理系統的時候，增加了向部門采集檔案的功能，按照要求，學院各部門需在規定的時間內向檔案館移交檔案，圖1為系統采集截圖：

這里采集的是各部門以其他形式產生的電子檔案，OA系統產生的電子檔案直接由系統抓取，圖2是系統向OA抓取電子文件：

三、建立功能強大的采集審核模塊

對于不符合要求的檔案材料退回重新整理后再提交歸檔：圖3是審核功能截圖：

四、建立電子檔案檢查、隔離中心

在這個中心首先要確認所有需要移交的電子文件和對應的文字材料是否移交齊全，避免遺漏。其次，對照同時移交的原始文字材料檢查這些電子文件的真實性、準確性、完整性。然后對這些電子文件材料進行病毒或其他問題的檢查，這是一項非常艱巨的工作，它需要借助一套專業設備來完成，這套設備完全處于獨立狀態，即不與任何其他檔案信息網絡相聯結，這種獨立運行的環境可以使那些電子文件所攜帶的病毒或問題被檢查并解決時，不會影響和破壞檔案館保存的其他電子文件。最后，每一條檢查完的電子文件都要被同時轉換成兩種文件格式，一種保持其原始狀態，稱作“原始記錄版”，另一種是歸檔用的，被稱作“規范化格式版”，即經過規范化處理后被檔案館（室）長期保存的新的數據格式。目前以美國信息交換標準碼（ASC11碼）作為文本文件的標準代碼，用這種代碼存儲的文件成為“純文本文件”。這類標準形式可以被不同系統所識別，不管什么電子文件用什么軟件產生的都可以識別。

五、強化檔案信息管理員的整體素質

實現電子歸檔和做好檔案管理，首先要有掌握現代辦公技術的人員，檔案管理部門必須通過各種途徑積極地學習新知識，掌握電子檔案歸檔與管理所需要的各種技術，提高自身業務素質，做好電子檔案的管理工作。

金融檔案管理范文第3篇

（淮南市住房公積金管理中心，安徽 淮南 232001）

【摘要】住房公積金檔案是公積金的經辦機構在辦理住房公積金業務活動過程中的真實記錄，主要包含了住房公積金的繳存、提取以及個人住房公積金貸款等方面的內容。伴隨著住房公積金業務的迅猛發展，住房公積金檔案的數量也相應的不斷增多，住房公積金檔案管理中也產生了不少的問題。

關鍵詞 住房公積金；檔案管理；對策探討

0　前言

隨著住房貸款數量以及住房公積金業務的不斷增加，住房公積金的檔案數量也急劇增加，住房公積金檔案的擁有量和使用量也隨之增多,如何加強新形勢下住房公積金檔案的管理，解決住房公積金檔案中暴露的問題和風險隱患，已成為住房公積金管理工作的一個重要課題。

1　住房公積金檔案工作的含義

公積金檔案是住房公積金管理工作的產物和住房公積金制度穩妥推進的基礎,在實踐中日益顯示出其重要作用。住房公積金的規范化管理包括繳存、提取、貸款等相關業務。住房公積金檔案是各級住房公積金管理機構管理和服務工作的重要載體,也是考量管理機構整體素質的重要體現。無論是管理機構內部的稽核，還是廣大繳存人進行外部監督,都需要依托住房公積金檔案作為基礎依據。住房公積金檔案是研究區域居民收入體系和房價運行軌跡和發展規律的珍貴史料。要充分利用住房公積金檔案資源,科學加以分析、研究。不僅可以完整體現當地住房公積金制度運行現狀,還能作為未來住房保障體系分析的依據。隨著住房公積金業務的發展,廣大繳存職工維權意識也不斷增強,特別是住房公積金貸款業務量的日漸增長,導致公積金檔案與貸款人的聯系日益密切。一方面,住房公積金檔案保留了貸款人的歷史真跡,具有原始性和法律效用,可以使貸款風險降到最低限度。另一方面,由于個人住房貸款跨越時間長,經辦人員變化大等因素,對貸款管理就必須始終以原始檔案為依據,強化風險意識。

2　住房公積金檔案管理中面臨的問題

2.1　檔案管理基礎設施落后

住房公積金管理機構建立較晚，辦公場所基本上都是租借的，因而在檔案庫房安排設計上都達不到檔案管理規定的要求，尤其是縣一級的條件就更為簡陋，連最基本的存放要求都達不到，更別說是“九防”措施了，檔案被遺失、毀壞的可能性隨時都存在。

2.2　缺乏統一的檔案管理制度

目前全國公積金檔案管理還沒有出臺統一規范的管理標準和制度，各省也缺乏可操作的《實施意見》，各地市住房公積金管理中心雖然依據自己的情況，制訂了一些檔案管理方面的規章制度，但由于缺乏參照和宏觀的指引，導致這些管理制度無法做到全面性和系統性，對住房公積金檔案的管理無法做到全面的指導作用。

2.3　檔案資源無法充分利用

公積金檔案在歸檔過程中，大量文件資料來源于其它社會部門，由于各個部門的軟件系統各自為政，難以對接，造成了公積金檔案資源難以共享，導致了檔案信息資源在利用上的不必要浪費。

2.4　住房公積金檔案信息化管理水平較低

一方面,由于檔案數字化、多媒體化和網絡化程度較低,不利于檔案信息的共享和公開,不利于提高利用服務效率,不利于檔案信息的直接利用。而且大量的紙質檔案既占據了空間,又造成管理成本的上升。另一方面,現行的“大而全”的住房公積金檔案資料保存理念造成了存檔資料的過度膨脹,不僅給繳存人帶來了不便,還增加了日常的工作量。

3　解決住房公積金檔案管理的措施

3.1　提高檔案管理認識并落實相關責任歸屬

住房公積金中心管理層要改變傳統的檔案管理思想，應充分認識到檔案管理在公積金管理工作中的地位和作用，須知檔案是住房公積金日常業務的真實記錄，檔案管理不僅是一個單位規范化管理的基本要求，也是建立健全住房保障體系、化解防范公積金貸款風險、構建信用社會和諧社會的重要保證，因此做好檔案管理工作有助于更好的開展住房公積金工作，而只有提高了人的主觀認識，才有利于發揮人的主觀能動性，真正將提高檔案管理工作上升到應有的高度。另外，住房公積金檔案管理包括住房公積金繳存、提取，個人住房公積金貸款，財務會計和公文管理等多個門類，因此，要建立以住房公積金管理中心檔案室為依托，使形成各種檔案的業務部門能充分相互協調的網絡管理體系，落實責任人，加強日常工作的監督力度，建立科學的考核、獎懲和激勵機制，使每個人都能切實負起責任。

3.2　公積金檔案的獨特性，加大了檔案管理的難度

一是時間上的長期性。如住房公積金貸款工作，由貸前、貸中、貸后三個階段組成的，按照相關政策，每筆個人住房貸款的完成，最長需要30年的時間，這種長期性導致了檔案收集的不確定性和管理的動態性。二是內容上的多樣性。住房公積金工作涉及到開戶、賬戶轉移、銷戶、繳存、提取、變更、對賬、查詢、繳存基數調整、繳存比例調整、個人住房公積金貸款等多種業務，這種多樣性加大了住房公積金檔案在收集、整理、編目、分類、歸檔和管理上的復雜性。

3.3　加強領導，明確責任

各級住房公積金管理機構要切實擔負起責任，真正把檔案管理納入住房公積金目標管理考核體系，及時協調解決檔案管理工作中遇到的困難和問題。另外，基層住房公積金管理機構還應與檔案管理人員簽訂管理目標責任狀，將目標責任落實到人，建立對檔案工作人員的激勵競爭機制，完善獎懲制度，營造良好的依法管理住房公積金檔案的工作氛圍,充分調動檔案管理人員的工作積極性和主動性。

3.4　推進數字化建設,實現住房公積金檔案管理信息化

加大數字化檔案轉換工作,積極發揮計算機管理的優勢,推進住房公積金檔案信息化建設。選擇購買功能完善的數字化檔案管理操作系統軟件,建立以市級中心為樞紐,各管理部、分中心聯網,與受托銀行系統同步運行的網絡化聯合管理的模式,從而實現公積金檔案的輕松快捷錄入、完整高效統計、匯總和快速準確檢索。加大網絡安全和信息安全的維護力度,確保系統安全、穩定運行。

4　結語

住房公積金檔案管理對于住房公積金管理來說具有非常重要的作用，雖然當前的住房公積金檔案管理工作還存在若干問題，但是相信隨著各級相關部門對此項工作的重視程度加大，檔案管理工作也會得到不斷的完善，為住房公積金事業的健康發展提供更好的支持。

參考文獻

［1］程旭.加強水務檔案管理的有效措施[J].黑龍江檔案,2011(4).

［2］閔福春.檔案管理人員素質是城建檔案事業現代化發展的關鍵[J].工程與建設,2009(1).

金融檔案管理范文第4篇

一、檔案收集工作現狀

自《檔案法》頒布實施以來，各級檔案行政管理部門及人民銀行上級行下發了多項檔案管理收集方面的規章制度及措施，解決檔案工作中收集不全的問題，取得了重大成果。但目前就基層行而言，由于檔案人員兼職工作過多，檔案管理不專業，辦公室事務又繁雜，且檔案的作用又不十分明顯，檔案人員沒有精力、時間收集到本單位產生的各類檔案資料，各級、各部門檔案意識薄弱，致使檔案人員及相關人員忽視了收集各類檔案這一最基本的檔案基礎工作，收集不全仍是整個檔案工作存在的一個突出問題，主要表現在以下幾個方面：

（一）歸檔門類不全

檔案收集只注重文書檔案、會計檔案的收集，科技檔案和專門檔案、實物檔案、各類磁介質、信息公開檔案等相對較少。

（二）歸檔文件不齊全、不完整

表現在各部門在日常工作中形成的沒有紅頭文件的各類材料，如各部門編發的簡報、調查報告、典型（先進）材料、各專業會議材料、電話（會議）記錄、各類合同、協議書、公證書、責任書、電子郵件、網絡新聞宣傳報道、網絡輿情監測、綜合信息網站的信息、各類匯報、交流材料、各部門各類統計報表、集中采購資料、車輛管理、固定資產管理相關材料等等。這些本單位、本部門形成的文字材料、臺賬、圖片、音像等對今后的金融工作查考中有著不可替代的獨特作用，保存及使用價值極高，也應有所選擇地進行收集、整理、歸檔。

（三）科技檔案收集不全

在2005年中國人民銀行印發了《中國人民銀行信息化建設檔案管理辦法（試行）》、《中國人民銀行基建檔案管理辦法》等，但在實際工作中，多數科技檔案因建設工期長、人員更換頻繁、多部門管理、檔案意識薄弱、有的因日常查找、使用方便為由不愿意把技術資料移交檔案部門等原因，沒有形成按期移交的制度，造成科技檔案資料的流失、不齊。

（四）檔案收集范圍窄

隨著時代的變化，新業務、新技術不斷運用到金融工作中，各項金融創新業務、服務功能不斷推出，對以下檔案缺乏有效收集：突出事件檔案的收集，如抗震救災、應急演練等；實物檔案收集，如獎章、獎杯、題詞、字畫、詞曲、有價值的各種設備等；口述檔案、傳記檔案、家庭檔案等；重要紀念活動、匯編材料、學術交流、各類報刊、雜志等。

二、影響檔案收集的因素

（一）檔案意識不強，檔案執法不嚴

由于檔案意識淡薄，檔案收集重要性仍不被一些人認識，檔案材料在人們手中不知不覺丟失。有些部門和個人為自己使用方便，特別是聲像、圖片和與業務相關的資料不愿意交到檔案室，人員變動也沒有做好檔案資料交接工作，致使單位檔案收集不全。該歸檔不歸檔，私自保管或任其丟失，制度不健全，檔案部門依法行政、執法力度不夠。

（二）人員綜合素質不高是影響檔案收集工作的主觀因素

一是檔案人員學習專業知識不夠，工作沒有活力，存在“等、靠、要”的思想觀念，二是各部門之間協調、配合、溝通少，檔案人員沒有機會事前參與收集各類檔案資料，造成收集工作處于被動局面。

三、加強檔案收集工作的措施

（一）強化檔案收集工作宣傳力度，增強檔案意識

檔案部門及檔案人員要通過多種渠道宣傳檔案收集的目的、意義及重要性，引起相關領導的重視。從“等、靠、要”的狀態中走出去，使檔案收集工作關口前移，與檔案資料生成部門進行溝通、交流，得到各個部門及領導的理解、支持，從而使檔案收集工作常態化、制度化，增強檔案意識。

（二）堅持做好檔案的主動服務工作，獲得領導的重視和支持

檔案的收集、整理、歸檔，最終目的是在實際工作中發揮作用，利用檔案為領導決策和金融工作提供服務。檔案作為一種信息資源，在機關工作中，領導重視程度高，對檔案投入多，包括人力、物力、財力，單位的收效就高。因此，基層檔案人員一方面要積極主動為利用者以及領導決策參考提供優質服務，主動宣傳黨和國家有關檔案工作的方針政策，抓住重點以書面或口頭形式向領導反映，另一方面用檔案的價值說話，讓檔案在反映機關歷史真實面貌和維護機關合法權益等發揮其不可替代的原始憑證作用，提高檔案工作在機關各項工作中的威信，獲得領導支持，從而促進檔案的收集工作。

（三）健全各項歸檔制度，確保檔案資料齊全、完整、準確

金融檔案管理范文第5篇

一、基層人行電子檔案管理工作現狀

當前基層人行的電子檔案主要分為以下幾大類：一是由辦公自動化系統辦結后導入電子檔案管理系統的正式公文文件。二是電子化的會計檔案。三是磁盤，光盤上刻錄儲存的文檔、圖片、錄像，以及數碼設備記錄的視頻音頻文件等電子資料。前兩部分電子檔案內容，涵蓋了當前各個部門的主要工作，它們得到規范管理，才能保證檔案資料的科學、安全、合理應用。而其他文字圖像資料，包括反映系統各部門工作總體狀況和階段性狀況的各類工作總結、匯報材料、經驗材料、數碼照片、音頻視頻等，作為對前兩類檔案資料的重要補充，對工作歷史也起著同樣重要的文獻作用。相對傳統的紙質文件及其檔案管理已能普遍理解和接受，但電子文件及其檔案管理電子化對基層人行來說還是一個新課題，與以前的紙質文件為主的檔案管理有著質的不同。電子文件的收集和歸檔的范圍非常廣泛，當前檔案數字化的內容既包括檔案目錄的數字化。也包括載體檔案的數字化（紙質檔案，照片檔案，錄音錄像檔案等）的數字化。受人員和技術能力的限制，當前檔案數字化工作進展較為緩慢，達到完全統一歸檔，精細化管理的難度較大。

二、基層人行電子檔案管理工作中存在的主要問題

檔案管理的電子化應用在基層央行還處于起步階段，尚缺乏統一的規范、標準的軟件和完善的制度要求，因此不可避免的存在一些問題。主要是：

檔案管理工作中，重視傳統檔案管理而輕視電子檔案管理的現象普遍存在。具體表現為一是從事檔案工作人員對檔案電子化推廣建設的意義認識不足，觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對操作應用技術要求更高的電子檔案的比較排斥，二是工作意識的滯后。對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上，其工作程序、工作方法沒有考慮到計算機網絡的特點，工作管理中不順暢、不方便。三是軟硬件設施設備建設的滯后影響電子檔案的進一步推廣和發展，缺少專用的電子檔案管理設備和專門的存放電子檔案的場所和裝具。當前使用的電子檔案管理系統操作繁瑣復雜，難以上手。

人員技術能力不能滿足工作需要。電子文件的歸檔與管理要求文檔人員既要具備檔案業務知識也要掌握相應的計算機技術，這樣才能適應現代檔案工作的需要。但目前基層行檔案管理人員大部分都是兼職，基本上未經過檔案管理專業教育和培訓，管理業務尚不夠精通，且計算機專業水平不足，實際工作中容易出現錯誤刪除有用的文檔，或因病毒和誤操作（如不小心格式化硬盤），造成數據損害、損失甚至造成系統的破壞崩潰。電子檔案管理工作需要承擔的程序和數據維護，包括電子檔案載體和專門使用的裝具進行檢測與維護等職責，只能完全依賴于科技人員，而科技人員缺乏足夠的檔案管理的相關培訓，不具備檔案管理的經驗與專業技能，對檔案管理人員遇到的某些問題又無法及時有效的解決，由于當前電子檔案管理系統應用的復雜性，一旦在管理應用上遇到疑難問題時，雙方難以做到“有機融合”，協作時容易出現“斷鏈”。

電子檔案的推廣應用使檔案保密工作面臨諸多新挑戰。首先使得保密工作的內容拓展。由于信息的記錄載體和傳輸保存手段發生了巨大變化，檔案保密工作除了要繼續保證紙質檔案的安全外，還要保證無形的電子檔案信息的安全；既要重視秘密的靜態管理，又要重視秘密的動態管理，要貫穿于電子檔案信息存儲、處理、傳遞的全過程。其次使保密工作難度加大。計算機網絡等信息技術的廣泛應用，新的失泄密渠道不斷涌現，失泄密途徑日益增多、失泄密速度變快、且不易被發現和難于檢查。由于信息的共享性、網絡傳播的快速性，檔案信息一旦泄密，便可通過網絡迅速傳輸，無限擴散，其惡劣影響面之大，產生后果之嚴重，無法估量。電子文件、電子檔案隨時面臨種種嚴重復雜且隱性的泄密風險，大大增加了檔案保密工作的難度。三是保密技術要求提高，現代數碼設備和辦公自動化技術的廣泛應用，僅靠傳統的方式和手段已不能滿足保密工作的需要。傳統的紙質等檔案，只要把檔案鎖好，不丟失，不讓無關的人接觸，就可保證不泄密；由于電子檔案在應用操作中具有易于修改、下載，復制，剪輯、粘貼、移動和重新編機組合等特點。因而在發送、接收，保管、歸檔和提供查閱的等過程中都容易發生泄密。這就要求管理人員在每個環節都要具備相應的技術防范措施。

電子檔案管理缺乏統一的制度，操作不規范。各個科室對電子文件資料的重視不足，管理模式較為粗放。在工作活動中形成的匯報材料、經驗材料、數碼照片、音頻視頻等電子資料文件一般都是由制作者、使用者或接收者自行創建，收集，和保存。而分類組合，歸檔立卷，編目著錄等環節完全缺失。也未進行備案后交給檔案管理人員統一保管，由于電子文件信息與載體的可分理離性以及機構調整人員變動、辦公設備移交、更新等原因，極易造成電子文件資料的流失，影響電子檔案的長久保存和開發利用。由于對非實體的檔案操作和管理制度相對缺失，在管理上無規章可遵循，使工作人員對電子檔案的重要性缺乏必要的認識，要么亂丟亂放、隨意刪除銷毀。要么歸檔不及時，交接無手續，常常處于自主管理和自由處理的狀態。

三、加強電子檔案管理的對策

一是轉變觀念，積極推行檔案管理的電子化。計算機、網絡的普及和辦公自動化的應用，給傳統的辦公形式帶來了重大變革。日常業務處理的電子化產生了諸多電子文檔、郵件以及聲音、圖像等多媒體形式的檔案，在當前，這種檔案具有比傳統的紙質形式檔案大的多存在意義和作用，通過對電子檔案的科學分類、整理和歸檔可為今后的查考利用帶來許多重要的文字和數據、聲像資料，能夠做到快速、方便的為領導決策和各項工作提供準確、全面的憑證與依據。新時期的檔案管理工作必然會隨著計算機技術的發展而發展，二者結合將會越來越緊密。所以，盡快轉變觀念，積極推行辦公自動化和檔案管理的電子化，對提高基層單位管理水平，科學的分析歷史資料和數據，以便及時、準確的作出決斷，有著重要的作用。

二是實現電子檔案管理的規范化和標準化。依據《檔案法》、《保密法》等相關法規，并根據工作實際。制定電子檔案管理措施，規范工作程序，從電子檔案的資料的建立、收集、整理、分類、立卷、歸檔、查閱，直到最后的鑒定、銷毀每個環節都做到有章可循。進一步明確檔案管理負責人，兼職、專職檔案工作人員的崗位職責，并對電子檔案管理各個環節的工作程序進行定期和不定期的督查和考評。發現問題，及時整改，確保各項制度的落實。制定科學、合理及符合工作實際的統一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結構標準，為全面實施電子文件歸檔及電子檔案效用管理奠定基礎。

三是強化對電子檔案所依賴的計算機軟硬件和儲存環境的建設與基礎檔案的電子化管理。首先要從實際需要和長遠發展為出發點，引進適合當前工作特點，操作便捷的檔案管理軟件，組織專業技術人員及時對新產生的歸檔文件及相關資料進行電子化處理，并遵循固定的標準格式對圖片、照片音頻視屏材料以磁盤和光盤進行鑒定分類、著錄標引、信息組織、系統設計、已有格式的轉換、最后統一納入電子檔案的管理模式。對以往的各類檔案資料盡快通過掃描，數碼攝錄等方式進行電子化處理，以磁盤、光盤為介質的形式進行歸檔，并分門別類的進行著錄編目，設定查閱權限、保密級別和編碼存執。采用性能穩定、功能齊全的硬件設備，營建適合磁光介質保存環境，強化防磁、防火、防病毒設施的完善與維護，保證電子檔案載體和貯存介質的安全穩定。確保內部網絡環境的安全，加強權限管理，通過安全認證、數據加密、信息隱藏等數據確保電子檔案在傳輸和查閱過程中的安全。