企業職工檔案數字化系統建設淺議

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隨著互聯網信息技術的發展與數字化時代的到來，傳統的紙質檔案對現代化檔案管理工作的開展造成了諸多不便[1]，通過對檔案進行電子化、數字化，乃至智能化加工，實現檔案信息化管理，對于檔案管理工作的科學性、精準性與高效性提升意義顯著[2]。如何建設先進的、合理的數字化檔案管理系統，進一步挖掘、運用與管理檔案信息資源，并向公眾提供更為體貼、便捷、透明的檔案服務，已經成為檔案管理工作的重點。尤其是企業職工檔案的管理與數字化工作，更是關乎我國人才工作的開展、勞動市場的流動管理等重要內容[3]，如能建設一套科學合理、可持續性發展的檔案數字化系統，推動職工檔案管理線上線下一體化，定能實現人力資源管理的質的飛躍。

一、案例分析

本文以本溪滿族自治縣人力資源和社會保障局檔案室的企業職工檔案數字化系統建設為案例，通過介紹其檔案室概況、企業職工檔案數字化系統建設問題及計劃，對企業職工檔案數字化管理的思想、原理與經驗進行總結。

1.本溪滿族自治縣人力資源和社會保障局檔案室概況。本溪滿族自治縣人力資源和社會保障局承擔著機關事業單位一般干部檔案、高校畢業生檔案、失業職工檔案、退休人員檔案、社會保險經辦業務檔案和機關文書檔案的管理服務工作。近年來，本溪滿族自治縣人力資源和社會保障局共整理業務檔案7800多卷，歸檔文書檔案3700余卷，保管干部檔案、失業職工檔案31500多份、高校畢業生檔案8600多份；全局安裝使用一體化通用檔案管理軟件，將所有檔案的信息準確地錄入計算機系統，建立了詳細的檢索查詢系統，為更好地管理和利用檔案提供了必要保證，實現了檔案保管、整理、查閱等的一體化。現階段，本溪滿族自治縣人力資源和社會保障局致力于檔案工作的現代化建設，提高檔案工作的規范化和標準化管理水平，確保檔案資料能夠更好更有效地提供服務，為全市人社工作再上新臺階作出更大貢獻。

2.檔案室數字化系統建設面臨的問題。本溪滿族自治縣人力資源和社會保障局檔案室的整體數字化情況距離檔案信息化管理要求還有很大的差距，主要表現在職工檔案的管理上：第一，檔案數字化問題。失業買斷職工檔案數量多，內容復雜，原基礎信息不完善，現階段紙質檔案掃描錄入效率低。第二，電子檔案接收與歸檔問題。由于檔案管理系統相對獨立，缺少數據交換接口，相關企業沒有配套設備，只能借助第三方機構建立電子檔案。第三，檔案著錄的數據結構問題。還有一部分單位未安裝檔案管理軟件，在檔案整理時還是采用原始的方式進行著錄，很難保證數據結構的統一[4]。第四，職工檔案查詢檢索問題。買斷、退休人員檔案在數字化管理前是以失業證號、單位名稱等信息設置的檢索目錄，不是唯一識別標識，在查閱時會出現重復信息。上述問題的存在，勢必制約檔案數字化系統的建設，造成不必要的重復勞動，致使工作效率低下，導致人力、物力和財力的浪費。綜合分析上述問題可以得出一個結論：紙質檔案與電子檔案的數據轉換已經成為數字檔案館建設的主要瓶頸，如何構建檔案室的接收平臺、科學合理地設置檢索目錄，已成為亟待解決的問題。

3.企業職工檔案數字化系統建設方案。為加強和規范企業職工檔案管理工作，結合人力資源和社會保障局的檔案室實際，制定方案如下。（1）整體方案。按省級檔案保管要求配置檔案室軟硬件設施，建立檔案網上接收、實時監控、遠程共享的工作體系。實現檔案工作提質增效與創新發展，全面提升檔案管理水平和共享服務能力，實現檔案自動化管理，檔案的收、存、用通過信息技術手段處理。設置接待區、查詢區、設備區、整理區，提高工作質量及效率。配備具備檔案或信息技術相關專業學歷、具有較好的管理才能和計算機應用技能的專職管理人員（2）具體步驟。①基于職工數據搭建檔案管理平臺，開展基礎軟硬件設備開發。在搭建檔案管理平臺前，需要確保相關軟硬件設備能夠滿足數據搭載、存儲與更新、應用的需要。具體來說，首先應當充分考慮到職工數據的形式，包括內容形式、關聯形式、更新頻率與管理模式等，進行管理平臺的軟件開發；其次，硬件設備方面，應保證足夠容量的服務器、匹配的管理機制與人力等，充分保證管理平臺的用戶使用體驗。②升級既有的檔案管理系統，研發共享服務，提升檔案管理效率。基于現階段檔案室內檔案管理系統的建設情況，重點展開內外部的聯網共享服務技術升級，以實現室內各管理層級之間的信息流通，室內外各企業人力部門的信息傳輸與反饋，以及面向公眾端的檔案查詢、更新與轉移等服務功能的開發，以進一步提高職工檔案的利用效率與管理效率等。③制定統一安全管理標準，確保數據安全，把關信息授權。由于職工個人檔案屬于個人隱私，檔案管理系統需要制定安全管理標準，在技術上保證數據不被攻擊與泄露，在管理機制上確保責任制度落實到位，做好明確的信息授權，對不同屬性用戶開放指定權限，并注意對各用戶的操作歷史進行存檔，以免出現相關數據誤刪等。④以職工身份證號為唯一識別標識，建立職工檔案系統目錄。在企業職工檔案數字化系統建設中，最為重要的環節就是用戶身份的標識，應保留原有失業證號、單位名稱、參加工作時間等檢索目錄，增加“姓名+身份證號”的目錄名稱（如圖1所示），使查詢結果更準確，節省檢索時間，操作簡單明了。

二、建議與啟示

1.積極整合內外部檔案資源。轉變傳統的檔案記錄思想，破除各檔案之間的孤立性，圍繞著職工的各項屬性，結合大數據思維與技術，對檔案資源進行互聯網式整合[4]，以確保各管理層級與企業部門間的調檔迅速準確，提高管理效率，并充分開發人力資源檔案的潛在價值，如引入知識圖譜技術，建立各職工檔案間的多元關聯關系，極大地提高檢索效率等。

2.融入信息化建設思路。信息化管理是檔案管理發展趨勢，在職工檔案管理中也應當注重系統開發效率與應用價值。一方面，在數據錄入與數據導出環節，引入高科技設備，如激光打印機、3D建模儀等，豐富存檔與調檔的成果形式；另一方面，在檔案存儲、瀏覽和下載形式上，進一步豐富檔案的多媒體形式，逐步開放圖片、聲像等多種信息數據，為廣泛利用檔案源提供方便，逐步實現檔案信息交流的互動和信息資源的共享。

3.深化對職工檔案的開發利用。由于職工檔案是圍繞著“人”這一主體的數據信息，具有連續性、變動性等動態特征，因此對職工檔案的開發利用有更多可能性。在符合國家檔案局的各項技術標準的基礎上，確保檔案信息資源開發利用工作納入科學化、規范化發展軌道，應該重點突出檔案的服務功能，思考其民生服務工作的開展，充分發揮檔案的價值，如根據職工工作歷史與工作性質，提供職業傾向推廣與相關職業技能培訓，按時提醒用戶進行相應崗位證書更新等，強化人才管理工作的深度。

三、結論

隨著科學技術的發展、全球信息化時代的全面到來，傳統的檔案管理模式也遇到了前所未有的嚴峻挑戰[5]。我國企業職工檔案數字化系統建設是伴隨著檔案管理現代化的發展而發展的，有其適用普通檔案管理模式的方面，但也有其特殊性，需要系統建設方對人力資源檔案有更為深入、系統與準確的認識。結合本文的案例分析，在我國企業職工檔案數字化系統建設中，首先是傳統紙質檔案與電子檔案之間數據管理模式的轉化，需要利用大數據思維來革新；其次是數據的內外部貫通，科學合理與人性化的檢索目錄是讓職工檔案數字化系統能真正應用的重要內容，需要建設方結合職工數據的特性進行系統化部署。做好以上幾點，才能確保開發出來的系統能夠適應現代檔案工作。

參考文獻

[1]張音.淺談檔案數字化管理的優勢與弊端[J].黑龍江科技信息，2009（4）：154-154.

[2]陳欣.人事檔案數字化管理方向之思考[J].內蒙古科技與經濟，2013（19）：66-67.

[3]關鳳明，郝永琴.干部人事檔案數字化管理的思考[J].蘭臺內外，2014（4）：79-79.

[4]易勝.淺議干部人事檔案數字化工作的實踐[J].廣東蠶業，2018（9）：137-138.

[5]劉芳.淺析人事檔案管理的數字化應用[J].決策與信息旬刊，2015（11）：238-238.

作者:全曉斌 單位:本溪滿族自治縣人力資源服務中心