企業(yè)檔案信息化建設(shè)淺議

前言：本站為你精心整理了企業(yè)檔案信息化建設(shè)淺議范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價(jià)值，我們的客服老師可以幫助你提供個(gè)性化的參考范文，歡迎咨詢。

當(dāng)今時(shí)代，信息化建設(shè)已經(jīng)成為社會(huì)一大發(fā)展趨勢(shì)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)，無疑是推動(dòng)企業(yè)檔案工作加快發(fā)展的一大重要舉措。本文試論企業(yè)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)方面，愿與同行進(jìn)行交流與切磋。

一、檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐意義

檔案信息化建設(shè)是提升企業(yè)整體信息化水平的必要環(huán)節(jié)。隨著科技的不斷進(jìn)步，企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境和模式都發(fā)展了翻天覆地的變化，也催生了大量不同格式的電子文檔，檔案信息化呈現(xiàn)文檔一體化趨勢(shì)。現(xiàn)階段，檔案管理工作與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的其他環(huán)節(jié)相互交融，為進(jìn)一步提升企業(yè)的信息化水平，加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行。企業(yè)檔案信息化建設(shè)是增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要途徑。繼工業(yè)和信息時(shí)代之后，我們迎來了數(shù)字時(shí)代。在此背景下，企業(yè)經(jīng)營(yíng)面臨的環(huán)境日趨復(fù)雜，如何在海量的內(nèi)外部數(shù)據(jù)中甄別出有價(jià)值的信息，服務(wù)于整體戰(zhàn)略決策就顯得至關(guān)重要。因此，強(qiáng)化檔案管理，提升內(nèi)部資料信息的數(shù)字化水平，才能幫助企業(yè)快速應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化，增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

二、檔案信息化建設(shè)過程中的現(xiàn)實(shí)困境

1.缺乏統(tǒng)籌思考，科學(xué)規(guī)劃

現(xiàn)階段，部分企業(yè)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，執(zhí)行過程中缺乏統(tǒng)籌思考，科學(xué)規(guī)劃，檔案管理理念和思路相對(duì)傳統(tǒng)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，不少企業(yè)還認(rèn)為檔案資料就是故紙堆，做好實(shí)物和電子存檔即可，對(duì)各種檔案資料的潛在價(jià)值認(rèn)識(shí)不足。因此，企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)在資源投入上缺乏動(dòng)力，導(dǎo)致管理人員不足，辦公經(jīng)費(fèi)緊缺，在很大程度上影響了建設(shè)進(jìn)度和實(shí)際效果。

2.檔案管理缺乏相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

在企業(yè)經(jīng)營(yíng)多元化背景下，大中型企業(yè)的檔案資料繁多、門類復(fù)雜且牽涉單位甚多，使得收集整理難度加大。隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)模式和科學(xué)技術(shù)的不斷迭代，檔案資料的呈現(xiàn)方式和保存格式也日趨多元，既包含文字、圖片、實(shí)物，也包含影像、模型等。而在歸檔過程中，企業(yè)由于缺乏指導(dǎo)性原則和具體標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)常出現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)企業(yè)對(duì)同一事項(xiàng)或業(yè)務(wù)的歸檔程序、內(nèi)容不同，導(dǎo)致檔案資料零散、缺失，系統(tǒng)性和完整性較差。

3.檔案管理職責(zé)不清，系統(tǒng)的兼容性和風(fēng)險(xiǎn)防控能力不足

在組織職能上，檔案管理部門權(quán)責(zé)不清，導(dǎo)致檔案的整理、歸檔、傳遞流程不暢。同時(shí)，由于內(nèi)部系統(tǒng)之間的兼容性較差，檔案資料在收集、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)耗時(shí)耗力，也容易出現(xiàn)主題責(zé)任不明確，歸檔資料不齊全，查閱調(diào)取不方便。此外，企業(yè)對(duì)檔案信息化的安全防范意識(shí)不足，檔案管理系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)防控能力不夠，信息化安全問題不容忽視。

三、檔案管理信息化建設(shè)的建議與對(duì)策

1.更新管理理念，統(tǒng)籌布局信息化建設(shè)工作

實(shí)際上，在檔案信息化建設(shè)工作中存在的諸多問題，都與企業(yè)的管理理念相關(guān)。企業(yè)要想提高檔案管理的信息化水平，須在提高檔案管理戰(zhàn)略定位，從經(jīng)營(yíng)管理的全局出發(fā)，科學(xué)規(guī)劃信息化建設(shè)工作，明確階段性任務(wù)，分步實(shí)施。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理理念和思路，加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入，同時(shí)引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)人才，將檔案資料作為數(shù)字資產(chǎn)進(jìn)行管理和更新。

2.建立信息化、專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)

企業(yè)的檔案信息化建設(shè)，需要引進(jìn)具備檔案管理、計(jì)算機(jī)、文獻(xiàn)翻譯等方面專業(yè)素養(yǎng)的復(fù)合型人才，從頂層架構(gòu)上充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。同時(shí)，企業(yè)還需要建立健全人才培養(yǎng)和評(píng)價(jià)機(jī)制，通過實(shí)行管理與技術(shù)條線并行的考核模式，為檔案管理人員提供公平的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)和完善的晉升渠道，致力于打造一支專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的隊(duì)伍，以提升執(zhí)行層面的檔案管理能力及水平。

3.建立檔案管理體系，強(qiáng)化檔案質(zhì)量控制

首先，檔案信息化管理應(yīng)結(jié)合企業(yè)的戰(zhàn)略方向和業(yè)務(wù)布局，充分考慮檔案資料的文獻(xiàn)價(jià)值，系統(tǒng)性開展管理體系的搭建工作。其次，應(yīng)充分結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)和企業(yè)的發(fā)展階段，建立檔案管理的基本規(guī)范和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，詳細(xì)梳理檔案管理流程并制作標(biāo)準(zhǔn)化的操作手冊(cè)。最后，企業(yè)應(yīng)將檔案管理工作成效與績(jī)效考核掛鉤，建立對(duì)檔案管理的質(zhì)量管控機(jī)制，明另一方面，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，為檔案管理工作投入更多資金和資源，不但要做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，同時(shí)改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)，延長(zhǎng)檔案的存儲(chǔ)壽命[8]。針對(duì)一些存儲(chǔ)時(shí)間較長(zhǎng)的檔案，出現(xiàn)褪色、破損等問題，影響檔案的查閱和使用。以延長(zhǎng)油田股份有限公司杏子川采油廠為例，杏子川采油廠已經(jīng)實(shí)現(xiàn)科技檔案全面電子化，采用一體化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，對(duì)電子文件產(chǎn)生、保存、銷毀等過程進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)全過程管理。針對(duì)檔案破損問題，采取了有效的修復(fù)技術(shù)，利用信息技術(shù)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，生成數(shù)字檔案，在數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)，還便于檔案的共享，同時(shí)也延長(zhǎng)了檔案壽命。對(duì)于不需要繼續(xù)存儲(chǔ)的檔案，可由專家委員會(huì)鑒定分析，征求有關(guān)部門意見之后，由領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后才能銷毀。綜合上述可見，在石油企業(yè)采油廠落實(shí)采油工作的過程中，需要依據(jù)當(dāng)?shù)氐刭|(zhì)環(huán)境條件設(shè)計(jì)采油方案。為了不斷優(yōu)化采油技術(shù)，同時(shí)確保采油安全，需要參考地質(zhì)文書檔案，充分了解各項(xiàng)地質(zhì)信息。為了更有效地利用地質(zhì)文書檔案資料，不僅要做好接收管理，對(duì)檔案進(jìn)行立卷分類，還要做好存儲(chǔ)管理，利用數(shù)字通信、大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)庫(kù)等信息技術(shù)，加強(qiáng)信息系統(tǒng)的開發(fā)和硬件設(shè)施的完善，在安全防護(hù)管理的過程中不斷創(chuàng)新方法、改進(jìn)方案，也確保檔案資料的安全性、完整性。從而，更好地發(fā)揮檔案的利用與服務(wù)功能，為促進(jìn)油田開發(fā)提供支撐與保障。

作者:樊寶娟 單位:延長(zhǎng)油田股份有限公司杏子川采油廠