人力資源和社會保障工作檔案管理探究

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[摘要]隨著信息化時代科學技術的快速發展，我國市場競爭越發激烈，對企業人力資源管理和社會保障工作檔案管理也提出了更高的要求。本文主要研究和剖析了現今我國在人力資源管理和社會保障工作檔案管理的缺陷，并在解決問題的基礎上提出新的優化方案。本文的研究內容旨在解構傳統的人力資源與社會保障檔案管理工作模式，強調信息科技與通信工程對于信息管理的重要性，進而發揮檔案管理工作人員的職能，促進各項工作的高效運行。

[關鍵詞]檔案管理；人力資源；社會保障；數據；信息化管理

檔案管理工作是保障單位各項工作順利開展的前提,傳統的檔案管理工作在現代科技社會中受到極大的挑戰。傳統的檔案管理工作通常是對紙質文檔進行整理歸納,時間一長就容易出現信息丟失、信息混淆、檔案破損等情況,傳統的檔案管理信息系統好比是一種人機系統,非常依賴業務員[1]?，F代的人力資源與社會保障檔案電子檔案管理信息系統,利用硬件設備、軟件系統、網絡設備以及其他外圍設備來進行信息的收集和處理、更新和維護,進而實現檔案文件管理的信息化和數據化,致力于提高人力資源與社會保障檔案管理工作的效率,以便能夠更好地服務社會。當前,建設統一規范的檔案管理信息系統是人力資源與社會保障行業發展的必要條件。

一、信息管理理念的應用價值

所謂的信息管理理念就是將信息技術的優勢轉嫁到檔案管理工作中,利用技術手段促使檔案管理工作機制革新換代,以確保全面提升和強化工作效率、工作質量等方面。信息管理技術僅僅是信息管理理念的分支,該管理理念在檔案管理工作方面的應用主要包括信息設備、信息技術、信息辦公模式以及信息思維[2]。在信息管理理念中,信息思維是把握、利用整個信息采集工程的思想體系。首先,信息技術設備作為基礎運營條件,是信息系統的機械設備載體,設備的運轉、更新、維護使得信息技術在檔案管理工作中實現工作模式轉變的作用。其次,信息技術集成了信息感知、信息傳輸、信息處理、信息存儲、運行維護等功能,它無疑是整個信息系統能夠發揮功效的核心。在信息手段向檔案管理延伸過程中,信息技術不僅局限于信息的收集和處理,還有對信息的加密技術、存儲技術、共享技術等[3]。信息管理理念正是由于以上種種技術功能、科學理論的整合,才可在拓展延伸檔案管理功能的同時又可保障信息安全。將信息管理理念延伸至檔案管理工作中,極大降低了用人成本,避免文件檔案丟失混亂的現象出現,因此亟須對信息化人力資源和社會保障行業檔案管理工作廣泛普及信息管理理念的價值,以期能夠消除部分弊端。

二、傳統檔案管理系統存在的缺陷

（一）管理意識薄弱

工作人員積極性不高,業務能力不足,對檔案管理工作不夠重視。要想促進檔案管理工作的積極開展就必須要重視此項工作,然而實際上許多工作人員受傳統工作模式的約束,缺少創新意識和進步意識,對電子信息技術的掌握不足,對工作職責不夠重視,使得檔案管理的信息化水平始終無法提高,難以滿足提高日常辦公效率的要求。與此同時,檔案管理部門在設備、硬件的建設方面不足難以觸及電子檔案管理信息系統的核心技術,致使信息管理模式落后,檔案工作的質量難以提升[4]。

（二）管理模式單一

當前的檔案管理系統普遍存在信息化建設運營不當的情況,信息化模式單一,出現了信息化應用難以運行的現象,既無法保證檔案管理工作質量,也容易帶來一些隱患。另外,在傳統的檔案管理工作中,業務人員都是進行簡單的查詢工作,缺乏完善的管理系統,包括建檔、搜索、查詢、加工、傳送、更新等環節,也未能加大開發檔案分析等高階電子信息功能的力度。信息化水平始終徘徊于低谷,檔案管理工作的效率以及信息機密性難以得到提升和保障[5]。

三、電子檔案管理信息系統的優勢及不足

新事物的產生必然伴隨著舊事物的滅亡,為了解決上述問題并整改檔案管理工作模式,人力資源與社會保障電子檔案管理信息系統應運而生,該系統嚴格遵守國家檔案管理規范以及行業相關規則,在投入運行的過程中收獲了良好的效益。該系統業務范圍很廣,包括對社會人員的人力資源與社會保障相關檔案的收集、整理、加工、傳輸、利用等,與此同時還能分析監測業務數據,為制定檔案服務政策提供翔實的數據依據[6]。該系統致力于簡化業務流程提高工作效率,依據業務模式以及用戶體驗的反饋,設計出人性化的人力資源與社會保障電子檔案管理信息系統。通過對大量數據的分析與研究,獲得用戶體驗反饋和業務流程辦理的詳細需求,并通過需求分析法總結出合理的結構設計和開發思路[7]。人力資源與社會保障電子檔案管理信息系統實際上是檔案信息資源共享平臺,能夠實現對各類檔案的資源管理、信息服務利用、數據信息加密、資源共享、信息維護更新等。該系統建設的宗旨在于提高信息化檔案業務管理的工作效率,加強信息資源服務可靠度,以建立檔案信息化綜合管理平臺為核心,利用數據手段和信息技術,兼顧產品開發與用戶體驗,力求既能滿足系統管理員的工作便利,又能滿足檔案利用者的需求,以系統中的智能檢索技術和電子信息管理技術為基礎,旨在實現檔案信息資源的共享和管理模式現代化[8]。但人力資源與社會保障檔案電子檔案管理信息系統在我國的起步較晚,加之地區之間的經濟、業務發展水平存在地域差異,因此檔案管理信息化建設發展不平衡。部分發達地區建立了該電子信息管理系統但并沒有“物盡其用”,只是將檔案存放在系統中,且與人力資源和社會保障業務關聯不大；部分地區還未建立該系統,信息化管理機制不完善,業務辦理模式落后,業務流程不規范；在人力資源與社會保障行業內缺乏對信息的統一管理標準,因此信息資源共享、交換存在一定阻礙,造成人力物力的浪費。

四、完善檔案管理工作的策略

（一）電子檔案管理信息系統的操作模式

1.信息化管理。基于信息化時代下應該要善用信息時代的產物,將信息管理理念推廣至行業個人,可以積極構建或引進信息化檔案管理系統,以確保檔案管理工作能夠更高效的運行。引進該系統后還要注意結合原有工作模式中的優點,去其糟粕,取其精華。要注重如下工作的開展與信息化管理理念結合：首先,將傳統紙質辦公思維轉變將信息化管理思維。把紙質檔案上的信息內容掃描錄入至信息化檔案管理系統中,利用信息化管理軟件和技術進行處理備份,并將信息分門別類存放,確保信息的完整和后期的查詢、調檔工作,這樣不僅方便快捷,而且能夠減少人力物力的浪費對信息管理具有一定的益處[9]。其次,系統維護工作要定期展開。為了確保電子信息管理系統以及信息化管理軟件能夠“物盡其用”,必須對其運行的穩定程度做出保證,因此還應注重對系統的維護,避免系統出現問題后造成的檔案信息丟失、泄露等問題,該系統和管理軟件應當做到運行穩定,方便管理人員的管理以及增強用戶的體驗感。再次,除了維穩還應注重對該系統和管理軟件的優化工作。比如,在掃描錄入人事檔案或文書檔案等信息時,應注重對信息的歸類,這樣在查找的過程中可以節約時間,提高工作效率。最后,確保信息化檔案管理系統的及時共享性。通過互聯網技術和數字管理技術等途徑,有效實現該系統內容信息的共享和查證。2.信息集成管理。人力資源和社會保障檔案管理需要轉型發展,為了達到這個目標,必須要利用信息化技術促進工作質效,還需要加強檔案的信息集成水平。信息集成能夠實現檔案信息的自主查詢調用、自動化歸檔以及檔案信息內容的有效傳遞。信息集成可以簡單理解為對信息的收集,在操作過程中,首先利用計算機對收集到的信息進行集成編碼,然后根據人力資源和社會保障的管理要求,設計出具有針對性的信息技術功能,最后建立統一的人力資源和社會保障檔案信息化管理平臺[10]。其工作原理簡單深刻,就是將所有的人力資源相關信息,按照類別轉化和錄入系統把紙質轉換成信息電子格式,集成人力資源檔案數據庫。既可以規范信息分類和查詢,又可以將各個部門的信息進行連接,除了能夠快速收集和存儲信息,還方便人力資源和社會保障的檔案信息的調動處理,同時減少因信息不對稱造成的混亂。3.完善硬件設備設施。在當前信息化管理背景下,依靠簡單的人工管理和紙質檔案工具是難以對信息、檔案、文件等進行有條理的保存,因此對人力資源檔案的管理要加大力度和投資,積極應用網絡信息技術使得檔案管理工作更加方便快捷。數字化管理和網絡技術應用的前提是加強基礎設施的配備,電子計算機的硬件配備應遵循檔案信息的所用計算機與網絡技術的融合度。其次是對局域網的完善,致力于形成檔案管理工作的網絡化,便于對檔案信息進行管理和應用。最后是對管理軟件的開發和研究,以期能夠滿足不同人員的需求。

（二）對檔案管理工作的監察及處理

由于當前經濟的快速發展和科學技術的飛速進步,事件的處理變得復雜,我國人力資源和社會保障行業在進行檔案信息的管理和監察工作時,必然會面臨新的問題和挑戰,下文將詳細說明如何保障檔案管理和監察工作的運行。檔案管理和檔案監察工作的創新應同時進行,相關技術人員和單位管理層應該不斷完善信息管理機制的監察工作。監察系統和信息管理系統一樣也要做到信息分類監管、風險預測預警,以期將人力資源和社會保障機構的工作和責任落實到實處[11]。1.建立健全相關管理制度。在制度層面應該出臺執行力強的相關管理制度,確保檔案管理工作朝著規范、科學的管理模式發展。首先,相關管理部門應明確職責分工,權限規范,同時還要加強檔案監察系統的建設。信息管理系統離不開專業人才,因此,專業信息化建設人才的引進和培養是非常有必要的,引進之前要對人才進行全面考察,必須具備較強功底的信息化技術和操作能力,以應對系統突發情況。在人才引進后應該為其提供發展空間,定期進行專業知識和技能培訓,培養其解決問題的能力以促進信息化檔案管理工作的開展和進行。其次,還需要增設人事檔案管理工作的崗位。在當前經濟不斷發展的背景下,人力資源和社會保障行業需要收集的信息資料越來越多,工作量逐漸加大,因此,國家應重視人事檔案管理工作,擴大人才建設隊伍,招聘專業人才并進行集中培訓,在工作過程中定期組織交流學習和突擊檢查。最后,對人才的績效考核管理制度也要根據信息化檔案管理系統現狀進行及時的調整和更新,建立健全員工激勵機制,調動員工積極性提高檔案管理的工作效率。2.加強應對突發事件的能力。突發事件頻發要求檔案管理工作能夠保持足夠的精力去處理問題,在人力資源和社會保障方面經常出現利益糾紛等突發性案件,鑒于此,相關部門應該對突發事件的處理機制加強建設,提高檔案管理人員的管理水平,時刻做好風險預警,避免工作體系遭到突發事件的打擊。在事件突發時,相關人員要在較短時間內了解信息,及時對有關部門進行問題反饋,并在檔案管理系統中進行信息備份。完善的突發事件處理機制旨在幫助工作更好展開,通過12333等平臺接收咨詢、舉報和投訴信息,并及時進行核實、查證,持續調查。3.加大管理工作的創新模式?？茖W技術的進步以及管理觀念的更新換代都在告訴我們,檔案管理工作具有巨大的發展空間,應該朝向更加先進、更加智能邁進,這就要求相關管理工作人員具有過硬的專業水平和綜合實力,同時還應該具備學習的能力以及適應當前發展的管理思維。與此同時,作為人力資源與社會保障的管理層人員,應該廣納賢才,知人善用,更應該加強自身管理能力、創新管理辦法,通過舉辦交流探討會議、安裝先進設備、引進管理人才、借鑒外國經驗等措施來提高檔案管理工作的效率,創造出人力資源與社會保障管理工作的新模式并確保檔案管理的準確性與安全性。信息化時代背景下的行業發展趨勢要求我們必須要結合大數據、云算法等信息化技術,這樣才能提開行業在市場和社會中的話語權。人力資源和社會保障檔案管理只是行業現狀中的“冰山一角”,其工作模式在不斷更新改良,不僅體現出良性的行業競爭氛圍還體現出社會發展的勢態。目前,在檔案信息管理工作中,受傳統工作模式的影響,還存在很多亟待解決的問題。例如檔案管理人員專業素質不高、工作效率低、管理方法滯后、信息保密性不強等。綜上所述,要增強對檔案管理工作的重視程度、提高相關管理人員的現代化辦公技能等,以期能夠提高信息化時代人力資源和社會保障檔案管理工作的效率和質量,能夠更好地為社會服務。

作者:宋忠芳 單位:山東師范大學