公司接待管理方法

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編者按：本文主要從總則；接待工作的主要任務；接待工作的基本原則；接待工作的有關要求，對公司接待管理方法進行講述。其中，主要包括：為進一步提高公司的接待管理水平，促進接待工作的規范化，更好地反映我公司精神面貌，增進各級領導和兄弟單位的支持和合作，達到增進友誼、交流信息、有效改善企業外部環境，樹立良好企業形象的目的，特制定本管理辦法、安排上級部門、兄弟單位、友鄰部門和基層單位領導來公司人員的吃、住、行、接待安排應根據來賓的身份和任務，安排不同領導的接待，確定相應人員的陪同；既要熱情周到、也要講節約，量力而出，反對鋪張浪費、接待前的準備工作、誠懇地向來賓征求接待工作的意見，并詢問有什么需要接待人員辦理的事情、著裝整潔大方，舉止談吐文明禮貌，服務熱情、周到、耐心，保持良好的精神風貌，從各方面體現恩湃公司的良好形象，具體材料請詳見：

一、總則

第一條為進一步提高公司的接待管理水平，促進接待工作的規范化，更好地反映我公司精神面貌，增進各級領導和兄弟單位的支持和合作，達到增進友誼、交流信息、有效改善企業外部環境，樹立良好企業形象的目的，特制定本管理辦法。

二、接待工作的主要任務

第二條安排上級部門、兄弟單位、友鄰部門和基層單位領導來公司人員的吃、住、行。

第三條安排重要來賓的檢查、考察、調研等活動。

第四條協助辦理公司大型會議的會務工作。

第五條協助開展公共關系工作，協調好公司的外部環境。

三、接待工作的基本原則

第六條堅持為提高企業發展和經濟效益服務的原則，強化公關意識，增強接待工作深度，宣傳企業形象，提高公司聲譽，并廣泛獲取信息。

第七條接待工作要堅持規范化、標準化，符合禮儀要求，按制度和程序辦事，克服隨意性；既要嚴格執行黨和國家有關廉政建設的規定，又要增加兄弟單位之間的感情，同時也要完成領導交辦的工作任務。

第八條接待安排應根據來賓的身份和任務，安排不同領導的接待，確定相應人員的陪同；既要熱情周到、也要講節約，量力而出，反對鋪張浪費。

第九條堅持辦公室歸口管理與對口部門接待相結合的原則。辦公室負責接待工作的統一管理，辦理重要接待事務；對涉及較強業務性的接待事務，應由有關項目部牽頭對口接待，辦公室配合。

第十條接待工作中應自尊自重，本著尊敬來賓的原則，搞好服務，不允許發生有損我所形象的事件。

四、接待工作的的程序與規定：

第十一條日常接待工作的規范：

1、接打電話時，要使用文明語言如"您好"、"請問貴姓"、"您找哪位"、"請稍候"、"謝謝"等等之類的禮貌用語。

2、在打電話前要準備好記錄用紙、筆或其它所需要的文件、資料，不能等電話接通后，去找所需要的東西而對方拿著聽筒等候。

3、當客人來訪時，應熱情迎接，主動引客人到辦公室或接待室交談。忌讓客人長久等候無人過問。如本人有事離開辦公室時，應將辦公桌上的文件、資料安放好，以免泄密或丟失。

4、宴請客人時，應根據宴請的性質和規模不同，分為工作餐、聚餐、宴會；根據來賓的身份，確定不同的人坐陪。

第十二條一般性接待工作的程序：

1、接待前的準備工作

1）、對來賓的基本情況做到心中有數。

2）、制定和落實接待計劃。

3）、做好接待前的細節工作。

2、接待中的服務工作

1）、安排專人迎接來賓。

2）、妥善安排來賓的生活。

3）、商訂活動日程。

4）、安排公司領導看望來賓。

5）、精心組織好活動。

6）、安排宴請和瀏覽。

7）、為客人訂購返程車船或飛機票。

3、接待后的工作

1）誠懇地向來賓征求接待工作的意見，并詢問有什么需要接待人員辦理的事情。

2）把已經訂好的返程車（船、飛機）票送到客人手中，并商量離開招待所或賓館的具體時間。

3）安排送客車輛，如有必要還應安排公司領導為客人送行。

五、接待工作的有關要求

每十三條根據領導意圖及客人的需求，掌握接待工作的規律，做到目標明確，思路清晰，計劃周密，主次分明，機動靈活，以高度的事業心和責任感，發揚嚴細作風，扎實做好工作。

每十四條嚴格執行規定和標準，堅持請示報告制度，在授權范圍以外個人不得擅自作任何決定和承諾。未經同意私自安排的宴請等接待費用，一律不予簽字報銷。

每十五條著裝整潔大方，舉止談吐文明禮貌，服務熱情、周到、耐心，保持良好的精神風貌，從各方面體現恩湃公司的良好形象。

每十六條辦公室接待管理人員要不斷加強學習和培訓，熟悉接待服務管理知識，掌握公共禮儀規范，了解公司的基本情況以及本省的政治、經濟、人文、地理、風俗民情和風景名勝的一般知識，并具備必需的應變能力和語言表達能力。

六、附則

第十七條本管理辦法經總經理辦公會討論通過，自頒布之日起開始實施。

第十八條本辦法由辦公室負責解釋。