公司公文管理規范

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根據山東省辦公廳魯政辦明電[2005]88號《關于規范向省政府報送公文的通知》,和集團公司×××號《印發<電子辦公系統管理規范>和<公文管理規范>》規定，為進一步規范公司公文管理，切實增強公文管理的時效性、正確性和嚴肅性，不斷提高各類公文編制、簽發的質量，便于各類情況信息的及時上傳下達、溝通反饋，減少隨意性，避免因多頭報送、越級報送等不規范行為造成工作延誤，結合近期公司公文管理中發現的一些問題，現就公司公文管理做如下規定，望各單位認真貫徹執行。

一、公司內部行文

（一）辦公室自擬公文

1、公司領導和辦公室安排的材料，辦公室承接人為材料編制的第一責任人，負責督辦審核、校對、印制、下發或上報的全過程。

2、公文初稿形成后，填寫公文發文稿紙（寫明文件名稱、主題詞、發文范圍、份數、擬稿部門、主送、抄送部門等），送交辦公室主任或分管副主任審閱，并簽署核稿意見。

3、公文初稿經辦公室主任或分管副主任審核并交擬稿人修改后，呈報公司領導會稿、簽發。

4、公司領導簽發后，由秘書組進行登記、編號，送交打印室印制，按規定印發或上報、上掛電子平臺、存檔。

5、擬稿人凡不按規定程序行文，造成的一切后果由擬稿人按辦公室規定自行承擔責任。

（二）各部門、各單位自擬公文

1、各部門、各單位將打印好的公文初稿送交辦公室，由辦公室承辦人初步審查后，提出修改意見并填寫公文發文稿紙（同“辦公室自擬公文”第二條），送交辦公室分管負責人審閱及簽署核稿意見。

2、公文初稿經辦公室分管副主任審核后，交公文擬稿部門、單位修改，由其簽署擬稿人，公文文稿起草部門、單位為該公文的第一責任人，負責督辦公文審核、校對、印制、下發或上報的全過程，辦公室承辦人為連帶責任人。

3、擬稿部門、單位將審核、修改后的文稿呈報公司領導會稿、簽發。

4、公司領導簽發后，由秘書組進行登記、編號，由擬稿人送交打印室印制并校對，按規定印發或上報，辦公室承辦人負責上掛電子平臺、存檔。

5、嚴禁各部門、各單位不經辦公室審核直接將公文文稿報送公司領導或其它如多頭報送、越級報送、代擬發文稿紙、自編公文文號等違規行為，否則由此引發的一切后果由本部門、本單位自行承擔責任。

（三）呈報公司領導公文

1、除公司領導明確要求直接報送其本人和確需直接報送的文件外，各部門、各單位一律不得將公文直接報送公司領導特別是主要領導個人，應按程序將擬報公司領導審閱或簽發的公文先報送至公司辦公室，由辦公室呈報公司領導閱示。

2、所報送公文內容力求簡潔扼要、準確無誤，所用紙型、字號要符合規定，附件正確齊全，請示類和情況報告類公文要分開報送，情況報告類公文不得夾帶請示事項。

3、嚴格控制報送公司領導公文的數量，凡屬本部門、本單位職責范圍的事項和可協商解決的問題，盡量自行解決，向公司領導報送的請示類公文不能只提問題，還要提出可行性強的參考意見和解決方案。

二、呈報上級部門公文

向集團公司及以上部門、單位報送的各類公文，必須經公司主管領導簽發后方可上報，具體程序參照本管理規范第一項“公司內部行文”規定執行，嚴禁未經簽發私自上報行為，

三、公司電子辦公系統行文

（一）公文按規定程序由公司領導簽發、印制完畢后，需要在電子辦公系統的，由承辦人通知信息中心辦理。

（二）辦公室信息中心管理人員為公司電子辦公系統的技術和安全支持責任人，負責電子辦公系統服務器的管理及系統維護，確保服務器安全運轉和網絡安全，保證辦公系統使用正常。

（三）嚴禁信息中心管理人員未經批準私自將公文上掛辦公平臺或發生公文漏掛、錯掛等事件，否則由此引發的一切后果由其按辦公室規定自行承擔責任。

四、集團公司電子辦公系統公文接收

集團公司辦公系統文件的收發實行專人負責、值班秘書聯責制度，接收公文后及時進行打印、登記、轉送文書按規定辦理，及時與集團公司信息中心聯系，保證辦公系統的正常運轉，堅決杜絕公文漏收、錯收等事件發生，否則由此引發的一切后果由責任人按辦公室規定自行承擔責任。

本公文管理規范自下發之日起實行。

二00五年九月二十