公司檔案管理

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公司檔案管理范文第1篇

“十三五”期間，我公司未建立數(shù)字檔案館，館藏檔案數(shù)字化率為零。

公司現(xiàn)建有檔案室三間，每個檔案室面積約20平米，分別儲藏行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案。檔案室內(nèi)消防、安防和檔案裝具齊全，均配有溫濕度計，制定各項管理辦法及檔案借閱辦法。因經(jīng)費(fèi)及歷史原因，公司檔案未實(shí)施電子備份，重點(diǎn)檔案保護(hù)下?lián)芙?jīng)費(fèi)為零。

存在的不足：

一、我公司因辦公樓老化及經(jīng)費(fèi)原因，未建立數(shù)字化檔案室，現(xiàn)檔案室內(nèi)設(shè)施較為陳舊，各項配套設(shè)施與數(shù)字化檔案室標(biāo)準(zhǔn)還相差甚遠(yuǎn)，經(jīng)費(fèi)投入不足。

公司檔案管理范文第2篇

1新時期*（集團(tuán)）公司生產(chǎn)經(jīng)營格局的顯著變化

近年來，隨著企業(yè)改制進(jìn)程的不斷深化，企業(yè)發(fā)展步伐的加快，特別是為落實(shí)省委、省政府關(guān)于煤炭資源整合和實(shí)施煤炭企業(yè)大集團(tuán)戰(zhàn)略指示精神，*煤業(yè)（集團(tuán)）公司依靠煤炭資源優(yōu)勢，引進(jìn)國內(nèi)外資本和戰(zhàn)略合作伙伴。*四礦以改擴(kuò)建為主要項目與泰國萬浦集團(tuán)合資成立*中泰礦業(yè)有限公司；與美國新能源投資公司簽定戰(zhàn)略合作意向書和2×135MW綜合利用熱電項目意向書；出資參股了豫鶴同力水泥有限公司日產(chǎn)5000噸水泥熟料工程項目、*發(fā)電有限責(zé)任公司2×600MW火電廠項目。圍繞做強(qiáng)做大煤炭主業(yè)，加強(qiáng)外部煤炭資源整合。與*等四家公司合資成立“河南華安煤業(yè)有限責(zé)任公司，共同建設(shè)*煤電十一礦；整合了禹州市淺井鄉(xiāng)振興煤礦、滎陽王河煤礦、鞏義谷山井等。這些工作，對公司礦井接替及煤炭主業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義，企業(yè)的資產(chǎn)結(jié)構(gòu)也逐漸形成了多元化格局。

2企業(yè)多元化發(fā)展格局對檔案工作產(chǎn)生的影響

2.1煤炭資源整合，需要對資源整合礦井進(jìn)行探礦權(quán)、采礦權(quán)的變更，需要進(jìn)行礦區(qū)勘查和礦井的擴(kuò)能技改。這就必然形成大量的地質(zhì)勘測資料和煤炭基本建設(shè)資料，如何管理好這些檔案資料，是我們當(dāng)前檔案管理工作的新課題。

2.2引進(jìn)外資及對外投資合作建設(shè)新項目，企業(yè)的資產(chǎn)結(jié)構(gòu)逐漸形成了多元化格局。企業(yè)資產(chǎn)結(jié)構(gòu)的多元化格局，帶來了企業(yè)檔案管理工作的多元化。企業(yè)檔案工作內(nèi)容、檔案管理體系均發(fā)生了新的變化。檔案工作如何適應(yīng)新形勢、新任務(wù)的要求，成為目前檔案工作者的當(dāng)務(wù)之急。

面對新形勢，我認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面予以關(guān)注和重點(diǎn)解決。

2.2.1煤炭資源整合后礦井的檔案管理問題

由于煤炭資源整合的需要，*集團(tuán)要向新整合礦井委派大批礦井管理人員和技術(shù)人員，對整合礦井辦理探礦權(quán)、采礦權(quán)變更手續(xù)，對礦井進(jìn)行改擴(kuò)建。由于煤炭地下作業(yè)的特殊性以及五大自然災(zāi)害隱患（瓦斯、煤塵、頂板、水、火），決定了煤炭檔案對煤炭生產(chǎn)安全有著特別的重要性。所以，整合礦井檔案管理工作應(yīng)當(dāng)做在其他工作的前面，即從雙方開始簽定合作協(xié)議之日起，就應(yīng)指定專門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)此項工作，設(shè)立檔案室，配備檔案管理人員負(fù)責(zé)對檔案資料的收集整理。這樣，才能保證資料的齊全完整，科學(xué)規(guī)范，為今后礦井順利通過竣工驗收打好基礎(chǔ)，為礦井投產(chǎn)后的安全生產(chǎn)和可持續(xù)發(fā)展提供有效的參考依據(jù)。

2.2.2外國投資企業(yè)、出資參股企業(yè)的檔案管理問題

公司檔案管理范文第3篇

2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

3、公司檔案管理員按照國家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案；各處、各部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

5、公司檔案管理人員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。

歸檔制度

1、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。

4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務(wù)活動中的有關(guān)請示報告及上級領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財務(wù)處保存原件；屬人事問題的，由勞資員保存原件；屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。

6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務(wù)處保存原件。

7、公司級的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。

8、其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。

檔案保管制度

1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫房，各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

3、科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。

檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

2、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。

公司檔案管理范文第4篇

大家好！我調(diào)到綜合辦公室，從事公文處理、檔案管理和女工委員工作，現(xiàn)在的主要工作是勞資、薪酬和檔案管理。這幾年，本人在工作中踏踏實(shí)實(shí)，任勞任怨，按時完成了領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項工作任務(wù)，受到了領(lǐng)導(dǎo)及同事們的好評。主要如下：

一是每月認(rèn)真核算各類員工工資和績效，確保了員工薪酬的及時發(fā)放。

二是及時填報月報、季報和年報，以及各種統(tǒng)計報表，加強(qiáng)同市公司的溝通聯(lián)系，配合財務(wù)做好全年的工資發(fā)放和額度控制。

三是每年按時開展員工崗位工資的晉升和調(diào)資工作，辦理各類員工的五險一金的繳納、變更和核定，以及退休員工的退休手續(xù)和人事檔案調(diào)整。

四是及時整理全公司文書檔案、科技檔案資料，分門別類，整理歸檔，并上報年度報表。

五是認(rèn)真遵守公司各項規(guī)章和管理制度，踏實(shí)工作，任勞任怨，圓滿完成了自己的本職工作，公司每年分配的營銷任務(wù)都能保質(zhì)保量、按時完成。

我1990年參加工作，先后在、任話務(wù)員、機(jī)務(wù)員、營業(yè)員和10000號班長，到綜合辦公室工作至今。在這20多年中，我通過努力學(xué)習(xí)，取得了高級人力資源管理師資格證書，在現(xiàn)崗位上已經(jīng)工作了近5年。這次崗位層級調(diào)整競聘，我決定競聘高級主管。我認(rèn)為我有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢：

1.本人有健康的身體，有充沛的精力,有開朗樂觀的生活態(tài)度，總是以極大的熱情投入工作中，以工作為樂，領(lǐng)導(dǎo)交付的事情能認(rèn)真并按時完成，任勞任怨。

2.本人熱愛本職工作,愛崗敬業(yè)，細(xì)致認(rèn)真，勤奮工作。在綜合部從事薪酬和檔案管理的這幾年時間，由于我工作的努力和細(xì)心，對從事這項工作已經(jīng)得心應(yīng)手,沒有發(fā)生任何差錯和紕漏，我的工作也得到了領(lǐng)導(dǎo)和同志們的認(rèn)可。

3.本人有豐富的工作經(jīng)驗和業(yè)務(wù)技能。我從農(nóng)村支局話務(wù)員、機(jī)務(wù)員干起，在營業(yè)一線干了營業(yè)員，在管理崗位也工作了近，在綜合部從事薪酬和檔案管理有5年時間，在這個工作崗位上我學(xué)會了不少東西，積累了不少工作經(jīng)驗，能夠協(xié)調(diào)處理各種矛盾和糾紛，能做到隨叫隨到，不分雙休日、節(jié)假日，全天候的為員工服務(wù)，按時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項工作任務(wù)。

因此我覺得自己完全能勝任高級主管職位。我如果競聘成功，我會做到：

1.遵守職業(yè)道德規(guī)范，使自己有較強(qiáng)的事業(yè)心和開拓精神，樹立員工至上觀念，全心全意為員工服務(wù)。

2.進(jìn)一步完善薪酬管理制度。制定工作計劃，并積極實(shí)施，及時更新相關(guān)資料，搞好員工工資檔案管理；熱情接待員工咨詢和來訪，耐心解釋公司相關(guān)政策，及時反饋員工意見。

3.進(jìn)一步規(guī)范檔案管理。立足現(xiàn)有條件，加強(qiáng)對員工人事檔案和公司其他資料檔案的管理，做到歸屬清晰，內(nèi)容完整，裝訂規(guī)范，存放有序，繼續(xù)保持檔案管理工作在全市領(lǐng)先的榮譽(yù)。

公司檔案管理范文第5篇

“戴明環(huán)”又叫“質(zhì)量環(huán)”，是由美國管理學(xué)家戴明博士于1950年提出。最早應(yīng)用于質(zhì)量管理領(lǐng)域，但逐漸被實(shí)踐證明是一種可以促進(jìn)管理活動有效進(jìn)行的合乎邏輯的工作程序，成為管理學(xué)中通用的模型，是全面質(zhì)量管理所遵循的科學(xué)程序。“戴明環(huán)”理論主張對管理活動實(shí)施“計劃、實(shí)施、確認(rèn)、處置”的系統(tǒng)程序，而且隨著新的管理理念、方法的注入又會不斷賦予新的內(nèi)容，實(shí)際上是一種永不停頓周而復(fù)始的持續(xù)過程，其實(shí)施的基本原理就在于通過嚴(yán)密的過程控制借以實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)。（見圖1）

“戴明環(huán)”最顯著特點(diǎn)是通過大循環(huán)帶動若干個小循環(huán)。如果將新疆油田公司看做一個大的戴明環(huán)，那公司內(nèi)部人事部、勘探事業(yè)部、宣傳部、財務(wù)部、檔案科等就是一個個小循環(huán)，通過每一次循環(huán)后會產(chǎn)生階梯式上升效果；通過每一次循環(huán)，解決好各個小循環(huán)中暴露出的問題，并將業(yè)已形成好的經(jīng)驗繼續(xù)保留，總結(jié)設(shè)置出一定標(biāo)準(zhǔn)，再進(jìn)入下一個循環(huán)周期，如此反復(fù)循環(huán)、不斷提升就會讓公司檔案管理不斷得到完善、規(guī)范。（見圖2）

在每一個循環(huán)中，A始終是核心，只有通過“行動”才能提煉出標(biāo)準(zhǔn)，起著總結(jié)過往成功經(jīng)驗、布置下輪工作重點(diǎn)的“橋梁”作用。整個循環(huán)分為4個階段、8個步驟（見表1）

2 “戴明環(huán)”理論的可行性

檔案管理作為企業(yè)管理的一項基礎(chǔ)性工作，既要繼承前人先進(jìn)的管理方法，也要與時俱進(jìn)，把握新時期賦予石油企業(yè)檔案管理工作提出的新要求。石油企業(yè)檔案管理應(yīng)該與整個企業(yè)管理總的發(fā)展基調(diào)保持一致，引入先進(jìn)的管理理念和方法，在變中求不變，在不變中求變地持續(xù)改進(jìn)。它包含了檔案管理工作計劃（Plan）、實(shí)施（Do）、確認(rèn)（Check）和處置（Action）四個階段，其本身就是一個不斷更新、不斷完善的過程，完全可以通過P、D、C、A四個循環(huán)來實(shí)現(xiàn)。其工作流程：如圖3。

3 “戴明環(huán)”理論在新疆油田公司檔案管理工作中的應(yīng)用分析

按照“戴明環(huán)”理論的理念，可將石油企業(yè)檔案管理分為計劃（Plan）、實(shí)施（Do）、確認(rèn)（Check）和處置（Action）四個方面，共同構(gòu)成了石油企業(yè)檔案管理一個完整管理體系。但相對于整個檔案管理體系來說，其中四個部分又是相對獨(dú)立的。每一部分依據(jù)PDCA循環(huán)理論中的4個階段和8個步驟（見表1）經(jīng)過不斷的“計劃——實(shí)施——確認(rèn)——處置”循環(huán)提升（見圖2），最終實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)檔案管理的近、中、遠(yuǎn)期目標(biāo)，促進(jìn)石油企業(yè)管理水平提升（如圖4）。

3.1 P（Plan）階段——計劃。P階段是明確某一階段（一般以1年、3年或5年為一個階段周期）石油企業(yè)檔案管理所要實(shí)現(xiàn)的階段性目標(biāo)，以及為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)所制定的具體措施。首先是組建企業(yè)建檔工作領(lǐng)導(dǎo)小組，抽調(diào)企業(yè)人事、辦公室、檔案科等部門人員組成；其次，是預(yù)先設(shè)計和印刷好本次檔案工作中所需要的各種表格或者宣傳品；再次是對參與本次檔案工作的人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使其盡快熟悉工作內(nèi)容；最后是在集團(tuán)上下進(jìn)行全員動員部署。

新疆油田公司在對上一年歸檔的檔案自查后發(fā)現(xiàn)許多新招錄的員工（尤其是剛剛?cè)肼毜拇髮W(xué)生）檔案不完整，諸如他們的在職學(xué)習(xí)經(jīng)歷、入職培訓(xùn)考核、社會實(shí)踐等能夠反映新員工綜合素質(zhì)的檔案沒有及時被收集。還有相當(dāng)一部分檔案材料記錄或者書寫不規(guī)范，如用鉛筆填寫、缺少印鑒章，等等（見表2）。

表2：某石油企業(yè)新招錄人員檔案質(zhì)量影響因素頻數(shù)頻率統(tǒng)計表

針對以上出現(xiàn)問題，公司及時成立了新招錄人員檔案質(zhì)量評查小組，由分管檔案工作的副經(jīng)理和辦公室、檔案科以及各部門的負(fù)責(zé)人共同組成，協(xié)調(diào)評查公司招錄新進(jìn)人員的檔案情況，明確小組組成人員的評查職責(zé)，做到分工明確，各司其職，并以公司內(nèi)部相關(guān)的評查要求為依據(jù)，再制定具體的評查措施。

3.2 D（Do）階段——實(shí)施。D階段，也就實(shí)施階段，就是對第一階段——P階段所制定規(guī)劃方案付諸具體實(shí)踐，一般是通過把公司里面從事檔案及檔案管理人員、涉及檔案用的器材物資等可有效整合利用的資源合理配置，確保計劃階段所設(shè)置各項目標(biāo)任務(wù)。D階段是“戴明環(huán)”理論核心。首先，要提高公司人事部門以及檔案管理人員對新招錄人員相關(guān)檔案資料收集重要性認(rèn)識。其次，要培育一支高素質(zhì)檔案管理人才隊伍。與公司業(yè)務(wù)部門相比，檔案管理較為枯燥，需要檔案管理人員耐得住寂寞、耐得住清貧，是更多講求奉獻(xiàn)的一個崗位，公司要制定給予檔案管理人員相對傾斜的激勵措施以穩(wěn)定這支隊伍。再次，要與時俱進(jìn)，不斷拓寬公司檔案歸檔范圍。緊密結(jié)合新時期市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展對于員工的誠信檔案、員工階段性培訓(xùn)檔案、地質(zhì)勘探資料以及人才立體評價的多方位參考的現(xiàn)實(shí)需要，圍繞新時期石油公司經(jīng)濟(jì)效益、社會形象評判標(biāo)準(zhǔn)不斷拓寬公司檔案范圍。最后，落實(shí)檔案管理方面的相關(guān)獎懲制度，把定期巡查結(jié)果作為檔案管理人員考核、評先評優(yōu)、晉升的重要依據(jù)。

3.3 C（Check）階段——確認(rèn)。C階段，即確認(rèn)階段，其主要工作重心就是對照第一階段（P階段）所確定的目標(biāo)，確認(rèn)第二階段（D階段）的落實(shí)效果，及時將檔案管理制度在實(shí)際執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行匯總確認(rèn)。對于確認(rèn)的結(jié)果不外乎兩種，一種是實(shí)現(xiàn)了預(yù)期目標(biāo)，還有一種就是尚未完成預(yù)期目標(biāo)。對于達(dá)到了預(yù)期設(shè)定目標(biāo)的，便可以將精力投入到下一階段工作中。對于沒有實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的，則要再從先前制定的計劃措施是否超過了檔案人員的實(shí)際操作技能或者是受公司客觀情況所限制等進(jìn)行分析。

新疆油田公司將公司的檔案進(jìn)行細(xì)致分類，把鉆井工程、測繪、測井技術(shù)、地球物理（化學(xué)）勘探等紙質(zhì)檔案，巖心巖屑實(shí)物檔案等采取精細(xì)化管理，并全部實(shí)現(xiàn)信息化管理，查閱利用方便，探索模塊化管理模式，即根據(jù)不同檔案管理特點(diǎn)，組建石油業(yè)務(wù)檔案管理小組，抽調(diào)一線業(yè)務(wù)人員擔(dān)當(dāng)兼職管理人員，實(shí)現(xiàn)檔案管理專業(yè)化，專業(yè)檔案管理模塊化，并把所有檔案最終統(tǒng)一納入企業(yè)檔案科管理。但也存在業(yè)務(wù)檔案“發(fā)現(xiàn)難、出口難”，即業(yè)務(wù)檔案重利用輕保護(hù)，信息化程度較低等問題。要求管理部門從源頭查找原因，并提出針對性措施加以應(yīng)對。

3.4 A（Action）階段——處置。處置階段主要是對第三階段（C階段）兩種確認(rèn)結(jié)果進(jìn)行細(xì)致處理，對于檔案管理經(jīng)驗較好的及時提煉和推廣，并對存在的問題及時總結(jié)，提出整改措施和方案，做到持續(xù)改進(jìn)。在處置階段仍然沒有解決的問題，則可放入下一個“戴明環(huán)”繼續(xù)循環(huán)加以解決。從某種意義上說，處置階段也是為下一輪新的循環(huán)做好準(zhǔn)備工作（見表3）。

表3：××石油企業(yè)解決鉆井工程檔案管理中存在問題一覽表