公司檔案管理

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公司檔案管理范文第1篇

“十三五”期間，我公司未建立數字檔案館，館藏檔案數字化率為零。

公司現建有檔案室三間，每個檔案室面積約20平米，分別儲藏行政檔案、人事檔案、財務檔案。檔案室內消防、安防和檔案裝具齊全，均配有溫濕度計，制定各項管理辦法及檔案借閱辦法。因經費及歷史原因，公司檔案未實施電子備份，重點檔案保護下撥經費為零。

存在的不足：

一、我公司因辦公樓老化及經費原因，未建立數字化檔案室，現檔案室內設施較為陳舊，各項配套設施與數字化檔案室標準還相差甚遠，經費投入不足。

公司檔案管理范文第2篇

1新時期*（集團）公司生產經營格局的顯著變化

近年來，隨著企業改制進程的不斷深化，企業發展步伐的加快，特別是為落實省委、省政府關于煤炭資源整合和實施煤炭企業大集團戰略指示精神，*煤業（集團）公司依靠煤炭資源優勢，引進國內外資本和戰略合作伙伴。*四礦以改擴建為主要項目與泰國萬浦集團合資成立*中泰礦業有限公司；與美國新能源投資公司簽定戰略合作意向書和2×135MW綜合利用熱電項目意向書；出資參股了豫鶴同力水泥有限公司日產5000噸水泥熟料工程項目、*發電有限責任公司2×600MW火電廠項目。圍繞做強做大煤炭主業，加強外部煤炭資源整合。與*等四家公司合資成立“河南華安煤業有限責任公司，共同建設*煤電十一礦；整合了禹州市淺井鄉振興煤礦、滎陽王河煤礦、鞏義谷山井等。這些工作，對公司礦井接替及煤炭主業長遠發展具有重要意義，企業的資產結構也逐漸形成了多元化格局。

2企業多元化發展格局對檔案工作產生的影響

2.1煤炭資源整合，需要對資源整合礦井進行探礦權、采礦權的變更，需要進行礦區勘查和礦井的擴能技改。這就必然形成大量的地質勘測資料和煤炭基本建設資料，如何管理好這些檔案資料，是我們當前檔案管理工作的新課題。

2.2引進外資及對外投資合作建設新項目，企業的資產結構逐漸形成了多元化格局。企業資產結構的多元化格局，帶來了企業檔案管理工作的多元化。企業檔案工作內容、檔案管理體系均發生了新的變化。檔案工作如何適應新形勢、新任務的要求，成為目前檔案工作者的當務之急。

面對新形勢，我認為應從以下幾方面予以關注和重點解決。

2.2.1煤炭資源整合后礦井的檔案管理問題

由于煤炭資源整合的需要，*集團要向新整合礦井委派大批礦井管理人員和技術人員，對整合礦井辦理探礦權、采礦權變更手續，對礦井進行改擴建。由于煤炭地下作業的特殊性以及五大自然災害隱患（瓦斯、煤塵、頂板、水、火），決定了煤炭檔案對煤炭生產安全有著特別的重要性。所以，整合礦井檔案管理工作應當做在其他工作的前面，即從雙方開始簽定合作協議之日起，就應指定專門領導負責此項工作，設立檔案室，配備檔案管理人員負責對檔案資料的收集整理。這樣，才能保證資料的齊全完整，科學規范，為今后礦井順利通過竣工驗收打好基礎，為礦井投產后的安全生產和可持續發展提供有效的參考依據。

2.2.2外國投資企業、出資參股企業的檔案管理問題

公司檔案管理范文第3篇

2、公司檔案業務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

3、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案；各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

歸檔制度

1、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關企業須保留的，綜合處保存復印件。

4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業務活動中的有關請示報告及上級領導批復，屬付款性質的，由財務處保存原件；屬人事問題的，由勞資員保存原件；屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業資料歸檔范圍內的，連同有關資料由經辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。

6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，主管經理保存一份，財務處及業務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務處保存原件。

7、公司級的收文、發文等文書資料均由綜合處歸檔。

8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規定保存。

檔案保管制度

1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。

8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準；借閱非本部門經辦的檔案材料，須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合處處長批準。

公司檔案管理范文第4篇

大家好！我調到綜合辦公室，從事公文處理、檔案管理和女工委員工作，現在的主要工作是勞資、薪酬和檔案管理。這幾年，本人在工作中踏踏實實，任勞任怨，按時完成了領導交辦的各項工作任務，受到了領導及同事們的好評。主要如下：

一是每月認真核算各類員工工資和績效，確保了員工薪酬的及時發放。

二是及時填報月報、季報和年報，以及各種統計報表，加強同市公司的溝通聯系，配合財務做好全年的工資發放和額度控制。

三是每年按時開展員工崗位工資的晉升和調資工作，辦理各類員工的五險一金的繳納、變更和核定，以及退休員工的退休手續和人事檔案調整。

四是及時整理全公司文書檔案、科技檔案資料，分門別類，整理歸檔，并上報年度報表。

五是認真遵守公司各項規章和管理制度，踏實工作，任勞任怨，圓滿完成了自己的本職工作，公司每年分配的營銷任務都能保質保量、按時完成。

我1990年參加工作，先后在、任話務員、機務員、營業員和10000號班長，到綜合辦公室工作至今。在這20多年中，我通過努力學習，取得了高級人力資源管理師資格證書，在現崗位上已經工作了近5年。這次崗位層級調整競聘，我決定競聘高級主管。我認為我有以下幾點優勢：

1.本人有健康的身體，有充沛的精力,有開朗樂觀的生活態度，總是以極大的熱情投入工作中，以工作為樂，領導交付的事情能認真并按時完成，任勞任怨。

2.本人熱愛本職工作,愛崗敬業，細致認真，勤奮工作。在綜合部從事薪酬和檔案管理的這幾年時間，由于我工作的努力和細心，對從事這項工作已經得心應手,沒有發生任何差錯和紕漏，我的工作也得到了領導和同志們的認可。

3.本人有豐富的工作經驗和業務技能。我從農村支局話務員、機務員干起，在營業一線干了營業員，在管理崗位也工作了近，在綜合部從事薪酬和檔案管理有5年時間，在這個工作崗位上我學會了不少東西，積累了不少工作經驗，能夠協調處理各種矛盾和糾紛，能做到隨叫隨到，不分雙休日、節假日，全天候的為員工服務，按時完成領導交辦的各項工作任務。

因此我覺得自己完全能勝任高級主管職位。我如果競聘成功，我會做到：

1.遵守職業道德規范，使自己有較強的事業心和開拓精神，樹立員工至上觀念，全心全意為員工服務。

2.進一步完善薪酬管理制度。制定工作計劃，并積極實施，及時更新相關資料，搞好員工工資檔案管理；熱情接待員工咨詢和來訪，耐心解釋公司相關政策，及時反饋員工意見。

3.進一步規范檔案管理。立足現有條件，加強對員工人事檔案和公司其他資料檔案的管理，做到歸屬清晰，內容完整，裝訂規范，存放有序，繼續保持檔案管理工作在全市領先的榮譽。

公司檔案管理范文第5篇

“戴明環”又叫“質量環”，是由美國管理學家戴明博士于1950年提出。最早應用于質量管理領域，但逐漸被實踐證明是一種可以促進管理活動有效進行的合乎邏輯的工作程序，成為管理學中通用的模型，是全面質量管理所遵循的科學程序。“戴明環”理論主張對管理活動實施“計劃、實施、確認、處置”的系統程序，而且隨著新的管理理念、方法的注入又會不斷賦予新的內容，實際上是一種永不停頓周而復始的持續過程，其實施的基本原理就在于通過嚴密的過程控制借以實現預定的目標。（見圖1）

“戴明環”最顯著特點是通過大循環帶動若干個小循環。如果將新疆油田公司看做一個大的戴明環，那公司內部人事部、勘探事業部、宣傳部、財務部、檔案科等就是一個個小循環，通過每一次循環后會產生階梯式上升效果；通過每一次循環，解決好各個小循環中暴露出的問題，并將業已形成好的經驗繼續保留，總結設置出一定標準，再進入下一個循環周期，如此反復循環、不斷提升就會讓公司檔案管理不斷得到完善、規范。（見圖2）

在每一個循環中，A始終是核心，只有通過“行動”才能提煉出標準，起著總結過往成功經驗、布置下輪工作重點的“橋梁”作用。整個循環分為4個階段、8個步驟（見表1）

2 “戴明環”理論的可行性

檔案管理作為企業管理的一項基礎性工作，既要繼承前人先進的管理方法，也要與時俱進，把握新時期賦予石油企業檔案管理工作提出的新要求。石油企業檔案管理應該與整個企業管理總的發展基調保持一致，引入先進的管理理念和方法，在變中求不變，在不變中求變地持續改進。它包含了檔案管理工作計劃（Plan）、實施（Do）、確認（Check）和處置（Action）四個階段，其本身就是一個不斷更新、不斷完善的過程，完全可以通過P、D、C、A四個循環來實現。其工作流程：如圖3。

3 “戴明環”理論在新疆油田公司檔案管理工作中的應用分析

按照“戴明環”理論的理念，可將石油企業檔案管理分為計劃（Plan）、實施（Do）、確認（Check）和處置（Action）四個方面，共同構成了石油企業檔案管理一個完整管理體系。但相對于整個檔案管理體系來說，其中四個部分又是相對獨立的。每一部分依據PDCA循環理論中的4個階段和8個步驟（見表1）經過不斷的“計劃——實施——確認——處置”循環提升（見圖2），最終實現石油企業檔案管理的近、中、遠期目標，促進石油企業管理水平提升（如圖4）。

3.1 P（Plan）階段——計劃。P階段是明確某一階段（一般以1年、3年或5年為一個階段周期）石油企業檔案管理所要實現的階段性目標，以及為實現這一目標所制定的具體措施。首先是組建企業建檔工作領導小組，抽調企業人事、辦公室、檔案科等部門人員組成；其次，是預先設計和印刷好本次檔案工作中所需要的各種表格或者宣傳品；再次是對參與本次檔案工作的人員進行系統培訓，使其盡快熟悉工作內容；最后是在集團上下進行全員動員部署。

新疆油田公司在對上一年歸檔的檔案自查后發現許多新招錄的員工（尤其是剛剛入職的大學生）檔案不完整，諸如他們的在職學習經歷、入職培訓考核、社會實踐等能夠反映新員工綜合素質的檔案沒有及時被收集。還有相當一部分檔案材料記錄或者書寫不規范，如用鉛筆填寫、缺少印鑒章，等等（見表2）。

表2：某石油企業新招錄人員檔案質量影響因素頻數頻率統計表

針對以上出現問題，公司及時成立了新招錄人員檔案質量評查小組，由分管檔案工作的副經理和辦公室、檔案科以及各部門的負責人共同組成，協調評查公司招錄新進人員的檔案情況，明確小組組成人員的評查職責，做到分工明確，各司其職，并以公司內部相關的評查要求為依據，再制定具體的評查措施。

3.2 D（Do）階段——實施。D階段，也就實施階段，就是對第一階段——P階段所制定規劃方案付諸具體實踐，一般是通過把公司里面從事檔案及檔案管理人員、涉及檔案用的器材物資等可有效整合利用的資源合理配置，確保計劃階段所設置各項目標任務。D階段是“戴明環”理論核心。首先，要提高公司人事部門以及檔案管理人員對新招錄人員相關檔案資料收集重要性認識。其次，要培育一支高素質檔案管理人才隊伍。與公司業務部門相比，檔案管理較為枯燥，需要檔案管理人員耐得住寂寞、耐得住清貧，是更多講求奉獻的一個崗位，公司要制定給予檔案管理人員相對傾斜的激勵措施以穩定這支隊伍。再次，要與時俱進，不斷拓寬公司檔案歸檔范圍。緊密結合新時期市場經濟發展對于員工的誠信檔案、員工階段性培訓檔案、地質勘探資料以及人才立體評價的多方位參考的現實需要，圍繞新時期石油公司經濟效益、社會形象評判標準不斷拓寬公司檔案范圍。最后，落實檔案管理方面的相關獎懲制度，把定期巡查結果作為檔案管理人員考核、評先評優、晉升的重要依據。

3.3 C（Check）階段——確認。C階段，即確認階段，其主要工作重心就是對照第一階段（P階段）所確定的目標，確認第二階段（D階段）的落實效果，及時將檔案管理制度在實際執行過程中發現的問題進行匯總確認。對于確認的結果不外乎兩種，一種是實現了預期目標，還有一種就是尚未完成預期目標。對于達到了預期設定目標的，便可以將精力投入到下一階段工作中。對于沒有實現目標的，則要再從先前制定的計劃措施是否超過了檔案人員的實際操作技能或者是受公司客觀情況所限制等進行分析。

新疆油田公司將公司的檔案進行細致分類，把鉆井工程、測繪、測井技術、地球物理（化學）勘探等紙質檔案，巖心巖屑實物檔案等采取精細化管理，并全部實現信息化管理，查閱利用方便，探索模塊化管理模式，即根據不同檔案管理特點，組建石油業務檔案管理小組，抽調一線業務人員擔當兼職管理人員，實現檔案管理專業化，專業檔案管理模塊化，并把所有檔案最終統一納入企業檔案科管理。但也存在業務檔案“發現難、出口難”，即業務檔案重利用輕保護，信息化程度較低等問題。要求管理部門從源頭查找原因，并提出針對性措施加以應對。

3.4 A（Action）階段——處置。處置階段主要是對第三階段（C階段）兩種確認結果進行細致處理，對于檔案管理經驗較好的及時提煉和推廣，并對存在的問題及時總結，提出整改措施和方案，做到持續改進。在處置階段仍然沒有解決的問題，則可放入下一個“戴明環”繼續循環加以解決。從某種意義上說，處置階段也是為下一輪新的循環做好準備工作（見表3）。

表3：××石油企業解決鉆井工程檔案管理中存在問題一覽表