保險檔案管理

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保險檔案管理范文第1篇

【關鍵詞】工傷保險；檔案；信息化

1、工傷保險的特點

1.1、具有強制性

工傷保險是勞動者的一項基本權利，為確保勞動者享有這一權利，國家通過建立法規強制實施工傷保險制度。由于工傷屬于意外事故，具有不可預知和難以逆轉的特點，對個人以及其家庭往往造成巨大的痛苦和損失，因而必須強制參保。

1.2、具有互濟性

因工傷人員在社會上分布不均，必須依靠社會力量進行保險，通過統籌基金的辦法，使得工傷保險的勞動風險得到分散，解決企業和地區之間承受的不同壓力"這樣操作，體現了互濟性，對企業和勞動者形成保護機制，在較大范圍內分散風險。

1.3、具有福利性

勞動者依法享有工傷社會保險基金，這是勞動者的身體健康以及安全得到保障的基礎，而且基金由國家財政提供擔保，由隸屬于政府部門的非盈利性質的事業單位經辦實行?？顚Ｓ茫_保受保人享有應有的福利。

2、目前我國工傷保險檔檔案管理工作的現狀

社會科技的高速發展帶動了檔案事業的發展，同時也使得檔案管理工作變得更加復雜，傳統的檔案管理制度已無法適應新形勢下檔案管理的需求，因此發展新型檔案管理模式顯得尤為重要。科學化、規范化的檔案管理是現代檔案管理的需求，我國的檔案管理很多仍處于傳統的管理模式，檔案管理工作存在著很多不足，主要體現在下面三個方面：

2.1、檔案類別分類不清

檔案的隨意擺放使得檔案的集中管理出現問題，檔案的類別劃分不清，使得檔案的歸類和查找需要花費一定時間，而且容易使得重要的業務檔案沒有特別標記并納入重點管理范圍，極容易造成檔案遺失，不僅如此，這樣還容易使得檔案的管理出現業務交叉，出現問題時出現責任不清，相互推卸的情況。

2.2、業務檔案管理制度混亂，缺乏科學性

據調查，現階段大多數機構仍然是利用人工來進行檔案信息的記錄與保存，而不是利用現代化的計算機系統進行電子化管理，利用計算機進行檔案信息的錄入與查找。因此使得人工查找業務檔案的過程變得困難，往往花費很多時間卻難有成效。但是隨著業務檔案數量與信息的不斷增多，原有人工的檔案管理模式的弊端日益凸顯，繁雜的資料使得參保人員信息的查閱更新變得困難，不僅對社會保險業務辦理的效率和質量造成影響。

2.3、業務檔案管理人員缺乏專業培訓，業務素質有待提高

很多檔案管理人員是臨時招進來的兼職人員，沒有相關的專業知識，也未曾進行相關的業務培訓，工作質量無法保證。

3、實現工傷保險業務檔案信息化的途徑

3.1、檔案資料的信息化管理

這主要指的是紙質檔案、聲像檔案和實物檔案等檔案的信息化。對于紙質檔案，一般通過掃描的方法，將得到的圖片文件進行轉換，將其中的的文字轉化為文檔文件；聲像檔案則利用計算機系統，將一些轉錄設備與其進行連接，轉化后得到音、視頻文件；而實物檔案，一般通過照相、攝影等手段形成影像、視頻文件，然后進行保存處理。所以，為了實現檔案的信息化，開發一套工傷保險業務檔案管理信息系統是必要的，通過整合資源，使得系統的信息數據得到充分利用，建立檔案系統時信息的錄入變得快捷高效，提高檔案的管理效率。

3.2、檔案信息的合理編目

檔案信息的編目是檔案管理中的一項重要步驟，在傳統編目基礎上通過利用計算機系統的快速分類，使得檔案信息得以很好的歸類，提高了管理效率，這種方法工作量小，操作性強，容易取得實效。

3.3、檔案信息的快速檢索

檔案信息化工作中檢索是很關鍵的一部分，也是檔案信息化水平高低的一種體現。由于檔案分類的局限性，一些具有相關性的文件資料由于門類原因被劃分在不同的類別，因此如果需要查詢詳細的檔案資料，就需要進行不同門類的信息搜索。通過跨網絡的分布式查詢，滿足檢準率的要求。

3.4、檔案信息的高效傳遞

傳遞檔案信息有很多途徑。其中最具高效的是網絡服務模式，它是利用計算機網絡結合檔案編研工作的特點，發展出來的一項新途徑，也是時下研究檔案管理的一項熱點。通過進行檔案的高效傳遞可以將檔案信息通過網絡快速發送給咨詢者，為其提供檔案相關信息。

4、工傷保險業務檔案信息化建設的不足及對策

4.1、傳遞過程中檔案信息的完整性和真實性

推行工傷保險檔案信息化，利用網絡進行傳遞檔案，電子符號代替了數據資料，檔案信息流動過程中的簽章等確認手段不存在了，這使得檔案信息的真實性得不到保障。容易造成信息的截取、泄露、篡改等問題。在這個方面，我們需要加強檔案數據文件的加密保護和嚴格管理，在信息的源頭上做好管理工作，保證各種需要歸檔的資料具有真實性和完整性，為工傷保險檔案的歸檔做好前期工作。

4.2、原始資料檔案的保管問題

檔案信息化條件下，原始資料檔案和檔案信息發生了分離，為了保證檔案的真實可靠，在輸入原始檔案信息時，通過利用圖像文檔管理技術，掃描原始檔案并錄入到計算機系統里，方面搜索與傳遞。同時，原始檔案資料必須裝訂成冊妥善保管，而且定期需要進行核對，保管備查。

4.3、業務檔案管理人員的素質問題

建設工傷保險檔案的信息化制度，對檔案管理人員的業務素質和道德修養素質提出了新的要求，需要檔案管理人員以新的眼光看待工傷檔案管理工作。首先需要進行業務能力的培訓，加強檔案管理人員的能力，同時，信息化的計算機管理系統需要參保單位和個人檔案資料完備全面，這使得檔案管理人員需要不斷地提高自已的業務水平，增強管理能力，努力學習，通過增強職業道德修養，提高檔案資料的使用和利用效率。

5、結語

工傷保險檔案的管理是社會保險工作開展的關鍵一環，也是檔案管理工作現代化的推廣。通過結合工傷保險檔案的特點，制定一套適合工傷保險檔案的信息化管理的方法，對工傷保險檔案管理工作具有促進作用。因此我們始終遵循真實，全面的原則，通過現代化的信息收集和檔案管理，為廣大工友的工作健康提供保障。

參考文獻：

[1]陳剛.工傷保險[M].北京：中國勞動社會保障出版社，2005.47-48

[2]向春華.立足國情謀劃工傷保險新發展[J].中國社會保障，2006，（5）：14

保險檔案管理范文第2篇

關鍵詞：醫療檔案；醫療保險；檔案信息管理

一、以對檔案管理內容的明確為切入口

在《社會保險業務檔案管理規定》當中有明確指出：社會保險經辦機構辦理社會保險業務過程中形成的記錄、證據、依據，按照《社會保險業務材料歸檔與保管期限》進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。對于進入醫療檔案管理內容的類別可以劃分為永久性和定期性兩大類，其中定期保管類當中又分為1年、3年、5年、1年等幾小類。而對于上述的各種社會保險業務的檔案在管理過程中都是具體依據國家所頒布的《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》相關要求進行執行。因此，一名從事醫療檔案管理的從業人員，要想提高自身的業務水平及服務水平，就必須要明確自己所從事行業的相關工作內容是什么。通過認清與掌握自己的工作范疇，工作內容，才能更為有效地提高社會服務水平。

二、以對醫療檔案前期文書的處理為切入口

從醫療檔案管理的角度來看，檔案工作的規范化、標準化是實現有效檔案管理的重要前提。要使檔案規范、標準，必須先解決好公文制發。而完成這一環節，做好前期的文書處理是重中之重，也是檔案管理工作規范化、標準化實現的重要基礎。醫療保險檔案管理主要是對參保單位或者個人權益的真實記錄，是參保個人所能享受社會保險待遇的重要依據?！坝涗浺簧?、跟蹤一生、服務一生、保障一生”是我們醫療檔案管理的核心目標，也是反映社會保險事業不斷發展的寶貴資料與重要的歷史憑證。公文本身質量的高低將直接影響檔案質量，也將制約日后檔案工作的規范化、標準化。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。對于將成為檔案的公文文本載體的質量上一定要注意，其中幅面的尺寸規格上就要求統一化，這樣做的好處便于裝訂。另外，文書的標題是否是準確的，主送單位與抄送單位是否準確齊全與否，還有落款是否與公文一致，簽發的手續有無。以上所提到的種種都是提高醫療保險檔案管理工作有效性所應該關注和重視的內容。

三、以醫療檔案管理的信息化發展為切入口

案卷質量的高低將會直接影響到檔案工作規范化、標準化的推進。實踐證明，案卷在材料的收集過程中能否做到準確、具體及系統性，都將影響我們醫療檔案管理工作有效性的提高。隨著，互聯網信息時代的到來，各行各業都試圖利用這種新技術推動自身的發展。醫療檔案管理工作也同樣如此，未來的檔案管理必將是以信息化模式為主體。目前，越來越多的案例已經證明傳統意義上的檔案管理已經暴露出其所存在的弊端，例如手工的收集、整編、管理與查閱上呈現出的工作量大、效率低、費時費力等問題。相反，實施信息化的檔案管理之后，我們的工作人員就可以從繁重的工作中脫身，而不在充當打字員與保管員的角色了。

保險檔案管理范文第3篇

關鍵詞：養老保險 社保業務 檔案管理

1 維護社會保險檔案，保護職工權益

隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。

我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。

隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。

1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。

2 社會保險業務規范化管理

在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。

社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。

為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。

社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。

3 社會保險業務檔案管理的統一與標準化

社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。

3.1 統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。

3.2 統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。

3.3 統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。

保定市社保經辦機構還要求對社保業務檔案進行統一集中清理。各社保經辦機構按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進行鑒定整理、組卷歸檔。

培訓也是必不可少的。為了做好社保業務檔案整理、歸檔工作，確保業務檔案的完整、準確、安全和有效利用，保定市社保所組織各縣（市、區）專兼職檔案管理人員參加市檔案局舉辦的檔案業務培訓。通過培訓，使檔案管理人員全面、系統地了解檔案專業知識。并采取走出去、請進來的方法進行輔導。走出去，就是組織各縣社保檔案員到典型示范單位取經，通過現場觀摩提高其感性認識；請進來，就是邀請市、縣檔案局的專業人員，針對社保業務檔案的具體情況，手把手地從應歸檔的文件材料的收集整理、立卷、歸檔各個環節進行現場指導，提高實際操作能力，確保檔案資料收集齊全，整理規范。

保險檔案管理范文第4篇

一、養老保險檔案管理信息化建設的重要性

養老保險檔案管理信息化建設，就是將檔案實體以數字化信息的形式為社會提供服務。它的優勢體現在信息處理快速、節約存儲空間、調閱檔案便捷以及利于保護檔案原件等諸多方面，這就使得事業單位檔案管理向著全面信息化時代邁進，也意味著事業單位檔案管理正在朝著各環節自動化、管理方式網絡化、決策智能化和檔案信息利用電子化的方向發展。養老保險檔案管理信息化建設的重要性體現在很多方面。

1.可以方便檔案的檢索和使用

養老保險檔案管理信息化，使用者只要輸入關鍵詞，計算機上就會快速呈現出所要查詢的相關資料信息，大大提高了信息檢索效率。同時還可以采用電子加密技術對檔案進行機密處理，這也在很大程度上提高了養老保險檔案信息的安全性。

2.可以實現檔案信息資源的科學管理

養老保險檔案管理信息化可以使檔案管理部門的工作走向開放化，使新型的信息采集、管理和服務職能取代傳統的檔案保管和利用職能，這不僅體現了時代的發展和社會的進步，更提高和優化了養老社會服務。

3.可以支持養老保險決策和管理的及時正確運行

養老保險檔案管理信息化建設，可以加強檔案信息的完整可靠程度、加速信息化管理的綜合分析能力，這在很大程度上保證了養老保險決策和管理的及時正確運行。

4.可以提供智能化服務，提高檔案信息利用的時效性

養老保險檔案管理信息化，可以使檔案信息通過遠程服務實現資源共享，提高了使用的便捷性，大大縮短了檔案的編著時間。要實現檔案管理信息化工作的順利運行，就要使廣大的工作人員改變傳統的檔案管理思想，加強學習，不斷提高自身的信息化管理意識，將文書檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、照片檔案和實物檔案統統納入管理范疇，努力將復雜工作簡單化，簡單工作規范化。與此同時，還要加快庫藏檔案目錄數據庫建設，以滿足檔案信息共享、快速檢索利用的需要。

二、養老保險檔案管理信息化建設過程中存在的問題

1.檔案管理人員對信息化工作問題認識不足

部分檔案管理人員受知識水平和思想觀念的制約，對于信息化管理的理解還相當片面，認為只要把檔案資料輸入到電腦中就是信息化管理了，認識不到檔案優化管理工作的重要性，導致檔案管理的信息資源開發嚴重不足，減緩了信息化建設的進程。很多工作人員的辦公思維模式還停留在傳統的檔案管理方法上，對于用計算機管理檔案的工作模式非常陌生，甚至對該新工作模式產生不良的抵觸心理，使養老保險檔案的信息化管理進程受到嚴重阻礙。

2.檔案管理信息化工作自身的不足

養老保險檔案管理信息化過程中，無論是檔案的起草、修改，還是檔案的印發都是由工作人員在電腦上完成的，以電子文檔的形式保存在計算機數據庫里，這樣雖然便于復制和修改，卻也使檔案的原始記錄性不復存在，導致電子文檔是否可以作為檔案、是否具有法律效益等一系列問題的出現，給工作人員帶來很多麻煩。

3.制度法規與規范的不足

養老保險檔案管理信息化過程中的規范化、標準化是非常重要的。但是現在的計算機軟件普遍存在機器和配件型號不一致、質量差異大、開發語言不統一等一系列問題，這就阻礙了養老保險檔案管理信息化建設的步伐。

4.檔案信息管理人才培養的不足

當今養老保險管理部門既熟知檔案管理知識，又具備信息化技術的人才可謂是鳳毛麟角，政府還沒有把培養信息化檔案管理人才納入到主要的工作任務進程當中，這也是導致檔案信息管理人才嚴重缺乏的重要原因之一。

5.當前信息技術發展的不足

養老保險檔案管理信息化需要以電子文檔的形式保存檔案，這樣雖然便于復制和修改，卻也給不法分子竊取和偽造檔案信息提供了便利。與此同時，檔案需要長期保存的性質要求計算機的軟硬件壽命都非常高，需要應用的計算機質量要有保證。

三、養老保險檔案管理信息化建設策略

1.加大對養老保險檔案管理信息化建設的投入

我們要想讓養老保險檔案管理信息化建設工作順利進行，就必須加大對相關人力、物理和財力等方面的大力投入。比如為單位購買配置優良的用于存儲養老保險人員檔案的計算機等信息化設備、聘請具備計算機信息化應用能力的人才等等。這些優質的工作資源不僅能夠顯著的提高工作效率，還能使檔案的查找、閱讀和保存變得更加便利，為檔案存儲的區域設置加密保護，增強養老保險檔案工作的保密程度。

2.完善養老保險檔案管理信息化工作的服務方式

我們要想讓養老保險檔案管理信息化建設工作順利進行，就必須采用可以開發養老保險信息資源和創新服務方式的先進技術。例如：已經在檔案管理部門初步實現的計算機信息管理服務，可以設立相應的制度和標準，這樣可以大大避免資源的重復開發和過度浪費；還有可以采用縮微技術服務，用這種技術來存儲和保護一些珍貴的檔案，可以收到非常顯著的成效；也可以啟用相應的公共網絡服務系統，利用電話、計算機網絡等公共網絡為養老保險檔案信息化提供更加優質的服務。

3.注重的養老保險檔案管理信息化人才的培養

養老保險檔案管理部門應該加大對于信息化檔案管理人才的培養力度。相關領導應該認真制定信息化檔案管理人才的培養戰略，力爭達到科學、合理、高效。掌握這方面的各項內容，做好培訓前的充分準備工作，然后再根據設定的培養策略對其進行培訓，從而收到最好的培訓效果。與此同時，可以讓培訓人員根據制定好的學習計劃進行自學，讓他們之間多溝通交流，增加對于養老保險檔案管理信息化技術的探討，強化這方面的知識，從而達到使養老保險檔案管理信息化高效實施的目的。

4.建立規范標準的養老保險檔案管理信息化機制

要想建立起規范標準化的養老保險檔案管理信息化機制，就一定要確保檔案管理網絡的安全性，這就要求檔案管理機制必須規范化。我們可以努力從這兩方面做好：創新檔案管理制度，完善檔案管理工作的各項機制，逐步統一各項工作標準，細化各項工作，制定各項安全措施；統一檔案管理標準，這樣能夠保證檔案資源庫的正常建立，使整個檔案信息網絡工作保持暢通，順利實現養老保險檔案的資源共享。

5.提高技術支撐，實現養老保險檔案信息化管理

保險檔案管理范文第5篇

社會保險檔案管理關系到社會保險制度能否順利地貫徹執行，關系到社會保險的作用能否發揮出來，更關系到被保險人的合法權益能否得到保障，同時，它也是社會保險財務管理的基礎，它能夠為社會保險基金籌集提供必要的原始數據。

（一）檔案意識薄弱

一是社會保險檔案管理沒有擺上領導的議事日程，不關心或很少關心檔案管理工作存在的問題。二是部分業務人員存在認識不高，工作態度不嚴肅的問題。認為當前的工作都忙不過來，哪有時問去整理檔案。缺乏創新意識。缺乏新思路、新舉措，難以適應社會保險制度的快節奏。

（二）檔案管理混亂

實際工作中，除部分單位實現檔案集中統一管理外，多數單位常根據單位自身業務情況或從方便工作需要出發，采取由文書、會計或業務科室承辦人員分散保管的方式，造成“我承辦我保管，我走了就不管”，或“人人都負責，人人又都不負責”的現象發生，致使社會保險檔案不同程度的流失。

（三）缺少規章制度

哪些檔案材料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些材料不需歸檔，如何進行鑒定銷毀；哪些材料需要分級分類管理，如何分級分類管理；哪些檔案需長期保管，哪些檔案需短期保管，如何劃分檔案保管期限；檔案如何提供利用等?？陀^上沒有形成良好的運行機制，主觀上也未建立標準化、規范化的管理制度。

二、加強社會保險檔案管理的對策建議

社會保險檔案是社會保險事業發展的一筆非常寶貴的財富，是必不可少的基礎性和配套性的新工作。只要本著先易后難，逐步理順的原則，重點解決好資料收集不全、分類混亂、管理不規范和不注意開發利用等問題，建立健全必要的管理制度，就會逐步形成獨具特點的社會保險檔案管理體系和管理辦法。

（一）加強社會保險檔案管理宣傳工作

社會保險檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保個人享受社會保險待遇的重要依據，是實現為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件，也是反映社會保險事業發展的寶貴資料和重要歷史憑證。依法加強和規范社會保險檔案管理，不斷提高管理水平，既是加快推進社會保險經辦工作標準化和規范化的重要內容，也是全面提升經辦能力和管理水平,真正維護職工權益，促進公平保障，和諧保障的有效途徑。為切實深入做好社會保險檔案管理工作，要調動方方面面的積極因素，使之同心同向，形成合力。因此，我們要加大對社會保險檔案工作意義作用的宣傳力度,充分利用各種有效宣傳手段和宣傳方式,廣泛宣傳做好社會保險檔案管理工作的重要性和必要性,提高系統工作人員社會保險檔案管理意識，增強加強檔案管理的自覺性和主動性。

（二）規范社會保險檔案管理業務流程

多年以來，不斷有專家學者呼吁把社會保險檔案“集中統一管理”，但由于法律法規缺失，有關社會保險的檔案一直處于分散管理、多頭管理的無標準狀態。有的歸檔案行政主管部門管理，有的由組織人事部門管理，有的在勞動和社會保障部門管理，有的一直在用人單位，有的甚至放到個的口袋里，成了名副其實的“口袋檔案”。管理沒有統一標準，一地一策，畫地為牢，很難規范，有的基層單位連專職的檔案人員和基本的檔案設施都不全，丟失、涂改、損壞檔案的惡劣案件時有發生。社會保險檔案的規范管理應從以下幾個方面入手。

1、社會保險檔案收集整理規范。社會保險檔案材料收集分類，必須按照《社會保險檔案管理實施辦法》進行歸檔整理；保持每份歸檔材料之間聯系緊密、銜接有序，按主表在前、附件在后，審核結果在前、審核依據在后，重要憑證在前、次要憑證在后的原則排序。社會保險檔案材料要求字跡、印章和日期必須齊全清晰，字跡模糊或易褪變的歸檔材料應予以復制后方可收集歸檔。不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水等書寫字跡。嚴禁使用熱敏（傳真）紙、復寫紙，確保社會保險業務材料內容的完整性和真實性。

2、社會保險檔案移交規范。社會保險檔案管理人員必須按時將本部門經辦業務過程中形成的具有保存和利用價值的、已辦結的專業性業務材料（含電子文檔），按照《社會保險檔案管理實施辦法》和《社會保險檔案材料收集整理規范》，進行分類收集整理并定期進行移交。每次辦理業務檔案移交，檔案室工作人員與處室兼職檔案管理人員都必須現場填寫《社會保險檔案移交表》，經雙方簽字確認，明確工作責任。3、社會保險檔案立卷歸檔規范。社會保險檔案的收集按照《社會保險檔案管理規定》的歸檔范圍和要求，一式一份收集整理歸檔，確保社會保險檔案齊全、準確、規范。凡歸檔的社會保險材料必須利于長期保存，保證圖樣清晰、字跡工整耐久、簽署完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復寫、傳真制作社會保險業務材料。

（三）實現社會保險檔案管理的標準化

社會保險檔案建設與管理的標準化，為社會保險管理發揮了重要作用。

1、加強基本硬件建設。首先要制定完善的檔案管理制度，并由上至下成立檔案工作領導小組，設立專職檔案員，并進行了業務培訓，為檔案管理提供組織和人員上的保證。其次要加強檔案管理基本建設。一是開辟專門檔案室加強管理；二是購置標準檔案柜；三是設置防火、防潮、恒溫、防盜器具；四是購置檔案專用帳表卡冊包裝盒等工具，及照相機、錄音機等必備物品。

2、建立社會保險檔案管理系統，逐步實現微機管理。隨著社會保險覆蓋范圍擴大、險種越來越多、管理越來越復雜，社會保險檔案的管理也變得比較困難，迫切要求建立一個有效的檔案管理系統。其內容包括：

(1)在職職工、退休人員個人的基本社會保險檔案庫：詳細記載職工每次調動、停保及死亡、退休等原因引起的檔案變化情況，完整準確記載職工在職期間各年工資收入情況和繳費情況。

(2)用人單位參保的基本情況庫：記載用人單位的所屬行業、經濟類型編碼等基本情況；記載參保與撤保、在職人員、非在職人員工資和社會保險基金應繳總數及變化情況；記載正常的繳費、欠繳、補繳、實際支付待遇情況的歷史資料。

(3)記帳憑證庫和科目二級帳庫：記錄會計憑證科目數據及全部會計科目的二級細帳。

(4)財務、統計數據庫：有關社會保險財務、統計報表等數據信息。

（四）注重社會保險檔案的開發利用