畢業(yè)生檔案管理辦法

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畢業(yè)生檔案管理辦法范文第1篇

【關(guān)鍵詞】“三化”理念；學(xué)生檔案；過程管理

高校學(xué)生檔案是向用人單位全面推薦和介紹畢業(yè)生情況。目前學(xué)生檔案材料包含的內(nèi)容主要有：畢業(yè)生登記表、入團(tuán)入黨材料、體檢表、學(xué)生成績表、各種獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、綜合測評表等。它是以紙張作為檔案的載體，具有實(shí)體性、原始性和唯一性等特點(diǎn)，是一種寶貴的信息資源，有利于用人單位對學(xué)生進(jìn)行客觀、真實(shí)而全面的了解。檔案是人事檔案部門對當(dāng)事人進(jìn)行轉(zhuǎn)正、定級、職稱評定、計(jì)算工齡等問題時(shí)的重要依據(jù)。每個(gè)人在職業(yè)生涯中會(huì)遇到職稱評定、工齡計(jì)算、工作更換等情況，由于近幾年畢業(yè)生工作流動(dòng)性較大，人事檔案部門只能依據(jù)檔案的記載情況進(jìn)行相關(guān)核算，另外，在辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、出國深造手續(xù)和考研、考公務(wù)員時(shí)，也要用到檔案。

一、高校學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新思路

檔案管理看似一個(gè)程式化刻板的工作，其管理卻應(yīng)該是一個(gè)不斷動(dòng)態(tài)更新的過程。本人的創(chuàng)新思路便是將刻板的工作動(dòng)態(tài)化，全過程、分階段的對檔案進(jìn)行超前的、過程的、追蹤的管理。具體分以下三個(gè)階段：

（一）檔案超前管理階段。以“三化”理念為指導(dǎo)，強(qiáng)化學(xué)生檔案管理基礎(chǔ)性工作。面對當(dāng)前的就業(yè)形勢，高校的檔案管理工作必須具有超前性，考慮到檔案材料在大學(xué)生就業(yè)中所起的特殊作用，改變過去畢業(yè)生離校后再集中整理歸檔的管理方法，從學(xué)生進(jìn)校起就做好建檔工作，杜絕因臨時(shí)突擊行為，造成錯(cuò)裝、漏裝和檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)、不準(zhǔn)確的情況發(fā)生。

（二）檔案過程管理階段。強(qiáng)化服務(wù)功能，通過設(shè)計(jì)完善誠信檔案、臺帳、建立檔案借閱登記表、專遞交接表等方式，創(chuàng)新學(xué)生檔案管理模式。

（三）檔案追蹤管理階段。發(fā)揮檔案管理功能，設(shè)計(jì)2010屆、2011屆《宿遷學(xué)院五系畢業(yè)生信息反饋調(diào)查問卷》及《宿遷學(xué)院五系畢業(yè)生就業(yè)市場反饋調(diào)查問卷》，作調(diào)查、統(tǒng)計(jì)、分析，構(gòu)建畢業(yè)生信息反饋檔案系統(tǒng)。

二、創(chuàng)新舉措——以宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理為例

（一）提出并運(yùn)用檔案“三化管理”、“超前管理”、“過程管理”、“追蹤管理”理念，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，充分發(fā)揮學(xué)生檔案在就業(yè)服務(wù)中的作用。學(xué)生檔案管理的“三化”，即規(guī)范化、精細(xì)化、動(dòng)態(tài)化。規(guī)范化是以統(tǒng)一的辦法和標(biāo)準(zhǔn)對學(xué)生檔案進(jìn)行管理；精細(xì)化是在規(guī)范化的前提下精益求精和創(chuàng)新，完善檔案管理；動(dòng)態(tài)化是對學(xué)生檔案進(jìn)行及時(shí)更新，隨時(shí)能夠體現(xiàn)學(xué)生現(xiàn)實(shí)的表現(xiàn)情況。

（二）制定實(shí)施《宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理辦法》、建立《五系學(xué)生檔案管理臺帳》、建立《學(xué)生檔案借閱登記表》、建立《五系畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞交接表》。具體的做法為：按照宿遷學(xué)院學(xué)生檔案管理的要求，結(jié)合五系一直以來學(xué)生檔案管理的做法，經(jīng)系部例會(huì)討論，制定《宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理辦法》。本辦法共五章，二十五條，從總則、系部檔案管理職責(zé)、歸檔材料、檔案管理要求、學(xué)生檔案查（借）閱五個(gè)大的方面作了規(guī)定。建立學(xué)生檔案柜標(biāo)簽，按年級、專業(yè)、班級順序存放學(xué)生檔案，便于識別及統(tǒng)一管理。從2005級開始建立全系學(xué)生檔案管理臺帳。按照檔案袋的目錄內(nèi)容，以班級為單位學(xué)號為順序制作全系每一個(gè)班級的檔案臺帳。臺帳最初是在新生入學(xué)時(shí)同新生檔案一起建立。檔案袋中含有的所有材料，在臺帳中顯示備注出來并標(biāo)注分?jǐn)?shù)。建立學(xué)生檔案借閱登記表。因用人單位政審、應(yīng)征入伍等情況需使用時(shí)，在“檔案借閱登記表”上說明理由，并經(jīng)借閱單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)后借出，并按期歸還。建立五系畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞交接表。使檔案保管轉(zhuǎn)遞責(zé)任到人，確保學(xué)生檔案的安全。實(shí)行對學(xué)生檔案的動(dòng)態(tài)管理。臺帳及檔案的更新通常在在每次評獎(jiǎng)評優(yōu)以后、學(xué)生受處分后、以及畢業(yè)班畢業(yè)前幾個(gè)時(shí)段。

（三）設(shè)計(jì)《五系學(xué)生誠信檔案》，并動(dòng)態(tài)記錄，最終歸檔。誠信檔案包含學(xué)生親筆簽名的誠信承諾書，個(gè)人基本情況（專業(yè)班級、政治面貌、貧困生認(rèn)定信息、助學(xué)貸款信息等），誠信記錄（四學(xué)年的學(xué)風(fēng)考風(fēng)情況、拖欠費(fèi)用情況、償還貸款情況、日常行為情況、其他表現(xiàn)情況及誠信情況總記錄）。

（四）設(shè)計(jì)2010屆、2011屆《宿遷學(xué)院五系畢業(yè)生信息反饋調(diào)查問卷》及《宿遷學(xué)院五系畢業(yè)生就業(yè)市場反饋調(diào)查問卷》，并作調(diào)查、統(tǒng)計(jì)、分析，給系部學(xué)生檔案管理、教學(xué)及就業(yè)指導(dǎo)工作作參考，為進(jìn)一步完善各項(xiàng)工作提供依據(jù)。

三、創(chuàng)新效果—以宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理為例

（一）自系部檔案考核以來，五系學(xué)生檔案2008屆—2011屆畢業(yè)生檔案考核出錯(cuò)率為0。

（二）五系在2008—200年、2009—2010學(xué)年獲學(xué)生檔案管理?xiàng)l塊工作先進(jìn)。

（三）目前，已完整保存五系2005級—2008級四屆全體畢業(yè)生檔案臺帳，正更新完善2009級—2012級四屆在校學(xué)生檔案臺帳。建立2010屆、2011屆畢業(yè)生信息反饋電子檔案系統(tǒng)。

（四）根據(jù)本人幾年學(xué)生檔案管理工作實(shí)際，2012年5月《淺談高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新》。

四、高校學(xué)生檔案過程管理的推廣價(jià)值

對學(xué)生而言，高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)活動(dòng)中的真實(shí)歷史記錄，它真實(shí)而具體地體現(xiàn)學(xué)生在校期間的品德作風(fēng)、學(xué)識水平、綜合能力及健康狀況等，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。本著真實(shí)、誠信為本的建檔原則，以方便就業(yè)、服務(wù)用戶為導(dǎo)向，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理，零出錯(cuò)率保證了檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性，給學(xué)生人事檔案的完整性和學(xué)生的切身利益提供了保障。在現(xiàn)今嚴(yán)峻的就業(yè)形勢下給學(xué)生順利就業(yè)提供一些便利。充分發(fā)揮了學(xué)生檔案在就業(yè)服務(wù)中的作用。

對就業(yè)市場而言，動(dòng)態(tài)化管理保證了學(xué)生檔案的及時(shí)更新，體現(xiàn)學(xué)生入學(xué)以來的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)情況，為用人單位政審、了解情況及畢業(yè)生檔案的完備轉(zhuǎn)遞提供保障。根據(jù)《畢業(yè)生就業(yè)市場反饋調(diào)查問卷》反饋，適時(shí)的加入單位共需了解的誠信檔案等信息，使檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，符合當(dāng)今用人單位的需求。

對輔導(dǎo)員而言，《學(xué)生檔案管理辦法》的制定實(shí)施，使檔案管理規(guī)范，有章可循。在基礎(chǔ)工作做好后，檔案常規(guī)管理會(huì)輕松、有條理。專門檔案室及檔案柜的設(shè)置，使學(xué)生檔案存放安全可靠。檔案借閱登記制度的建立，使檔案管理安全規(guī)范、以學(xué)生為本。臺帳的建立，能夠?qū)θ祵W(xué)生的檔案信息一目了然，可以準(zhǔn)確迅速的查詢?nèi)得總€(gè)專業(yè)、每個(gè)班級、每位學(xué)生的檔案信息，無需翻閱檔案袋就可以了解每一位學(xué)生目前檔案袋內(nèi)容的完備程度。便于統(tǒng)一管理、查找、調(diào)閱等，這種優(yōu)勢在畢業(yè)班學(xué)生政審時(shí)體現(xiàn)的尤為明顯。即使在學(xué)生畢業(yè)后，也可以作為檔案查詢的依據(jù)，是一份極有意義的存檔。

對學(xué)院、系部而言，完備的畢業(yè)生檔案在就業(yè)市場可以提升學(xué)院的形象，反應(yīng)學(xué)院扎實(shí)的基礎(chǔ)性工作。畢業(yè)生信息反饋檔案系統(tǒng)的構(gòu)建，及時(shí)反饋畢業(yè)生信息，根據(jù)所反饋的畢業(yè)生工作后的知識結(jié)構(gòu)、思想道德、專業(yè)技能、心理素質(zhì)等的具體信息。了解用人單位對人才的標(biāo)準(zhǔn)和需求，及時(shí)調(diào)整招生計(jì)劃、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法和手段，主動(dòng)適應(yīng)人才市場，培養(yǎng)學(xué)生基本技能和綜合素質(zhì)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]徐向玲.增強(qiáng)創(chuàng)新意識 做好高校學(xué)生檔案管理[J].中國成人教育，2007（3）.

畢業(yè)生檔案管理辦法范文第2篇

目前，大多數(shù)中職學(xué)校進(jìn)行檔案管理時(shí)仍采用簡要管理的舊形式，同時(shí)還存在對檔案建設(shè)重視程度不夠的現(xiàn)象。2012年，隨著海南省教育廳出臺《海南省中等學(xué)校檔案管理辦法》后，各中職學(xué)校加強(qiáng)檔案室的建設(shè)，檔案建設(shè)工作逐步完善，并接軌瓊蘭檔案的管理模式，實(shí)行信息化管理。今后，中職學(xué)校的檔案建設(shè)重點(diǎn)工作應(yīng)放在信息化建設(shè)方面，從而保證檔案管理工作能夠真正發(fā)揮促進(jìn)教學(xué)水平、激勵(lì)學(xué)生學(xué)習(xí)、便利校園管理、優(yōu)化校園氛圍等作用。

一、檔案管理在職業(yè)教育中的作用

（一）有利于提高教師業(yè)務(wù)能力和師資水平。中職學(xué)校主要是對職業(yè)人才的培養(yǎng)，而在教學(xué)過程中，師資力量與職業(yè)人才的培養(yǎng)緊密聯(lián)系。在職業(yè)學(xué)校中，教師都是來自各個(gè)領(lǐng)域的專業(yè)技術(shù)人員，其教學(xué)能力和教學(xué)經(jīng)歷直接影響對職業(yè)人才的培養(yǎng)。為了保證每位老師都能發(fā)揮重要作用，對所有老師的學(xué)歷水平、繼續(xù)教育情況、開展公開課經(jīng)歷、專業(yè)基本功等因素進(jìn)行詳細(xì)整合，并做好記錄和歸檔存檔工作。讓學(xué)校了解每位教師的真實(shí)情況，適當(dāng)安排其進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)、講座活動(dòng)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等，從而保證教學(xué)人員的教學(xué)質(zhì)量。對教學(xué)經(jīng)驗(yàn)有限的教師，還能及時(shí)安排其外出培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)等，從而促進(jìn)學(xué)校整體師資水平的提高。

（二）有利于幫助畢業(yè)生實(shí)習(xí)、就業(yè)。中職學(xué)校的學(xué)生是否能夠真正適應(yīng)于社會(huì)，并被工作單位所認(rèn)可，這需要學(xué)生進(jìn)行一定的實(shí)際操作來進(jìn)行檢驗(yàn)。對畢業(yè)生的檔案進(jìn)行管理時(shí)，可以為學(xué)生編制一份實(shí)習(xí)鑒定表，將學(xué)生在校實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)以及實(shí)習(xí)期間的表現(xiàn)進(jìn)行記錄保存，為將來就業(yè)和用工單位擇優(yōu)錄用打下了良好的基礎(chǔ)，并讓畢業(yè)生擁有能夠證明自己技術(shù)能力的書面材料。同時(shí)，學(xué)校檔案在實(shí)習(xí)單位和畢業(yè)生中起到了紐帶和橋梁的作用，從而既能體現(xiàn)出學(xué)校對畢業(yè)學(xué)生的關(guān)心和愛護(hù)，更能讓家長放心；最為重要的是這既能為實(shí)習(xí)打下基礎(chǔ)，又能為就業(yè)拓寬門路。

（三）有利于招生就業(yè)工作，擴(kuò)大社會(huì)影響力。對學(xué)校往年就業(yè)率的真實(shí)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，通過規(guī)整記錄、存檔立卷后，可在校園內(nèi)進(jìn)行檔案信息公布。一方面，讓學(xué)生通過精確的數(shù)據(jù)信息，相應(yīng)選擇對口專業(yè)學(xué)習(xí)，同時(shí)，激勵(lì)學(xué)生在校期間努力學(xué)習(xí)，為未來的職業(yè)生涯而奮斗。另一方面，學(xué)校往年就業(yè)率的信息，增強(qiáng)了家長對學(xué)校的信心，擴(kuò)大了學(xué)校在社會(huì)上的影響力，從而促進(jìn)學(xué)校招生就業(yè)工作的開展。

二、促進(jìn)檔案管理在職教中產(chǎn)生作用的途徑

（一）實(shí)施檔案管理信息化，提高檔案信息質(zhì)量。目前，在中職學(xué)校的檔案管理工作中，管理重點(diǎn)應(yīng)向信息化轉(zhuǎn)移，將檔案信息的載體由紙質(zhì)轉(zhuǎn)為光盤或計(jì)算機(jī)，要實(shí)行信息化管理，必須將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息檔案，并且對檔案文件中的重點(diǎn)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行彩色掃描，從而更為精準(zhǔn)地進(jìn)行檔案管理，提高檔案信息準(zhǔn)確度，明確檔案中的重點(diǎn)內(nèi)容。電子檔案管理可實(shí)現(xiàn)較多紙質(zhì)復(fù)印文件所不能進(jìn)行的工作，例如隨時(shí)增添或更改，每個(gè)學(xué)期對學(xué)生或教師進(jìn)行評語等等；電子化檔案具有較大的優(yōu)勢，可解決紙質(zhì)檔案的缺陷問題，使得其檔案信息整體應(yīng)用質(zhì)量大幅提升。并且，還要在學(xué)校內(nèi)規(guī)范電子化檔案技術(shù)，正確指導(dǎo)檔案管理人員，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，從而更為方便準(zhǔn)確地篩選、整合各類信息，進(jìn)一步保證檔案信息化管理工作行之有效。

（二）加強(qiáng)學(xué)校對畢業(yè)生檔案管理的重視程度。現(xiàn)階段，學(xué)校畢業(yè)生檔案管理部門對于檔案管理工作時(shí)，對于管理工作存在一定的誤區(qū)。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，只負(fù)責(zé)保管，而不負(fù)責(zé)檔案的準(zhǔn)確性。認(rèn)為只要不將學(xué)生的檔案丟失，在需要的時(shí)候，能夠及時(shí)進(jìn)行外調(diào)和查檔工作就可以了。對于學(xué)生來說，檔案記錄著個(gè)人經(jīng)歷，并且在工作后辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、考取公務(wù)員等都要查閱檔案。所以，想要檔案管理在職業(yè)教育中發(fā)揮最為有效的作用，就必須要重視畢業(yè)生檔案管理工作，讓學(xué)生檔案成為畢業(yè)生進(jìn)入職場的一塊“敲門磚”，實(shí)現(xiàn)職業(yè)教育的根本目的。

（三）規(guī)范檔案材料的管理。首先需要對檔案進(jìn)行分類管理，使用更加便利查找和存取的方式進(jìn)行保管，同時(shí)，還要制定專門的工作崗位，把責(zé)任落實(shí)到人，防止檔案出現(xiàn)丟失和損壞的情況。具體保存方式可以依據(jù)檔案有關(guān)部門和海南省教育廳頒布的《海南省中等學(xué)校檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。同時(shí)，在對檔案文件進(jìn)行整理時(shí)，特別是學(xué)校中存留的紙質(zhì)檔案，工作人員必須要保證檔案的美觀大方，在書寫時(shí)盡量選擇碳素墨水。如果是電子化檔案，就需要進(jìn)行分年度、分類別的有序管理，從而保證學(xué)校各類信息更加系統(tǒng)化。

畢業(yè)生檔案管理辦法范文第3篇

一、明確與各系在學(xué)生檔案形成、流轉(zhuǎn)和管理工作中的關(guān)系

山東省煙臺工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院的學(xué)生檔案工作遵循院、系兩級管理體制，實(shí)行“誰主管，誰負(fù)責(zé)；誰經(jīng)辦，誰負(fù)責(zé)”的原則，搞好協(xié)調(diào)、配合，把握好接收檔案這一關(guān)。各系主要通過班主任（輔導(dǎo)員）具體落實(shí)學(xué)生檔案的收集、核實(shí)、登記。所以，班主任（輔導(dǎo)員）必須掌握班內(nèi)準(zhǔn)確的錄取人數(shù)、錄取名單，要有足夠的耐心和責(zé)任心，時(shí)刻清點(diǎn)、查收，不停地督促學(xué)生，后期因調(diào)整專業(yè)學(xué)生的檔案也要及時(shí)交接，確保學(xué)生檔案全部按時(shí)交回，避免有的考生因沒有認(rèn)識到檔案的重要性將招生原始檔案丟失，學(xué)校又無法彌補(bǔ)，結(jié)果檔案缺少原始入學(xué)資料，影響學(xué)生未來就業(yè)。

學(xué)生高中檔案，可通過學(xué)生原校直接寄往學(xué)校，也可以由學(xué)生自帶交給學(xué)校。班主任（輔導(dǎo)員）接收學(xué)生檔案后，必須檢查是否密封，如未密封，則檢查其中內(nèi)容是否完整，并做好記錄告知學(xué)生；必須嚴(yán)密程序，認(rèn)真查驗(yàn)其他各項(xiàng)原始材料。通過新生報(bào)到所提交的錄取通知書、準(zhǔn)考證、身份證、戶口遷移證（不遷戶口的考生應(yīng)提供戶籍地派出所提供的證明）等相關(guān)材料，與考生所在省級招辦傳送的電子檔案、錄取照片和寄送的錄取考生名冊、紙質(zhì)檔案逐一核對、審閱，嚴(yán)格把關(guān)。這樣，既是實(shí)施高校新生入學(xué)資格復(fù)查對考生錄取資格再確認(rèn)的重要環(huán)節(jié)，也便于學(xué)生檔案的立檔、歸檔。接收檔案后，對個(gè)別考生提供的錄取通知書、檔案材料、身份證等材料不全或有疑問的情況，及時(shí)上報(bào)學(xué)院，加強(qiáng)查驗(yàn)，迅速核實(shí)，確保新生入學(xué)資格復(fù)查切實(shí)有效及學(xué)生檔案的完整性。

為了有效地避免檔案的出錯(cuò)，便于學(xué)生檔案的整理和歸檔，學(xué)校規(guī)定各系將上交的每個(gè)學(xué)生所有材料分別裝入學(xué)院統(tǒng)一下發(fā)的檔案袋中，并按要求在檔案袋上規(guī)范地填寫相關(guān)內(nèi)容、件數(shù)，書寫要規(guī)范、字跡工整，歸檔的材料不得使用鉛筆、圓珠筆等書寫，不得出現(xiàn)錯(cuò)別字，所填內(nèi)容、件數(shù)須與實(shí)際信息相符。然后，以班級為單位，按照學(xué)號順序排序后上交給各系兼職檔案員。各系兼職檔案員負(fù)責(zé)管理學(xué)生檔案，并按規(guī)定向?qū)W生處學(xué)籍管理科移交、歸檔，做到統(tǒng)一歸口。

二、建立、健全學(xué)生檔案管理制度和辦法，實(shí)行監(jiān)督、指導(dǎo)、服務(wù)

在校學(xué)生檔案保管階段貫穿學(xué)生在校的所有時(shí)間，它反映的是學(xué)生在校期間的一切表現(xiàn)。學(xué)生處學(xué)籍管理科作為學(xué)生檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)具體組織管理學(xué)生檔案，嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，結(jié)合學(xué)校自身的實(shí)際，制定有關(guān)學(xué)生檔案管理的規(guī)范性文件，及時(shí)跟進(jìn)，依法全程監(jiān)督、指導(dǎo)、服務(wù)，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，切實(shí)解決好學(xué)生檔案管理過程中存在的實(shí)際問題，確保學(xué)生檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。

1.加強(qiáng)檔案材料的收集歸檔制度化，做到即收即歸

指導(dǎo)各系兼職檔案員明確歸檔范圍，凡與學(xué)生本人有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料，均屬學(xué)生檔案的歸檔范圍，如獎(jiǎng)懲材料、黨團(tuán)材料、鑒定材料、政審材料、調(diào)查證明，成績表、學(xué)籍變動(dòng)材料、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生報(bào)到通知書存根及其他可供組織參考或有保存價(jià)值的材料等。在強(qiáng)化素質(zhì)教育、提倡培養(yǎng)復(fù)合型人才的今天，沿用傳統(tǒng)的歸檔范圍，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。許多反映學(xué)生綜合素質(zhì)的材料，也要及時(shí)歸檔，如計(jì)算機(jī)等級證書復(fù)印件、大學(xué)生英語四、六級證書復(fù)印件、技能競賽證書復(fù)印件等。這些材料能反映出學(xué)生的專長及其在某專業(yè)方面所達(dá)到的程度。例如，軍訓(xùn)、運(yùn)動(dòng)會(huì)、社會(huì)實(shí)踐和各種社團(tuán)活動(dòng)的總結(jié)、鑒定、獎(jiǎng)勵(lì)材料，能反映出學(xué)生體能、能力、心理、誠信的一面。所以，學(xué)校應(yīng)注意隨時(shí)跟蹤收集整理學(xué)生檔案材料，及時(shí)充實(shí)動(dòng)態(tài)信息，分類補(bǔ)充到學(xué)生檔案中，做好經(jīng)常性積累工作，確保學(xué)生檔案的齊全完整、科學(xué)管理、安全保管和有效利用，使學(xué)生檔案管理工作“形散而神不散”。

2.制定并嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)生檔案查、借閱制度及保密制度

目的是做到檔案的利用及服務(wù)工作。通過學(xué)生檔案的宣傳、教育等多種途徑培養(yǎng)學(xué)生的檔案意識，使學(xué)生清楚法律賦予公民在利用檔案中的權(quán)力，了解如何辦理申請用檔的手續(xù)、持什么證件到哪里去查檔，同時(shí)也使他們了解檔案保密、保管的相關(guān)知識。通過積極參與，提高檔案的利用率，有效地避免了因?qū)W生檔案的查、借閱等服務(wù)功能不完備或因檔案的收集不及時(shí)，整理、服務(wù)環(huán)節(jié)跟不上，使學(xué)生檔案成為“廢紙”一堆的現(xiàn)象。

三、做好畢業(yè)檔案整理、轉(zhuǎn)出工作

畢業(yè)生檔案材料是用人單位選拔與使用畢業(yè)生的重要材料。每年6月，學(xué)生處學(xué)籍管理科抓好學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案材料的檢查審核工作，確保檔案材料真實(shí)完整、齊全規(guī)范。整理好的學(xué)生畢業(yè)檔案，審驗(yàn)合格后，履行簽字手續(xù)，移交給招生就業(yè)處，再由招生就業(yè)處負(fù)責(zé)并嚴(yán)格按照畢業(yè)生報(bào)到證副證轉(zhuǎn)遞郵寄。學(xué)生畢業(yè)離校后，學(xué)生檔案遵循“檔隨人走”的原則，或通過機(jī)要局直接郵寄，或送檔案上門，跟隨學(xué)生到就業(yè)單位。

筆者所在學(xué)院針對畢業(yè)生對檔案認(rèn)識不足的現(xiàn)象，在畢業(yè)生離校前通過加大宣傳力度，積極開展畢業(yè)生檔案工作的宣傳和教育，增強(qiáng)學(xué)生對檔案重要性的認(rèn)識，堅(jiān)決摒棄學(xué)生檔案可有可無的錯(cuò)誤思想；通過就業(yè)指導(dǎo)，讓畢業(yè)生明白檔案是一個(gè)人的“社會(huì)身份證明”，知道學(xué)生檔案是干部檔案的重要組成部分，政審、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報(bào)、出國、考研等均要以檔案材料為依據(jù)，缺少檔案材料會(huì)對自己今后的發(fā)展不利。同時(shí)，還要讓畢業(yè)生了解機(jī)要交通的查詢期限，檔案轉(zhuǎn)遞后要及時(shí)落實(shí)接收，檔案自己不能私自拆封等檔案常識。學(xué)生認(rèn)識的加強(qiáng)、態(tài)度的轉(zhuǎn)變、思想的重視，帶動(dòng)了檔案意識的增強(qiáng)，從而杜絕了“死檔”、“棄檔”問題的出現(xiàn)。

畢業(yè)生檔案管理辦法范文第4篇

【關(guān)鍵詞】高職院校 學(xué)生檔案 檔案管理工作

2014年6月，全國職業(yè)教育工作會(huì)議的召開，對現(xiàn)代職業(yè)教育體系建設(shè)作出了頂層設(shè)計(jì)，成為助推職業(yè)教育再認(rèn)識、再改革、再發(fā)展的強(qiáng)勁動(dòng)力。作為學(xué)校管理不可缺失的學(xué)生檔案管理，如何盡快適應(yīng)這一新情況尤為關(guān)鍵，這就要求我們要緊跟發(fā)展需要，科學(xué)分析問題，樹立以人為本的育人理念，用改革的辦法和創(chuàng)新的思維，大力推進(jìn)高校學(xué)生檔案工作同步發(fā)展。

高職院校學(xué)生檔案管理工作基本情況

1.機(jī)制和隊(duì)伍狀況

目前，高職院校學(xué)生檔案管理最普遍的形式是劃歸學(xué)生處集中管理，由專人主管，各分院配合做好學(xué)生在校期間綜合表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、參加社會(huì)實(shí)踐等檔案材料的提供以及學(xué)生檔案的移交、發(fā)放工作。有些學(xué)校劃歸教務(wù)處或招就處分管，其形式和前者基本形同。只有極個(gè)別學(xué)院將其納入學(xué)院檔案管理范疇，建有專門的檔案館，配備先進(jìn)的設(shè)施和專業(yè)管理隊(duì)伍。

2.歸檔內(nèi)容和管理手段

高校學(xué)生檔案包含兩部分，一是高中以前的原始檔案，由中學(xué)負(fù)責(zé)建檔并封裝。二是在高校期間的綜合表現(xiàn)和評價(jià)。以楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，主要包括學(xué)生二三學(xué)年的綜合素質(zhì)測評表、學(xué)生成績登記冊、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生分配就業(yè)報(bào)到證存根、體檢表、學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)評優(yōu)表、違紀(jì)處分表以及黨團(tuán)組織材料等。目前大多數(shù)院校的建檔手段依然以人工為主，分為平時(shí)建檔和新生入學(xué)、學(xué)生畢業(yè)前集中建檔。畢業(yè)生檔案由分院下發(fā)學(xué)生自行攜帶或由分院統(tǒng)一郵寄轉(zhuǎn)交，遺留檔案交回學(xué)生檔案管理部門，造冊登記，封存保管。

高職院校學(xué)生檔案管理存在的問題

1.各級人員的思想認(rèn)識不到位

一是學(xué)校層面普遍對檔案工作的認(rèn)識和定位不高，沒有足夠重視;二是大多數(shù)畢業(yè)生對檔案持無所謂的態(tài)度;三是一些用人單位沒有正規(guī)的檔案流轉(zhuǎn)和管理機(jī)制，對學(xué)生檔案托管制度不夠完善。

2.學(xué)生檔案管理機(jī)制不順暢

高校學(xué)生檔案管理至今尚未形成統(tǒng)一規(guī)范的管理機(jī)制和考核標(biāo)準(zhǔn)，許多學(xué)校只顧擴(kuò)大規(guī)模，無暇顧及學(xué)生檔案管理，既沒有專門的庫房、存儲設(shè)施、基本的人員配備，更沒有具體的管理制度和機(jī)制，導(dǎo)致學(xué)生檔案歸存無規(guī)律，內(nèi)容不完整，流轉(zhuǎn)程序不規(guī)范。

3.精細(xì)化程度不夠

目前大多數(shù)高校學(xué)生檔案依舊以紙質(zhì)檔案為主，管理手段僅限于手工操作，管理模式、技術(shù)手段都滯后于信息時(shí)代。管理人員的工作量很大，效率不高，特別是每年畢業(yè)生離校前，檔案的集中轉(zhuǎn)遞時(shí)間緊，歸檔環(huán)節(jié)多，工作繁重繁瑣，很難確保精準(zhǔn)化、精細(xì)化的效果。

4.積壓和丟失現(xiàn)象嚴(yán)重

隨著人才流動(dòng)、學(xué)生就業(yè)等條件和環(huán)境的不斷寬松以及一些單位對人事政審工作的不重視，致使部分學(xué)生對自己的檔案不聞不問、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出不及時(shí)，甚至個(gè)人保管時(shí)間過長，私自打開和丟失現(xiàn)象日趨嚴(yán)重，有好多學(xué)生直到需要政審、調(diào)資、職稱晉升等時(shí)，才來學(xué)校查找補(bǔ)辦，給學(xué)校檔案管理工作和學(xué)生個(gè)人都帶來了極大不便。

加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的對策

1.提高認(rèn)識，更新管理理念

學(xué)生檔案是學(xué)生在不同階段在校期間的學(xué)習(xí)、生活、思想政治表現(xiàn)所形成的原始記錄，具有法律憑證作用。我們必須通過學(xué)習(xí)和宣傳檔案制度，提高廣大師生的思想認(rèn)識，確立學(xué)生檔案在學(xué)校工作的重要地位;要堅(jiān)持以人為本，服務(wù)學(xué)生的管理理念，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心和事業(yè)心;要以市場為導(dǎo)向，加強(qiáng)檔案管理方法和措施創(chuàng)新。

2.建立健全管理制度，規(guī)范和完善檔案管理程序

依據(jù)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等有關(guān)檔案管理的制度法規(guī)，修訂完善檔案收繳、移交、查閱、補(bǔ)辦以及積壓檔案管理制度和細(xì)則;根據(jù)學(xué)生檔案歸檔程序、歸檔內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、渠道和時(shí)間，編制簡明扼要的工作流程;加強(qiáng)對檔案分類、著錄、編目和標(biāo)引分門別類、規(guī)范存放方面的日常管理，將學(xué)生檔案管理納入學(xué)校檔案統(tǒng)一管理，按照檔案理念和標(biāo)準(zhǔn)實(shí)行規(guī)范管理。

3.重視隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)對學(xué)生檔案精細(xì)化管理

要建立一支政治素質(zhì)硬、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、熱愛檔案事業(yè)，熱心為學(xué)生服務(wù)的專、兼職管理隊(duì)伍;要定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專題講座、專題研討會(huì)等活動(dòng)，加強(qiáng)人員業(yè)務(wù)能力培養(yǎng);要鼓勵(lì)檔案管理人員踴躍探索研究檔案管理方法，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，凝練成果;要關(guān)心工作人員成長，同步提高工作待遇，鼓勵(lì)其不斷晉升技術(shù)職稱。

4.適應(yīng)發(fā)展需求，加快檔案信息化建設(shè)

要主動(dòng)適應(yīng)檔案信息的數(shù)字化和檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢，按照發(fā)展需要和檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)軟硬件基本條件建設(shè);加強(qiáng)檔案管理人員信息化收集、歸檔、轉(zhuǎn)送、借閱等管理水平和能力的培養(yǎng);改進(jìn)服務(wù)方式，引進(jìn)或購置檔案管理工作官方軟件，加強(qiáng)開發(fā)和利用，加強(qiáng)與學(xué)校其他數(shù)字平臺的對接，實(shí)現(xiàn)共享資源。

現(xiàn)代職業(yè)教育改革與發(fā)展對高職學(xué)生檔案管理提出的新要求

畢業(yè)生檔案管理辦法范文第5篇

關(guān)鍵詞：高職院校 教學(xué)檔案 分類

教學(xué)檔案是指學(xué)校在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料總和。科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案既是高校教學(xué)規(guī)律的基本要求，也是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理重要標(biāo)志。因此， ，對教學(xué)檔案實(shí)體分類進(jìn)行必要的修訂，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要。

一、 教學(xué)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)

1、遵循教學(xué)工作的規(guī)律：高等職業(yè)教育辦學(xué)的明顯特點(diǎn)和培養(yǎng)目標(biāo)，就是培養(yǎng)技能型、應(yīng)用型人才，由此決定了它的一切必須按教學(xué)規(guī)律辦學(xué)，教學(xué)檔案同樣應(yīng)遵循和反映教學(xué)規(guī)律。

2.教學(xué)檔案的特點(diǎn)：教學(xué)檔案不同于其它類型的檔案，它具有很強(qiáng)的專業(yè)性和多樣性的特點(diǎn)。這是由于教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)是一種很復(fù)雜的實(shí)踐活動(dòng)，它記錄這一實(shí)踐活動(dòng)的教學(xué)檔案內(nèi)容和載體也是十分龐雜的、形式也是多樣的。它不僅除了紙制的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教材等外，還有錄音、幻燈片、課件等記錄材料。每個(gè)學(xué)校在專業(yè)設(shè)置、課程設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容、方法等方面各有各的不同之處，它的教學(xué)與教學(xué)管理活動(dòng)是一種專業(yè)性極強(qiáng)的活動(dòng)，其書面及其他形式也表現(xiàn)出不同學(xué)科教學(xué)活動(dòng)與教學(xué)管理的專業(yè)性。

二、 教學(xué)檔案分類

教學(xué)檔案的框架，設(shè)計(jì)為九個(gè)一級條目，各條目之間既相對獨(dú)立，又有聯(lián)系，每個(gè)一級條目下面，設(shè)有二級條目若干個(gè)，有的二級條目下面還設(shè)有三級條目若干。按學(xué)年度，由院、系、教研室三級分別按電子文件和紙質(zhì)文件的不同載體進(jìn)行收集、整理和歸檔。

具體分類如下表：

第一級 第二級 第三級——教學(xué)檔案的主要方面與具體內(nèi)容

教學(xué)工作綜合類 總體工作 上級文件，本校教育（教學(xué)）工作中、長期發(fā)展規(guī)劃、學(xué)年（期）教學(xué)工作計(jì)劃、年度目標(biāo)任務(wù)與考核、教學(xué)工作總結(jié)、獎(jiǎng)勵(lì)、教學(xué)工作會(huì)議組織方案、籌備情況、會(huì)議文件、會(huì)議資料、教學(xué)工作水平評估方案、實(shí)施意見、落實(shí)情況

教學(xué)改革類 教學(xué)改革 上級文件、教改信息、本校教學(xué)改革方案、教改課題立項(xiàng)、結(jié)項(xiàng)、教改成果、成果鑒定、獲獎(jiǎng)、推廣應(yīng)用等

教學(xué)基本建設(shè)類 學(xué)科建設(shè) 上級文件，本校學(xué)科建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，我校設(shè)置的工學(xué)、文學(xué)、教育學(xué)、醫(yī)學(xué)、法學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)、農(nóng)學(xué)、理學(xué)等各個(gè)學(xué)科、學(xué)院，以及德育、體育、藝術(shù)教育等業(yè)務(wù)管理部門的有關(guān)文件、請示與批復(fù)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、組織名單、重點(diǎn)學(xué)科、學(xué)科帶頭人、學(xué)科骨干的引進(jìn)與培養(yǎng)、學(xué)術(shù)梯隊(duì)建設(shè)、學(xué)科建設(shè)成就等

專業(yè)建設(shè) 上級文件，本校專業(yè)建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃、專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、改革方案、專業(yè)設(shè)置（變更）的請示與批復(fù)，各專業(yè)特別是重點(diǎn)（特色）專業(yè)的建設(shè)發(fā)展情況

課程建設(shè) 上級文件、本校課程建設(shè)規(guī)劃、制度、課程教學(xué)基本要求、教學(xué)大綱、試題庫、省級和本校（院）優(yōu)質(zhì)課建設(shè)、課程建設(shè)獎(jiǎng)勵(lì)情況

教材建設(shè) 上級文件、本校教材建設(shè)規(guī)劃（計(jì)劃）與實(shí)施情況

實(shí)驗(yàn)室建設(shè) 上級文件、本校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與改造、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、校企（所）合作建設(shè)的實(shí)驗(yàn)室情況

實(shí)習(xí)基地建設(shè) 上級文件、本校實(shí)習(xí)基地建設(shè)規(guī)劃、合作協(xié)議、合作情況、社會(huì)調(diào)查報(bào)告

教育信息化建設(shè) 上級文件、本校教育信息化建設(shè)規(guī)劃、投資情況、設(shè)備更新情況；教育技術(shù)培訓(xùn)、多媒體教學(xué)、網(wǎng)上教學(xué)、電子教務(wù)、網(wǎng)上辦公、人員培訓(xùn)等

師資隊(duì)伍建設(shè) 上級文件、本校師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃、師資培養(yǎng)、進(jìn)修、引進(jìn)、獎(jiǎng)勵(lì)等；學(xué)校職稱評審委員會(huì)機(jī)構(gòu)設(shè)置及其工作情況

教學(xué)管理隊(duì)伍建設(shè) 上級文件、教學(xué)管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置與調(diào)整、教學(xué)管理人員培訓(xùn)、進(jìn)修、考核

教學(xué)管理類 教學(xué)計(jì)劃管理 上級文件、本校規(guī)章、校歷、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃教學(xué)任務(wù)的安排與統(tǒng)計(jì)、課程教學(xué)進(jìn)度表、課程表、考試安排表

教學(xué)秩序管理 上級文件、本校制度、教學(xué)巡視與檢查記錄、教學(xué)日志、考勤表、學(xué)生記分冊、教學(xué)活動(dòng)場所的分配與管理 教學(xué)質(zhì)量管理 上級文件、本校規(guī)章、教學(xué)督導(dǎo)、聽課記錄、學(xué)生評教、教師評教、教師評學(xué)；教學(xué)研究、教學(xué)觀摩、考試管理（試題及答案、試卷分析、成績統(tǒng)計(jì)與分析）；英語四六級考試、計(jì)算機(jī)等級考試成績和其它社會(huì)認(rèn)證的職業(yè)資格考試成績

師資管理 上級文件、本校制度、教師名單、教師分類信息、教研室組織建設(shè)與活動(dòng)；教學(xué)任務(wù)的安排與統(tǒng)計(jì)、教師酬金（津貼）管理、教師服務(wù)

教材與教學(xué)資料管理 上級文件、本校規(guī)章、征訂教材目錄、自編（合著）教材、講義；普通教材、電子教材、輔助教材、教學(xué)參考書、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)、實(shí)習(xí)指導(dǎo)；教學(xué)資料、習(xí)題集、優(yōu)質(zhì)教案、優(yōu)秀畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）集、作業(yè)（作品）集

實(shí)踐教學(xué)管理 上級文件、本校規(guī)章、實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)（實(shí)驗(yàn)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)、社會(huì)調(diào)查、課程設(shè)計(jì)、畢業(yè)實(shí)習(xí)、畢業(yè)設(shè)計(jì)、畢業(yè)論文）的組織與管理、實(shí)驗(yàn)與實(shí)習(xí)記錄、實(shí)驗(yàn)教學(xué)設(shè)備登記、財(cái)產(chǎn)帳目、實(shí)驗(yàn)教學(xué)評估

招生類 招生工作 上級文件、本校規(guī)章、招生計(jì)劃（含申請?jiān)黾佑?jì)劃）、招生簡章（廣告）；錄取新生名單（含首錄、補(bǔ)錄、特殊錄取等）、新生入學(xué)檔案、新生入學(xué)調(diào)查

畢業(yè)生類 畢業(yè)生工作 上級文件、本校規(guī)章、畢業(yè)生資格審查記錄、就業(yè)協(xié)議書、派遣名單、學(xué)歷學(xué)位證書管理、就業(yè)安置情況、畢業(yè)生調(diào)查、畢業(yè)生意見、校友會(huì)

學(xué)籍管理類 學(xué)生注冊

分類信息

管理辦法 上級文件、本校規(guī)章、每學(xué)期注冊學(xué)生名冊、學(xué)生基本信息分類統(tǒng)計(jì)；學(xué)籍卡、學(xué)籍索引表、學(xué)業(yè)成績、操行鑒定、獎(jiǎng)懲記錄、撤消處分記錄；學(xué)籍變動(dòng)情況[升留級、轉(zhuǎn)系（專業(yè)）、輟學(xué)、休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)、參軍]獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金、貸學(xué)金、勤工儉學(xué)的文件、實(shí)施辦法及學(xué)生名單；各類第二課堂培訓(xùn)、面向社會(huì)培訓(xùn)的學(xué)生（學(xué)員）名單

課外教育類 科技、文化、藝術(shù)、體育、衛(wèi)生、法制、外語、計(jì)算機(jī)等多種課外教育 上級文件、本校規(guī)章、工作計(jì)劃（方案）、工作總結(jié)；學(xué)生素質(zhì)教育、各類課外教育、校慶、節(jié)日（紀(jì)念）活動(dòng)、講座、學(xué)術(shù)報(bào)告的詳細(xì)記錄（文字、圖片、音像）、獎(jiǎng)勵(lì)（含上級、校外和本校獎(jiǎng)勵(lì)的集體獎(jiǎng)、個(gè)人獎(jiǎng)的文件、獎(jiǎng)狀、證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗等）

體育運(yùn)動(dòng)會(huì)

活動(dòng)通知、組織名單（含組委會(huì)、運(yùn)動(dòng)員、裁判員、工作人員）、競賽規(guī)程、秩序冊、開（閉）幕式記錄（文字、圖片、音像）、競賽過程、競賽成績（含破紀(jì)錄）、頒獎(jiǎng)等

根據(jù)高職高專院校人才培養(yǎng)工作的要求，科學(xué)地構(gòu)建教學(xué)檔案的分類，形成教學(xué)檔案管理的長效機(jī)制，極大地提升了高職高專院校教學(xué)檔案的水平。

參考文獻(xiàn)

[1] 國家教委《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》[z]（1993）