專業檔案管理

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專業檔案管理范文第1篇

(一)專業檔案的特點

專業檔案是黨政機關、企事業單位及其他社會組織，在某一專業職能活動中形成的具有比較穩定的文種和記錄目的的檔案。具有專業性強、獨立性與現行性強以及動態性強的特點。專業檔案不僅形成規律、內容性質有明顯的專業性，文件名稱、格式、整理方法等也有其專業特點，同時其作用范圍、作用對象和作用時效也有特定的專業局限性；是專業職能活動的必要管理工具和解決問題的手段，具有突出的現實使用價值，可以相對獨立地支撐有關專業活動，且工作查考期長，查考的實時性、連續性要求高，往往作為立檔單位全宗內相對獨立的部分由形成部門保管和使用；記錄的數據和信息需要同記錄對象的現實情況保持動態一致，隨著記錄對象的變化隨時補充和變更記錄，直至對象的消亡。這也是部分專業檔案需要由形成部門相對獨立地保管和使用的重要原因。

(二)區縣專業檔案管理中存在的問題

2006年北京市西城區檔案局通過問卷調查方式，對區屬44個立檔單位專業檔案的形成、整理、保管、利用及歸屬流向情況進行了調查。經統計匯總，44個立檔單位分別由其所屬的217個專業科室(所屬單位)形成各類專業檔案378種(文種)。根據全區各類專業檔案不同的整理、保管單位統計，2004至2006年這三年中，平均每年形成專業檔案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。這些專業檔案由各單位綜合檔案室統一保管的有180種、由專業檔案室保管的有40種、由形成科室自行保管的有158種。從整理方法上看，這些專業檔案按記錄對象(事項、單位、戶、人)整理的有223種，按時段整理的有138種，按其他特征整理的有17種，其中整理后需要隨時增減內容的有47種。整理后，編制紙質檔案目錄的有304種、編制電子目錄的有91種、未編制檔案目錄的有58種。這些專業檔案中，有查閱控制規定的有324種，僅對當事人提供利用的有92種，能夠提供社會公眾利用的只有14種。這些專業檔案中，沒有具體規定歸屬流向的有256種，檔案從未銷毀的有367種。

由于是首次對專業檔案作較大范圍的調查，以上調查數據和情況不盡準確，但可以看出，當前專業檔案管理主要存在以下問題：

1、形成量大而保管空間不足。由于檔案的歸屬流向不確定，銷毀期限不明確，造成檔案只有進口沒有出口，檔案存儲空間嚴重不足。其中勞動和社會保障、法院、檢察院、工商、城管監察等系統尤為突出。

2、整理、編目的規范化程度低。很多專業檔案的整理、編目方法是立檔單位或形成科室根據專業特點和基礎條件自行設計的，采用的檔案裝具也各行其是，一旦需要向上級檔案館移交，立檔單位和檔案館都必將面臨巨大的工作量，難度可想而知。

3、歸屬流向和接收范圍模糊。這是區縣檔案管理部門長期以來感到困惑和棘手的問題。一方面，由于專業檔案自身特點，立檔單位往往不能將專業檔案隨文書檔案一同向檔案館移交。另一方面，許多專業檔案的歸屬流向問題并無明確、具體的規定。如設在區縣由市主管部門垂直管理的各職能局(分局)，其文書檔案一般按規定向區縣檔案館移交，其專業檔案則按專業實行統一管理，由市各業務主管部門監督指導。

4：規范和標準工作滯后。在44個立檔單位中，沒有制定規范或標準的占38％。其中，許多規范和標準或由上級業務主管部門單獨制定，或由立檔單位、形成科室自行制定。在沒有上級檔案行政管理部門和業務主管部門聯合制定管理規范和標準的情況下，區縣檔案部門無法對專業檔案管理進行有效的監督、指導和服務，并得到立檔單位的認可。

存在上述問題的主要原因，一是專業檔案的數量和內容伴隨著經濟、社會的改革與發展出現了前所未有的增長和變化，缺乏成熟的管理經驗；二是檔案行政管理部門與各專業主管部門協調不夠，對專業檔案的條塊交錯管理存在缺位、錯位或越位現象；三是缺乏對專業檔案歸屬流向的總體設計，導致專業檔案管理中出現了一定程度的無序。

二、關于區縣專業檔案歸屬流向的分析

(一)歸屬流向面臨的問題

1、改革開放以來，區縣屬機關、單位各類專業檔案大量涌現，而檔案歸屬與流向的有關規定不明確、不具體或原來的規定不符合基層業務工作實際，導致各類專業檔案大量積存在形成單位，只有進口沒有出口。一方面，給形成單位的檔案管理以至業務工作造成很大困難。另一方面，也影響了區縣綜合檔案館館藏結構的豐富與優化。

2、部分區縣行政機關隸屬關系發生變化，由隸屬區縣政府轉為由市業務主管部門垂直管理，而檔案的歸屬流向尚未重新明確。目前，這些機關形成的文書檔案，區縣檔案館一般仍按過去的規定接收，形成機關也比較配合。而對于各類專業檔案在垂直管理前就未隨文書檔案向區縣檔案館移交，垂直管理后其歸屬流向問題更加突出。目前一些市級專業主管部門已經設立或正在醞釀部門檔案館，其檔案接收范圍是否涉及區縣檔案資源尚不明確。“屬于地方和上級主管部門雙重領導的單位形成的以反映地方某項事業或建設活動為主的檔案”應納入地方綜合檔案館收集范圍的規定，一直以來并未得到較好的貫徹實施，在新的形勢下實施將更加困難。

3、隨著一些地方整合國家檔案資源以及綜合檔案館與若干專業檔案館的合并，區縣專業檔案歸屬流向的調整和區縣綜合檔案館接收檔案范圍的界定有了新的可能。然而，各類檔案資源是一律按區縣行政區劃整合，還是分門別類按不同級別行政區劃整合，至少在大城市的核心功能區及城市功能拓展區，需要從國家檔案資源配置的全局出發，合理設計、科學規劃和審慎決策。

(二)設計專業檔案歸屬流向的原則

規劃區縣專業檔案的歸屬與流向要在遵循“統一領導、分級管理，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面利用”的基本原則和“重點發展原有各級國家綜合檔案館，根據需要適當建立部門檔案館，把國家檔案館網建設成為結構合理、分工明確、關系協調、管理科學、具有安全保管與充分開發檔案信息能力、為社各方面提供優質服務的有機整體”的檔案館設置與布局原則基礎上，遵循以下具體原則。

1、明確檔案的終極歸屬，維護國家記憶

區縣檔案館作為國家長久保管檔案的基地，承擔維護本行政區各項事業歷史真實面貌的職能，自然也是各類具有長遠保存價值檔案的終極歸宿。市級專業檔案館是收集、管理某一領域或特殊載體檔案的國家檔案館，具有終極保管某一領域檔案的職能，可以由省、自治區、直轄市或特大城市根據需要設置。部門檔案館是各專業主管部門為收集、管理本部門及直屬單位有關檔案、資料的檔案館，是國家檔案館網布局的組成部分，可以由省、自治區、直轄市或特大城市根據需要在形成專門業務或科技檔案數量大的專業主管部門設置。按照國家現行規定，

部門檔案館中記錄黨政領導和行政管理活動的具有永久保存價值的檔案，保存50年后應向各級綜合檔案館移交。部門檔案館是檔案的過渡性保管機構，不是永久保存檔案的最終歸宿。

當前，針對各類專業檔案大量涌現以及專業檔案在形成、保管、利用上的特點，應合理規劃我市的檔案館網布局，建立一批專門檔案館和部門檔案館，規范各類檔案的歸屬與流向，明確各類檔案的終極歸屬及過渡性保管職責，促進全市國家檔案資源的整體建設和管理。

2、創新專業檔案管理體制，服務現實工作

專業檔案數量龐大、類型復雜、分布廣泛，具有專業性、獨立性、動態性和現實工具性強的特點。應根據專業檔案形成、保管、利用上的特點和業務部門的實際工作需要，建立多層次、多模式管理的新格局，以適應各類專業檔案管理與建設的需要，更好地為現實工作服務。

(1)由專業檔案形成科室保管的模式。對于獨立性、動態性、現實工具性都比較強的專業檔案，可以在檔案形成之后，由形成科室管理和控制，以維系專業工作的正常進行。形成科室應承擔積累、整理、編目、保管、到期鑒定和處置的任務，并承擔將其中已失去現實管理工具功能、需要作為歷史記錄長久保存的檔案向單位綜合檔案室或通過綜合檔案室向檔案館移交的職責，接受本區縣檔案行政管理部門的監督指導。

(2)由專業檔案形成單位的專業檔案室或專業文件管理中心保管的模式。對于形成數量大，增幅快，整理、鑒定和利用方式特殊，必須由專業人員直接控制和使用的專業檔案，可以成立專業檔案室或專業文件管理中心，實施過渡性和集約化保管。

(3)由專業檔案形成單位綜合檔案室統一保管的模式。根據歸檔、整理、編目、鑒定和利用的特點，可以隨同文書檔案一并管理的專業檔案，應納入本單位綜合檔案室統一保管，隨同文書檔案定期向檔案館移交。

(4)由市級專業主管部門的專業檔案管理中心或部門檔案館保管的模式。對于市級專業主管部門需要按行業整合的專業檔案特別是垂直管理單位的專業檔案，可以按照規定向專業主管部門的專業檔案管理中心或部門檔案館集中，實施過渡性和集約化管理。市級專業檔案管理中心和部門檔案館應具備安全保管和充分開發檔案信息的條件和能力，承擔向社會提供檔案利用的職責，保證本行業專業性活動以及專門用戶群體利用檔案的需要。

建立多層次、多模式的專業檔案管理體制，是為了扭轉當前專業檔案管理工作出現的無序狀況，更好地服務于現實工作，發揮專業檔案對于形成者的突出作用、對于利用者的定向作用和為科研、決策服務的整體效應。各個管理層次及各類管理模式的具體確定，應由檔案行政管理部門和專業主管部門做出統一規定。同時，無論是采取哪種模式，都應接受檔案行政管理部門的監督指導，并按規定向綜合檔案館移交記錄黨政領導和行政管理活動的具有永久保存價值的檔案。

3、按地域整合與按行業整合并舉，方便社會利用

實施檔案資源整合是強化檔案集中統一管理、降低管理成本、提高管理效能和方便社會各方面利用檔案的有效措施。檔案資源整合既可以按地域整合，也可以按行業整合。對于特大城市而言，城市基礎設施、公用事業以及一些需要垂直管理的專業性工作，往往不是按區縣行政區劃來設置和管理的。對于這些行業形成的檔案資源應當首先按照專業管理的需要進行行業性整合，而后再按照維護國家歷史記憶的需要向同級綜合檔案館整合。區縣檔案館主要應整合本區縣行政區劃內具有行政隸屬關系的立檔單位及其所屬部門的檔案資源和按區縣行政區劃管理與建設的其他各類國家檔案資源。

隨著國家行政管理體制的改革，出現了越來越多的全國性和全市性縱向管理系統。為加強本行業、本系統管理的需要，縱向系統的檔案資源整合應運而生，專業主管部門的行業性檔案管理機構也將隨之得到強化和發展。面對檔案資源整合新的發展趨勢，各級檔案行政管理部門應當協調各專業主管部門，更新檔案管理理念，排除部門利益紛爭，共同站在加強國家檔案資源整體建設的高度，對各級各類專業檔案資源的歸屬與流向進行頂層設計和統一規劃。

三、加強專業檔案管理的幾點建議

(一)加強對專業檔案監督管理的建議

1、定期開展檔案資源普查。由國家或市級檔案行政管理部門在檔案統計年報之外，定期(如5年或10年)組織各級檔案部門和業務主管部門開展對專業檔案資源的全面普查，在調查研究的基礎上，制定專業檔案資源管理與建設的對策與措施。

普查應著重了解各類專業檔案形成、整理、保管、利用以及歸屬流向的情況。普查項目應盡可能詳細、具體，如形成情況應了解每類專業檔案的具體文種、形成部門、年均形成數量、現有數量等；整理情況應了解整理特征、所用裝具、如何編目、整理歸檔后是否需要動態管理等；保管情況應了解專業檔案庫房設置、保管條件、管理機構及人員等；利用情況應了解利用對象的控制、利用方式及利用時效的特點等；歸屬流向應了解各類專業檔案有無歸屬流向的具體規定、專門檔案館或部門檔案館設置情況、有無銷毀到期檔案的具體規定或處置辦法等；監督指導關系應了解檔案管理部門和業務主管部門在哪些管理環節存在缺位、錯位并廣泛征集形成部門的意見、建議。只有搞好普查，全面、深入地把握情況，才能科學合理地制定專業檔案建設規劃和管理措施。

2、切實加強對專業檔案的監督管理。專業檔案管理是各行業、各部門文件與檔案管理的重要組成部分，是國家和社會的重要信息資源。面對數量龐大、類型復雜、分布廣泛的專業檔案，必須站在國家檔案資源建設的高度，從管理體制、規范標準等方面，按照檔案工作的基本原則，充分考慮專業檔案的特點，切實加強對專業檔案資源的管理與建設。

要針對各類專業檔案管理的缺位、錯位、越位問題，全面梳理各級檔案部門與專業主管部門、綜合檔案館與專業檔案館、監督指導機關與檔案形成部門的職責分工，形成覆蓋完整、分工明確、制度健全、密切協調、共同管理的管理體制。要依法健全、完善專業檔案管理的政策、法規、規范、標準，推進各類專業檔案管理的標準化、規范化建設，維護專業檔案的連續性和整體性，有效地支持專業活動的正常開展，積極發揮專業檔案的社會作用。要在繼承專業檔案管理成功經驗的基礎上，注重制度創新，根據各類專業檔案形成、保管、利用的新情況、新特點，創新管理理念和模式，既要堅持統一領導、分級管理、維護檔案完整與安全、方便社會各方面利用的原則，又要尊重專業檔案的自身屬性和特點，創造有利于各類專業檔案資源建設、管理、利用的新形式。當前加強專業檔案管理的重點是要從國家檔案資源建設的全局出發，協調各方面關系，全面梳理各類專業檔案的歸屬與流向，落實市、區、縣檔案局(館)和專業主管部門監督、指導、接收專業檔案的職責和檔案形成部門積累、整理、移交專業檔案的職責，推動各類專業檔案管理活動的有序開展。

(二)關于專業檔案歸屬流向的建議

以各級國家綜合檔案館為主、專業檔案館和部門檔案館(檔案管理中心)為輔，健全、完善我市檔案館網布局，合理設計、統一規劃全市專業檔案資源的歸屬與流向。從全市檔案事業統一領導、分級管理、條塊結合的層面，構建“結構合理、分工明確、關系協調、管理科學、具有安全保管與充分開發檔案信息的能力、為社會各方面提供優質服務”的檔案館群，形成各類國家檔案資源建設協調發展的格局。

1、設立若干專業檔案館

專業檔案館是按專業設置的，收集和永久保管特定領域或者特殊載體檔案，并向社會提供利用的檔案保管機構。《全國檔案館設置與布局方案》規定，省(自冶區、直轄市)以及計劃單列市、特大城市設置哪些專門檔案館，按照重點加強各級國家綜合檔案館的原則，由同級檔案行政管理部門負責統籌規劃，報同級人民政府批準，并報國家檔案局備案。

目前，我市設置的城市建設檔案館，是收集、管理和永久保存城市規劃、建設有關檔案的專業檔案館。還可以根據需要設立若干專業檔案館，收集、管理和永久保存特定領域或者特殊載體的檔案，以加強專業檔案的管理與建設。

2、設立若干部門檔案館(檔案管理中心)

部門檔案館是專業主管部門所屬的，收集、管理本部門及其直屬機構檔案的檔案館。《全國檔案館設置與布局方案》規定，省(自治區、直轄市)以及計劃單列市、特大城市的有關專業主管部門，根據實際情況需要設館的，由同級檔案行政管理部門按照重點加強各級國家綜合檔案館的原則，統籌規劃并報同級人民政府批準。

目前，我市設有國家安全局檔案館，收集并永久管理本部門及直屬單位形成的檔案。《北京市檔案館設置和布局方案》規定，市高級人民法院、高級人民檢察院、公安局可以設置本部門檔案館，收集管理本部門及其直屬單位形成的檔案。其中具有永久保存價值的檔案，在本部門檔案館保存50年后向市檔案館移交。某些形成專門業務和科學技術檔案數量大的市專業主管部門，可以成立本部門檔案館，收集管理本部門及其直屬單位形成的有關檔案和資料，但其在行使國家行政管理職能活動中形成的黨政領導和行政管理等具有永久保存價值的檔案，按規定向市檔案館移交。

可以考慮設立市公、檢、法部門檔案館，并在其他實行垂直管理的市專業主管部門，如工商行政管理局、質量技術監督局、藥品監督管理局、國土資源管理局等部門，設立部門檔案館，收集、管理本部門及其直屬單位形成的有關檔案和資料，以及由所屬區縣分局形成的需要按行業整合的專業檔案。其所屬的各區縣分局在行使國家行政管理職能活動中形成的黨政領導和行政管理等具有永久保存價值的文書檔案，仍按原規定向區縣綜合檔案館移交。

3、在區縣專業主管部門設立專業檔案管理中心

專業檔案管理范文第2篇

一、事業單位專業技術人員檔案管理內容

（一）事業單位專業技術人員檔案歸檔內容

事業單位專業技術人員檔案歸檔內容包括員工的基本情況：1.基本情況，包括個人履歷、勞動合同、入離職信息、工作變動等；2.學歷及繼續教育情況，包括學歷、學位證書、繼續教育、專業培訓證書等；3.專業技術材料，包括技能鑒定及考核材料、等級證書等；4.科研成果、著作材料，包括發表的論文、課題、專利、獲獎情況等；5.工資情況；6.健康資料，包括體檢表、以往的工傷處理等信息。

（二）事業單位專業技術人員檔案特點

事業單位專業技術人員檔案有著以下特點，一是真實性，檔案要能真實體現技術人員的思想、能力、技能、經歷等資料，為人力資源的配置和優化提供參考。二是完整性，檔案要涵蓋技術人員的全部內容，客觀全面的體現檔案管理人員的各種信息。三是動態性，檔案要隨著人員情況的變化，進行實時更新，保證檔案材料的時效性。四是機密性，檔案是技術人員個人自身情況和人生軌跡的真實記載，不能隨意泄露。

二、事業單位專業技術人員檔案管理現況

（一）專業技術人員檔案管理意識較弱

目前事業單位在專業技術人員檔案管理方面，意識薄弱，重視度不足。領導沒有意識到專業技術人員檔案管理對單位人力資源配備的重要性，沒有明確的制度對專業技術人員檔案管理進行規范。檔案管理人員也沒有重視對檔案的管理，造成專業技術人員的檔案斷節、缺項、內容凌亂、查閱不便等。對單位的日常人員管理造成了很大的不便。

（二）專業技術人員檔案收集范圍不全

部分事業單位雖然對專業技術人員建立了個人檔案，但是檔案收集內容不夠全面。大部分只是收集了個人履歷、家庭及個人基本信息、學歷信息、工作變動資料等，而沒有把專業技術人員的獲獎情況、科研項目情況、、專利申請等內容進行歸檔。這部分資料對判斷專業技術人員的個人能力和職業資格有著非常重要的作用。

（三）專業技術人員檔案歸類不規范

在對專業就似乎人員的檔案歸類中，一些事業單位歸類方式不規范，沒有按照技術人員的個人進行檔案歸類，而是將他們的檔案存放在多個地方，甚至多個部門里面。例如將基本情況、個人履歷等作為人事檔案歸檔在人事部；將獲獎情況、培訓進修情況等未歸檔或歸檔在辦公室或者本部門，將科研和技術材料、專利獲得情況等歸檔在檔案室或者技術部門等等。一旦需要的時候，查找和整理非常不便，而且有可能導致檔案資料內容的遺失。

三、事業單位專業技術人員檔案管理改善措施

（一）提高事業單位對專業技術人員檔案的管理意識

要把事業單位專業技術人員的檔案管理列入單位日常工作的重要議程，強化對專業技術人員檔案管理的創新和建設工作。落實檔案管理的人員和機構，安排具備專業知識和技能的檔案管理人員，明確他們的責任和義務。建立健全專業技術人員檔案管理的各項規章制度，讓檔案管理工作規范化、科學化。同時要讓專業技術人員認識到檔案的重要性，主動配合參與開展自身檔案歸檔工作，將個人專業論文、獲獎材料、科研項目等內容進行上交。

（二）對專業技術人員檔案進行動態管理，及時更新

要時刻關注單位專業技術人員變動情況，及時進行檔案資料的更新工作。每年度進行檔案管理人員的檔案資料審核，按照制度將他們的各類信息，包括考核、評比、培訓、繼續教育等方面的資料進行歸檔處理。也要與技術部門或者專業技術人員所在部門聯系，積極收集專業技術人員的各類檔案資料。還要利用職稱報考、年度考核的時機，收集他們的各類基本資料和技術資料。在年終進行一次定期整理，審核個人人各種檔案的歸類情況，將其中不完整的部分進行補充歸檔。

（三）提高事業單位專業技術人員檔案管理的信息化水平

專業檔案管理范文第3篇

對檔案專業人員來說，做好工程項目檔案管理是一項很有挑戰性的工作，這既有工程項目本身專業性、復雜性的原因，也有檔案專業人員自身的原因。

一是“檔案員”代替不了“資料員”。在工程建設項目中，“五大員”是必備的，且需具有相應的資格證書。所謂“五大員”，即“資料員、施工員、安全員、材料員、質檢員”，其中，對資料員的一般要求如下：必須具備一定的建筑專業知識、檔案專業知識及操作計算機建筑應用軟件的能力；能看懂一般工業與民用建筑施工圖，能編制修改工程竣工圖；了解各種施工技術并正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術資料表格等。根據以上要求，檔案專業人員從事“資料員”工作往往是不能勝任的。在實際工作中，檔案員除了具體的組卷整理工作外，更注重的是宏觀上的管理，即規章制度的建立和執行。而資料員則更注重微觀上的效果，即直接形成和掌握現場施工技術資料。資料員兼職檔案員的工作容易，而檔案員兼職資料員的工作則難，專業的差異和工作重點的不同，造成檔案專業人員在進入工程項目檔案管理這個行業時顯得尤為困難，而做好工程項目檔案管理工作更是難上加難。

二是檔案專業人員在工程項目檔案管理中“話語權”不足。在工程建設項目中，檔案管理的難點和重點是如何保證文件材料的形成質量，在檔案專業術語中叫做“前端控制”。在實際工作中，由于檔案員不了解施工技術規范和要求，對資料員形成的施工技術資料只是被動接收，前端控制原則往往也只體現在對紙張、字跡的要求上，對施工技術資料的內容則缺乏判斷能力，從而也使得檔案工作人員的專業水準大打折扣，也直接導致了“檔案員”這一職位的可有可無，用人單位往往直接以“資料員”取而代之。在薪酬待遇上，資料員也會高出檔案員許多，在崗位定義上，資料員為“技術類”，檔案員則為“文職類”。種種的差異，導致檔案員在工程項目檔案管理中“話語權”不足，縱然有“三納入、四參加”制度作為保障，但也經常淪為簽字、蓋章的工具。

在工程項目檔案管理中，檔案員往往會淪為弱勢群體，歸根結底，還是由專業的差異性決定的。要想認真做好工程項目檔案管理工作，在熟知檔案管理知識的同時，檔案工作人員一定要了解工程建設項目的基本知識，對工程施工技術資料的內在質量要有基本的判斷能力，把檔案管理專業知識融入工程項目檔案管理之中，苦練內功。只有這樣，檔案專業人員才能變被動為主動，打破工程項目檔案管理工作的困境，不斷提高自身的專業能力和管理水平。

（摘自《檔案界》網站 作者單位：珠海中冶基礎設施建設投資有限公司）

專業檔案管理范文第4篇

關鍵詞：環境監測部門 專業技術檔案 管理

中圖分類號：X83 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）03（c）-0145-02

Reflections on the Management of Specialized Technical Archives in Environmental Monitoring Departments

Feng Tao

（Liaoning Provincial Envirnmental Momitoring & Experiment Center， Shenyang Liaoning， 110161， China）

Abstract： In order to meet the needs of environmental monitoring work in the new situation， specialized technical archives of environmental monitoring departments are in urgent need of standardized and digital management. In the paper， the author briefly analyzes the current situation of the management of specialized technical archives， and puts forward the idea of strengthening the management of specialized technical archives based on practical instances and problems， that is， the scope of archiving， standardizing the collection， collation and filing of documents， and carrying out digital work to enhance the level of specialized technical archives management and give full play to the value and role of archives.

Key Words： Environmental monitoring department； Specialized Technical Archives； Administration

《實驗室資質認定評審準則》明確要求，“實驗室應有與其從事檢測和/或校準活動相適應的專業技g人員和管理人員”“實驗室保存人員的資格、技能和經歷等檔案”。為了符合實驗室評審要求，提高環境監測的管理水平，筆者單位于2003年建立了環境監測人員專業技術檔案。專業技術檔案基本滿足了監測工作的需要，在實驗室認可和計量認證評審考核、監督檢查、執法、驗收監測等工作中發揮了重要作用。為了進一步提高檔案管理水平，充分發揮檔案的價值，必須加強專業技術檔案的管理。

1 專業技術檔案管理現狀

1.1 檔案意識不強，領導重視不夠

從2003至今，專業技術檔案管理工作一直是由辦公室負責管理。由于領導重視不夠，管理人員頻繁更換，先后有6位同志負責專業技術檔案的管理工作，其中5名同志是兼職。由于他們不懂檔案專業知識、沒有管理經驗，檔案工作缺乏有效的管理，致使專業技術檔案管理工作不規范。在每年收集、整理專業技術檔案過程中，部分同志檔案意識不強，不愿積極主動地配合工作，不認真整理個人專業技術檔案。

1.2 案卷整理不規范，檔案管理水平落后

專業技術檔案是人事檔案的一部分，是對人事檔案的補充和完善。在實際工作中存在檔案收集難、卷內材料沒有系統鑒別和整理、案卷質量不規范等問題。部分同志對專業技術檔案的作用缺乏認識和重視，不及時歸檔、歸檔材料不齊全、內容不完整、分類不準確、各類別之間無標識、無頁碼、無卷內目錄、材料排列混亂、裝訂不整齊、未填寫備考表等問題。檔案工作缺乏監督檢查，檔案管理工作有待提高。

1.3 檔案利用率低，檔案信息化建設滯后

檔案管理人員服務觀念守舊，服務手段落后，缺乏主動服務意識，檔案利用率低。每年借閱專業技術檔案的人較少，利用檔案的目的主要是工作查考，如實驗室認可和計量認證檢查工作、執法監測等工作，而真正查閱用于人才選拔、職稱評聘、評先評優等檔案材料幾乎沒有。由于利用檔案的人數少，檔案管理人員缺乏創新服務意識，只重視材料的收集、整理、立卷工作，疏于檔案的開發利用及信息化建設，致使檔案的作用和價值未充分發揮出來。

2 加強專業技術檔案管理的工作思路

2.1 制定專業技術檔案歸檔范圍，確保案卷齊全、完整

（1）建檔范圍。凡從事環境監測工作的管理人員和專業技術人員都要建立專業技術檔案，包括干部和從事監測工作的工人。

（2）歸檔范圍。根據實際工作情況，專業技術檔案文件材料大致可分為11類。

第一類，履歷材料：干部簡歷表、干部履歷表等。

第二類，學歷材料：學歷證書、學位證書、結業證書、繼續教育證書等。

第三類，專業技術材料：專業技術職務任職資格申報表、推薦表、評定表、資格證書、外語考試合格證、專業技術職務聘任文件等材料。

第四類，科技成果材料：課題技術報告、課題鑒定材料、科研成果登記表、課題成果驗收證書、課題獲獎證書、專利證書等材料；

第五類，材料：發表學術論文、論著、書籍及獲獎論文證書等材料。

第六類，年度考核材料：專業技術年度考核評價表、年度個人總結、述職報告等材料。

第七類，獎懲材料：各種先進人物登記表、先進事跡表彰、嘉獎、通報表揚及榮譽稱號等材料。紀檢、監察等部門工作中形成的有關個人檢查、受處分方面材料。

第八類，任免材料：干部人事任免文件、關鍵崗位任命文件、授權文件等材料。

第九類，人員能力確認材料：培訓證書、持證上崗資格證書、國內（國外）學習鑒定材料、培訓資料、培訓報告、研修報告等材料。

第十類，人員監督記錄材料：質量監督員在日常工作的各項監督檢查記錄。

第十一類，其他材料：職務競聘演講材料、演講比賽材料等。

2.2 加強專業技術檔案的收集、整理、立卷工作，保證檔案的規范化管理

檔案人員在日常工作中要做好檔案的宣傳、培訓工作，各科室和專業技術人員要重視檔案工作，要認真配合檔案人員做好檔案材料的收集、補充工作，確保專業技術檔案的內容不斷更新、完善。

2.2.1 專業技術檔案的收集

根據專業技術檔案的特點和來源渠道，主要采取以下兩種收集方法。

（1）集中收集。

圍繞單位的例行工作進行集中收集。根據單位工作安排，辦公室等部門每年都在固定時間開展專業技術職稱評聘、評先進評優秀、年度專業技術考核、年度工作總結等工作，人事勞資部門和專業技術人員負責收集上述檔案材料。人事勞資部門需對檔案材料真實性、完整性進行認真審核，合格后在材料上加蓋公章，專業技術人員負責將材料移交檔案室歸檔。

（2）隨時收集。

針對某項工作任務和活動進行隨時收集。為了及時補充檔案材料，凡已結束的工作任務隨時收集隨時歸檔。如課題結題材料、培訓證書、持證上崗考核證書、出差報告、干部任免文件、獎懲文件、新進人員檔案等材料。專業技術人員、人事勞資部門和相關部門負責檔案材料的收集，檔案材料需經相關部門審核確認，加蓋公章后，由專業技術人員移交檔案室歸檔。

2.2.2 專業技術檔案的整理

專業技術檔案參照《干部檔案整理工作細則》進行整理，實行一人一檔，集中統一管理。檔案人員協助專業技術人員將收集齊全的材料進行分類、排序、編目、裝訂，文件材料經過系統整理后立卷歸檔。具體整理方法如下。

（1）卷內文件的排序。

卷內文件材料要按類別進行排序。每一類中的檔案材料要根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料形成的時間排列順序。新補充的材料要根據材料內容放入相應的類別后排列。

（2）類號和頁碼的編寫。

卷內文件材料排列好后，應在每份材料的右上角編寫類號和順序號，如第三類第一份文件在材料右上角寫三-1。每份材料的右下角編寫頁數，以件為單位編寫頁數。

（3）卷內目錄的編寫。

文件材料整理好后，要對每類文件材料編制卷內目錄，放在卷首方便查找。卷內目錄包括：類號、材料名稱、材料形成時間、份數、頁數、備注等欄目。

（4）案卷號的編寫。

為了迅速、準確地查找檔案，要對專業技術檔案案卷進行科學的排列和編號。根據單位的實際情況，按內設機構、職稱排序。按單位內設機構排列，將同一部門的專業技術檔案，按其職稱由高到低進行排列。

2.3 開展專業技術檔案數字化建設，加大檔案的開發與利用

為了適應環境監測工作的需要，更好地開發利用專業技術檔案，運用網絡版檔案管理軟件，建立專業技術檔案數字化信息庫。兼職檔案員可利用掃描儀、數碼相機等設備將紙質檔案進行數字化加工，形成電子檔案，錄入檔案管理系統中，實現專業技術檔案網絡化、動態化管理。

專業技術檔案能夠全面、翔實地記錄一個人的德、能、勤、績等信息，檔案人員要充分發揮專業技術檔案的價值和作用，要利用專業技術檔案信息資源，積極開展檔案編研工作，如論文匯編、科研課題匯編、花名緣缺嘌泄ぷ鰨積極主動地為領導決策以及監測工作提供服務，為選拔人才、培養人才、職稱評聘、評先評優及實驗室認可評審等工作提供依據、憑證和參考。

當前，中央決定對省級以下環保監測機構實行垂直管理。各級監測部門應充分認識環境監測工作的重要性，要以此次機構改革為契機，加強專業技術檔案的管理，加大檔案宣傳力度，增強職工的檔案意識，各部門要積極配合檔案人員做好專業技術檔案的收集、整理工作，為環境監測系統人才隊伍建設提供服務。

3 結語

隨著環境保護工作的深入發展，環境監測隊伍在不斷地發展壯大。由于環境監測工作涉及多領域、多學科，各個專業的環境監測人員眾多，管理好、利用好專業技術人員的檔案尤為重要。檔案人員要更新檔案管理模式，創新服務觀念，努力提高專業技術檔案管理水平，在監測工作多為專業技術人員提供優質服務，讓每一位專業技術人員充分發揮自己的優勢和潛力。

參考文獻

[1] 宋炳政.檢測機構人員技術檔案管理的實踐[J].蘭臺世界，2016（S1）：128.

[2] 劉蓓，王笑玲，謝萍，等.試論預防醫學專業技術人員業務檔案的收集和管理[J].實用預防醫學，2007，14（2）：575-576.

專業檔案管理范文第5篇

一、與時俱進，認真學習業務知識

能夠認真學習政治理論。時時處處以黨員的標準嚴格要求自己，在檔案管理繁雜瑣碎的工作中，做到了任勞任怨、埋頭實干，時時處處以工作為重，培養起了良好的職業道德。作為中心的一名工作人員，其工作職責就是為領導決策服務、為基層工作提供服務，服務工作最重要的是服務質糧。為了能給領導決策、為集團、為基層提供高質量的服務，使自己的思想和知識能夠適應新形勢發展的需要，在工作中，我始終堅持政治理論和業務知識的學習，不斷充實自己，積極參加政治理論學習，除此之外，我還結合自己的業務工作，認真學習了《檔案法》及相關規定。閱讀了有關檔案管理方面的書籍，在工作中還堅持向實踐學習，向有經驗的同事學習。在實踐中逐步豐富了自己的業務知識，提高了自身素質，為提高工作質量奠定了良好的基礎。

二、強化職責，做好各類檔案材料歸檔與整理

自2008年走上工作崗位后，就一直從事各類檔案材料的整理管理工作。

（一）文書檔案歸檔管理。2008年進入通道街辦事處負責文書檔案管理工作以來，我們依照《檔案法》和國家檔案局第8號令等法律、法規，不斷強化檔案管理工作，2009年開始，我們加大社區檔案建設工作，推進檔案業務指導和監督力度，開展文書立卷“當年清”工作。制定了《文書檔案綜合管理辦法》、《檔案管理人員崗位職責制》、《檔案管理制度》、《保密制度》，等工作制度，檔案室鑰匙由專人管理，查閱檔案需辦理嚴格手續，做到了嚴格管理，規范使用，保證了檔案管理工作的正常運轉。同時，我們堅持社區檔案工作的監督和指導，與社區主任簽訂檔案工作責任狀，堅持“四個統一”，即明確統一的檔案盒、統一的檔案袋、統一編碼和代碼、統一檔案柜，通過這些手段強化社區檔案工作。截至2014年底，檔案室總面積60平方米，配有檔案柜5套、檔案箱12套。檔案室庫存有文書、科技、實物、人事等4個門類和載體的檔案，其中文書檔案66卷，科技檔案25卷，實物檔案25件，人事檔案32卷。

（二）圖片檔案歸檔管理。為進一步完善對單位檔案資料的管理，2011年開始，對記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片按照《照片檔案管理規范》和要求進行了整理歸檔。建立照片檔案管理的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等照片檔案管理制度，保證照片檔案的妥善保管。建立健全照片檔案管理的制度是規范照片檔案管理的基礎，結合實際，從照片檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用等方面入手，制定一套完整的照片檔案管理的制度。如《照片檔案管理工作人員職責》、《事業單位照片檔案閱利用制度》等，制定照片檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、備份、利用和照片檔案管理的安全措施。使照片檔案管理工作有章可循，促進了單位照片檔案管理工作的規范化。

三、立足服務，突出檔案管理兩項作用

保存檔案的根本目的在于信息的查閱服務和開發利用。2010年開始，我們在注重管好檔案的同時，也注重檔案的利用，作為檔案管理員，我堅持為單位和個人提供查閱條件。僅2013年，借、查閱的檔案19人次，共計利用檔案45件。查閱的主要檔案有：一方面是涉及黨政各項方針，政策性、法規性、指令性的文件以及機構設置、人事任免、表彰先進、會議紀要、工作規劃等方面的內容，為單位各項工作的開展提供了大量、真實、可靠的檔案依據，發揮了檔案的憑證作用；另一方面，在街道工作期間，由于街道的特殊性，涉及“五七”廠檔案查閱量很大，提供了原企業職工正當享受相關權利的依據，也為街道妥善處理遺留問題提供保障，為建設和諧社會作了應有的貢獻。

四、做好人事檔案整理工作

（一）做好檔案核查整改工作。2014年進入回民區人才服務中心工作，主要負責人事檔案管理工作。在干部人事檔案審核整理過程中，本著對組織負責、對個人負責的原則，2018年，對中心管理權限范圍的單位的個人檔案進行核查整改，認真檢查、核對每一本檔案。在“三齡兩歷”認定上突出一個“準”字，對收集上來的歸檔材料都要嚴格審查、核對，經過審查凡有疑點的全部以檔案記錄為依據，根據政策進行審核認定。截至目前，已對22家單位涉及1340本人事檔案進行了復核認定。

（二）做好退休人員檔案審核認定工作。為確保全區機關事業單位養老保險待遇發放工作順利進行，2018年，我們對全區508名2014年10月及以后退休的人員的檔案進行了核查，重點對出生年月、參加工作時間以及工齡進行了重新認定。通過檔案工作，大幅度提高了機關事業單位養老保險參保人員參保信息的準確性。

五、樹立良好形象，提供優質服務

進一步完善了檔案利用工作機制，指定專人做好現行文件接收、整理、保管、提供利用等服務工作。在提供利用服務時，注重樹立良好形象，始終堅持“四好”要求，即文明講好每一句話，熱情接待好每一個人，認真調閱好每一份檔案，準確解答好每一個問題，為利用者排憂解難，盡最大努力滿足利用者的需求。

六、加強檔案管理，保護檔案的安全