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      合同信息化管理

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      合同信息化管理

      合同信息化管理范文第1篇

      關(guān)鍵詞:建筑施工企業(yè)、合同管理、信息化、必要性、要點(diǎn)分析、優(yōu)勢(shì)

      中圖分類號(hào):F715.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1001-828X(2012)04-00-01

      進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái),中國(guó)逐步邁進(jìn)了全面信息化管理的時(shí)代,信息化技術(shù)應(yīng)用廣泛,信息化管理已經(jīng)成為一個(gè)現(xiàn)代化企業(yè)管理的重要工具。為了適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要,增強(qiáng)建筑施工企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力,國(guó)有大中型企業(yè)逐步由粗放型管理向精細(xì)化管理方向轉(zhuǎn)變,在這個(gè)過(guò)程中,對(duì)企業(yè)的信息化建設(shè)提出了更高的要求。

      一、合同管理信息化的必要性

      1.合同管理是建筑施工企業(yè)管理的核心,承發(fā)包雙方通過(guò)施工建造過(guò)程來(lái)完成合同中約定的工作內(nèi)容、質(zhì)量目標(biāo)、工期目標(biāo)、安全文明施工目標(biāo)和合同金額,并通過(guò)合同條件來(lái)約束和保障雙方的權(quán)利、義務(wù),所以實(shí)現(xiàn)有效、可控的合同管理是每個(gè)建筑施工企業(yè)都要思考和解決的重點(diǎn)和難點(diǎn),采用何種方法來(lái)解決也就至關(guān)重要。

      2.合同管理具備周期長(zhǎng)、標(biāo)準(zhǔn)高、邏輯嚴(yán)密、內(nèi)容廣泛的特點(diǎn)。而將合同管理過(guò)程劃分階段、劃分時(shí)段,應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)對(duì)其不同階段、時(shí)段的信息進(jìn)行跟蹤、記錄、研究,保證了建筑施工企業(yè)對(duì)合同管理全過(guò)程的掌控。

      3.合同的網(wǎng)上管理,極大地縮短了信息的傳遞時(shí)間,提高了信息傳遞的效率。節(jié)約了合同的管理成本,也節(jié)約了企業(yè)上下級(jí)單位業(yè)務(wù)人員異地往來(lái)簽字、蓋章的時(shí)間和精力,節(jié)省了人工成本,也減少了辦公設(shè)備的消耗和紙張的浪費(fèi)。

      4.以往合同管理人員要花費(fèi)很多時(shí)間制作、收集和整理合同,而合同在網(wǎng)上傳遞、評(píng)審后,管理人員騰出了大塊時(shí)間,將精力投放到合同條件的研究、變更索賠地分析等專業(yè)工作中,進(jìn)一步提高了管理人員的工作質(zhì)量和工作效率。

      5.實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的網(wǎng)上采集,便于數(shù)據(jù)收集、整理和不同數(shù)據(jù)間的對(duì)比、分析,更容易發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn),總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。同時(shí),也方便了其他業(yè)務(wù)部門(mén)查詢和使用數(shù)據(jù),減小因數(shù)據(jù)傳遞時(shí)間長(zhǎng)、傳遞環(huán)節(jié)多而易產(chǎn)生錯(cuò)誤的概率。

      6.合同在網(wǎng)上評(píng)審,加強(qiáng)了各業(yè)務(wù)部門(mén)之間的聯(lián)系,改變了以往只是造價(jià)人員關(guān)注合同條件的局面,加強(qiáng)了資金、技術(shù)、質(zhì)量、工程、材料、安全等部門(mén)對(duì)合同條件的關(guān)注,有利于合同管理的全面性、完整性。評(píng)審過(guò)程在網(wǎng)上公開(kāi),增強(qiáng)了合同評(píng)審的透明度,加強(qiáng)了過(guò)程監(jiān)管,有利于反腐倡廉、樹(shù)立良好的管理氛圍。

      二、合同管理信息化的要點(diǎn)分析

      合同管理的信息化的建立,需要確定管理目標(biāo)、管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和流程,功能需求分析,制訂解決方案,建立合同信息化管理系統(tǒng),組織管理人員培訓(xùn),系統(tǒng)試運(yùn)行,跟蹤、完善系統(tǒng),正式運(yùn)行系統(tǒng)、系統(tǒng)信息維護(hù)九個(gè)步驟。為了合同管理信息化的成功實(shí)現(xiàn),要特別關(guān)注以下四個(gè)方面。

      1.制定與信息化要求匹配的合同管理制度。要健全和完善合同管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范,細(xì)化合同管理階段;其次是制定合同管理環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)和要求,包括合同信息的錄入、上傳,合同的網(wǎng)上評(píng)審,合同執(zhí)行過(guò)程中記錄的留存,不同合同文件的分類、歸檔等;為了防范信息外泄,要制定可行、有效的安全措施,提高合同信息的保密性。

      2.建立統(tǒng)一的合同管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是合同信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。要求合同執(zhí)行的各級(jí)單位應(yīng)充分利用統(tǒng)一的合同管理辦法,實(shí)現(xiàn)合同的集中管理。特別要注意標(biāo)準(zhǔn)錄入合同基本信息、規(guī)范上傳合同文件、避免合同評(píng)審的形式化、及時(shí)留存合同執(zhí)行過(guò)程中的記錄等。如果沒(méi)有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn),合同信息資源平臺(tái)就無(wú)法建立;如果各級(jí)單位合同管理部門(mén)不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做,各自為政,像一盤(pán)散沙,那么企業(yè)的合同信息化系統(tǒng)就無(wú)法暢通,資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)了。

      3.通過(guò)良好的技術(shù)保障,建立穩(wěn)定、易操作的管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)軟件功能。技術(shù)人員會(huì)根據(jù)管理目標(biāo)、管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行功能需求分析,分析不同功能間的邏輯關(guān)系,確定前置事務(wù)、后置事務(wù),明確需要輸入的信息和應(yīng)該輸出的信息;對(duì)比較復(fù)雜的環(huán)節(jié)再分解,優(yōu)化處理。因?yàn)榱鞒虉D具備邏輯性強(qiáng)、條理清晰的特點(diǎn),所以采用流程圖實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能是非常好的方法。合同管理的流程圖可分為總流程、事務(wù)流程和環(huán)節(jié)流程。總流程是將合同全壽命周期劃分為幾個(gè)階段,明確不同階段間的相互聯(lián)系和制約關(guān)系;事務(wù)流程反映不同合同管理階段中各項(xiàng)事務(wù)間的邏輯關(guān)系;環(huán)節(jié)流程則明確了某一項(xiàng)事務(wù)中環(huán)節(jié)活動(dòng)間的流轉(zhuǎn)過(guò)程和先后時(shí)間順序。好的流程圖可以直觀地描述整個(gè)活動(dòng)中的全部信息流,使閱讀者很容易掌握。

      4.建立優(yōu)秀的合同管理隊(duì)伍。優(yōu)秀人才的作用在企業(yè)中越來(lái)越重要了,同樣合同管理信息化的實(shí)施的關(guān)鍵也離不開(kāi)優(yōu)秀管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。首先要提高合同管理人員的信息化意識(shí)。由于信息化文件的錄入、上傳、評(píng)審、歸檔、檢索、傳遞等都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求合同管理人員不僅要熟悉管理辦法和標(biāo)準(zhǔn),還要掌握計(jì)算機(jī)的操作和合同信息化管理系統(tǒng)的使用,以確保合同管理各階段記錄、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。合同管理人員要端正工作態(tài)度,立足本職崗位,強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí),不斷更新專業(yè)知識(shí),提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。要重視提高合同管理人員的工作技能,企業(yè)要積極創(chuàng)造學(xué)習(xí)氛圍,定期舉行合同管理信息化的培訓(xùn),分階段、有側(cè)重地提高合同管理人員的工作技能。

      三、合同管理信息化的優(yōu)勢(shì)所在

      合同管理信息化的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在四個(gè)方面:

      1.實(shí)現(xiàn)了合同信息的網(wǎng)上錄入。信息一次錄入后,就可以在整個(gè)信息網(wǎng)路內(nèi)循環(huán)、多次使用,實(shí)現(xiàn)了信息的共享。同時(shí)保證企業(yè)中的市場(chǎng)營(yíng)銷、人事、行政、財(cái)務(wù)、造價(jià)、技術(shù)質(zhì)量、工程安全部門(mén)的數(shù)據(jù)統(tǒng)一,各級(jí)管理人員在相同數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上分析、決策,避免因信息不對(duì)稱而造成的損失。

      2.實(shí)現(xiàn)了合同網(wǎng)上評(píng)審。參與合同評(píng)審的上下級(jí)單位的業(yè)務(wù)部門(mén)結(jié)合自己對(duì)合同條款的理解提出修改意見(jiàn)和建議,并根據(jù)自身的審批權(quán)限獨(dú)立評(píng)審,評(píng)審過(guò)程并沒(méi)有受到外界的干擾。評(píng)審過(guò)程透明,評(píng)審結(jié)果受到監(jiān)督,保證了評(píng)審工作的公平、公正。評(píng)審采用分級(jí)授權(quán),下級(jí)單位評(píng)審后再由上級(jí)單位評(píng)審,評(píng)審時(shí)間長(zhǎng)短有嚴(yán)格的限制,從制度和流程上提高了評(píng)審工作的積極性,有效節(jié)約了評(píng)審時(shí)間,提高了工作效率。

      3.由于合同管理的周期長(zhǎng),合同履行的過(guò)程中,在合同外部自然和社會(huì)條件的影響下,合同實(shí)施的條件不斷變化,合同內(nèi)控條件也要隨之調(diào)整,以保證合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。通過(guò)合同信息的網(wǎng)上跟蹤,針對(duì)付款、變更索賠、現(xiàn)場(chǎng)簽證真實(shí)過(guò)程的記錄、描述和分析,實(shí)現(xiàn)合同的全壽命周期管理,即保證了信息的完整性,也提高了各部門(mén)對(duì)合同管理過(guò)程的了解,便于集中各個(gè)部門(mén)的意見(jiàn),確保合同管理在項(xiàng)目部及上級(jí)單位的控制下良性發(fā)展。

      4.項(xiàng)目合同管理過(guò)程中,任何一個(gè)技術(shù)、質(zhì)量、安全或進(jìn)度的風(fēng)險(xiǎn)都可能會(huì)導(dǎo)致施工成本費(fèi)用的增加。合同管理要求合同的風(fēng)險(xiǎn)始終在可控的范圍之內(nèi),成本的支出也在受控狀態(tài)。為了減少施工過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生,首先應(yīng)制定風(fēng)險(xiǎn)管理預(yù)案,識(shí)別不同施工過(guò)程可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)源,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因和狀態(tài)定義,提出處理風(fēng)險(xiǎn)的提示,并落實(shí)到人;通過(guò)合同風(fēng)險(xiǎn)的信息化管理,便于各級(jí)單位、不同部門(mén)預(yù)先掌握本業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn),制定出風(fēng)險(xiǎn)管理預(yù)案。若出現(xiàn)了突發(fā)事件,也便于各級(jí)單位掌握真實(shí)情況、分析產(chǎn)生原因、結(jié)合預(yù)案,快速、及時(shí)地處理,避免事態(tài)的擴(kuò)大。

      四、結(jié)束語(yǔ)

      為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同管理的信息化不僅要擁有先進(jìn)的信息化技術(shù),也要具備與之配套的內(nèi)控管理制度。合同管理的信息化實(shí)現(xiàn)了企業(yè)合同管理水平的提升,使得企業(yè)向精細(xì)化管理大步邁進(jìn),企業(yè)良性發(fā)展的同時(shí)也減少了資源消耗,為節(jié)約型社會(huì)貢獻(xiàn)了一份力量。

      參考文獻(xiàn):

      [1]姜洪艷.基于管理流程的工程項(xiàng)目合同管理信息化設(shè)計(jì)[J].城市建設(shè)理論研究,2011(12).

      合同信息化管理范文第2篇

      關(guān)鍵詞:企業(yè) 合同管理 信息化

      中圖分類號(hào):F270

      文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

      文章編號(hào):1004-4914(2015)08-260-02

      一、西山煤電設(shè)備租賃公司合同管理信息化概況

      西山煤電設(shè)備租賃公司是西山煤電集團(tuán)公司煤炭生產(chǎn)所需租賃設(shè)備的業(yè)務(wù)職能管理部門(mén),受集團(tuán)委托負(fù)責(zé)授權(quán)范圍內(nèi)的合同管理,主要負(fù)責(zé)以下三部分業(yè)務(wù)工作:一是負(fù)責(zé)集團(tuán)9個(gè)生產(chǎn)礦綜采、綜掘、巖巷作業(yè)設(shè)備、移動(dòng)瓦斯抽放設(shè)備的租賃業(yè)務(wù);負(fù)責(zé)設(shè)備的固定資產(chǎn)管理、技術(shù)選型、更新設(shè)備計(jì)劃申報(bào)、與制造廠簽訂技術(shù)協(xié)議、生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)管理和綜采工作面的設(shè)備銜接;參加租賃設(shè)備的招標(biāo)和設(shè)備的出廠驗(yàn)收。二是負(fù)責(zé)租賃設(shè)備的修理,其中大修部分由集團(tuán)統(tǒng)一計(jì)劃管理,中小修部分由設(shè)備租賃公司按核定檢修費(fèi)指標(biāo)控制安排使用。三是負(fù)責(zé)集團(tuán)9個(gè)礦和8個(gè)選煤廠機(jī)電配件的采購(gòu)供應(yīng);負(fù)責(zé)各礦、選煤廠配件單耗指標(biāo)和配件儲(chǔ)備資金指標(biāo)的測(cè)算和考核,以及集團(tuán)的配件信息化管理工作。

      2007年以前,西山煤電設(shè)備租賃公司的合同管理一直采取手工和紙質(zhì)相結(jié)合的非信息化方式,由于標(biāo)的物種類繁多、業(yè)務(wù)量十分龐大,傳統(tǒng)的手工、紙質(zhì)合同管理方式不但工作量大,而且無(wú)法做到統(tǒng)籌兼顧,難免發(fā)生誤差、影響決策。為切實(shí)提高合同管理的水平和效率,從2007年開(kāi)始,西山煤電設(shè)備租賃公司依托西山煤電集團(tuán)的配件信息化管理系統(tǒng),逐步建立了自己的合同管理信息化系統(tǒng),2012年對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了技術(shù)升級(jí)。系統(tǒng)運(yùn)行模式是,根據(jù)集團(tuán)9個(gè)礦和8個(gè)選煤廠的配件需求計(jì)劃,生成對(duì)應(yīng)的采購(gòu)合同,內(nèi)容包括配件的型號(hào)規(guī)格、招標(biāo)價(jià)、入庫(kù)價(jià)、供應(yīng)商等,系統(tǒng)自動(dòng)記錄合同的履行狀態(tài),通過(guò)合同臺(tái)賬監(jiān)測(cè)合同的簽訂、執(zhí)行情況;系統(tǒng)憑借計(jì)劃管理、供應(yīng)商管理、合同臺(tái)賬、驗(yàn)收管理、合同臺(tái)賬、統(tǒng)計(jì)分析、隊(duì)組消耗控制、代儲(chǔ)管理等模塊和功能,基本實(shí)現(xiàn)了合同管理信息化。合同編號(hào)、軟件開(kāi)發(fā)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是該合同管理信息系統(tǒng)的三個(gè)主要支撐:

      1.合同編號(hào)。合同編號(hào)是合同管理信息化系統(tǒng)的重要基礎(chǔ),直接關(guān)系到系統(tǒng)運(yùn)行的效率,所以采用分級(jí)分類的編號(hào)形式。《設(shè)備租賃公司合同管理辦法》第九章規(guī)定,所有正式合同必須進(jìn)行編號(hào),編號(hào)規(guī)定如下:a、工業(yè)產(chǎn)品買(mǎi)賣合同編號(hào)為ZL+01+XJ(XG)+年份+合同類別+合同順序號(hào)。其中,ZL代表設(shè)備租賃公司,01代表工業(yè)產(chǎn)品買(mǎi)賣合同,XJ代表西山集團(tuán),XG代表西山股份,年份為簽訂合同年份的后兩位阿拉伯?dāng)?shù)字,合同類別包括采掘、三機(jī)、支架、電器、選煤、泵站等,合同順序號(hào)是合同簽訂的順序編號(hào)。b、設(shè)備修理合同編號(hào)為ZL+04―XJ(XG)+年份+合同類別+合同順序號(hào),合同類別包括大修、中修、不保修、更新等。

      2.軟件開(kāi)發(fā)。合同管理信息化系統(tǒng)軟件以“先進(jìn)、開(kāi)放、實(shí)用”為指導(dǎo)思想,按照分層設(shè)計(jì)的思路,采用C++語(yǔ)言開(kāi)發(fā),通過(guò)通俗易懂的人機(jī)互動(dòng)界面,具有良好的擴(kuò)展性和交互性,使合同與業(yè)務(wù)部門(mén)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)級(jí)的共享交換,合同與業(yè)務(wù)部門(mén)的工作流程實(shí)現(xiàn)了應(yīng)用級(jí)的互聯(lián)互通。

      3.網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。合同管理信息化系統(tǒng)緊緊依托西山煤電集團(tuán)的配件信息化管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了設(shè)備租賃公司與各礦、廠機(jī)電科網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的布局方式為三層布局:各礦、廠機(jī)電科為接入層;各礦、廠信息中心為匯聚層;西山煤電信息中心為核心層。

      二、西山煤電設(shè)備租賃公司合同管理信息化成效

      隨著信息化在合同管理中的深入,其優(yōu)越性逐漸被各礦、廠認(rèn)可。以信息化為手段的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化合同管理從合同起草開(kāi)始,跨越合同評(píng)審、合同談判、合同簽訂、合同履行,止于結(jié)算,并以合同檔案的形式歸檔到系統(tǒng),形成了一套閉合完整的合同管控資料,改變了傳統(tǒng)合同管理的復(fù)雜性和隨意性。

      1.優(yōu)化管理模式,革新管理理念。推行合同管理信息化,在管理路徑上實(shí)現(xiàn)了由過(guò)去“偏離糾偏再偏離再糾偏”的被動(dòng)式控制向“調(diào)查分析決策落實(shí)跟蹤總結(jié)”的主動(dòng)式控制的轉(zhuǎn)變;在管理方式上實(shí)現(xiàn)了由過(guò)去的手工經(jīng)驗(yàn)式粗放型合同管理模式向以PDCA循環(huán)模式為主的精細(xì)化合同管理模式的轉(zhuǎn)變;合同管理的工作量和誤差明顯減少,質(zhì)量和效率明顯提高,促進(jìn)了企業(yè)管理理念革新。

      2.信息化確保合同數(shù)據(jù)真實(shí)有效。通過(guò)信息化管理,合同數(shù)據(jù)能夠利用網(wǎng)絡(luò)及時(shí)反饋,在加強(qiáng)合同動(dòng)態(tài)管理的同時(shí),拓寬了收集合同數(shù)據(jù)信息的渠道,確保了合同數(shù)據(jù)的真實(shí)性、有效性,為招標(biāo)談判及標(biāo)后預(yù)算提供了詳細(xì)數(shù)據(jù),為企業(yè)提升決策水平提供了數(shù)據(jù)平臺(tái)。

      3.降低管理成本,提高經(jīng)濟(jì)效益。合同管理信息化提高了公司對(duì)包括各種配件在內(nèi)的噸煤成本消耗情況的控制和監(jiān)督效能,降低了庫(kù)存占用資金,優(yōu)化了庫(kù)存結(jié)構(gòu),加強(qiáng)了對(duì)供應(yīng)商的約束和平衡,促進(jìn)了公司降本增效。

      三、對(duì)西山煤電設(shè)備租賃公司進(jìn)一步提高合同管理信息化水平的建議

      如何從操作性、事務(wù)性的傳統(tǒng)工作層面走向管理性、戰(zhàn)略性的層面,這是合同管理真正要“管理”的長(zhǎng)遠(yuǎn)問(wèn)題。西山煤電設(shè)備租賃公司合同管理信息化成效明顯,在系統(tǒng)日常運(yùn)行和維護(hù)過(guò)程中,租賃公司以及各礦、廠機(jī)電科工作人員也發(fā)現(xiàn)了某些方面存在的問(wèn)題和不足,主要概括為以下方面:一是管理規(guī)范化程度有待提高,表現(xiàn)為部分合同沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)采購(gòu)價(jià)格,有的礦、廠業(yè)務(wù)科存在先使用配件、后簽訂合同的情況;二是信息化程度有待提高,表現(xiàn)為信息查詢、檢索功能尚不夠完善;三是工作效率有待提高,表現(xiàn)為系統(tǒng)登錄、人員操作速度較慢等。

      以上問(wèn)題的存在,既有少數(shù)工作人員認(rèn)識(shí)不到位、責(zé)任心不強(qiáng)等主觀方面的原因,也有制度不健全、硬件軟件缺乏等客觀方面的原因。筆者結(jié)合工作實(shí)際,對(duì)如何進(jìn)一步提高合同管理信息化水平提出以下建議:

      1.嚴(yán)格界定合同審批程序和權(quán)限,明確崗位職責(zé),提高管理規(guī)范化水平。

      (1)審批程序:合同由設(shè)備租賃公司管理科和簽訂合同的礦、廠業(yè)務(wù)科共同辦理,嚴(yán)格按照公司合同審批表的流程執(zhí)行。設(shè)備出租合同由管理科審核,設(shè)備科復(fù)核,公司副經(jīng)理審批:設(shè)備退租合同由管理科審核,公司副經(jīng)理復(fù)核,公司經(jīng)理審批決定承修單位:產(chǎn)品買(mǎi)賣合同由配件科審查,管理科審核,公司法律顧問(wèn)復(fù)審,公司副經(jīng)理復(fù)核,公司經(jīng)理審批執(zhí)行;設(shè)備修理合同由設(shè)備科科長(zhǎng)、技術(shù)科科長(zhǎng)審查,管理科審核,公司法律顧問(wèn)復(fù)審,公司副經(jīng)理復(fù)核,公司經(jīng)理審批執(zhí)行。

      (2)審批權(quán)限:各業(yè)務(wù)科科長(zhǎng)是本部門(mén)合同管理的第一責(zé)任人,對(duì)所填寫(xiě)的合同內(nèi)容條款負(fù)責(zé),對(duì)審查發(fā)現(xiàn)不符合要求的合同,有權(quán)責(zé)令重新填寫(xiě);管理科除對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行審核外,主要負(fù)責(zé)對(duì)簽訂合同對(duì)方的企業(yè)名稱、資質(zhì)材料、經(jīng)營(yíng)資格和合同內(nèi)容中的價(jià)格、數(shù)量、履行期限、地點(diǎn)和方式進(jìn)行把關(guān);公司法律顧問(wèn)主要負(fù)責(zé)對(duì)合同文本條款內(nèi)容的規(guī)范性、合法性進(jìn)行復(fù)審;公司副經(jīng)理除對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行整體復(fù)核外,主要負(fù)責(zé)對(duì)合同的價(jià)格、質(zhì)量和產(chǎn)品技術(shù)要求進(jìn)行把關(guān);公司經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)全部合同實(shí)行監(jiān)控并簽發(fā)執(zhí)行。

      (3)協(xié)調(diào)機(jī)制:各業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人,對(duì)本單位業(yè)務(wù)員簽訂的合同內(nèi)容,認(rèn)為不合格不合法,有權(quán)退回合同,業(yè)務(wù)員重新簽訂;對(duì)按照規(guī)定屬于復(fù)審部分的合同內(nèi)容,認(rèn)為不合格不合法的,有權(quán)組織有關(guān)部門(mén)進(jìn)行合同審查,提出意見(jiàn)后,由經(jīng)理簽發(fā);合同業(yè)務(wù)員在簽訂合同過(guò)程中,對(duì)所采購(gòu)配件的價(jià)格或設(shè)備修理預(yù)算要嚴(yán)格審查,采購(gòu)?fù)瑔挝弧⑼贩N、同規(guī)格的配件高于上年的,或者同一承修單位修理同一型號(hào)設(shè)備且鑒定結(jié)果相近、修理預(yù)算高于上期的,要在簽訂合同時(shí)附調(diào)價(jià)說(shuō)明書(shū),調(diào)價(jià)說(shuō)明書(shū)需由業(yè)務(wù)科科長(zhǎng)、副經(jīng)理、經(jīng)理審批后生效。

      (4)約束機(jī)制:管理科是完成合同蓋章生效的最后環(huán)節(jié),必須按照法律和專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求,對(duì)合同全部?jī)?nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo),嚴(yán)禁不合格或無(wú)效合同的簽訂:合同的履行,必須由管理科合同管理員核對(duì)合同和發(fā)票,核對(duì)無(wú)誤后在發(fā)票上標(biāo)注合同編號(hào),加蓋審核章,財(cái)務(wù)科方可結(jié)算,未經(jīng)管理科審核及蓋章的原始發(fā)票,財(cái)務(wù)科不得辦理結(jié)算手續(xù)。同時(shí),配件產(chǎn)品買(mǎi)賣合同、設(shè)備修理合同要求年履約率為95%以上,對(duì)于超過(guò)合同有效期的合同,終止履行。

      2.完善擴(kuò)展系統(tǒng)模塊,提高信息查詢、檢索功能。

      (1)合同進(jìn)度管理模塊:分為合同實(shí)施控制子模塊,合同變更管理子模塊,索賠管理子模塊。合同實(shí)施控制子模塊主要對(duì)合同履行進(jìn)度等方面的信息進(jìn)行準(zhǔn)確分析和實(shí)施動(dòng)態(tài)管理,將配件需求計(jì)劃與合同履行情況對(duì)比,找出兩者之間存在的差異,從而及時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃;合同變更管理子模塊可根據(jù)原合同與變更后合同的對(duì)照表,自動(dòng)生成變更清單,生成變更詳情表,計(jì)算變更凈值和變更費(fèi)用,并及時(shí)反映變更后的總費(fèi)用變化情況;合同索賠管理子模塊包括索賠文件管理、索賠鑒別管理、索賠計(jì)算管理、索賠證據(jù)管理等,為管理人員提供有關(guān)查詢、收集有關(guān)索賠的各類數(shù)據(jù)的服務(wù)等。

      (2)合同文件管理模塊:進(jìn)行合同數(shù)據(jù)的輸入、修改、合同文件的檢索、查詢等,其包含的數(shù)據(jù)有:招標(biāo)文件,投標(biāo)書(shū),中標(biāo)通知書(shū),配件清單,標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和其他有關(guān)資料、技術(shù)要求等。

      (3)合同條款檢索模塊:可對(duì)各類合同條款進(jìn)行檢索,以便監(jiān)督合同的履行,分為有條件檢索和無(wú)條件檢索,有條件檢索按使用者所選擇的條件進(jìn)行檢索查詢,無(wú)條件檢索按合同條款的自然順序進(jìn)行檢索;選擇條件可分為:合同編號(hào)檢索、主題詞檢索、條款檢索。

      (4)合同查詢系統(tǒng)模塊:分為合同法律法規(guī)檢索子模塊、常用合同范本查詢子模塊、其它子模塊。合同法律法規(guī)檢索子模塊主要功能是對(duì)有關(guān)合同管理方面的合同法律法規(guī)及時(shí)更新查閱;常用合同范本查詢子模塊主要功能是檢索查詢和調(diào)用各種合同格式范本,使合同的生成更加方便、準(zhǔn)確、快捷;其它子模塊是為了方便系統(tǒng)用戶,讓用戶自己增加功能而留的待開(kāi)發(fā)模塊。

      3.加強(qiáng)合同管理信息化培訓(xùn),提高人員素質(zhì)和工作效率。合同管理信息系統(tǒng)用戶一般可分為系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)應(yīng)用管理員、申報(bào)人員、審查審批人員等,不同人員的操作界面有繁有簡(jiǎn),所需的專業(yè)知識(shí)和技能差別很大。系統(tǒng)維護(hù)人員和系統(tǒng)應(yīng)用管理員數(shù)量少,需要具有一定的計(jì)算機(jī)操作和簡(jiǎn)單的編程知識(shí),一般由IT專業(yè)人員組成;因?yàn)楹贤拇蟛糠謨?nèi)容由申報(bào)人員在申報(bào)合同時(shí)填寫(xiě),合同信息輸入完畢后才進(jìn)入審查審批流程,所以申報(bào)人員的操作比較復(fù)雜;而審查審批人員按各自負(fù)責(zé)審查的內(nèi)容查看相關(guān)選項(xiàng)和合同條款后,選擇通過(guò)與否,其操作相對(duì)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單。因此要加強(qiáng)合同管理信息化培訓(xùn),必須針對(duì)不同對(duì)象編寫(xiě)培訓(xùn)教材,采取集中學(xué)習(xí)與個(gè)人自學(xué)相結(jié)合的方式,讓員工在短時(shí)間內(nèi)了解與本崗位工作有關(guān)的系統(tǒng)功能和操作方法,達(dá)到事半功倍的效果。

      參考文獻(xiàn):

      [1] 葉麗娜(導(dǎo)師:王要武).集成化建設(shè)供應(yīng)鏈管理框架體系研究.哈爾濱工業(yè)大學(xué)碩士論文,2006.6

      [2] 胡季英,張德群,關(guān)柯,建設(shè)工程合同管理的信息化,建筑管理現(xiàn)代化,2002(3)

      [3] 李桂花.企業(yè)合同管理信息化建設(shè).中小企業(yè)管理與科技,2007(8)

      合同信息化管理范文第3篇

      關(guān)鍵詞:中小企業(yè)信息化,綜合管理系統(tǒng)

       

      一、緒論

      綜合管理信息化是將企業(yè)的生產(chǎn)過(guò)程、物料管理、市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理等業(yè)務(wù)過(guò)程集成在統(tǒng)一的數(shù)字化系統(tǒng)中,通過(guò)系統(tǒng)加工、整合生成新的信息資源,提供給各層次的人們了解各類業(yè)務(wù)中的信息,以便做出有利于生產(chǎn)要素組合優(yōu)化的決策,使企業(yè)資源合理配置,從而使企業(yè)能適應(yīng)瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境,求得最大的經(jīng)濟(jì)效益。

      二、中小企業(yè)綜合管理信息化的意義

      改革開(kāi)放以來(lái),我國(guó)的中小企業(yè)得到了迅速發(fā)展。據(jù)統(tǒng)計(jì),到2007年底,我國(guó)中小企業(yè)數(shù)量超過(guò)4200萬(wàn)家。這些中小企業(yè)的信息化存在著一定的普遍特征:?jiǎn)T工信息化的知識(shí)基礎(chǔ)薄弱、企業(yè)管理和生產(chǎn)環(huán)節(jié)中缺少管理信息化支撐,導(dǎo)致存在著信息不充分、流程不順暢、工作效率低等問(wèn)題。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)為主導(dǎo)的今天,信息化管理思想在企業(yè)現(xiàn)代化管理中占有舉足輕重的地位,建立以企業(yè)行政管理、生產(chǎn)過(guò)程管理、市場(chǎng)客戶管理、物料設(shè)備管理等為核心的企業(yè)綜合管理系統(tǒng)已經(jīng)迫在眉梢。

      三、中小企業(yè)綜合管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路

      本文設(shè)計(jì)的中小企業(yè)綜合管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)中的行政事務(wù)管理,生產(chǎn)過(guò)程中的物料、設(shè)備、技術(shù)管理,以及產(chǎn)品銷售過(guò)程中的市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶服務(wù)管理等,并且各個(gè)業(yè)務(wù)管理在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)高度集成。,中小企業(yè)信息化。通過(guò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)中心的建立,使企業(yè)工作人員的日常業(yè)務(wù)處理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化,充分確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)準(zhǔn)確流轉(zhuǎn)和共享,很好的保證了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的唯一性和安全性等,進(jìn)一步提高工作效率,完善業(yè)務(wù)管理手段。在設(shè)計(jì)時(shí)既考慮了系統(tǒng)本身的功能實(shí)現(xiàn),也考慮了系統(tǒng)與第三方系統(tǒng)的關(guān)系和整合,在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)充分體現(xiàn)以下思路:

      1、 減小中小企業(yè)在信息化建設(shè)成本,做到能解決企業(yè)最急迫的信息化問(wèn)題。,中小企業(yè)信息化。,中小企業(yè)信息化。

      中小企業(yè)的資金是有限的,集中解決信息化的關(guān)鍵業(yè)務(wù)點(diǎn)是綜合管理信息系統(tǒng)的重點(diǎn),旨在以信息化手段減少資源浪費(fèi)、提高工作效率。,中小企業(yè)信息化。

      2、 以系統(tǒng)集成為手段實(shí)現(xiàn)組織協(xié)同和信息整合

      系統(tǒng)以業(yè)務(wù)表單執(zhí)行控制和管理實(shí)現(xiàn)日常業(yè)務(wù)的協(xié)同,以項(xiàng)目管理的方式組織實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)之間的協(xié)同。,中小企業(yè)信息化。系統(tǒng)采用面向服務(wù)架構(gòu)通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)交換接口與第三方系統(tǒng)交換信息,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的集成。系統(tǒng)設(shè)計(jì)為一個(gè)綜合的信息工作平臺(tái)系統(tǒng),讓使用者可以在同一個(gè)界面完成不同的工作,得到與他相關(guān)的任何業(yè)務(wù)的信息,成為組織協(xié)同管理的工作平臺(tái)和工具。

      3、 業(yè)務(wù)狀態(tài)及時(shí)跟蹤

      企業(yè)用戶可實(shí)時(shí)跟蹤一個(gè)業(yè)務(wù)流程的進(jìn)展?fàn)顩r,查詢錄入單據(jù)在流程中的位置,以便及時(shí)了解自己或他人的工作進(jìn)展情況,另外系統(tǒng)還提供流程的可定制功能,能更好地適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)流程變化。

      4、 良好可擴(kuò)展性、可維護(hù)性和對(duì)企業(yè)管理的適應(yīng)性

      系統(tǒng)全面支持XML、SOAP、WEB SERVICE等當(dāng)前受到普遍支持的開(kāi)放標(biāo)準(zhǔn),這就保證了系統(tǒng)能夠與其他平臺(tái)的應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等相互交換數(shù)據(jù)并進(jìn)行應(yīng)用級(jí)的互操作和互連性。

      系統(tǒng)企業(yè)的實(shí)際環(huán)境具有良好的適應(yīng)性,充分體現(xiàn)企業(yè)管理特色。系統(tǒng)規(guī)范企業(yè)管理的過(guò)程中,是企業(yè)適應(yīng)信息化管理的過(guò)程和綜合管理系統(tǒng)適應(yīng)企業(yè)管理特色的雙向過(guò)程,系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)充分考慮模塊之間的低耦合度,使得每個(gè)業(yè)務(wù)模塊的功能即可單獨(dú)實(shí)現(xiàn)并擴(kuò)展,也可與其他模塊良好集成。

      四、中小企業(yè)綜合管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

      綜合管理系統(tǒng)的功能體系結(jié)構(gòu)整體可以分為四層: 底層平臺(tái)層、技術(shù)支持層、核心服務(wù)層、企業(yè)應(yīng)用層。整個(gè)系統(tǒng)主要流程以項(xiàng)目為主線,將客戶、市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)、物資供應(yīng)等業(yè)務(wù)聯(lián)系在一起,根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施的不同階段設(shè)計(jì)相應(yīng)的流程以及系統(tǒng)功能。系統(tǒng)依托企業(yè)運(yùn)營(yíng)總體流程對(duì)功能模塊進(jìn)行了合理劃分。具體功能如下:

      1、日常辦公

      為日常辦公提供方便的個(gè)人日程安排與提醒、工作記錄、通訊錄等功能。

      2、人事管理

      提供企業(yè)各類人員的職工檔案、家庭成員、工作履歷、學(xué)歷、職稱評(píng)定、獎(jiǎng)懲、聘用、調(diào)動(dòng)、解聘辭職、離退等數(shù)據(jù)的錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打印和圖形顯示,還提供考勤和考核管理功能。

      3、設(shè)備管理

      實(shí)現(xiàn)設(shè)備信息庫(kù)的建立,設(shè)備前期的選型、采購(gòu)、安裝測(cè)試、轉(zhuǎn)固;設(shè)備轉(zhuǎn)固后的移裝、封存、啟封、閑置、租賃、轉(zhuǎn)讓、報(bào)廢,設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中的技術(shù)狀態(tài)、維護(hù)、保養(yǎng)情況記錄。實(shí)現(xiàn)設(shè)備全壽命周期臺(tái)賬查詢、報(bào)表功能。

      4、物料管理

      實(shí)現(xiàn)企業(yè)的物料需求、采購(gòu)、庫(kù)存和物料供應(yīng)商的有效信息化管理,規(guī)范業(yè)務(wù)用料流程,銜接好生產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié),確保生產(chǎn)的順利進(jìn)行,降低原材料成本和運(yùn)營(yíng)成本。

      5、庫(kù)存管理

      采用信息化手段掌握庫(kù)存量動(dòng)態(tài),實(shí)時(shí)記錄入庫(kù)、出庫(kù)的物料詳細(xì)信息,提供庫(kù)存情況查詢、盤(pán)點(diǎn)、報(bào)表等功能。

      6、標(biāo)書(shū)管理

      對(duì)企業(yè)招投標(biāo)書(shū)基本信息的管理、招標(biāo)書(shū)相關(guān)文件的管理、招投標(biāo)資料的歸檔、招投標(biāo)的過(guò)程和結(jié)果記錄以及招投標(biāo)過(guò)程中的費(fèi)用管理。

      7、合同管理

      對(duì)企業(yè)多種合同分類管理、合同相關(guān)資料的歸檔、以及對(duì)合同執(zhí)行流程的控制以及合同資金計(jì)劃的管理。

      8、生產(chǎn)管理

      將企業(yè)的生產(chǎn)流程、生產(chǎn)任務(wù)的管理納入系統(tǒng),及時(shí)跟蹤并及時(shí)安排生產(chǎn)任務(wù)、組織物料采購(gòu),以提高生產(chǎn)效率。

      9、客戶管理

      提供分類管理企業(yè)客戶,記錄客戶需求,提供售后服務(wù)管理,總結(jié)售后服務(wù)中的各種問(wèn)題等功能。,中小企業(yè)信息化。

      10、檔案管理和報(bào)表管理

      對(duì)需要納入檔案管理的各類實(shí)物(含紙質(zhì))及電子“檔案”實(shí)現(xiàn)信息化管理,加強(qiáng)檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)管理,提高檔案管理的規(guī)范化、信息化化,對(duì)企業(yè)各業(yè)務(wù)過(guò)程產(chǎn)生的報(bào)表作統(tǒng)一管理,提供報(bào)表生成、查詢、打印等功能。

      五、結(jié)語(yǔ)

      本文以一般的中小企業(yè)的綜合管理信息化需求為出發(fā)點(diǎn),以適應(yīng)企業(yè)信息化需求,減少信息化成本,提高企業(yè)信息化程度和管理水平為目的,設(shè)計(jì)了適應(yīng)一般中小企業(yè)的綜合管理信息系統(tǒng),將企業(yè)的核心業(yè)務(wù)納入到系統(tǒng)中,能有效解決企業(yè)的管理過(guò)程中存在信息不及時(shí)、效率低等問(wèn)題。

      參考文獻(xiàn)

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      [2]李勁松.中小企業(yè)信息化建設(shè)系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案探索[J].市場(chǎng)周刊·理論研究,2009.8:97-98

      [3]胡遲.企業(yè)信息化建設(shè)中的策略選擇[J].中國(guó)科技投資,2009,23

      合同信息化管理范文第4篇

      關(guān)鍵詞 黃河通信;精細(xì)化管理;運(yùn)行維護(hù)

      中圖分類號(hào)TN91 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A 文章編號(hào) 1674-6708(2012)68-0045-02

      精細(xì)化管理它是社會(huì)分工的精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求,它是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上,并將常規(guī)管理引向深入的關(guān)鍵一步。現(xiàn)代管理認(rèn)為,管理有三個(gè)層次,一是規(guī)范化,二是精細(xì)化,三是個(gè)性化;它是崗位責(zé)任人應(yīng)用已優(yōu)化的崗位業(yè)務(wù)流程,全面、具體地完成崗位責(zé)任工作任務(wù)。精細(xì)化管理就是將管理責(zé)任具體化、明確化,它要求每個(gè)人都要第一次就把工作做到位,對(duì)工作負(fù)責(zé),對(duì)崗位負(fù)責(zé),人人都管理,處處有管理,事事見(jiàn)管理。

      河南黃河通信精細(xì)化管理的主要工作內(nèi)容,一是在全局通信職工中貫徹學(xué)習(xí)精細(xì)化管理的核心和靈魂,培育精細(xì)文化;二是做好上級(jí)下達(dá)的目標(biāo)工作任務(wù)的分解,確保全年任務(wù)的完成;三是梳理業(yè)務(wù)流程及工作流程,優(yōu)化改進(jìn)核心的以及關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的流程;四是強(qiáng)化績(jī)效管理,提高績(jī)效管理水平。

      河南黃河通信管理工作實(shí)施精細(xì)化管理,其實(shí)質(zhì)就是在日常管理工作中,做到“八化”:1)細(xì)化。即任務(wù)分解要細(xì)化;布置工作要細(xì)化;制定計(jì)劃要細(xì)化;指揮、指導(dǎo)要細(xì)化;2)量化。即績(jī)效衡量標(biāo)準(zhǔn)要量化或行為化;3)流程優(yōu)化。本著復(fù)雜問(wèn)題簡(jiǎn)單化,簡(jiǎn)單問(wèn)題流程化和規(guī)范化;4)協(xié)同化。即工作流程的上下游、工作單元之間、長(zhǎng)途電路全程的銜接配合要協(xié)同;5)模板化。即核心業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的操作程序要模板化。包括管理工作的文檔格式、數(shù)據(jù)格式、內(nèi)容結(jié)構(gòu)等都要實(shí)現(xiàn)模板化;6)標(biāo)準(zhǔn)化。即統(tǒng)一通信管理標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備規(guī)格技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)技能操作標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn);7)實(shí)證化。即績(jī)效評(píng)估實(shí)證化。以事實(shí)為依據(jù),對(duì)照目標(biāo)責(zé)任要求和績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行事實(shí)結(jié)果核對(duì)比較,強(qiáng)調(diào)日常數(shù)據(jù)(包括日常管理、設(shè)備運(yùn)行、績(jī)效考核等各種記錄)及事實(shí)的收集;8)嚴(yán)格化。即執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)和控制偏差的標(biāo)準(zhǔn)要精細(xì)。

      根據(jù)河南黃河通信的現(xiàn)狀和具體情況,結(jié)合精細(xì)化常規(guī)管理工作的三個(gè)層次以及日常管理工作中的“八化”措施,對(duì)河南黃河通信系統(tǒng)實(shí)施精細(xì)化管理,其具體實(shí)施步驟是:

      1 通信管理及設(shè)備運(yùn)行維護(hù)工作

      1.1通信網(wǎng)實(shí)行統(tǒng)一調(diào)度、分級(jí)管理

      河南黃河通信網(wǎng)的資源和運(yùn)行管理實(shí)行“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一調(diào)度、分級(jí)管理、下級(jí)服從上級(jí)、局部服從整體”的原則。在日常的管理工作中,要突出全程全網(wǎng)、聯(lián)合作業(yè)、協(xié)同配合的工作特點(diǎn)。河南黃河通網(wǎng)的調(diào)度由河南局信息中心負(fù)責(zé)統(tǒng)一調(diào)度。

      1.2落實(shí)通信設(shè)備運(yùn)行維護(hù)崗位責(zé)任制

      河南黃河通信網(wǎng)由多種通信設(shè)備、設(shè)施構(gòu)成,為確保通信網(wǎng)可靠的運(yùn)行,必須對(duì)運(yùn)行的通信設(shè)備、設(shè)施實(shí)行定崗定人。

      1)河南局所轄的通信設(shè)備(施)由河南局信息中心負(fù)責(zé)運(yùn)行維護(hù),責(zé)任部門(mén)為河南局信息中心通信管理科;

      2)局屬各河務(wù)局所轄的通信設(shè)備(施)由該局信息中心負(fù)責(zé)運(yùn)行維護(hù)。

      1.3對(duì)通信設(shè)備實(shí)行檢測(cè)檢修

      通信設(shè)備(施)的檢修是提高通信質(zhì)量,確保電路正常運(yùn)行的重要手段,各責(zé)任部門(mén)應(yīng)按通信設(shè)備(施)運(yùn)行管理規(guī)程對(duì)所轄電路或設(shè)備(施)進(jìn)行檢測(cè);對(duì)所轄線路要定期巡視檢查和汛前檢修及雷雨季檢修。

      1.4制訂年度防汛通信工作意見(jiàn)

      為落實(shí)通信為防汛服務(wù)是第一要?jiǎng)?wù)這一宗旨,保證黃河水、雨、工、險(xiǎn)情及防汛信息準(zhǔn)確及時(shí)傳遞,確保汛期通信暢通,每年4月底前擬《xxxx年汛期通信工作意見(jiàn)》的專題文件,部署全局年度汛期通信工作。

      1.5修訂完善各級(jí)《黃河防汛通信保障預(yù)案》

      為確保汛期各級(jí)防汛部門(mén)《黃河防汛通信保障預(yù)案》的實(shí)施啟動(dòng)運(yùn)作,使其更具有針對(duì)性、實(shí)用性、可操作性,各單位根據(jù)黃河通信網(wǎng)絡(luò)、通信設(shè)備的現(xiàn)狀以及充分利用地方通信資源的前提下,每年4月底前認(rèn)真做好《黃河防汛通信保障預(yù)案》的修訂完善工作。

      1.6加強(qiáng)汛期通信值(帶)班工作

      每年6月前擬《關(guān)于加強(qiáng)汛期通信值班帶班工作的通知》專題文件,部署汛期全局各級(jí)通信值帶班工作,實(shí)時(shí)了解所轄黃河防汛電路的通阻情況,出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

      1.7落實(shí)年終通信考核及標(biāo)準(zhǔn)化通信站復(fù)驗(yàn)工作

      每年5月底前,對(duì)全局各級(jí)通信部門(mén)汛前通信設(shè)備檢修及檢查初驗(yàn)收工作進(jìn)行檢查驗(yàn)收。

      每年12月底前,對(duì)各級(jí)通信部門(mén)落實(shí)規(guī)章制度情況、通信設(shè)備維護(hù)、管理和運(yùn)行情況的考核及標(biāo)準(zhǔn)化通信站的抽查復(fù)驗(yàn)工作。

      2 建立健全通信工作管理制度

      實(shí)施精細(xì)化管理,明確細(xì)化各部門(mén)、各崗位的管理職責(zé)和工作流程是規(guī)范、創(chuàng)新管理制度的核心。要做到 “凡事有人管、凡事有人監(jiān)督、凡事有章可循、凡事有據(jù)可查”的原則,做到崗位人員管理職責(zé)明確、辦事程序清晰、業(yè)績(jī)便于考核。

      2.1建立健全崗位職責(zé)制

      落實(shí)通信為防汛服務(wù)是第一要?jiǎng)?wù),保證黃河各種防汛信息準(zhǔn)確及時(shí)傳遞,確保汛期通信暢通,各級(jí)通信部門(mén)要于每年6月10前落實(shí)并制定《通信人員抗御大洪水全員崗位責(zé)任制》。

      2.2建立健全機(jī)房管理制度

      修訂完善程控機(jī)房、電源機(jī)房、話務(wù)機(jī)房、監(jiān)控機(jī)房等各項(xiàng)機(jī)房管理制度。

      2.3建立健全交接班制度

      交接班工作是保持電路和設(shè)備連續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行的重要手段,交接班工作必須準(zhǔn)時(shí)、嚴(yán)肅、認(rèn)真、詳細(xì),做到手續(xù)清楚、前后銜接、責(zé)任分明,防止錯(cuò)交、漏交。

      2.4上崗考核及人員培訓(xùn)制度

      通信管理和運(yùn)行維護(hù)人員均須經(jīng)上崗前考核合格后方可上崗;通信運(yùn)行維護(hù)及管理人員須具有通信專業(yè)理論及業(yè)務(wù)技能;通信人員的培訓(xùn)工作應(yīng)堅(jiān)持統(tǒng)一規(guī)劃、分級(jí)負(fù)責(zé)的原則;對(duì)業(yè)務(wù)技術(shù)骨干新技術(shù)培訓(xùn)要保證經(jīng)常性的培訓(xùn)。

      2.5通信報(bào)表制度

      1)月報(bào)以責(zé)任班組為單位編報(bào),主要對(duì)運(yùn)行的通信設(shè)備分析為主,統(tǒng)計(jì)范圍為責(zé)任班組所管轄的通信設(shè)備、電路的運(yùn)行情況;

      2)年報(bào)以統(tǒng)計(jì)為主。內(nèi)容包括報(bào)表目錄、表式、填表說(shuō)明、有關(guān)建議、年終小結(jié)及下一年度工作計(jì)劃和要點(diǎn)。

      老子說(shuō)的好:“天下難事必做于易,天下大事必做于細(xì)”。凡事都是由許多細(xì)節(jié)組成,我們要提倡扎扎實(shí)實(shí)做好每一件事的精細(xì)作風(fēng),只要把細(xì)節(jié)做好了,把每一件小事做好了,大事也就很容易完成了。

      合同信息化管理范文第5篇

      關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制;合同管理;信息化建設(shè);績(jī)效評(píng)價(jià)

      一、實(shí)現(xiàn)合同模板化,降低風(fēng)險(xiǎn),確保經(jīng)費(fèi)安全

      1.中小學(xué)校訂立合同易出現(xiàn)問(wèn)題現(xiàn)狀分析

      中小學(xué)校日常工作中常見(jiàn)合同包括商品買(mǎi)賣合同、勞務(wù)服務(wù)合同及建設(shè)合同。其中建設(shè)部門(mén)對(duì)建設(shè)類合同有合同范本,各單位可以填空式操作執(zhí)行。而買(mǎi)賣合同和勞務(wù)服務(wù)類合同則因各中小學(xué)校沒(méi)有成熟的合同范本參考,訂立買(mǎi)賣合同或勞務(wù)服務(wù)合同時(shí)經(jīng)常遇到不平等條款或陷阱,以及缺乏內(nèi)部有效控制而遭受損失。課題組經(jīng)過(guò)調(diào)研,發(fā)現(xiàn)各中小學(xué)校常見(jiàn)問(wèn)題主要體現(xiàn)在:一是同類商品或服務(wù)比同類單價(jià)高,存在浪費(fèi)經(jīng)費(fèi)或舞弊行為;二是只重視合同單價(jià),忽視保質(zhì)期或服務(wù)期限事項(xiàng);三是購(gòu)買(mǎi)的商品違反國(guó)家或地方規(guī)定,存在超標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)行為;四是購(gòu)買(mǎi)的商品與年初預(yù)算不符,存在違規(guī)采購(gòu)行為;五是采購(gòu)的商品或服務(wù)是否達(dá)到了預(yù)期目標(biāo),缺乏相應(yīng)績(jī)效評(píng)價(jià)。

      2.中小學(xué)校訂立合同實(shí)現(xiàn)模板化后的意義

      辛集市中小學(xué)應(yīng)用《辛集市教育合同管理軟件》后,中小學(xué)校訂立合同實(shí)現(xiàn)了模板化,填空后合同自動(dòng)生成,簽署合同方便快捷,從根本上解除了中小學(xué)校相關(guān)負(fù)責(zé)人的煩惱。中小學(xué)校租車類服務(wù)合同屬于常見(jiàn)合同,有了合同模版后,各相關(guān)學(xué)校只需要進(jìn)行填空即可,填空部分即為需要重點(diǎn)核對(duì)及控制部分。這一做法為各中小學(xué)校簽署合同節(jié)省了時(shí)間,解除了困惑,降低了風(fēng)險(xiǎn),獲得了各中小學(xué)校相關(guān)人員的稱贊,確保了教育經(jīng)費(fèi)的安全。

      二、合同的分級(jí)查詢及分類對(duì)比,杜絕經(jīng)費(fèi)浪費(fèi),預(yù)防腐敗

      辛集課題組在調(diào)研中發(fā)現(xiàn):部分中小學(xué)日常小型采購(gòu)(政府集中采購(gòu)限額以內(nèi))的同類同型號(hào)商品或相同要求的服務(wù)單價(jià)高于其他學(xué)校,造成這一現(xiàn)狀的主要原因是中小學(xué)校相關(guān)采購(gòu)人員消息閉塞,極個(gè)別單位是存在相關(guān)人員舞弊行為。解決個(gè)別學(xué)校采購(gòu)單價(jià)偏高問(wèn)題,課題組研發(fā)的《辛集市教育合同管理軟件》添加了分級(jí)查詢及分類對(duì)比功能,即各學(xué)區(qū)中心校和縣級(jí)教育主管部門(mén)對(duì)相同類別的商品或相同類型的服務(wù)單價(jià)可以進(jìn)行查詢對(duì)比,對(duì)比中發(fā)現(xiàn)單價(jià)較高的單位及時(shí)溝通聯(lián)系。通過(guò)這一做法的推廣,切實(shí)杜絕了中小學(xué)校經(jīng)費(fèi)浪費(fèi)現(xiàn)象。據(jù)統(tǒng)計(jì),應(yīng)用該軟件,辛集市中小學(xué)校一年可以節(jié)約教育經(jīng)費(fèi)80萬(wàn)元以上;同時(shí)更重要的是預(yù)防了職務(wù)犯罪,真正做到了“把權(quán)力關(guān)進(jìn)制度的籠子”,保護(hù)了中小學(xué)校干部,為中小學(xué)校穩(wěn)定健康發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

      三、關(guān)聯(lián)預(yù)算編制與績(jī)效目標(biāo),確保經(jīng)費(fèi)使用合規(guī)合法,加強(qiáng)績(jī)效評(píng)價(jià)

      新《預(yù)算法》規(guī)定,單位所有收支必須納入預(yù)算管理,編制績(jī)效目標(biāo),納入績(jī)效考核管理。課題組調(diào)研發(fā)現(xiàn),以前年度,因?yàn)椴少?gòu)部門(mén)和財(cái)務(wù)預(yù)算編制部門(mén)缺乏有效內(nèi)部控制,個(gè)別單位出現(xiàn)預(yù)算編制與采購(gòu)兩張皮現(xiàn)象,績(jī)效評(píng)價(jià)很難有效推動(dòng)。為切實(shí)解決以上問(wèn)題,辛集課題組進(jìn)行了以下有效嘗試,并取得了理想效果。

      1.加強(qiáng)合同與預(yù)算編審關(guān)聯(lián)控制

      所有需要簽訂的合同,首先由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行預(yù)算審核,財(cái)務(wù)人員根據(jù)年初預(yù)算把關(guān)審核后,簽訂的合同才能成立。這一做法的應(yīng)用確保了簽訂合同行為符合預(yù)算的規(guī)定,保證了行為的合規(guī)合法。

      2.加強(qiáng)合同實(shí)施與預(yù)算績(jī)效目標(biāo)關(guān)聯(lián)及考核

      為提高教育經(jīng)費(fèi)使用效益,近幾年,各級(jí)財(cái)政、教育主管部門(mén)一直在推行教育經(jīng)費(fèi)績(jī)效評(píng)價(jià)。但就合同簽訂與執(zhí)行對(duì)教育預(yù)算績(jī)效目標(biāo)的關(guān)聯(lián)考核尚無(wú)監(jiān)督機(jī)制,造成監(jiān)管缺失,績(jī)效評(píng)價(jià)效果不佳。為解決這一難題,辛集課題組就如何加強(qiáng)合同與預(yù)算績(jī)效目標(biāo)的關(guān)聯(lián)考核進(jìn)行了有益探索。績(jī)效考核設(shè)計(jì)分三部分:一是績(jī)效考核目標(biāo)管理;二是績(jī)效評(píng)價(jià)考核評(píng)定;三是績(jī)效評(píng)價(jià)復(fù)核評(píng)價(jià)。(1)績(jī)效考核目標(biāo)管理。源于預(yù)算編制的績(jī)效目標(biāo),主要分考核方式編號(hào)、考核方式名稱和考核結(jié)果的區(qū)分。此目標(biāo)由基層學(xué)校設(shè)定,鄉(xiāng)鎮(zhèn)學(xué)區(qū)中心校及縣級(jí)教育主管部門(mén)最終審核確定。(2)績(jī)效評(píng)價(jià)考核評(píng)定。與預(yù)算關(guān)聯(lián)的相關(guān)合同履行完畢后,合同軟件平臺(tái)會(huì)自動(dòng)顯示“履行完畢”,進(jìn)行績(jī)效評(píng)價(jià)狀態(tài)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)學(xué)區(qū)中心校可以根據(jù)合同編號(hào)、合同名稱對(duì)所屬基層學(xué)校進(jìn)行對(duì)比評(píng)價(jià),并根據(jù)學(xué)校提供的相關(guān)資料進(jìn)行考核。(3)績(jī)效評(píng)價(jià)復(fù)核評(píng)價(jià)。為加強(qiáng)績(jī)效評(píng)價(jià)內(nèi)部控制,辛集課題組引進(jìn)了合同管理中的績(jī)效評(píng)價(jià)復(fù)核評(píng)價(jià),即鄉(xiāng)鎮(zhèn)學(xué)區(qū)中心校對(duì)所屬中小學(xué)校有關(guān)合同執(zhí)行進(jìn)行評(píng)價(jià)后,縣級(jí)教育主管部門(mén)可以看到績(jī)效評(píng)價(jià)結(jié)果,為確保績(jī)效評(píng)價(jià)客觀公正,可以進(jìn)行復(fù)核評(píng)價(jià)(抽檢),即縣級(jí)教育主管部門(mén)根據(jù)學(xué)校編號(hào)、合同編號(hào)等信息,調(diào)閱相關(guān)資料及初步考核結(jié)果,復(fù)核評(píng)價(jià)后,軟件顯示復(fù)核結(jié)果。以上軟件的實(shí)踐應(yīng)用,在一定程度上有效堵塞了管理漏洞,對(duì)教育經(jīng)費(fèi)績(jī)效評(píng)價(jià)產(chǎn)生了積極影響。

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