工程檔案的管理
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工程檔案的管理范文第1篇
1工程檔案管理概述
工程檔案管理是整個工程建設過程最基礎的工作，主要是通過對工程建設的每一細節進行記錄，并且收集確認工程建設過程中的重要資料。一般來說，在工程建設前要通過決策、設計、審批、確立等環節，隨后是工程的施工、竣工、驗收等部分，然而這些都需要進行準確、真實、詳細的記錄，為工程的預算等具體實施提供參考材料，例如在工程建設的設計中，記錄其設計過程、設計結果會影響項目的預算。同樣，對工程建設中的所使用的材料也需要詳細的記錄。為以后的施工積累經驗，而且還能對出現的問題進行及時的調整或變更。
2工程檔案對建設工程的質量的影響
2．1工程檔案代表了工程建設質量的好壞
現如今對工程項目的質量評價摒棄了傳統的依靠現場檢查和工作人員的個人經驗這種方法。根據《建筑工程施工質量驗收規范》中要求:工程質量驗收合格必須滿足工程檔案驗收合格及工程觀感質量驗收合格。由精確的數據與直觀的圖表所形成的工程檔案直接反應了工程施工質量的高低，對評定工程的質量等級更具有科學性和說服力，從而取代了傳統的方式。
2．2工程檔案管理是保證建設工程質量的重要手段
工程檔案反應的是建筑工程施工的管理水平，而建設工程施工的管理水平最直接的體現就是建設工程質量的好壞，也就是說工程檔案管理是確保建設工程質量的重要手段。工程檔案管理，能夠時刻提醒要按照標準進行工程建設，不能存在糊弄、敷衍的情況，同時還可以作為一種監控手段對在建工程實行實時控制，保證建設工程質量。
2．3工程檔案是建設工程質量控制的關鍵環節
工程檔案管理是工程項目施工質量的重要保障，作為關鍵部分的工程檔案管理則成為質量控制的關鍵環節。工程檔案是一個文件資料體系，工程檔案管理則是一個動態過程，最終目的是實現檔案的完整化、標準化、系統化、真實化。工程檔案對建設項目質量的監控主要表現在對現場的施工組織和原材料質量的控制。也就是通常所說的“人、材料、機械、方法、環境”五大因素。工程檔案管理通過對這些因素的控制，保證了建設工程質量，成為工程項目質量控制的關鍵環節。
3做好建設工程中的檔案管理的措施
3．1積極開展檔案知識培訓
對企業檔案管理人員進行培訓，使其成為掌握現代科技知識和現代管理知識的復合型檔案管理人才。這批檔案管理人員將所學到的知識結合企業的實際情況制定出適合企業的檔案管理方法對企業全員進行培訓，使其了解檔案的重要性，將檔案管理納入日常工作中，使得檔案管理標準化、常態化，才是提高企業檔案管理水平的重要手段。
3．2嚴格推行持證上崗制度
應嚴格推行持證上崗制度，通過學習及檢驗，對符合要求的人員頒發證書，并給與一定的獎勵，從而激發對檔案管理的積極性、主動性。
3．3完善辦法制度
辦法制度是企業管理的一種機制，是加強企業管理的重要手段，對于加強工程檔案管理也起著同樣的作用。通過制定相關的辦法制度，明確規定檔案管理的組織機構、檔案管理工作人員及相關人員的職責、哪些檔案該歸檔、如何歸檔、什么時間歸檔、歸檔的質量以及相應的獎懲等。
3．4強化對檔案的宣傳和利用
一是檔案管理部門要積極開展多種形式的宣傳活動，如開設檔案相關課程、辦展覽等，普及檔案的重要性，宣傳檔案利用的優點，以直觀的方式使企業領導認識到利用工程檔案能夠解決很多問題。二是建立閱覽室，簡化查閱手續，提供優質便捷的檔案查詢服務。三是充分利用現代化手段，建立方便快捷的數字檔案，通過檔案信息化達到資源共享。
3．5實現工程施工與檔案管理的同步進行
在工程項目建設過程中，工程施工與檔案管理的應同步進行。檔案管理人員不應該只坐在辦公室內等資料，而是要參與到項目建設的過程中，了解并掌握施工的進展情況，才能對收集到的工程檔案進行質量鑒定，從而保證檔案資料的準確性和可靠性。
3．6檔案管理科學化增強
隨著科技的發展，工程建設過程中，檔案的形成不再是人工填寫，而是依據現場的檢測結果，利用計算機編制而成，提高了數據、圖表的準確度及清晰度。通過掃描技術，形成數字檔案，建立信息化檔案。充分利用互聯網實現檔案資源共享，提高檔案利用率，加強了對紙質檔案的保護。更有利于工程檔案對工程質量的監管作用。
3．7加強現場指導
企業檔案的領導部門要加強對現場的檢查指導工作。企業檔案領導部門是制定檔案管理辦法、制度的部門，是一個企業檔案管理工作的核心機構。通過不定期的到建筑施工現場對檔案管理人員進行檢查指導，及時發現問題，解決問題，有助于提高現場的檔案管理水平。同時根據現場的實際情況及時修訂完善企業的檔案管理辦法、制度，有助于提高企業檔案管理的整體水平，一舉兩得。
4結語
總而言之，工程的建設離不開工程檔案的管理，檔案的管理是保證工程建設質量的必要前提，是工程安全實施的關鍵，并且在一定程度上提高了工程建設的效率和質量。
參考文獻:
［1］曹珍珍，張玉．加強工程檔案管理對促進建設工程質量的價值探討［J］．智能城市，2016(05):145．
工程檔案的管理范文第2篇
Abstract： Because the technology is more complex， the number of participation units is more， and there is a large number of engineering and technical documents， so there are a large number of file data in the construction of water conservancy projects. Thereby， it is important to increase the safety awareness of records management in water conservancy construction and strengthen its security management. In order to achieve the file security management of water conservancy projects， the units should strengthen leadership， perfect the system， establish security awareness， do well the training and publicity and education work for file manager， implement the responsibility system for file security， clear responsibility， develop safety emergency plan， and ready to respond to the emergencies may occur， and also should strengthen the safety management of records storage， in particular， to strengthen information security management， and eliminate security risks from all aspects of reproduction， transmission and use process to resolutely put an end to all kinds of file security incidents.
關鍵詞： 水利工程檔案；安全管理
Key words： hydraulic engineering files；security management
中圖分類號：TU714 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）14-0169-02
0 引言
檔案安全管理，是對檔案實體和信息內容采取有效保護措施，避免受到自然災害或人為侵害，使其處于安全狀態。在水利工程建設中由于技術較復雜，參建單位較多，交叉往來的工程技術文件數量龐大，產生了大量的檔案資料，因此提高水利工程建設中檔案管理的安全意識，加強水利工程檔案的安全管理，具有重要意義。
1 加強領導，健全制度
加強組織領導，為做好檔案工作提供堅強保證，強化措施，充分認識檔案工作在的重要地位和作用，切實加強對檔案工作的領導，檔案管理工作離不開領導的重視和支持，把檔案管理工作為一項重要內容來抓，把推動檔案事業發展作為重要職責，加大對檔案工作的支持力度，為檔案事業的發展創造更為良好的條件，提供更為有力的保障。進一步加強和規范檔案管理，促進檔案管理水平上一新的臺階，對檔案管理人員及相關人員提出檔案安全管理要求，牢固樹立安全管理意識，認真抓好檔案工作的落實。
1.1 加強檔案管理人員培訓，做好宣傳教育 水利工程建設中的檔案管理客觀上對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。從事水利工程檔案管理工作人員，專業知識和技能應該更全面。不僅要懂文書檔案，還要懂工程技術檔案，對收集到的檔案進行分類整理。因此，為達到水利工程檔案整理規范化的要求，應對檔案管理人員進行培訓、使檔案的標準化、規范化有—個切實的保障，另外還要做好檔案安全管理的宣傳教育工作，不斷增強檔案安全管理意識。
1.2 實行檔案安全責任制，責任到人 認真貫徹落實《檔案法》及檔案管理規章制度，將檔案安全工作列入議事日程和工作計劃，確保檔案安全管理工作責任的落實，及時的對水利工程建設中的檔案進行收集、整理、歸檔工作，嚴格審批制度，對于借閱的檔案進行登記。制定檔案管理安全責任制，明確責任，明確各部門分管檔案工作的責任人，把檔案安全管理納入績效考核指標，檔案資料歸檔和安全管理一并進行考核。
1.3 制定安全應急處置預案，加強應對措施 建立健全檔案安全應急處置預案。根據實際情況，制定檔案安全應急處置預案并加以不斷完善，隨時應對可能出現的各種突發性事件。
2 加強檔案庫房的安全管理
檔案庫房確定明確責任人，負責庫房安全工作，嚴格按照國家檔案局的《檔案庫房技術管理暫行規定》要求，堅持貫徹“以防為主，防治結合”的原則，切實做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染及照明管理和檔案保管狀況方面工作。庫房布局合理，檔案排列有序，柜子的排列避免陽光直射，并保持通風良好，加強檔案庫房的技術管理，達到檔案存儲要求的溫濕度，即：溫度控制在14℃-24℃，相對濕度45%-60%，配備溫濕度自動記錄儀器，掌握檔案室內溫濕度變化情況，對檔案室定期進行清潔，使檔案室清潔衛生，配備消防器材，嚴禁存放易燃、易爆物品。定期進行檔案庫房進行安全檢查，做好檢查記錄，要不斷改善檔案的保管條件，配備必要的保護設備和現代化管理設備，防止檔案的損壞，發現問題或存在的安全隱患應即使向領導匯報并采取相應的處理措施。
3 加強電子檔案的安全管理
隨著社會信息化建設的快速發展，電子檔案越來越多，電子文件以紙質文件無法比擬的高容量、高利用率加速了信息的高效率流動，充分體現出信息利用的價值。但在現階段電子文件也有其技術上所不可避免的缺點，即其安全性如何來保障，文檔的安全成為信息安全的最核心內容，因此要特別注重加強電子檔案的安全管理，確保電子檔案的安全性和保密性，做好電子文檔的復制、傳輸和使用工作，確保檔案不丟失、不遺漏，在電子文檔安全防護領域，利用電子文檔加密技術對文檔進行管理，加強計算機系統及操作系統的安全管理，及時對電子檔案使用的軟件進行升級，在加強檔案實體安全的同時，要確保檔案信息內容的安全，自覺做好檔案安全保密工作，消除安全隱患，杜絕各類危害檔案安全事故發生。
安全保管好檔案是檔案部門重要的責任，決不能有絲毫麻痹。確保檔案資料的安全是檔案部門的重要職責。水利工程檔案全面具體的記錄了工程建設的全部過程，不僅為工程建成后日常運行管理提供有效依據，還為以后的水利施工建設積累了寶貴的參考資料，是重要的史料資源，因此要做好水利工程建設中的檔案安全管理工作，確保每一份檔案的安全，堅決杜絕泄密事件的發生。切實做好水利工程檔案的安全保管工作，使水利工程檔案更好的為水利建設服務。
參考文獻：
[1]宋延玲.淺談水利工程檔案的管理工作[J].中國西部科技，2011（06）.
工程檔案的管理范文第3篇
【關鍵詞】工程檔案；管理
我國建設事業在改革開放以來得到迅速發展，與此同時也形成了大量的業內資料即工程檔案。工程檔案是建設活動中形成的原始的，圖物相符的有保存價值的真實記錄和實際反映。工程檔案管理工作的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。如何有序地管理好工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。
一、 工程檔案資料的內容
1.綜合性文件資料：包括上級批準文件、計劃任務書、規劃、征地、消防、環保、工程地質、水文、等審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料等。
2.土建工程及水、電、設備安裝工程施工資料： 包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄等文件材料；項目的施工組織設計、監理、工程例會紀要、混凝土、砂漿等配合試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。
3.竣工圖：主要包括總平面布置竣工圖、室外各種管線竣工圖、建筑工程竣工圖、結構工程竣工圖、給水、排水工程竣工圖、強電弱電工程竣工圖、通風、及其他特殊專業工程竣工圖。
二、 工程檔案管理的意義
工程檔案是指在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是建設項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源，在城市建設活動中起著非常重要的作用。
1.工程檔案是積累城市建設經驗，進行城市技術建設技術儲備的手段。工程檔案真實地記錄了建設生產活動的全過程，它是儲備工程技術、工程經驗的工具和手段。如果一個城市它擁有質量較高、數量較多的工程檔案資料，在一定程度上標志著它有比較雄厚的工程技術基礎。反之，城市建設會很多困難。
2.工程檔案是進行城市規劃工件的基礎。城市規劃就是對城市、或城市中的各種要素，根據城市的現狀、條件和基礎、特色、各方面的動態變化因素進行全面的、綜合的、科學的、長遠的預測和設想。在城市規劃中不僅形成了大量的工程檔案，而且工程檔案又是城市規劃的重要基礎。
3.工程檔案是城市建設和管理的重要依據。由于經濟和社會的發展城市現代化進程的加快，城市立體化程度越來越高，地下、地上、空間利用率越來越高，除現有的各種管線外，地下建筑物、構筑物等各種隱蔽工程越來越多，面對這些工程的維護、管理、改建、擴建，單靠所謂的活檔案---人的記憶是不行的。工程檔案是城市建設科學資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以工程檔案為依據，才能進行科學的規劃、建設和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。
4.工程檔案是城市防災、減災和戰后重建的重要依據。2008汶川大地震后的城市基礎設施的搶修、重建，工程檔案發揮了重要作用。
實踐證明，如果能合理、充分利用工程檔案，就可以對城市進行合理開發，保證工程建設的合理設計、施工，充分發揮投資效益。
三、工程檔案的特點
1.單一獨立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。
2.真實性。工程檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，是建筑工程質量監督部門進行竣工驗收的重要依據。
3.實用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。
四、 工程檔案管理需要解決的問題
1.檔案材料不完整是建筑工程存在的主要問題。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。
2.缺乏統一的管理模式。從檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業務部門代管或文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。
3.缺乏復合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業素質較差，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以適應工作需要。
五、 如何做好工程檔案的管理
1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業對工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程現場又非常繁忙，施工人員絕大部分集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。業內資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。檔案管理部門應該進一步加強對本行業的檔案管理的法制教育工作。
2.建立健全檔案管理制度是做好工程檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范。建設單位在項目建設初期就應按照國家檔案管理的有關規定，結合實際情況，制定相應的檔案管理、措施。
3.加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著建筑業的不斷發展，建筑檔案管理工作的特點是也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員要增強服務意識，更新觀念，提高認識，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，認清檔案工作的意義和重要性，在工作中靈活運用，要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。
4.加強施工管理，強化檔案材料編制工作，嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行會面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求。
當前，我國的建筑市場面臨嚴峻的打打挑戰和激烈的競爭，管理體制必將漸近改革，建筑工程檔案管理也會涌現新情況，同時也存有較大的發展機遇和空間。我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。
參考文獻
[1]馮惠玲，張輯哲《檔案學概論》[M]，中國人民大學出版社，2001版。
工程檔案的管理范文第4篇
關鍵詞:項目管理 ； 工程管理；
中圖分類號：C93文獻標識碼： A
一、檔案管理的基本要求
檔案管理人員應遵守檔案管理的有關法律、法規和規章制度。檔案管理人員在收到歸檔的文件材料后，應及時登記，并認真做好檔案資料的立卷、驗收、歸檔和集中管理工作。歸檔整理應符合建設部頒布的《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328-2001）的要求。歸檔的文件資料，其內容必須準確、齊全完整、真實反映整個建設活動的過程。歸檔的材料應字跡清楚、圖表整潔，需要單位或個人簽章的，其簽章手續應完備，并應采用碳素墨水、藍黑墨水耐久性強的材料書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的材料書寫，歸檔裝訂的文件材料應有案卷封面和卷內目錄。
二、目前工程檔案管理普遍存在的問題
（一）工程檔案資料管理制度不健全, 職責沒有落實到位。
目前，部分工程建設單位在檔案管理體制上存在一定問題，沒有設立工程檔案管理組織，沒有制訂應有的檔案管理規章制度，有些建設單位雖然制訂，但也不健全。同時，沒有采取積極有效的措施，把檔案資料規范管理工作落到實處。日常工程建設管理中只注重抓工程施工建設，抓“形象工程”，只注意安全生產、工程質量，而忽視了屬于內勤服務范疇的檔案資料管理工作。
（二）管理經費投入不足, 保管條件較差。
建設單位中，只有少數單位有獨立的檔案資料室，但也存在裝具不足情況，有的檔案資料只能成捆堆放在地上，檔案“六防”措施上更是難以落實，不利于檔案資料的安全保管。
（三）管理人員專業知識不強, 業務水平不高, 管理欠規范。
建設單位工程檔案資料管理人員只有少數幾個是專職人員，并經過檔案部門的業務培訓，而大部分檔案資料管理人員是臨時調抽，并身兼數職，有的由負責施工管理人員兼任，有的由單位辦公室人員兼，既沒參加過正規的檔案業務知識培訓，平時又忙于應付手頭日常工作，所以就很難在檔案管理業務學習上花時間、下功夫，檔案業務知識欠缺，管理很難做到規范。往往出現工程檔案資料的收集、整理與工程施工建設進度相脫節情況，檔案整理歸檔處在相對滯后的狀況上，造成工程資料不能有序規范管理，呈現零散狀態，隨著資料的堆積，整理歸檔勢必跟不上去。
（四）工程檔案沒有被充分利用。
工程檔案深層價值的挖掘，利用幾乎很少單位能做到。很多檔案中該體現的匯總、分析、統計的數據都沒有實現。建設單位建設的各類似工程不能通過檔案給其他待建工程提供參考，許多項目經歷的事件僅存在于事件發生當時及事件當事人的頭腦中，無法從事件中提煉經驗和教訓。如幾個項目出現類似的工程變更，這說明工程變更僅在項目本身作了縱向管理，卻沒有在建設單位進行橫向的比較管理。
三、科學精致的流程圖保障檔案管理的完整性、高效性以基本建設程序為主線，建立工程檔案管理流程。（詳見附文一）。
四、利用好工程檔案、體現檔案價值
工程檔案不僅是告訴別人我們做了些什么，還應是通過錄入、匯總、統計、分析后，對項目管理起到促進作用。利用工程檔案來控制工程項目建設活動流程及各項業務的規范性，利用檔案來監督、促進工程的建設。
利用工程檔案，除傳統的紙質檔案的查閱方式外，更符合時展、更便捷的是利用工程檔案信息化產生的信息，來使用工程檔案。
1、可以建立工程檔案管理信息平臺，根據建設單位的實際情況及對檔案管理的預期效果，委托軟件開發公司，引進適合的軟件系統，建立工程檔案管理信息平臺。
2、除專業的軟件管理系統外，也可利用日常辦公軟件，例如excel、word等，進行工程檔案管理電子化，便于工程檔案利用。
（1）、以項目為單位，從項目的立項到財務審計完成為止，以資金發生時間為順序，建立項目資金費用表格。填報項目的年度投資計劃、財務年度預算、月度產值、資金實際支付情況（包括工程變更的預算費用）、工程審計情況等內容，為項目的資金計劃編制、成本控制、進度情況、各類報表的填報以及加快工程審計及財務審計提供基礎性資料，便于項目的參與者了解項目的資金等情況。
（2）、建立重要文件的電子版本。
相關職能部門的批復意見：對于項目項建書批復、選址意見、用地預審意見、建設用地許可、可研批復、交評意見、初步設計批復、概算批復、施工圖審查意見、用地批準書、中標通知書、工程規劃許可證、施工許可證、工程界定表、工程移交單等相關職能部門的批復意見進行掃描存檔，以增加檔案的安全性及方便項目其他工作人員查閱使用。
各類報批文本、圖紙、合同、招投標文件、變更聯系單、單位發文等作為項目管理中的重要組成部分，在保存紙質版本的基礎上，同時保存一份電子稿，以增強檔案的安全，便于項目前期調整使用和作為其他項目報批、管理的參考。
五、建設單位工程檔案管理的幾點思考
（一）需要領導的重視。
工程檔案管理是個系統性的工程，只是項目管理的一部分，雖重要，但卻很難產生階段性、象征性的效果，故需要單位領導的重視，需要投入大量人力、物力、財力在項目建設中，進行工程檔案管理，隨著工程建設，完成工程檔案歸檔。
（二）需要各方有互助共贏意識。
工程檔案管理不是一個人的事情，不是專職檔案管理人員全心全意就能達到很好效果，需要各方共同提高認識，共同努力，相互協作完成。
（三）需要各方承擔起響應責任。
建立工程檔案的監督檢查制度，使參與項目的每個人都承擔起相應的檔案歸檔、錄入的責任，要保證檔案原始、及時、準確、完整。在項目考核中，應將工程檔案管理情況作為一項考核內容。
（四）需要提高工程檔案的法律地位。
將工程檔案歸檔、移交作為部分合同款支付的必要條件，且在招標及合同中明確工程檔案歸檔的份數、時間、質量等要求，強化參建第三方的檔案管理責任。
六、課題研究不足之處
1、由于人力、技術所限，未對工程檔案管理信息化進行系統研究。
2、本課題僅就市政工程進行了工程檔案管理流程編制。
附文一
工程檔案管理流程
工程檔案的管理范文第5篇
關鍵詞：城市建設檔案管理工作內容
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：
城建工程檔案功在當今,利在千秋,其管理工作更是艱巨而又龐雜,它從工程立項開始,到形成全套完整的檔案為止,涉及多個部門、多個人員。只有人人負責,嚴把工程檔案質量關,才可能使城建檔案開辟出自身的天地,在城市建設的大舞臺上發揮更大的作用。
1城市建設工程檔案工作的意義及其內容
1.1城市建設工程檔案工作的意義
城市現代化進程的不斷加快,使得許多地面和空中設施、管線,逐步轉入地下,使地下的建設物、構筑物等各種隱蔽工程越來越多,地下管線縱橫交錯,密如蛛網,管線與管線之間,寸土必爭,而這些現代化城市設施的維護、管理、改建、擴建,都離不開城建檔案。如能合理利用城建檔案,就可以對城市進行合理開發,保證工程建設的合理設計、施工,充分發揮投資效益,為國家節約人力、物力和財力,促進城市建設的發展。如果忽視城建檔案的作用,就會給工程建設留下隱患,造成重大損失。特別是一些隱蔽工程,如地下管線,沒有檔案,出了事故,維修無從下手。必然形成“地上亂搬家,地下亂打架”現象,挖斷電纜、停電、停水的現象就難以避免,從而影響整個城市正常生活和城市建設。所以,必須重視城市建設檔案工作,特別是地下綜合管網檔案的收集、整理和保管,必須要自始至終把城市規劃建設檔案的形成與積累工作,納入城市規劃建設管理的程序,建立健全完整、準確、系統的城建檔案,為城市建設及時、準確地提供科學的依據,為城市現代化建設和管理服務。
1.2城市建設工程檔案的內容
城市建設工程,是城市發展的脈絡。城市建設工程檔案是在工程建設活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它真實地記錄、再現城市建設的全過程,是城市建設和發展不可缺的信息資源。其內容包括工程準備階段文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。
(1)工程準備階段文件
工程開工以前,在立項、審批、征地、勘察、設計、招投標等工程準備階段形成的文件。
(2)施工文件
施工單位在工程施工過程中形成的文件。
(3)竣工圖
竣工圖一般指就是施工圖紙。
(4)竣工驗收文件
建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件。
2城建工程檔案的管理
(1)強化檔案意識,把好檔案資料質量關。
搞好城建檔案工作,各級領導的重視是做好城建檔案工作的重要保障,是搞好城建工程檔案工作的根本保證。把好檔案資料質量關,關鍵是建立健全質量控制機制。一是建立崗前培訓制度,將檔案業務培訓作為施工單位人員上崗的必修課,提高工程技術人員的業務素質,工程技術人員一定要在提高自身業務素質與技術水平的同時,掌握有關檔案專業方面的知識。二是把檔案管理納入相關人員的崗位職責,建立考核獎懲制度;三是同步檢查,實施檔案資料質量的全過程跟蹤管理,保證檔案材料完整、準確,使其真正成為城市建設的真實記錄。
(2)城建工程檔案的收集。
工程施工檔案資料是城市建設歷史和建設成果的真實記錄,具有不可再生性,所以收集工作是做好檔案工作的重要環節,也是最難的環節。由于參建施工單位多,人員不穩定,周期長,對檔案收集工作帶來了種種困難。所以從工程前期的準備、勘察到設計、施工、驗收等各個階段,形成的有查考利用價值的文字、圖表、聲像、電子文件等檔案材料,都要收集整理。同時城建工程檔案具有較強的專業特點,要側重于從專業的角度對檔案的形成、積累進行收集。
(3)城建工程檔案的分類。
城建工程檔案綜合性、整體性、專業性強,就一個城市來說城市建設工程檔案涉及城市規劃建設管理的眾多方面。要使城市建設工程檔案類別清楚,層次分明,必須通過科學的分類,以利于對檔案的保管、利用和科學管理。城建設工程檔案分類的原則是,要按照城市建設工程檔案自然形成的規律和特點,保持城市建設工程檔案內在聯系和系統性,便于保管和利用。城市建設系統是一個包含一定從屬和平行關系的不同層次的大系統。因此,反映城市建設的城市建設工程檔案分類,也應相應地劃分為具有一定從屬關系和平行關系的不同等級的類別。城建工程檔案的分類方法有多種,應按照建設部《城市建設檔案分類辦法》結合本地城建工程檔案形成的實際情況,進行城建工程檔案的分類。城建工程檔案的主要分類方法可歸納為以下幾種。
按專業分類:城建工程檔案的分類主要是按專業設置,這是城市專業性強的特點決定的,屬類、小類也是可以按專業設置,如公用設施和地下管線工程類下設的屬類就是按專業設置的。
按地區分類:把內容涉及同一地理區域或行政區域的檔案劃分為同一類別。
按用途分類:按照建筑物、構筑物的使用性質分類。如民用建筑大類、工業建筑大類。
按工程項目分類:以每一個相應獨立的建設工程項目所形成的全部檔案為單位來劃分類別。如:工程竣工檔案大類下面的小類可以按工程項目分類,把同一項目的工程檔案集中在一起有利于檔案的管理和利用。
按權屬分類:按照檔案所闡述的對象分類。如以國營企業、集體企業、個體企業、政府機關、私人等單位劃分屬類或小類。
按時間分類:按照檔案的形成時間進行分類。
按載體分類:按照檔案形成的載體來劃分類別。
聲像類檔案:按照照片、微縮片、錄像帶、光盤、磁盤等不同載體劃分屬類。
可見,城建工程檔案的分類方法較多,在具體采用分類方法時,可以根據檔案的具體情況而采取以上一種或幾種方法。
3結束語
城市建設工程檔案真實地記錄了城市建設發展中各個階段形成的有保存價值的真實歷史資料,是城市建設和維護的依據。在進行城市建設時,如果沒有完整、準確、系統的城建檔案資料,可以說城市建設就是盲目的。不管是在城市規劃、舊城改造、新區開發,還是城市的管理和科學技術的研究方面,都離不開城建檔案的科學依據作用。
