數字化檔案
前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇數字化檔案范文，相信會為您的寫作帶來幫助，發現更多的寫作思路和靈感。
數字化檔案范文第1篇
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A
當下檔案界提出了建設數字化檔案館的目標，然而這與我們正在搞的檔案數字化之間有什么區別和聯系？本文就這一問題來論述一下兩者之間的關系。
一、數字化檔案館與檔案數字化的概念
（一）數字化檔案館：所謂數字化檔案館就是保管、加工、利用數字化檔案信息的專門機構。它區別于傳統意義上的檔案館的顯著特點是：1、檔案信息化，就是說館藏所有檔案都是以計算機識別的數字形式存在；2、傳遞網絡化，就是說館藏所有檔案的傳遞主要通過計算機網絡來完成；3、信息共享化，就是說館藏所有檔案通過計算機網絡實現資源共享；4、收集規范化，就是說接收進館的數字檔案信息（電子檔案）統一標準、統一規范、統一結構，便于數字檔案信息的交流應用；5、服務在線化，就是說檔案信息利用者的計算機隨時可以成為數字化檔案館的終端，方便地實現網上查詢、利用。
（二）檔案數字化：所謂檔案數字化就是將不同表現形式、不同載體上的檔案信息，通過計算機技術轉化成計算機能識別的二進制數字信息（計算機語言），形成各種數據庫，從而實現利用計算機管理、加工、傳遞、利用諸如文字、圖像、聲音等檔案信息。
二、建設數字化檔案館的必要性
隨著計算機技術和互聯網技術的飛速發展，人類正進入以信息化為主的知識經濟時代，數字地球，數字城市，電子政務，電子商務等已深入到我們的生活中。城建檔案館作為保管和利用一個城市在規劃、建設、管理中所形成的檔案的專門機構，其保管的文字、圖紙、聲像等各種載體的資料是城市建設發展的重要依據，是數字城市的重要信息源。因此，順應時展潮流，充分利用計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術，把分散在不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式互相連接，實現資源共享的數字化檔案館建設就顯得尤為重要。
數字化檔案館建設是一項龐大的系統工程，不僅要靠檔案界全體同仁的共同努力，還要依托于國家信息化水平的整體提高；不僅需要社會各界的支持，更需要有高瞻遠矚，統籌規劃的宏觀戰略意識。既要克服一蹴而就的急躁心理，又要避免低水平的重復建設。因此，在沒有現成模式借鑒的情況下，數字化檔案館建設可采取分步驟、分階段、分層次的方式以次推進。
三、檔案數字化是建設數字化檔案館的先決條件
建設數字化檔案館面臨首要任務就是對現有庫存檔案的數字化問題，其次是數字化檔案的接收、管理、利用問題。眾所周知，我們檔案館現存的檔案絕大多數是以紙質為載體的，還有一些錄音、錄像磁帶、照片檔案等。小館有萬卷左右，大館幾十萬卷左右，我們青島館就有十六萬多卷。我們館的竣工檔案文字卷每卷平均近200頁，每年近7000卷的速度進館，可想我們面臨的檔案數字化工作量 有多大。因此說建設數字化檔案館，檔案數字化是關鍵，是先決條件，它是一項十分艱巨而長期的工作。面對計算機技術的不斷進步，設備的不斷更新，各館要根據自身的實際情況，分期分批，穩步實施。做好檔案數字化首先要解決以下問題。
（一）資金問題。現代化管理依賴于高科技，高科技就要有高投入，因此資金問題，就成了建設數字化檔案館的瓶頸。對于紙質檔案的數字化，通常采用計算機掃描的方法，至少要有高掃A0幅面的掃描儀（用于掃描圖紙）、A4幅面的掃描儀（用于掃描文檔）及相應數量的計算機。考慮到利用，還需有相應的輸出設備及為系統服務的服務器、光盤庫等，大一點的館還應建立內部局域網，這樣至少需要幾百萬的資金投入。
（二）技術問題。檔案數字化的實現技術上沒有問題，要考慮的一是數字化的格式問題。主要表現在對現有館藏檔案的數字化格式以及對接收的電子檔案格式的規定， 具體就是計算機檔案著錄的執行格式。標準的機讀目錄編碼執行格式的著錄區首先是“編碼頭標區”，其后是“編碼目次區”，再后是“變長編碼數據區”。目前我國計算機檔案著錄在執行格式上尚無標準化的編碼規則，即還沒有檔案機讀目錄格式，因此，在實踐中我國計算機檔案著錄處于一種無編碼的狀態。計算機檔案著錄的無序在執行結構上使得各檔案計算機系統所生成的目錄數據缺乏統一、一致的標準化編碼，進而導致數據記錄很難“走”出其所依賴的某一計算機系統而被其他各個計算機系統所共同識別與處理，即資源不能共享。二是存儲介質選用問題。檔案載體主要有光盤、磁帶、可移動硬盤等。可移動硬盤雖然具有移動存儲方便等優點，但由于其依賴操作系統、標準尚未統一等缺點，所以不宜用來長期保存檔案，只可用作電子檔案的報送。光盤和磁帶都可用作對數字檔案的長期存儲。光盤技術更新快，刻錄方便，且盤片易于長期保管，存儲的檔案信息可隨機讀取，但光盤容量相對較小，大館就得上光盤庫。磁帶作為信息存儲已有幾十年的歷史，具有技術穩定，兼容性好，不受操作系統約束，海量存儲等優點。但磁帶機的存取速度比光盤慢，且磁帶是一個連續媒體，只能順序存取，不能象光盤那樣隨機讀取。光盤和磁帶各有優缺點，各館可根據實際情況選用。
數字化檔案范文第2篇
1.1是有效改善檔案管理工作的需要
紙質載體是農業科技檔案的根本依據，但是避免不了局限性，存在著數量多、體積大、質量重，不易攜帶，不便查找，信息傳遞慢，無法檢索等方面的不足。農業科技檔案管理的數字化建設，可以從根本上克服這些弊端，即以現代通信、計算機網絡、多媒體信息技術為基礎，建立計算機網絡平臺，以建立好的各種檔案信息庫為資源，利用智能信息處理技術，將數據庫轉變為知識庫，以供需要者查詢、搜索，并且信息資源的使用維護方便，安全保密性強。農業科技檔案管理的數字化建設，可以達到資源信息的數字化、資源管理網絡化和智能化。
1.2是檔案管理發展的大勢所趨
農業科技檔案資源的高效、快捷開發利用需要應用數字化技術。傳統的查閱方法是到檔案館，采用人工撿索的辦法查找所需的檔案，費時、費力，查全率和查準率均不高。檔案管理實行數字化后，全市農技推廣機構通過互聯網，進入市科技檔案館數字化信息中心，各單位的檔案電子目錄和開放檔案數字信息均上傳至市農業科技檔案館信息中心，方便全市農業科技檔案資源的整合和利用，順應檔案館現代化發展的需要。
1.3是現代農業發展的必須
在當今人們的時間意識越來越強，領導需要迅速、準確的決策；各職能部門工作要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加的情況下，要求檔案部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，運用現代信息處理技術手段來處理農業科技檔案信息資源，提高檔案資源的開發能力和利用效率，確保檔案信息能及時、方便地提供。
1.4是節約農業檔案機構建設資金的舉措
庫藏檔案案卷數量的不斷增加需要信息化來管理。以杭州市農業科學研究院為例，該院下轄農作、水產、茶葉、蔬菜、畜牧、生物等多個科研所，截止2010年全院庫藏檔案820卷，資料12088冊，其中相當部分檔案分散在基層建檔單位，如果對這些檔案進行有效整合，采用數字化管理，可大大減輕農業科技檔案管理工作人員的工作量，降低費用支出，使檔案管理人員能在有限的時間內搜集更多的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。
2農業科技檔案管理數字化建設總體設計
農業科技檔案管理數字化建設的指導思想是：以需求為導向，以利用為目的，充分利用計算機軟硬件功能，最大限度發揮人力資源和數字化加工設備能力，保護農業科技檔案原件完好，保證數字化農業科技檔案真實準確，更好地發揮農業科技檔案信息資源的作用。農業科技檔案管理數字化建設的原則是：檔案數字化，工作標準化。檔案數字化標準規范體系的建設，可以從管理、業務、技術等標準規范層面來研究制定。從簡單的標準化向科學、精確的標準化過渡，從孤立的標準向體系化的標準推進。重要檔案優先數字化。以利用需求為導向，結合實際，統籌規劃，分步實施，突出重點，量力而行，將年限較長、具有館藏特色、最為珍貴以及利用頻率高的檔案優先數字化。各部門分工協作。檔案數字化工作相當繁瑣，涉及面廣，必須堅持分工協作、整體配合、長期堅持、相互理解的工作理念，充分發揮單位各個部門和各類人員的作用，明確工作任務，落實責任分工，真正做到各司其責，各施其能，協調配合，形成全方位、多層面、多角度、共同推進檔案數字化建設的科學發展模式。多方位快速高效檢索。數字檔案管理系統應該建立多種滿足檔案利用者的檢索方式，提高檢索的自由度。完善的電子檢索系統，能高效、快速、全面地從檔案信息中檢索出利用者所需的信息，并對檔案利用進行快速統計。數字檔案管理系統應及時公布、更新、維護網站網頁內容，提供服務范圍、內容，便于檔案利用者了解檔案信息動態，及時查找所需信息。注重檔案數字化人才培養。要建立和完善檔案人才選拔、任用和激勵機制，重視人才的儲備，以超前的意識搞好人才建設，造就一批既熟悉檔案工作管理、通曉檔案理論知識，又掌握現代檔案數字信息技術的新型檔案工作人才隊伍，確保檔案數字化建設及檔案事業又好又快地發展。農業科技檔案管理數字化建設需要投入，特別是建設初期軟硬件配置投入較大，建成后也要保持一定的運行成本。因此，要按照成本效益最大化的要求，細化農業科技檔案管理數字化建設的步驟。同時優化農業科技檔案管理數字化的各種資源配置，根據不同的情況，進行農業科技檔案管理專業人員和數字化技術人員、計算機和掃描設備的合理配置，構建農業科技檔案管理數字化投入小收益大的新模式。具體步驟上：
一是建立農業科技檔案管理數據庫。第一步，輸入文件級目錄。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保農業科技檔案管理數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。
二是加強電子文件的收集和積累工作。電子文件包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺組合，是未來數字農業科技檔案管理最主要的來源。為了確保所形成的電子文件不被丟失，保證電子文件是可存取、可利用和可理解，必須及時對所形成的電子文件進行收集積累。電子文件的收集積累，不僅保證電子文件的真實性，還維護了它的系統性、完整性，同時，也防止了存有信息內容的載體在個人手中發生丟失、損壞，從而保護電子文件的安全，為電子文件的歸檔打下基礎。電子文件的收集積累范圍，應嚴格按照國家有關規定執行。用載體傳遞的電子文件，要按規定進行登記、簽署，對更改處，要填寫更改單，按更改審批手續進行，并存有備份件，防止出現差錯。
三是農業科技檔案管理數字化與上網利用同步。農業科技檔案管理數字化及管理流程重組是一個管理思想不斷變化的過程，農業科技檔案管理數字化與上網利用同步即是新技術和新理念相互融合的表現。數字化農業科技檔案管理分開放與不開放兩種，開放農業科技檔案管理即上互聯網，建立農業科技檔案管理資料網站，實施資源共享，在互聯網上向政府和社會提供農業科技檔案管理信息。
3農業科技檔案管理數字化建設需要把握的幾個問題
3.1提高認識，統籌規劃
首先必須在思想上充分認識農業科技檔案信息資源的重要意義。在當今信息公開程度越來越高的形勢下，農業科技檔案的文化性質和社會性質逐步強化，利用的范圍和對象將逐步擴大，只有當農業科技檔案信息資源在農業現代化建設中發揮重要作用時，農業科技檔案和檔案工作的意義和價值才能充分地全面地展現出來。其次，做好統籌規劃。將大量的農業科技檔案數字化，是一個龐大的系統工程。首先要做好館藏情況的調查，包括檔案的類型、載體形態與狀態、館藏數量、檔案信息利用等基本情況。根據館藏情況，制訂農業科技檔案數字化的科學規劃，包括服務器、電腦、掃描設備等硬件的購置計劃和數字化處理規劃。最后，要保障檔案整理過程的完整性。農業科技檔案數字化是一項費時較長的工程，在大規模、流程化的數字化過程中，所有檔案原件都需從檔案庫房分批大量取出，一定要保障檔案原件的完整，不允許出現損毀和遺失的現象。
3.2加強基礎工作，認真做好檔案數字化
一是檔案數字化必須有所選擇。針對館藏“浩瀚”的檔案資源，不加選擇地全部數字化既不可能、也沒必要。應該根據一定的原則確定哪些館藏檔案原件應該數字化、哪些檔案原件中哪些不需要數字化。二是做好數字化時掃描參數的優化設置。掃描系統掃描參數的選擇和確定對掃描數字影像質量有較大影響，其中掃描分辨率直接關系到掃描文件的清晰度和還原效果。選擇分辨率時應根據實際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質量等。三是做好檔案數字化的全程控制。在檔案數字化過程中，要注重全面的質量檢查，加強數據的質量控制。
數字化檔案范文第3篇
[關鍵詞]檔案 數字化 文件級目錄管理
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）07-0055-01
在科學技術迅速發展的今天，對檔案管理實現數字化已經是時代的需要。作為高職院校，在這樣的形勢下，應該跟上時代的潮流，為此，我校對檔案數字化進行了有益的實踐與探索。
一、檔案數字化含義、作用
檔案數字化是指：對于已有的各種載體形式的檔案采用數字化技術進行處理加工，以實現不同載體形式的檔案的數字化管理和檔案信息資源的數字化共享。實現檔案的數字化意義重大，它改變了檔案存在方式和利用方式。從檔案的存在形式上看，檔案不再是紙質的檔案，不需再為紙質檔案的損壞、保管擔憂。從利用方式上看，它改變了在利用檔案過程中時空的限制。在空間上，檔案不再是“孤本”檔案，很多人可以同時通過互聯網來使用同一個檔案；在時間上，實現檔案數字化以后，使用者可以隨時根據自己的需要調用自己所需要的資料。在高職院校內部，實現了檔案的數字化，就可以使各個部門根據自己的需要，隨時隨地調用所需要的檔案資料了。
二、檔案數字化的思考
檔案數字化的建立是個復雜的過程，我們需要做好技術上的處理，又要做好全方位的管理，以保證檔案數字化的合理實現。
（一）做好館藏情況的調查
要實現檔案的數字化管理，需要引進硬件設施。而需要購置什么樣的設備，需要了解文檔的類型、館藏數量、檔案信息利用等基本情況。在充分了解的基礎上，再購置相應的設備，做好硬件設施的準備工作。
（二）在硬件設施到位以后，要進行軟件方面的建設
需要建立文件級目錄數據庫。它可以滿足一般檢索和管理的需要。目前，很多的檔案館由于沒有實現全部檔案的文件級目錄機檢，查找檔案不快、不準、不全的問題普遍存在。所以，把文件級目錄數據庫建設作為一項基礎性工作，在提高檔案的查全率、查準率的同時，利用計算機實現檔案以件數為基本單位的管理是非常必要的。在高職院校的檔案管理中，可以把檔案按照教學檔案、學生檔案、行政文件檔案進行分類，建立文件級目錄。在需要找某一類檔案時，在這一級別進行查找，以提高查找的速度。
三、選擇適當的時候建立專題數據庫
在檔案數字化的過程中，只實現文件級的目錄，有的時候，是不能解決全部檢索的需要的。隨著客觀需要的變化，對某一專題檔案有集中利用的需求是經常發生的，突擊建立專題數據庫，以滿足各部門的需求。為做好這項工作，主要把握三個方面：一是根據館藏檔案內容確定專題數據庫的總體布局；二是按需求分期建立專題數據庫；三是根據文件內容和檢索需要分別設立不同的專題數據庫結構。例如：為了加強對教務管理檔案的利用，可以設立教務專題數據庫。在設立教務專題數據庫時，可以按照時間進行分類，也可以找找教務管理制度、教師教案、教學成果等進行分類。總之，可以通過細致的分類，以達到高速運用教務檔案的目標。
四、檔案數據庫的管理
對檔案數據庫的管理，首先是要提高檔案管理人員的業務素質和思想素質。檔案工作是一件非常枯燥又重要的工作，需要檔案人員具備相應的業務素質和敬業精神。例如：檔案人員要掌握數字化檔案信息壓縮及存儲的關鍵技術；數字化檔案信息安全、保密技術；數字化檔案信息的訪問形式與安全控制；數字化檔案信息知識產權等。同時，需要檔案管理人員發揮主人翁意識，做好檔案的保密工作的同時，要耐心細致地工作。
其次，加強對在建數據庫和成果數據庫的管理。所謂的在建數據庫是一個動態變化的數據庫，要進行及時維護和更新。成果數據庫是已經完成的數據整理，不需要再進行更改。但是要加強對使用權限的限制，以保證檔案信息使用的安全性。可以建立技術負責人、權限負責人，也就是設立專門的人員進行管理。一方面可以保證檔案使用部門快速使用，另一方面可以保證檔案的訪問權限，避免惡意地竊取檔案信息的行為。
總之，檔案數字化的建立是一項長期而復雜的工程，需要政策上的重視，檔案管理人員業務素質的提高，硬件設施的不斷更新。作為檔案管理人員，應該為檔案數字化的實現不斷進行探索。
【參考文獻】
[1]王萍著.電子檔案著錄標準及其應用.吉林大學出版社，2010-10-1.
數字化檔案范文第4篇
[關鍵詞] 膠片檔案;數字化;數字轉換
[中圖分類號]R197.38[文獻標識碼]B [文章編號]1674-4721(2009)07(a)-141-01
本文就醫院膠片檔案數字化進行探討分析,報道如下:
1 醫院膠片檔案數字化的形式
醫院諸多信息膠片檔案數字化的基本過程就是將許多復雜多變的信息轉變為可以度量的數字、數據,再以這些數字、數據建立起適當的數字化模型,把它們轉變為一系列二進制代碼,引入計算機內部,進行統一處理。所謂膠片檔案數字化[1],就是將以上二者結合起來,把膠片檔案中的信息在預覽情況下,選定要掃描的范圍,先調節圖片的亮度及對比度至清晰,然后進行掃描,便得到了膠片初始圖像。在圖像處理軟件Photoshop 5.0中對圖像進行對比度、亮度的調節,并根據不同的需要調整圖像的大小,最后將圖像存貯為JPG格式[2]。
膠片檔案的數字化主要有三個重要組成部分,它們是掃描設備、膠片檔案以及計算機管理軟件。通過掃描設備將膠片檔案的影像信息轉化為數字信息,再通過相應的計算機管理軟件將數字信息存儲于計算機上,以便保存、備份、維護等,并通過相應的計算機軟件查找并輸出檔案信息,以供人們利用。
采用掃描設備進行膠片檔案數字化的具體步驟是:首先,調出膠片。對于待掃描的CT、MRI膠片應選擇無明顯劃痕的圖像,事先應對膠片污漬進行清潔,否則會因掃描圖像的分辨率太高而使劃痕和污漬特別明顯,而影響圖像質量。第二,按照原有膠片目錄及相應的索引號碼,比如住院號、片號制作相對應電子版的目錄。第三,閱讀膠片。這是承上啟下的一步。利用閱讀器將膠片檔案的內容讀出,此時要注意將膠片檔案分類,弄清楚哪些需要全文掃描,哪些需要部分掃描,哪些只保留目錄即可。第四,膠片掃描。利用掃描儀等相關設備將膠片檔案的內容有序地掃入計算機,每張膠片都要注意檢查畫面是否放得端正、號碼是否正確,根據每個畫幅的不同對照調整,選擇適當的分辨率對比度、亮度,然后再開始掃描。第五,畫面處理。注意一定要保持檔案的真實性及原有的排列次序,不得隨意刪改,同時對一些與原檔案信息不相關的內容也要適當加以修改,如去掉不必要的黑點、麻點、黑邊、黑框等,以減小占用空間。第六,信息校對。掃描后的檔案一定要與原膠片檔案逐頁進行校對,以確保原文圖像、文件夾名稱、機讀目錄內容的一致。第七,內容掛接。由膠片檔案數字化后得到的圖像,應按件與計算機數據目錄掛接。第八,影像還原。通過模數轉換器,即A/D轉換器,將模擬信號轉換為數字信號。第九,將掃描圖像存貯為JPG圖像格式,可大大減少圖像磁盤的占用空間,方便圖像的調用和傳輸。使人們獲得相應的文、圖像、聲音,或是三者的結合體[3]。
2 膠片檔案數字化的優點
首先,膠片檔案數字化大大縮小了膠片檔案的保存空間。膠片檔案相對于紙質檔案來說,不但體積縮小了,而且記錄了更加豐富的內容,節省了保存空間。
第二,膠片檔案數字化使膠片檔案的維護更加方便、安全。目前,我們所見的膠片檔案易受鹵化銀感光介質、空氣、光線、微生物等的影響,因此維護起來也需格外謹慎小心。而數字化后的膠片檔案存于計算機或移動硬盤上,只需定期對它們進行病毒掃描等基本維護就可以達到維護膠片檔案內容的目的。
第三,膠片檔案數字化有利于膠片檔案的快速遠距離傳播。傳統的膠片檔案在提供利用時,不僅受地域限制,而且傳輸起來也相當麻煩,很費時間。膠片檔案數字化后可以在網上廣泛傳播,實現共享,大大拓寬了其內容信息的傳播范圍,更方便了醫務人員的媒體教學、遠程會診、科研、寫作和資料的積累等諸多領域。
第四,膠片檔案數字化使人們檢索查閱膠片檔案變得更加簡便。數字化的膠片檔案存儲于計算機上,可以提供多種檢索工具,只要輸入已掌握的信息,就會自動調出相關檔案,如需要即可打印出來,不僅提高了檢率,而且縮短了檢索的時間。這使得膠片檔案的利用變得更為方便,憑借軟件查詢系統,可以很方便地查找到所需的資料,無需再用閱讀器一張一張翻閱膠片了。
3 膠片檔案數字化的缺點
首先,數字化后的膠片檔案壽命縮短。它所采用的載體介質主要有磁盤、磁帶、光盤。這些介質的壽命比較短,軟盤壽命為3年,磁帶壽命為10年,光盤壽命為20～30年。再是由于數字化處理需要將信號進行模擬數字模擬的處理,必然會對膠片檔案的圖像質量、聲音質量有所損傷,使數字化后的膠片檔案的原始憑證性和膠片檔案壽命受到影響。
第二,計算機檢索系統的檢準率要低于手工檢索,而且必須要懂得一定的計算機知識才會操作,而且為了更好地保存膠片檔案的信息內容,對計算機的維護顯得尤為重要,定期的查毒與殺毒將變得必不可少。
第三,由于數字化后的膠片檔案可以在網上傳播,其法律效力低于膠片檔案,而且對于病人的某些隱私保護也就提出了更高的要求。我們可以通過劃分保密級別、限制利用權限和用戶身份驗證來做好保密工作[4]。
[參考文獻]
[1]孫新華.縮微膠片的數字化管理[J].中國檔案,2001,5:20.
[2]馮振榮.檔案保護技術基礎知識[M].北京:檔案出版社,1987:137.
[3]趙康莉,姚清華,龍平.衛生防疫業務檔案的兩級管理[J].中國醫藥導報,2006,15:313.
數字化檔案范文第5篇
1 照片檔案數字化管理的重要性
隨著社會日新月異的發展，各級政府機關、企事業單位以及群眾個體在撰寫史志、社會宣傳、招商引資、多媒體制作、電子郵件等方面的工作需求日益增加。為了適應與滿足倍增的需要，勢必要運用現代高新技術，如信息技術、掃描技術、計算機技術、存儲技術等，與傳統的檔案收集、歸類、整理、保管、查閱、利用等一系列方法相結合，建立起電子照片檔案系統，這就形成了照片檔案的數字化管理。數字化是一個系統工程，主要包括了檔案資源數字化、信息傳輸網絡化、信息資源共享化、信息利用社會化等內容。照片檔案的數字化管理具有其必然性和重要性。
首先，數字化管理使得照片檔案的收集方式更具靈活性。由于這些傳統照片具有稀缺性與寶貴的歷史記憶價值，通常有些照片檔案的所有者并不具有將照片交給檔案部門管理的意愿，并且無法提供可以進行復制的底片，因此，檔案館只能夠通過翻拍的方式來收集所需的照片檔案。倘若照片檔案的所有者對照片保管不妥善，極有可能導致一些珍貴、重要照片檔案永久性丟失，給以后的檔案收集工作帶來麻煩。照片檔案實現電子化管理之后，不僅可以實現照片檔案在相紙、磁盤、光盤等不同載體上的轉移，而且各歸檔單位通過網絡系統就可以直接將照片傳送到檔案部門。
其次，電子化管理的完善讓照片檔案的保存更加安全方便。傳統的照片檔案是以感光材料作為載體，對保存環境有較高的要求，耐久性不佳。無論是黑白照片，還是彩色照片，均會隨著時間的推移出現影像褪色、滲化和消失等現象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能夠保存下來，其所發揮的作用也會受到影響。照片檔案的電子化管理，使得照片檔案的載體變成磁盤、光盤、移動硬盤等，這些載體不僅具有容量大、占用空間小、存放方便等特點，而且保存與復制過程中不會存在變質、褪色等問題。同時，在照片修復上，可以先將老化、破損的照片掃描到電腦，再利用Photoshop等軟件進行修復處理，使得圖片達到較好的效果。
第三，電子化管理實行后，照片檔案的利用會變得更加靈活便捷。人們在查閱和使用照片檔案時，并不一定按內容一對一地調用照片，而是根據所需有所選擇，這給手工操作帶來許多麻煩。同時，照片檔案的使用具有排他性，同一張照片不可能讓多人同時使用。照片檔案電子化管理，使得用戶對照片檔案的利用可通過計算機隨時隨地檢索，使得檔案工作人員的勞動強度大大降低，節省了大量的查閱時間，工作效率得到提升。而且查詢速度快、支持多人同時使用、調看同一張照片而不必動用原件，還可通過通訊網絡以電子郵件等方式進行遠距離傳輸，充分實現檔案資源共享，照片的利用率得到大幅度提高。
2 照片檔案數字化管理現狀分析
近幾年，隨著國家社會的發展和各地經濟的增長，照片檔案管理工作也進入到一個新的歷史發展階段。由于傳統的照片檔案有相應的《照片檔案管理規范》，所以在管理實施的過程中會有章可循，相對規范，但對于數碼照片檔案的管理相對而言就不是那么規范了。
2.1 管理制度不完善
國內雖然早已出臺了《照片檔案管理規范》，但這個規范只適用于傳統照片檔案的管理，具有一定的限制性，對于新興的數碼照片檔案在較長一段時間內一直沒有制定出一套相對完整的的管理規范，這給照片檔案的數字化管理帶來了嚴重的影響。直至2014年，國家出臺了《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014），使得數碼照片檔案的管理終于有章可循。雖然各級單位在照片檔案電子化管理工作中，開始執行國家的相關規范，但由于長時間缺乏一套完整的規范，很多的檔案館（室）現行的管理制度仍不夠完善健全，并且存在檔案管理人員對照片檔案的電子化管理意識還較為薄弱的現象，在管理過程中出現執行不嚴格，缺乏力度的情況。另外，一些檔案館（室）的上級管理部門仍未結合實際的具體情況，制定出相適應的電子化管理實施細則，如對數碼照片檔案歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求、保管條件以及數碼照片檔案的利用等未做出具體的規定。因此，實際上，很多單位對于數碼照片檔案管理工作仍然處在一種無章可循、無序的工作狀態，這對照片檔案電子化管理工作產生了直接影響。
2.2 收集、整理難度大
與傳統照片的管理對比而言，數碼照片檔案的收集難度更大。數碼照片具有無底片、不用沖洗的特點，無需產生購買膠卷和沖洗的費用，使得照片數量比以往大幅增加。在這些大批量的數碼照片中，質量參差不齊，也不全都具有收集價值，而且缺乏相應的收集細則，這為檔案管理人員的收集工作增加了許多隱性困難。其次，現今數碼相機的普及率很高，甚至智能手機也具有優質的攝像功能，不僅照片數量增多，收集對象更是難以把握，這使得檔案人員很難將所有照片進行收集歸檔。
與收集工作密切相關的整理工作難度也加大。上述數碼照片的收集已難以做到及時，更遑論做到及時的整理了。數碼照片檔案的數量相比傳統照片?n案的數量更加巨大，在整理數碼照片時既要鑒定篩選，又要進行重命名、刻錄光盤、編寫文字說明等一系列繁瑣的工作，數碼相片的質量參差不齊，檔案管理人員需要對這些照片進行整理、選擇，所以數碼照片的整理很難做到及時、準確。
2.3 安全隱患嚴重
數碼照片的存儲依賴于電子設備和計算機，這給數碼照片檔案的安全帶來了嚴重的隱患。當存儲設備發生故障時，數碼照片有可能就會丟失。數碼相片是數碼文件，其具有數碼文件的易損性、易改性，計算機和操作系統有被病毒感染的危險性，這會造成大量數碼照片被破壞，甚至丟失。
3 加強照片檔案數字化管理的對策
3.1 進一步完善數碼照片收集歸檔制度
數碼照片與紙質照片具有一定的區別，就形成模式和保存載體而言，數碼照片與紙質照片完全不同，數碼照片是電子靜態圖像文件，需要依靠計算機系統進行閱讀、處理。因此，制定適合本地區本單位的切實可行的歸檔制度是首要之舉。各檔案館（室）應當根據當前工作的實際內容以及自身部門的需要來制定一套與當前部門現狀相符合的關于數碼照片檔案管理的規章制度。上級管理部門應當明確提出數碼照片歸檔的各項指標要求，即對數碼照片的格式、分辨率等作出細致具體的規定。檔案管理人員應當專門制作歸檔照片著錄卡片，對每張照片進行逐張編號并按照編號逐張進行錄入說明，包括時間、地點、內容、主要人物和攝影者。嚴禁對拍攝影像進行加工修改，以保證歸檔數碼照片的真實性、完整性和有效性。只有責任到人，工作要求明確，形成常規才可能有效解決照片由于存放散亂而未存或丟失的問題，形成數碼照片檔案收集的工作網。
3.2 建立有效的照片歸檔審核機制
歸檔的數碼照片要求是真實且完整的原始文件，因此，檔案管理人員在收集照片檔案時，首先要打開數碼照片文件仔細檢查，通過讀取照片EXIF 信息，判別圖像是否經過編輯，如添加、合成、修改、挖補等后期編輯制作處理，不允許照片有調整、刪改、壓縮的處理，以確保歸檔數碼照片的有效性和真實性。此外，對于數量巨大的數碼照片必須嚴格審核，篩選條件主要包括照片的主題是否鮮明、有沒有代表性、畫面質量清晰度高不高等，以此確定其保存的價值，才能決定能否轉化為照片檔案。對反映同一內容的若干張照片應去粗取精，將反映事件全貌的或典型細節的圖像文件歸檔，選擇清晰度高的、對活動又具有表現力的、有重要價值的照片歸檔。使得每張歸檔照片都是有效的、可利用的，提高歸檔效率和質量。
3.3 加強安全保護
各檔案館（室）對歸檔的數碼照片要嚴格按照《數碼照片歸檔與管理規范》進行管理，要加強對照片檔案電子化管理工作的執行力度。在電子計算機中建立分類整理完畢的數碼照片電子版，保存方式分別建立三種備份形式，一是只讀式光盤一式兩份，進行脫機保存，遠離強磁場，數字光盤的儲存和利用方便，通用性較強，容量較大；二是移動硬盤，選用存儲容量為500-1000 GB容量的，要注意移動硬盤的存放環境，避免磁化、強光照射和磕碰；三是傳統的紙質照片，應選取一定數量比較常用的且具有代表性和有價值性的數碼照片資料在入檔案時就特殊記錄，輸出一套高質量的紙質照片進行整理存檔，方便臨時使用時閱覽參考。實行一套紙質，兩套電子，三備份制度。
電子版照片備份存檔后可放置在專用的防磁柜中保存，要定期檢查。使用數字光盤和移動硬盤儲存的數碼照片資料，都有丟失的風險，光盤和硬盤都可能因為灰塵、光照、使用過頻、磕碰等環境因素而使壽命縮短，從而造成存儲內容丟失。在數碼圖像都丟失的情況下，也可利用紙質照片進行翻拍、掃描，把丟失的數碼影像恢復過來。
