單位檔案管理方案

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單位檔案管理方案范文第1篇

［關(guān)鍵詞］單位；檔案管理；現(xiàn)代化；電子化

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.10.113［中圖分類號］G275［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2016）10-0162-02

在信息技術(shù)迅速發(fā)展的情況下，檔案管理工作也需要逐漸實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展路徑。我國單位檔案管理工作均面臨重要的改革問題，對于單位檔案管理人員來講，必須結(jié)合當(dāng)前時展需求，創(chuàng)新檔案管理方式，最大化地實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。

1檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的必要性

檔案中詳細(xì)記錄著單位的日常工作，對于單位工作效率及工作總結(jié)具有重要作用，因此，檔案管理也是一項(xiàng)重要管理任務(wù)。所以如果能夠顯著提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展，則能夠顯著提高檔案管理質(zhì)量及管理工作效率。對于檔案管理來說，也將逐漸脫離傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介。電子檔案更有助于收集及存儲信息，顯著降低信息存儲占據(jù)的物理空間。在檔案處理及選擇過程中，電子檔案能夠顯著提高檔案處理的便捷性。隨時可以從電子設(shè)備上將電子檔案抽調(diào)出來，并能及時依照實(shí)際工作需求，選擇相應(yīng)功能鍵從而選擇信息，有效實(shí)現(xiàn)大批量數(shù)據(jù)的有效處理。電子檔案的應(yīng)用能夠顯著提高信息選擇及存儲的準(zhǔn)確性。最后還能隨時進(jìn)行電子檔案信息處理及數(shù)據(jù)修改，和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比具有一定便捷性。

2我國單位檔案管理中的弊端

我國當(dāng)前的檔案管理普遍采用的是傳統(tǒng)管理方案方法，檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展存在較多弊端。首先，檔案管理不夠規(guī)范，例如，工作人員在處理電子檔案過程中，由于電子檔案體積小、攜帶方便，導(dǎo)致工作人員忽視檔案信息安全性，檔案管理工作存在較大隨意性，加大了檔案信息遺失及泄漏風(fēng)險(xiǎn)。還有些工作人員只會上傳檔案，不能有效掌握檔案信息管理及重要數(shù)據(jù)備份管理技能，一旦電子設(shè)備發(fā)生故障將直接導(dǎo)致檔案信息丟失，給單位帶來嚴(yán)重?fù)p失。從這一點(diǎn)上來看，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)具有重要意義，要不斷強(qiáng)化工作人員業(yè)務(wù)培養(yǎng)，提高工作人員檔案信息管理意識，加大對檔案丟失及信息泄露防范的重視度。以上重點(diǎn)分析的是電子檔案安全問題，其原因主要是檔案管理工作人員工作疏忽所致，另外還有一個原因則是技術(shù)問題。一些單位不能與時俱進(jìn)，電子存儲設(shè)備更新速度慢，因此容易出現(xiàn)電子檔案存儲破壞問題及各種故障。有些單位電腦本身的配置比較低，信息處理速度較慢，影響電子檔案信息處理的工作效率。另外，如果在計(jì)算機(jī)應(yīng)用中，沒有及時更新軟件，也會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)各種各樣的錯誤，影響檔案管理質(zhì)量。針對電子檔案管理中存在的各種問題，一方面需要提高管理人員的安全意識，另一方面需要加強(qiáng)電子檔案的設(shè)備管理，及時更新相應(yīng)設(shè)備，提高電子檔案信息處理的速度及管理質(zhì)量。

3單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展策略

信息技術(shù)已經(jīng)成為現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要工具之一，基于當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求必須改善傳統(tǒng)的檔案管理方式，提高檔案管理質(zhì)量及效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展路徑，促進(jìn)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。

3.1建立健全檔案管理制度，提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)及學(xué)習(xí)能力具有差異，在培訓(xùn)及教育工作中需要因材施教，可以針對檔案管理工作人員實(shí)際情況開展多層次、多渠道的培訓(xùn)工作，嚴(yán)格遵循學(xué)以致用的基本原則。對于單位來講，首先需要給管理工作人員提供學(xué)習(xí)機(jī)會，提高工作人員的專業(yè)技能及綜合素質(zhì)。同時在工作人員技能培訓(xùn)中，要最大化地學(xué)習(xí)新理論及新技術(shù)，并積極改善工作人員的傳統(tǒng)理念，引導(dǎo)工作人員接受最新技術(shù)及管理理念。對于單位來講，則需要實(shí)現(xiàn)自身管理水平及手段的改革，首先要構(gòu)建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的具體工作，并落實(shí)相關(guān)責(zé)任，確保工作人員能夠高質(zhì)量完成檔案管理工作。另外，要加大培訓(xùn)力度，定期考核工作人員的綜合素質(zhì)及專業(yè)技能，確保檔案管理人員能夠明確認(rèn)識到電子檔案的重要性，掌握相應(yīng)管理技能，促進(jìn)電子檔案管理的發(fā)展。檔案管理工作不僅涉及管理的專業(yè)知識，還涉及很多其他學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)以及心理學(xué)等知識，因此，在培訓(xùn)過程中不僅要重視對工作人員的管理專業(yè)知識培訓(xùn)，還要注重對其他學(xué)科知識的攝取，促進(jìn)其知識面的更新。另外，新形勢下培訓(xùn)的重點(diǎn)應(yīng)該是加強(qiáng)工作人員科技知識學(xué)習(xí)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，對工作人員的技術(shù)水平有了很高的要求，很多人甚至連電腦都不能熟練運(yùn)用，難以滿足新形勢下檔案管理工作的要求，因此，必須加強(qiáng)培訓(xùn)，為檔案管理工作提供保障。

3.2通過計(jì)算機(jī)管理檔案資料庫房

在檔案資料管理中，可以加大計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化。不斷完善基層單位檔案管理制度，加大計(jì)算機(jī)技術(shù)在庫房資料管理中的應(yīng)用，以提高檔案保存管理工作效率，提高資料庫房管理的安全性。

3.3實(shí)現(xiàn)檔案保存和查詢的電子化和現(xiàn)代化

在信息化及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理工作既面臨巨大挑戰(zhàn)，同時也增加了發(fā)展機(jī)遇。傳統(tǒng)的手寫檔案已無法滿足時代需求，在日益增長的檔案信息管理中，必須加大現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用，加快檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。檔案管理工作本身專業(yè)性較強(qiáng)，對于工作人員來講需要具備相應(yīng)的現(xiàn)代化管理技能，再加上相應(yīng)的綜合素質(zhì)，才能提高檔案管理質(zhì)量。檔案管理十分繁雜，勞動強(qiáng)度大，加之檔案數(shù)量越來越多，工作人員面臨著很大壓力，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)手段則能有效提高檔案工作效率，節(jié)省人力、物力資源，節(jié)約時間。其信息化和智能化的特點(diǎn)，能有效減少工作人員的手工操作，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，使整個檔案管理工作變得更加系統(tǒng)化和條理化，促進(jìn)資源的合理利用，提高檔案管理工作效率，并使檔案管理工作更加安全。計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使手工錄入和查詢均實(shí)現(xiàn)了電子化發(fā)展。在檔案錄入過程中，首先管理人員要整理檔案內(nèi)容，確定無誤后即可錄入，并對其實(shí)施統(tǒng)一保存。傳統(tǒng)的檔案文檔在錄入過程中被轉(zhuǎn)化為電子形式，便于保存，同時還能提高檔案資料的查詢速度。

3.4構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

在檔案管理工作中，想要有效實(shí)現(xiàn)其工作的現(xiàn)代化及電子化轉(zhuǎn)變，必須構(gòu)建專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。這不但能提高檔案管理工作效率，同時還能實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的信息化發(fā)展。在現(xiàn)代科技發(fā)展進(jìn)程中，管理技術(shù)的動態(tài)化發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。

4結(jié)語

單位需要對自身的檔案管理方式進(jìn)行不斷優(yōu)化，以滿足時展需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化，有效開展基層單位檔案管理工作，為單位的其他工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。本文在闡述單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化的內(nèi)涵及要求的基礎(chǔ)上，分析當(dāng)前單位檔案管理存在的弊端，并提出相應(yīng)的解決辦法，以供參考。

主要參考文獻(xiàn)

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單位檔案管理方案范文第2篇

【關(guān)鍵詞】檔案；管理；方法

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中的不足

（一）檔案管理意識薄弱。機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的工作人員大多重視本單位的專業(yè)業(yè)務(wù)的開展和綜合業(yè)務(wù)水平的提高，對檔案管理工作缺乏重視，檔案管理制度陳舊、管理人員缺乏專業(yè)性、管理方法落后，對檔案管理工作缺乏足夠的監(jiān)督，對工作中存在的問題缺乏重視。管理人員很難意識到檔案管理工作的重要性，很難以積極的態(tài)度投入到檔案管理工作中，工作過程中會產(chǎn)生低下效率。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員沒有意識到檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作順利開展的重要、首要問題。

（二）機(jī)關(guān)事業(yè)單位中缺乏完善的檔案管理制度開展。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理制度中，大多是關(guān)于人事和業(yè)務(wù)相關(guān)的，其中很少有檔案管理相關(guān)的規(guī)定，甚至有的機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理制度中沒有檔案管理的相關(guān)規(guī)定。機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的開展依據(jù)主要是相關(guān)的規(guī)章制度，規(guī)章制度的缺乏使工作難以及時、有效、全面地開展。檔案管理工作相關(guān)制度的缺乏，使檔案管理工作開展時缺乏依據(jù)和參考，檔案管理人員無法展開工作。

（三）缺乏專業(yè)人才。由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員對檔案管理工作重視不夠，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位中沒有足夠的專業(yè)檔案管理人員，很多單位的檔案管理人員沒有檔案管理的專業(yè)知識，因此，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作處于效率低下、程序混亂的非專業(yè)狀態(tài)，甚至處于癱瘓狀態(tài)，使檔案管理成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作中的短板。

（四）檔案管理方法落后。由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作相關(guān)制度的缺失和相關(guān)專業(yè)人員的缺乏，檔案管理工作缺乏足夠的方法，僅能參考其他工作的工作程序和工作方法開展檔案管理工作，檔案管理方法落后并且不專業(yè)，檔案管理工作的效率極低，阻礙了需要利用檔案的相關(guān)工作的順利進(jìn)行。

二、提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案管理工作效率的有效方法

（一）提高工作的重視程度。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員沒有意識到檔案管理工作的重要性是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作順利開展的重要、首要問題。因此，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案管理工作效率首先要解決的問題就是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對檔案管理工作重視不足的問題。目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)行考核制度，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位相關(guān)人員對檔案管理工作重視程度的最有效的方法就是將檔案管理工作的效率列入機(jī)關(guān)事業(yè)單位考核范圍之內(nèi)，并且進(jìn)行定期考核。

（二）完善檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定。制度的缺乏使工作人員開展相關(guān)工作時缺乏依據(jù)，因此，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案管理工作的工作效率需要不斷完善相關(guān)的管理制度和規(guī)定。檔案管理工作相關(guān)制度缺失的單位，應(yīng)該參考相關(guān)的制度規(guī)定，盡快制定檔案管理工作規(guī)定，并在工作過程中不斷完善。

（三）選取專業(yè)的人員。檔案管理人員是檔案管理的主體，檔案管理人員的專業(yè)性與否直接影響到檔案管理工作的效率。目前，很多高校中設(shè)有檔案管理專業(yè)，因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該選取檔案管理的專業(yè)人員作為本單位的檔案管理人員。對于本單位的非專業(yè)的檔案管理人員，應(yīng)進(jìn)行定期和不定期的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)水平，使檔案管理工作呈現(xiàn)專業(yè)性。

（四）采用先進(jìn)的管理方法。隨著各界人士對檔案管理工作的重視，對檔案管理方法的研究也不斷增多，不斷創(chuàng)造出更加適合檔案管理工作中實(shí)際需要的管理方法。隨著信息科技的發(fā)展，產(chǎn)生了更多檔案管理的工具，檔案管理工作更加便捷、高效。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位提高檔案管理工作效率需要根據(jù)本單位檔案管理工作的實(shí)際需要選擇適合的管理工具和管理方法，并培訓(xùn)相關(guān)的專業(yè)人員，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作不斷專業(yè)化，不斷提高檔案管理工作的效率。

【參考文獻(xiàn)】

[1]賈峰.事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與解決途徑[J].活力，2013（1）.

單位檔案管理方案范文第3篇

【關(guān)鍵詞】檔案管理現(xiàn)代化；問題；解決方法

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用，使得我國各個行業(yè)有很大程度的進(jìn)步。當(dāng)然，這也包括檔案管理。計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理之中，使之具有現(xiàn)代化特點(diǎn)，如此可以大大提高檔案管理的時效性。但當(dāng)前地方很多部門在檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中面臨諸多問題，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低、檔案管理人員素質(zhì)較低等，導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化水平較低。對此，本文筆者將重點(diǎn)分析檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問題，探究切實(shí)有效的措施，希望提高檔案管理現(xiàn)代化水平。

一、檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問題

（一）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。現(xiàn)代化檔案管理的推進(jìn)，意味著要打破常規(guī)，重新規(guī)劃設(shè)置檔案管理的內(nèi)容、方式、方法、標(biāo)準(zhǔn)、制度等，這在一定程度上會損害某些人的利益，因此檔案管理現(xiàn)代化推進(jìn)必然會受到阻力。而檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低就是阻力作用之下表現(xiàn)的問題之一。因?yàn)樵趩挝粌?nèi)執(zhí)行檔案管理中，各個基層單位均各自為政，對自己所負(fù)責(zé)的部分自行管理。這使得各個基層單位的檔案管理有很大差異，檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。在推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理中，基層單位人員認(rèn)識到檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)施，需要全員按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求執(zhí)行檔案管理，這顯然會約束、規(guī)范自身，因此對檔案管理現(xiàn)代化的推進(jìn)比較排斥，甚至做出一些阻礙行為，使得檔案管理現(xiàn)代化推進(jìn)比較緩慢。

（二）檔案管理人員素質(zhì)較低。檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)是離不開現(xiàn)代化設(shè)備的，而設(shè)備的有效應(yīng)用，需要優(yōu)秀的專業(yè)人員來操作與維護(hù)。但是，從檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中對管理人員考察，了解到檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化管理理念，且素質(zhì)偏低，使其難以在檔案管理中有所作為，如高質(zhì)高效地完成檔案管理工作、積極參與現(xiàn)代化設(shè)備相關(guān)知識學(xué)習(xí)、操作技能練習(xí)等。因此沒有優(yōu)秀的、專業(yè)的、高素質(zhì)的檔案管理人員的支持，檔案管理現(xiàn)代化的推進(jìn)也必然會受到一定程度的影響。

（三）檔案管理投入不足。對于檔案管理現(xiàn)代化的推進(jìn)，單位所面臨的最大問題便是檔案管理投入不足。因?yàn)闄n案管理現(xiàn)代化建設(shè)，需要運(yùn)用到多種現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等，同時還要配備與之配套的現(xiàn)代化設(shè)備，這就需要單位為此支付大量經(jīng)費(fèi)。但是目前很多單位，尤其是基層單位，其資金有限，難以為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)提供充足的資金支持，這使得基層單位的檔案管理只能保持原狀或稍有改善，但依舊會存在安全設(shè)施不到位、管理?xiàng)l件差、檔案室建設(shè)不夠規(guī)范等。因此，在檔案管理投入不足的情況下，檔案管理現(xiàn)代化推進(jìn)比較緩慢，甚至停滯不前。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效措施

在檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在諸多問題，使真正意義上的檔案管理現(xiàn)代化難以實(shí)現(xiàn)。對此，筆者的建議是采取以下措施來解決問題，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

（一）強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化觀念。或受傳統(tǒng)思想觀念影響、或不甚了解現(xiàn)代化檔案管理，使得單位領(lǐng)導(dǎo)及管理者并沒有意識到檔案管理現(xiàn)代化推進(jìn)對本單位持續(xù)、健康發(fā)展的意義，使其忽略檔案管理現(xiàn)代化實(shí)施。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)及管理者檔案管理現(xiàn)代化觀念，通過檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)容、社會反響及未來發(fā)展趨勢等幾個方面向領(lǐng)導(dǎo)及管理者證明檔案管理現(xiàn)代化實(shí)施的重要性及作用，逐步強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)及管理者檔案管理現(xiàn)代化觀念，進(jìn)而分析檔案管理現(xiàn)代化的要求、特點(diǎn)及規(guī)律等，探究切實(shí)有效的檔案管理現(xiàn)代化推進(jìn)計(jì)劃，為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化而努力。

（二）加強(qiáng)檔案復(fù)合型人才的培養(yǎng)。管理人員作為檔案管理的主體，其專業(yè)知識水平、能力、技能、素質(zhì)等方面均會影響檔案管理實(shí)施效果。為了更好地推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，達(dá)成有效實(shí)施的目的，需要單位為檔案管理配備優(yōu)秀的檔案復(fù)合型人才。基于此，應(yīng)當(dāng)在單位內(nèi)開展檔案專業(yè)知識培訓(xùn)、科學(xué)技術(shù)知識及技能培訓(xùn)、綜合素質(zhì)教育等，逐步將檔案管理人員培養(yǎng)成為優(yōu)秀的、符合檔案管理現(xiàn)代化需要的復(fù)合型人才。

（三）加大檔案管理軟硬件的投入。檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，需要計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)的支持。為此，在推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化過程中，還要注意加大檔案管理軟硬件的投入。也就是單位應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)行籌資，或與企業(yè)合作，或向社會救助等方式，籌集資金，將其投入到檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)之中，為檔案管理配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、各種檔案管理軟件等，為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化而努力。

三、結(jié)束語

信息時代已經(jīng)到來，一成不變的單位自然會被時代、被社會所淘汰。為了使單位能夠緊跟時代步伐，與時俱進(jìn)，不斷穩(wěn)定、健康地發(fā)展，需要對單位各個方面加以適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和改變。這其中就包括檔案管理。合理地運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)來調(diào)整優(yōu)化檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，如此可以使檔案管理水平提高，在單位內(nèi)充分發(fā)揮作用，為促進(jìn)單位更好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。所以，努力解決檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是非常有意義的。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張長河.檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的分析[J].蘭臺世界，2013（20）：53-54.

單位檔案管理方案范文第4篇

1.檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

目前電力單位管理檔案的方式主要包括兩種，即手工管理與電子管理，實(shí)施電子管理時需要采用OA系統(tǒng)，OA系統(tǒng)雖然實(shí)現(xiàn)了無紙化管理，但存在數(shù)據(jù)丟失、無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)安全隱患大等問題，難以為檔案的共享及高效利用提供有效支撐。對此，應(yīng)通過采用合理的方法加快檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，通過信息化的管理方式充分發(fā)揮檔案的重要作用。采用信息化的方式管理電力單位中的檔案不但能夠積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，提高檔案管理效率，同時能有效節(jié)省檔案管理中所耗費(fèi)的財(cái)力、人力，充分保障檔案安全。首先，加快檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程可以充分利用現(xiàn)代信息傳輸通道高速傳播檔案數(shù)據(jù)，單位中的各部門與員工可直接利用網(wǎng)絡(luò)獲取檔案信息，這就有助于實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。另一方面，加快信息化管理建設(shè)，可以讓檔案的管理者與使用者在不到館的情況下直接利用網(wǎng)絡(luò)查詢相關(guān)的目錄信息與全文信息，或者是在得到授權(quán)的情況下直接整理檔案數(shù)據(jù)信息，無需通過打印、復(fù)印等方式保存檔案[2]。因此可以跳過傳統(tǒng)檔案管理中的多種繁瑣工作步驟，有助于提高檔案管理效率，同時可節(jié)省大量的人力及財(cái)力。此外，實(shí)現(xiàn)信息化管理可以利用電子數(shù)據(jù)庫取代紙質(zhì)檔案，避免因紙質(zhì)檔案受到時間、環(huán)境及溫度等影響而出現(xiàn)模糊、遺失等問題，有助于提高檔案管理的安全性。

2.電力單位檔案管理信息化建設(shè)分析

2.1加快信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)進(jìn)程

電力單位應(yīng)根據(jù)檔案管理要求及自身經(jīng)營情況對信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，以保證檔案管理工作能夠順利開展。首先，要積極引進(jìn)新興檔案管理技術(shù)，并積極采用現(xiàn)代管理模式提高電力單位內(nèi)部的工作效率，從而為檔案的信息化管理建設(shè)提供有利條件。其次，要注重利用最新信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并在此基礎(chǔ)上提升信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲能力。還可以通過建立起相對完善的信息管理系統(tǒng)，利用管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理檔案數(shù)據(jù)庫，提高管理系統(tǒng)的查找效率，方便于檔案管理人員及利用人員高速瀏覽檔案信息，并確保管理系統(tǒng)可以及時、順利發(fā)送檔案信息，以建立起安全性高、可靠性強(qiáng)的信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施[3]。此外，應(yīng)加快電力單位紙質(zhì)檔案的電子化進(jìn)程，確保電子數(shù)據(jù)檔案的全面性，以便為信息化管理構(gòu)建出相對完善的平臺。在收集與整合紙質(zhì)檔案時要注重管理好原檔案，及時修正電子化檔案，利用軟件平臺系統(tǒng)化管理電子化檔案。在電子化檔案的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)方面，可以采用現(xiàn)代管理理論建設(shè)檔案應(yīng)用質(zhì)量管理系統(tǒng)，規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)接口，采用不同的數(shù)據(jù)交換分支，包括發(fā)電廠等相關(guān)單位的數(shù)據(jù)交換分支等，保證電子化檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

2.2建立起信息化管理的保障體系

為了確保檔案管理的信息化建設(shè)能夠順利完成，則應(yīng)建立起相應(yīng)的保障體系。首先，要建立起良好的溝通機(jī)制。信息化管理系統(tǒng)建設(shè)、信息化管理過程的實(shí)施均需要電力單位中的相關(guān)人員實(shí)現(xiàn)有效配合，溝通是配合的基礎(chǔ)，所以要確保電力單位的檔案管理部門與其他各部門之間實(shí)現(xiàn)有效溝通，明確各相關(guān)部門在檔案信息化管理中的職責(zé)，在實(shí)現(xiàn)通力配合的基礎(chǔ)上保障信息化管理建設(shè)過程的穩(wěn)定性與持續(xù)性。其次，要建立起安全保障與防護(hù)體系。建立起現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)，所有應(yīng)注重調(diào)整或提高信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，保證在關(guān)鍵時刻信息系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)應(yīng)急，避免電力領(lǐng)域中的技術(shù)科研成果及具有獨(dú)立知識產(chǎn)權(quán)的檔案信息被非法竊取。第三，應(yīng)注重建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理體系，確保信息化管理系統(tǒng)建設(shè)、使用與運(yùn)行過程均有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為約束，從而提高檔案管理效率及有效實(shí)現(xiàn)檔案信息共享[4]。標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的管理體系應(yīng)包括系統(tǒng)操作規(guī)范體系、安全運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)體系及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系等。此外，要加快信息化管理人才的培養(yǎng)與引進(jìn)工作，為檔案的信息化管理建設(shè)提供有力的人才保障。在人才培養(yǎng)方面，可通過建立激勵制度培養(yǎng)素質(zhì)較高的檔案信息化管理專業(yè)人才，從而為信息化管理提供人力資源。

2.3完善檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案

相對完善的信息化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案是提高檔案管理效率的重要途徑，結(jié)合電力單位檔案管理的實(shí)際情況，可以采用以下設(shè)計(jì)方案。在系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)方面，管理系統(tǒng)應(yīng)具有全過程化管理功能，包括檔案形成、利用及銷毀等過程，同時應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的編研、專題匯編、查詢與統(tǒng)計(jì)功能，可以有效管理圖片檔案及聲像檔案。在設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)所運(yùn)用的技術(shù)方案時，可以采用OAIS系統(tǒng)，OAIS系統(tǒng)可在J2EE平臺中運(yùn)行，且具有可擴(kuò)展與標(biāo)準(zhǔn)化的特點(diǎn)，適用于建設(shè)數(shù)字化檔案館。OAIS系統(tǒng)可支持多種數(shù)據(jù)庫關(guān)系模型，包括MYSOL模型、SYBASE模型、DB2模型、SQLSERVER模型及ORACLE模型等，通訊協(xié)議包括SSL、IP、TCP程序等。為了平衡分布計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的檔案數(shù)據(jù)計(jì)算、管理功能、數(shù)據(jù)處理功能及應(yīng)用程序，在設(shè)計(jì)系統(tǒng)時可應(yīng)用RMI技術(shù)，該技術(shù)能夠使管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程移交，將檔案管理部門下級單位數(shù)據(jù)傳輸?shù)街鞴軝C(jī)構(gòu)所使用的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中[5]。此外，在采用上述系統(tǒng)管理電力單位檔案時可以采用以下實(shí)施步驟：第一，對單位總部與下屬機(jī)構(gòu)所使用的信息系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一建設(shè)，保證各個系統(tǒng)之間的文件管理、歷史檔案管理實(shí)現(xiàn)無縫對接。第二，應(yīng)確保單位總部能夠使用統(tǒng)一界面完成下屬機(jī)構(gòu)檔案信息的查閱工作，同時使下屬機(jī)構(gòu)中的檔案資源能夠與單位總部的檔案信息實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通。第三，在充分利用電力單位各級部門檔案資源的基礎(chǔ)上建立具有分布式、開放性特征的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，確保檔案管理工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化。

單位檔案管理方案范文第5篇

關(guān)鍵詞：水利工程；建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理

中圖分類號：TV文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

隨著社會進(jìn)步和科技發(fā)展，城市規(guī)模日趨擴(kuò)大，城市建設(shè)日新月異，尤其是水利工程建設(shè)也被提上了城市建設(shè)的重要議事日程。在水利工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，工程的檔案管理也就顯得尤為重要。如何對工程檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，采取有效的控制措施，確保工程檔案歸檔完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，這就給檔案工作者提出了新的要求。

1、水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的意義

水利工程建設(shè)項(xiàng)目所涉及的方面頗多，檔案管理是水利工程建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，它貫穿于水利工程建設(shè)的整個流程中，主要包括記錄兩方面的內(nèi)容。

1.1、水利工程建設(shè)中的資料

例如工程建設(shè)的流程、原材料的信息、質(zhì)量分析、工程質(zhì)量各階段驗(yàn)收信息等。

1.2、在水利工程建設(shè)完成后試運(yùn)行的資料

建立完善的檔案，可以在人們需要查詢相關(guān)信息時獲得詳細(xì)的資料，不僅在發(fā)生問題糾紛時有據(jù)可查，而且在水利工程的后續(xù)使用中遇到的維修和管理，原始檔案也起著非常重要的作用。

2、水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題

我國的水利工程建設(shè)項(xiàng)目取得了較快的發(fā)展，雖然檔案管理工作也取得了一定的成績，不過仍然存在著許多的問題，下面對這些問題進(jìn)行詳細(xì)分析。

2.1、檔案管理制度不健全

水利工程建設(shè)單位往往重視工程的施工建設(shè)工作，對文字的記錄工作重視程度不夠，因此在檔案的管理過程中存在許多的問題，從而導(dǎo)致信息資料的內(nèi)容不夠詳細(xì)，缺乏相應(yīng)的重點(diǎn)項(xiàng)目，往往只是進(jìn)行膚淺的描述，沒有進(jìn)行深入的分析，而且資料的整理也不夠及時，最終使檔案的管理在日常工作中表現(xiàn)出一定的滯后性，而這些問題的根本原因是由于管理制度不健全。

2.2、缺乏檔案管理人才

在水利工程檔案管理的人員構(gòu)成方面，大致可以分為兩類，一類是年齡較大的管理人員，通常是長期在水利工程建設(shè)中工作的人員，這部分人員專業(yè)知識水平更新較差，不擅長進(jìn)行專業(yè)的檔案管理，另一類是剛進(jìn)入工作崗位的管理人員，這部分人員缺乏相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，無法保證檔案的管理質(zhì)量。因此，由于水利工程建設(shè)單位缺乏相關(guān)的檔案管理人才，使檔案的管理工作沒有很好地落實(shí)。

2.3、檔案信息收集存在問題

水利工程建設(shè)項(xiàng)目涉及的方面很多，檔案管理人員往往是利用工程負(fù)責(zé)人員送交的資料進(jìn)行檔案整理，沒有親自進(jìn)行檔案的收集，因此無法對檔案信息的完整性和真實(shí)性進(jìn)行辨別。

另外，檔案信息收集的工作大多放在了工程的后期，在工程的施工前期和施工過程中對檔案信息的收集不夠重視，這種信息收集方式很容易使收集到的信息不夠全面，漏掉相關(guān)重要的問題信息。

2.4、檔案管理的方式落后

當(dāng)前計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，計(jì)算機(jī)在各領(lǐng)域得到了應(yīng)用，不過在水利工程的檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用水平仍然不高，許多水利工程建設(shè)單位仍然采取傳統(tǒng)的文字資料存檔的方式，而且在一些應(yīng)用了計(jì)算機(jī)管理的水利工程建設(shè)單位中，也僅僅是將計(jì)算機(jī)作為一個記錄的工具，沒有形成利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的模式，這種落后的檔案管理方式無法適應(yīng)當(dāng)前快速發(fā)展的信息社會。、

3、進(jìn)一步完善水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的對策

3.1、健全管理制度

從水利工程建設(shè)單位的管理方面考慮，要進(jìn)一步健全檔案的管理制度，以完善的制度來約束檔案管理部門的工作，建立一定的約束和激勵制度，將責(zé)任落實(shí)到各管理人員的崗位上，將檔案管理的工作細(xì)致化、科學(xué)化，在發(fā)現(xiàn)問題時可以對崗位人員進(jìn)行量化考核，從而使檔案管理人員能夠認(rèn)真遵守制度，做好檔案管理工作。

3.2、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高水平

提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理的基本保障，發(fā)展檔案事業(yè)，必須牢固樹立人才是第一資源的觀念，堅(jiān)持以人為本，不斷提高檔案管理者素質(zhì)，全面加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)出一批熱愛檔案事業(yè)、具有專門知識和技能的檔案人才。通過不定期組織檔案人員參加水利行業(yè)組織的檔案學(xué)習(xí)班及學(xué)習(xí)各種檔案法律、法規(guī)，學(xué)習(xí)水利工程檔案工作所需要的各種新理論、新知識、新技能，從而優(yōu)化檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，提高檔案人員的檔案管理業(yè)務(wù)和管理水平。在工程建設(shè)和檔案管理過程中，可通過開辦各類培訓(xùn)班或舉行座談會等多種形式，加強(qiáng)對檔案源頭單位業(yè)務(wù)的指導(dǎo)和監(jiān)督。

3.3、制定切實(shí)可行的項(xiàng)目檔案分類方案

全宗是我國檔案管理的基本理論。制定檔案分類方案應(yīng)樹立全新的全宗理念，應(yīng)以全宗為對象進(jìn)行。為了保證一個重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料的系統(tǒng)與完整，項(xiàng)目法人應(yīng)對該項(xiàng)目建設(shè)的所有文件材料進(jìn)行統(tǒng)收統(tǒng)發(fā)，實(shí)行封閉管理，不得與有關(guān)機(jī)關(guān)的文件材料交叉運(yùn)行，以確保該項(xiàng)目工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。項(xiàng)目法人在項(xiàng)目劃分完成后，要根據(jù)單位工程、分部工程及單元工程劃分的具體情況，制定出整個項(xiàng)目工程文件材料的歸檔范圍、保管期限和檔案分類方案。確定工程項(xiàng)目檔案的分類方案，應(yīng)按照檔案集中統(tǒng)一管理的要求，結(jié)合工程建設(shè)實(shí)際，按工程建設(shè)過程產(chǎn)生文件材料的性質(zhì)、工程建設(shè)項(xiàng)目的專業(yè)、類別統(tǒng)一考慮。在確定分類方案時，要視整個項(xiàng)目工程為一個全宗，也就是說，工程項(xiàng)目的分類方案，應(yīng)能包含這個工程建設(shè)項(xiàng)目的全部檔案內(nèi)容。既包括紙制載體，也包括聲像檔案。既包括工程建設(shè)管理方面的文件材料，也應(yīng)包括工程可研、勘測、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等建設(shè)過程中及建成后試運(yùn)行等方面所產(chǎn)生的文件材料。每個工程項(xiàng)目檔案的分類方案都因應(yīng)其工程項(xiàng)目內(nèi)容（大小）的不同而有所區(qū)別。同時還要考慮文件材料之間的從屬關(guān)系，確保所有文件材料都能歸入相應(yīng)的類別中。

3.4、加強(qiáng)對檔案管理的資金投入

在檔案管理部門建立和完善健康檔案的管理過程中，水利工程建設(shè)單位要進(jìn)一步加強(qiáng)資金投入，增加相應(yīng)的硬件和軟件設(shè)施，使檔案管理工作得以順利開展，另外還可以設(shè)置專項(xiàng)資金用于獎勵表現(xiàn)突出的人員，從而提高檔案管理部門人員的工作積極性。

3.5、完善信息化管理體系，開發(fā)使用新的應(yīng)用管理

軟件完善信息化管理體系是當(dāng)前檔案管理的當(dāng)務(wù)之急，實(shí)現(xiàn)“有體系可依，有體系必依”。當(dāng)前檔案管理軟件使用范圍比較廣，但是軟件通用性較差，數(shù)據(jù)的存儲格式和存儲形式各不相同，使用的數(shù)據(jù)庫也是各不相同。雖然當(dāng)前軟件能夠?qū)崿F(xiàn)登陸、輸入、查詢、刪除等主要功能，但是系統(tǒng)并沒有解決數(shù)據(jù)交換的問題，難以將不同方面的數(shù)據(jù)統(tǒng)一到固定的平臺實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。新型的應(yīng)用管理軟件應(yīng)該有獨(dú)立功能的數(shù)據(jù)模塊實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的交流和互動，模塊設(shè)計(jì)齊全，讓檔案管理軟件和整個企業(yè)的自動化管理系統(tǒng)相互適應(yīng)，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在以太網(wǎng)上面的管理。

結(jié)語

在水利工程不斷發(fā)展的過程中，檔案管理工作的地位將會不斷加強(qiáng)。檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，也是水利工程建設(shè)單位最重要的工作之一，通過本文的分析可以看出，在解決各項(xiàng)基礎(chǔ)性問題后，建立檔案的信息化管理模式是完善檔案管理的最有效途徑，希望本文的分析能夠?qū)λこ探ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案管理的進(jìn)一步完善提供一些參考和借鑒。

參考文獻(xiàn)：