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關(guān)鍵詞:物業(yè)管理 指標體系 構(gòu)建
接下來本人就在物業(yè)管理行業(yè)十五年的工作經(jīng)驗,及從2009年至今的對標管理工作實踐上,將物業(yè)管理公司的對標工作及對標指標體系的建立交流如下:
對標工作一旦確立下來,就必須進行以下幾項重要工作:
1、思想高度重視,建立對標組織架構(gòu)
按照對標工作要求,物業(yè)公司需建立由公司領(lǐng)導為組長,品質(zhì)管理部為中堅力量,管理處人員為基礎(chǔ)的多層級、全方位的組織架構(gòu)。包括由各部、各管理處負責人組成的對標工作領(lǐng)導小組,由品質(zhì)部人員組成的對標工作辦公室及由管理處主任及主管組成的對標推進工作小組。明確了各組組長及組員的具體職責及詳細分工,將工作目標及任務(wù)分解落實到各組及各責任人。為了確保對標小組人員能以身作責,保質(zhì)保量按時完成對標的全部工作,制定對標小組工作制度。
2.加強對標力量,定期提交工作報告
對標工作啟動以后,公司極需高度重視對標工作,投入人力物力,加強對標人員隊伍建設(shè),并配備專職對標推行人員,負責跟進協(xié)調(diào)聯(lián)系各部門、管理處的對標情況。為了對標工作有條不紊的順利進行,按階段制定對標工作目標及任務(wù),并將各項目標及任務(wù)分解到每周進行,將各項工作落實到各部門、各管理處、各相關(guān)責任人,將對標工作落到實處。
3.組織培訓學習,召開工作專項會議
對標工作啟動以后,對標工作小組需積極組織人員進行對標管理的培訓學習,包括“什么是對標”、“如何選擇標桿企業(yè)”、“如何對標”等,提高了對開展對標工作重要性的認識,真正做到了將對標工作滲透到公司各部、各管理處的每一個人。在對標管理學習基礎(chǔ)上,以一個管理處為試點先行,組織客服中心及護管隊進行對標學習,開展標兵、班組崗位創(chuàng)新等活動。
在對標工作推行的過程中,對標工作小組人員需定期組織人員召開對標工作專項會議進行討論,如公司及管理處現(xiàn)狀分析、相關(guān)對標企業(yè)調(diào)研提綱討論,檢查對標目標任務(wù)落實及完成情況等。
4、及時查找問題,形成細致調(diào)研提綱
對標工作小組人員深入公司各職能部門及管理處內(nèi)部,自檢自查,具體問題具體分析,并重點對具有代表性的管理處進行全面的深層次檢查,找出問題及短版,確定對標詳細項目,列出問題形成細致的赴港調(diào)研問題提綱,包括公司定位、戰(zhàn)略目標、公司架構(gòu)、創(chuàng)新機制等各方面。為了做好充分的準備與對比,公司對調(diào)研提綱問題進行自查自答,真正做到了知彼知己。公司司還對企業(yè)現(xiàn)場調(diào)研提綱問題進行了細化與分解,明確調(diào)研人員的分工部署,力求現(xiàn)場調(diào)研能取得第一手詳盡的資料。
5、先期摸底檢查,完成項目現(xiàn)狀分析
按照對標工作計劃及工作需求,在前期查找問題,明確調(diào)研提綱的基礎(chǔ)上,分別從人力資源、客戶服務(wù)、安全管理、環(huán)境管理、工程管理、體系管理等方面,通過現(xiàn)場檢查、現(xiàn)場詢問、查閱記錄、員工問卷調(diào)查等方式了解到管理處目前的情況,形成了完整的對標摸底檢查報告,為下步對標企業(yè)調(diào)研后自評對比工作打下堅實基礎(chǔ)。
6、編制對標方案,按照方案有序工作
為確保物業(yè)管理對標工作的順利進行,需根據(jù)公司的實際情況,擬制《物業(yè)管理對標實施方案初稿》,明確物業(yè)對標的指導思想、總體目標、組織機構(gòu)、工作要求、工作原則、工作計劃及實施步驟等。
7、邊學習邊摸索,邊追趕與標桿差距
在對標工作過程中,堅持以點帶面的原則,從一個管理處輻射到所有管理處,從一個職能部門輻射到整個公司運作,從一個問題點擴展到整個流程。在對標工作整改方案未出臺以來,對標工作小組在日常工作中,發(fā)現(xiàn)小的問題,及時整改,發(fā)現(xiàn)明顯現(xiàn)可改善的問題,立即消滅。如部分文件制度的完善,公司職能部門的調(diào)整、專業(yè)人員的配備等,力求將對標工作與日常的實際工作聯(lián)系起來。
做好以上思想準備工作后,具體的對標工作分為立標、對標、達標幾個層次展開。
立標部分可從公司簡介、明確對標工作步驟、分解戰(zhàn)略確定對標管理目標。
對標工作步驟可從以下六大步展開:確定對標管理目標;自我剖析;明確對標需求;指標聚焦;標桿企業(yè)/標桿項目調(diào)研及選擇;對標項目實施方案。
一、其中確定對標管理目標需要從下兩個步驟進行:
1、明確戰(zhàn)略目標,通過樹枝圖分解,初步確定對標目的;
2、運用企業(yè)診斷、SWOT分析以及企業(yè)發(fā)展的三層面論,從管理現(xiàn)狀、競爭與機遇和未來發(fā)展三個角度充分進行自我剖析,厘清公司的對標需求。
二、通過自我剖析,識別企業(yè)補差、面對市場機遇與挑戰(zhàn)以及發(fā)展三方面的對標需求,將對標需求運用樹枝圖進行分解,得到對標體系架構(gòu)。通過對架構(gòu)中的管理指標進行分解,運用關(guān)鍵因素法進行評估、篩選確定對標項目。
三、標項目及指標分解表
應(yīng)用對標的樹枝圖分解,公司可以從功能特色、服務(wù)產(chǎn)品和公司管理三個方面尋找對標指標。并可分別選擇功能性對標的標桿企業(yè)及服務(wù)產(chǎn)品和公司管理方面的對標企業(yè)。例如,功能性對標的指標可如下:
四、進行標桿選擇
1、市場調(diào)研
公司可從行業(yè)協(xié)會或?qū)I(yè)機構(gòu)了解行業(yè)的市場格局,進行分析,明確自己未來的發(fā)展勢頭及定位、目標,初步篩選出需要對標的企業(yè)3至5家。
2、標桿調(diào)研
根據(jù)既定的對標體系架構(gòu)和對標項目,可設(shè)計特定的對標調(diào)研問卷,并對初步選定的標桿企業(yè)和項目進行了現(xiàn)場的調(diào)研和學習。
3、標桿選擇
選擇原則
通過對初步選定的標桿企業(yè)及標桿項目的調(diào)研,需確定出標桿選擇的原則,如:
標桿企業(yè)的選擇需考慮企業(yè)性質(zhì)等方面的相似性。
標桿企業(yè)的選擇需考慮標桿學習的便利性和延續(xù)性。
分項對標項目可選擇多個標桿,以保證對標管理的全面性。
系統(tǒng)對標項目需選定一個企業(yè)作為標桿企業(yè):由于系統(tǒng)對標項目,如人力資源、管控機制等具有很大的關(guān)聯(lián)性,且都與企業(yè)的戰(zhàn)略定位有關(guān),所以為了保證系統(tǒng)對標項目的一致性,系統(tǒng)對標項目需要選定一個企業(yè)作為標桿企業(yè)。
五、編寫標桿項目實施方案
關(guān)于標桿項目的實施方案,首先應(yīng)確定對標項目的實施周期,然后按照周期的長短依次擬定每一個對標指標的實施具體方案。
基金課題:國家社會科學基金青年項目“政府購買服務(wù)背景下社會工作服務(wù)機構(gòu)發(fā)展研究”(12CGL122)。
作者簡介:譚磊(1979―),女,漢族,博士,講師;主要研究方向:社會工作理論與實務(wù)。
引文格式:譚磊, 朱媛媛, 何劍東.行政視野下廣州市社會工作組織運營困境與對策[J].社會工作與管理,2014,14(3):47―53.
摘 要:近年來,廣州市社會工作服務(wù)組織在政府巨資購買下呈“井噴式”發(fā)展態(tài)勢。文章借助參與觀察法,提出廣州市社會工作組織在行政運營上存在以下困境:組織架構(gòu)同質(zhì)性有余而本土化不足;從業(yè)者偏少,“職業(yè)倦怠”出現(xiàn);決策欠缺長遠性、科學性規(guī)劃;資金來源過于單一和利用低效;信用監(jiān)督機制缺失等。這些不足在個案――G街家庭綜合服務(wù)中心得以驗證。化解的對策是:重視績效評估,提升容忍區(qū)下限;重視信用監(jiān)督,力求公開透明;增加從業(yè)者數(shù)量,倡導開放式溝通。
關(guān)鍵詞:社會工作組織; 家庭綜合服務(wù)中心; 行政
中圖分類號:C916
文獻標識碼:A 文章編號:1671-623X(2014)03-0047-07
在我國,社區(qū)工作引入社會工作專業(yè)服務(wù)是社區(qū)治理創(chuàng)新的重要手段。廣州市家庭綜合服務(wù)中心的創(chuàng)辦,得益于本地政府對新加坡“政府主導”模式的借鑒。目前世界范圍內(nèi),社區(qū)治理方式有三種典型模式,分別以美國、日本和新加坡為代表,美國代表自治模式,新加坡代表政府主導模式,日本代表的則是前兩者的混合模式。不管何種模式,社區(qū)治理的共同特性是非贏利組織高度發(fā)達,在社區(qū)服務(wù)供給、居民參與方面發(fā)揮了政府和自治組織無法替代的作用。[1]175179
近年來,以家庭綜合服務(wù)中心為依托的社會工作組織在廣州的發(fā)展急速而迅猛。2012年,廣州市在試點基礎(chǔ)上,全面啟動以家庭綜合服務(wù)中心為載體的社區(qū)服務(wù)創(chuàng)新工作。100余條街道均以一年200萬元的合同金額,公開向民辦社會工作服務(wù)組織招標購買服務(wù),先后成立的160多家組織承接了政府外包的150個家庭綜合服務(wù)中心項目,也催生出多家社會工作評估機構(gòu)與行業(yè)協(xié)會。歐洲學者S.Kuhnie和R.Selle依據(jù)非贏利組織與政府互動的狀態(tài)及財務(wù)依賴與控制狀態(tài),將組織分為四類:整合依賴型、分離依賴型、整合自主型、分離自主型。[2]顯然,在我國本土化語境中,廣州市社會工作服務(wù)組織多數(shù)屬于整合依賴型,即組織與政府溝通頻繁,接觸密切,財務(wù)高度依賴于政府,同時在法律上受到高程度控制,部分組織與政府溝通較少,帶有分離依賴型特點。
以民辦社會工作服務(wù)組織為依托的家庭綜合服務(wù)中心作為新生事物,運作三年以來,備受社會廣泛關(guān)注,在行業(yè)創(chuàng)新與成效令人欣慰的同時,依附色彩濃厚、管理不透明、從業(yè)者不穩(wěn)定等問題頻頻見于報端①。行政管理合理規(guī)范與否對社會工作從業(yè)者與專業(yè)服務(wù)造成的影響極大,而近年來社會工作組織內(nèi)部行政卻“猶抱琵琶半遮面”,學界鮮有相關(guān)論述。本文試圖從行政角度出發(fā),以G街道家庭綜合服務(wù)中心為實證案例,探索廣州市家庭綜合服務(wù)中心內(nèi)部管理現(xiàn)狀,以促進廣州市家庭綜合服務(wù)中心內(nèi)部管理規(guī)范化和科學化,實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展,同時為國內(nèi)其他地區(qū)民辦社會工作組織的發(fā)展提供參考借鑒。
一、有關(guān)概念、研究對象與研究方法
本文所指的“行政”,專指社會工作行政。在美國著名社會學者雷克斯?A?斯基德莫爾看來,社會工作行政是指組織工作人員將組織的社會政策轉(zhuǎn)化為社會服務(wù)的行為,涉及行政人員、領(lǐng)導者與所有其他職員,基本過程通常是計劃、組織、人事、指揮和控制。[3]4本研究選取S社會工作服務(wù)組織下設(shè)的G街家庭綜合服務(wù)中心為研究對象,基于以下考慮。第一,高校教師創(chuàng)辦民辦社工機構(gòu)是廣州市社會工作行業(yè)發(fā)展的特色。S組織成立于2011年,為廣州某高校社工專業(yè)教師創(chuàng)辦,能體現(xiàn)行業(yè)發(fā)展的本土化特色。第二,廣州市大規(guī)模采購民辦社工組織的家庭綜合服務(wù)中心服務(wù)興起于2012年,G街家庭綜合服務(wù)中心運營起點時間與此吻合,時間雖短,卻代表了廣州市150間家庭綜合服務(wù)中心大多數(shù)運營時長。在探索過程中,廣州市各家庭綜合服務(wù)中心政策背景的相似性和運營方式的同質(zhì)性,也使得G街家庭綜合服務(wù)中心行政模式具備典型性。
本研究采用參與觀察的方式進行,在社會工作組織的真實工作場景中進行直接、無結(jié)構(gòu)式觀察,以全面、深入地描述社會工作組織的行政狀態(tài)。研究者的角色定位于“作為參與者的觀察者”[4]。近五年來,本文研究者作為廣州市多家社會工作服務(wù)組織的專業(yè)督導,對本地社會工作服務(wù)組織的行政運營具有生動具體的感性認識,能夠公開詢問相關(guān)問題,并獲取各類運營資料,因此,身份的便利性使研究開展具備充分的優(yōu)勢。在參與觀察中,本文研究者重點研究了作為個案的G街道家庭綜合服務(wù)中心的運行方式,反思現(xiàn)狀,并尋求改進之道。本研究亦屬于社會工作行動研究的合作模式。行動研究起源于第二次世界大戰(zhàn)期間美國社會工作者柯立爾、社會心理學家勒溫對社會科學的反思,目前已成為社會工作研究和實務(wù)的重要方法。本研究中,社會工作組織的社會工作者已不是簡單地作為研究對象,而是和研究者一起共同參與整個研究過程,并運用研究結(jié)果干預問題情境,促進從業(yè)人員自我反思和專業(yè)成長,提高其社區(qū)服務(wù)能力。
二、廣州市社會工作組織的運營困境
(一)組織架構(gòu)同質(zhì)性偏高,本土化不足
目前廣州市社會工作服務(wù)組織普遍采用直線參謀式架構(gòu),即組織層級之間存在水平和垂直的關(guān)系,而參謀(如督導、顧問、研究部門等)作為專家協(xié)助直線部門的管理者,其優(yōu)勢在于接近特羅普曼(Tropman)所描述的組織結(jié)構(gòu)的“扁平”形態(tài),[3]108能避免層層控制的等級制度的束縛,使組織服務(wù)工作開展更具執(zhí)行力和變化性,便于一線社工與管理層之間建立交叉互動關(guān)系,進而調(diào)動全體人員的工作熱情。但這種“扁平”的寬三角形,在應(yīng)對一定的工作量,特別是下設(shè)家庭綜合服務(wù)中心的龐大指標量時,多采用延伸底邊,即多設(shè)職能部門的方式。這就比較容易出現(xiàn)各職能部門服務(wù)領(lǐng)域不清晰,工作互相重疊(如家庭部和婦女部)或留有真空的現(xiàn)象(如義工專項服務(wù)無管理),這一問題一般還會隨著職能部門的增加而越發(fā)突出。目前廣州市社會工作服務(wù)組織的部門設(shè)置,尤其是一線服務(wù)領(lǐng)域的設(shè)置,多為服務(wù)合同限定的青少年部、家庭部、長者部、義工部等,這種部門劃分方法在服務(wù)實踐中并非完全吻合本街道或社區(qū)的服務(wù)需求,雷同性高而本土化不夠。
(二)社會工作者數(shù)量偏少,出現(xiàn)“職業(yè)倦怠”
社會工作人員配置偏少是廣州市家庭綜合服務(wù)中心人力資源配置中的共性難題。數(shù)據(jù)顯示,截至2011年底,廣州市共有2 618名持證社工,其中大部分為機關(guān)事業(yè)單位或街道社區(qū)任職人員,真正從事一線社工工作的人數(shù)估計僅600名。按照有關(guān)規(guī)劃,廣州市到2015年每萬人(常住人口)擁有5名社工,亦即全市需要7 500名持證社工。[5]以G家庭綜合服務(wù)中心為例,根據(jù)項目協(xié)議要求,目前社工人員配置數(shù)量為20人,但該街道總?cè)丝跀?shù)量為11.3萬人,社工與居民的數(shù)量比例為1∶5 650。而截至2007年3月,在香港社會工作者注冊局注冊的社工人數(shù)已超過1.3萬人,也就是說,香港平均每530人中就有一名社工。[6]研究者關(guān)注的G家庭綜合服務(wù)中心的社工數(shù)量不足20人,難以全方位覆蓋到轄區(qū)內(nèi)11.3萬常住人口,只能以特殊人群或生活困難家庭為服務(wù)對象,難以將專業(yè)服務(wù)擴展至“有需要”的社區(qū)居民身上。在工作壓力過大以及激勵機制不足等因素催生下,家庭綜合服務(wù)中心從業(yè)者隊伍容易出現(xiàn)“職業(yè)倦怠”,導致工作低效或頻繁離職現(xiàn)象的發(fā)生。
(三)組織決策的長遠性、科學性不夠
一般情況下,廣州市各社會工作組織下設(shè)的家庭綜合服務(wù)中心會根據(jù)合約規(guī)定和需求調(diào)研來制定各部門年度工作計劃,但部分家庭綜合服務(wù)中心缺乏建立在中心使命和愿景基礎(chǔ)上的長期戰(zhàn)略性規(guī)劃,部門基本只圍繞自身的需求調(diào)研和工作指標量來開展工作,對組織服務(wù)使命和發(fā)展目標欠缺深入了解,出現(xiàn)指標導向的工作模式。作為基本需求調(diào)研工具的問卷,本身也會存在問題:一方面是調(diào)查總體不明晰。由于部分家庭綜合服務(wù)中心尚未與街道行政部門建立起信息資源共享,掌握的樣本總體信息不全面,數(shù)據(jù)缺失較多。另一方面是抽樣方式和操作流程不夠科學,較難避免人為因素的干擾,這些因素大大影響了需求問卷調(diào)查的可信度,進而影響所制定計劃的科學性。
(四)資金來源單一,且有效利用程度偏低
廣州市所有家庭綜合服務(wù)中心都以政府購買服務(wù)的方式運營,所使用資金基本來源于政府撥款。這種資金籌集的優(yōu)勢十分明顯――來源穩(wěn)定,但是資金的來源單一化的劣勢也同樣明顯――缺乏靈活性和自主性。一方面,家庭綜合服務(wù)中心只能根據(jù)合同約定的服務(wù)項目來謹慎使用資金,難以應(yīng)對新出現(xiàn)的居民需要或者突發(fā)性居民需求,社工也缺乏根據(jù)居民具體需求的變化開拓新的服務(wù)領(lǐng)域的興趣。另一方面,更為嚴重的是,在資金來源上過分依賴政府的現(xiàn)狀使得廣州市家庭綜合服務(wù)中心缺乏獨立性,行政色彩濃厚,依附性高。從微觀角度來講,家庭綜合服務(wù)中心在財務(wù)上受制于社會工作服務(wù)組織。盡管部分家庭綜合服務(wù)中心也會爭取其他社會渠道的資金支持,但這些資金的數(shù)量有限,對家庭綜合服務(wù)中心資金的來源結(jié)構(gòu)影響甚微。
在調(diào)研中亦發(fā)現(xiàn)部分家庭綜合服務(wù)中心存在突擊花錢的現(xiàn)象。開啟服務(wù)時大多數(shù)社工都力行“節(jié)儉”,在不影響服務(wù)質(zhì)量的前提下,盡量減少活動預算,無疑值得肯定。但因每個部門的活動經(jīng)費有既定金額,所以,當出現(xiàn)資金有結(jié)余時,便會出現(xiàn)短期內(nèi)集中使用資金的行為,這從側(cè)面反映出社會工作組織對資金的有效利用程度偏低。
(五)信用監(jiān)督機制尚處于缺失狀態(tài)
澳門理工學院研究員李燕萍認為,社團信用是社團在嚴格自律基礎(chǔ)上誠信守法而獲得的社會認同與尊重。[7]152內(nèi)、外監(jiān)督機制的完善是社團信用構(gòu)建的基本保障。信用監(jiān)督組織的構(gòu)建,既遵循了法治社會的制衡規(guī)律,又有效克制了社會工作組織于公益與私益(組織與成員)間存在的矛盾。各國實踐亦表明,有效的制度約束是非贏利組織健康發(fā)展的前提。目前國內(nèi)社會工作組織的信用監(jiān)督機制仍然不夠完善和透明。從內(nèi)部看,廣州市社會工作服務(wù)組織中少有組織設(shè)立監(jiān)事會或及時向社會公開財務(wù)信息與服務(wù)報告,內(nèi)部自律機制尚未健全;從外部看,尚未有第三方組織或行業(yè)組織承擔起有效的監(jiān)督職責,評估組織做出的評估報告多數(shù)只向民政部門或社會工作組織報告,并未有向社會公示、接受社會監(jiān)督的先例。從國際來看,非贏利組織普遍缺乏能力回應(yīng)資金提供者、政府和服務(wù)對象多方期望,沒有評價自身績效的能力。[8]然而,廣州市作為我國社會工作服務(wù)實踐的先行地,為引領(lǐng)行業(yè)可持續(xù)發(fā)展,亟需在組織信用監(jiān)督機制完善方面做出積極探索,為國內(nèi)其他地區(qū)提供示范。
三、G街家庭綜合服務(wù)中心個案研究
(一)G街家庭綜合服務(wù)中心簡介
G街家庭綜合服務(wù)中心位于廣州市海珠區(qū)某街道,成立于2012年4月,以政府購買社會工作服務(wù)的方式,由廣州市S社會工作服務(wù)中心承接營運。目前該社會工作服務(wù)中心已承接廣州市6條街道的家庭綜合服務(wù)中心項目,G街家庭綜合服務(wù)中心為其中之一。目前該中心配備含社工在內(nèi)的20名工作人員,為轄區(qū)內(nèi)19個社區(qū)的老人、兒童、青少年、殘障人士等提供綜合性社會工作服務(wù)。主要運營場地為街道政府提供的一棟四樓建筑,室內(nèi)面積約1 500平米,設(shè)有包括個案室、小組室、多功能活動室、職員辦公室、儲物空間、檔案室在內(nèi)的功能區(qū)(室)20余間,設(shè)備完善,功能齊全。
(二)G街道家庭綜合服務(wù)中心運行管理狀況
1.人力資源配置――中心管理和服務(wù)團隊 圖1為G家庭綜合服務(wù)中心運營架構(gòu)圖,從中可了解該家庭綜合服務(wù)中心的組織結(jié)構(gòu)與人員配置情況。
從圖1可見,G家庭綜合服務(wù)中心采用直線參謀式組織架構(gòu),同時存在水平和垂直的關(guān)系。在垂直結(jié)構(gòu)中,由項目總監(jiān)至中心主任、主任助理、部門主管到一線社工,存在由上至下的指揮關(guān)系;同時,在中心主任層面存在水平關(guān)系,督導團隊作為專家參謀,協(xié)助直線部門的管理者完成管理團隊、提升服務(wù)的任務(wù)。各層級人員資質(zhì)大體如下:項目總監(jiān)為具備企業(yè)管理背景的S社會工作服務(wù)組織高層管理者,督導團成員為來自香港、澳門和內(nèi)地社會工作行業(yè)或?qū)I(yè)的教育資深人士;中心主任一名,為中級社會工作師,有3年以上社會工作一線服務(wù)經(jīng)驗和1年社工組織管理經(jīng)驗;副主任職位暫時空缺:兩位主任助理均為助理社會工作師,有著2到5年的社會工作一線服務(wù)經(jīng)驗;長者部等部門主管基本為社會工作專業(yè)畢業(yè),有1年以上的一線服務(wù)經(jīng)驗;各部門根據(jù)指標數(shù)量的不同配備2―4名社會工作、心理學等相關(guān)專業(yè)背景的社工從事一線服務(wù)。
在組織架構(gòu)上,可圍繞本社區(qū)居民的主要需求設(shè)立職能部門,突出社區(qū)自身的特殊性,不必生搬硬套其他組織的部門設(shè)定,同時鼓勵家庭綜合服務(wù)中心內(nèi)部積極進行部門分工調(diào)試,避免出現(xiàn)服務(wù)的死角或重疊區(qū)。 G街家庭綜合服務(wù)中心在服務(wù)人員配置中注重跨專業(yè)人員之間的合作,這種所謂的“個案管理”②方式符合社會工作服務(wù)的發(fā)展趨勢。2013年,G街家庭綜合服務(wù)中心曾在處理某婚姻家庭個案時,由法學專業(yè)背景的社工負責法律法規(guī)的解釋工作,而由社會工作和心理學專業(yè)的社工負責處理服務(wù)對象的資源鏈接和情緒疏導工作。這種一站式打包服務(wù)的個案管理方式有效提升了G街家庭綜合服務(wù)中心專業(yè)服務(wù)的效率和服務(wù)層次。
2.計劃與決策
G街家庭綜合服務(wù)中心具有明確的年度計劃,暫時缺乏宏觀層面上的戰(zhàn)略遠景規(guī)劃。基于家庭探訪和需求問卷調(diào)查結(jié)果,家庭綜合服務(wù)中心在項目之初會制定中心一年度各部門的服務(wù)計劃。S組織的《行政工作指引》規(guī)定,各部門月底需提交本月工作總結(jié)和下月工作計劃,每周末上交本周工作總結(jié)和下周工作計劃。中心的日常行政決策由中心主任在聽取助理及部門主管的意見后做出,各部門內(nèi)部具體決策由部門主管負責做出。中心每月和每周均會召開例會,對一月(周)工作進行總結(jié),并集體討論下一月(周)工作任務(wù)。無論是中心主任還是部門主管在做出決策時,都會考慮下屬員工的意見。例如,在考慮某次需求調(diào)查的抽樣方式時,中心主任充分聽取了各部門社工的建議。這種較為民主的決策方式充分體現(xiàn)出社會工作行政與工商企業(yè)行政或政府行政的巨大差異,“各級員工參與行政過程,且在某種程度上影響整個組織的方案。”[3]14中心的決策過程相對民主,擁有決策權(quán)的中心主任和部門主管基本都會考慮其他人員的意見。
據(jù)研究者觀察,對于一些偏向于關(guān)乎機構(gòu)整體而非部門或個人的問題,工作人員參與積極性不是很高,進一步來講,表現(xiàn)出一線工作人員對于G家庭綜合服務(wù)中心目標的認同感偏低。同時,決策的方式和過程也有待改善。一些決策的做出并沒有準確界定情境和問題,也沒有充分收集和分析事實,更沒有考慮一些預期替代方案,因此,導致決策結(jié)果掉入拖延、過分簡單化、非理和錯誤導致沮喪的決策陷阱。[3]69-70
3.財務(wù)管理 G街家庭綜合服務(wù)中心在財務(wù)管理上受制于S社會工作服務(wù)中心,實質(zhì)上不具備獨立的財務(wù)管理權(quán)力。任何資金預算與使用均需上報S社會工作服務(wù)中心,得到審批后方可支出。根據(jù)財務(wù)管理制度要求,每半年G街家庭綜合服務(wù)中心亦須向S社會工作服務(wù)中心提交財務(wù)報表。同時,G街家庭綜合服務(wù)中心被要求按與購買方簽訂的服務(wù)協(xié)議預算劃分財務(wù)記錄項目,并逐一記賬,保存財務(wù)記錄、發(fā)票等。在年終評估時,由第三方評估組織派出專業(yè)會計進行審核考察。在具體預算方面,月底各部門填寫好本部門下月預算表并上交行政人員;行政人員整合后交到中心主任處審核簽名;最后上交到組織總部,申請下月中心的費用。
針對中心在財務(wù)管理上的現(xiàn)狀,可以嘗試從以下兩方面著手進行改善:一方面,在資金來源上要更加注重爭取社會資源的支持,在條件允許的情況下,可以專門設(shè)立專有部門負責資金籌措,在“開源”這一環(huán)節(jié)上下足功夫;另一方面,對于中心資金的使用,全體社工都要對其用途和作用有清晰的認識,從服務(wù)需求出發(fā)科學合理制定每項開支,避免節(jié)余過多或嚴重超支現(xiàn)象的產(chǎn)生。
四、結(jié)論與對策
本文基于行政視角,以參與觀察的方式研究廣州市近兩年興起的家庭綜合服務(wù)中心的運營現(xiàn)狀與困境問題,既是對廣州市政府耗資2.63億資金[5]以“井噴”方式購買社會工作服務(wù)的成效考量,也是對民辦社會工作服務(wù)組織的內(nèi)省和反思。研究認為,廣州市社會工作組織在行政運營方面,目前存在以下有待破解的困境:組織架構(gòu)同質(zhì)性高,未突顯本土化特征;從業(yè)者偏少,“職業(yè)倦怠”現(xiàn)象出現(xiàn);組織決策欠缺長遠性、科學性規(guī)劃;資金來源過于單一和利用低效;信用監(jiān)督機制缺失等。作為研究的個案,在不足兩年的時間中,以G街道家庭綜合服務(wù)中心為典型的民辦社會工作服務(wù)組織,在人力資源管理、計劃與決策、財務(wù)管理等方面勇于嘗試,內(nèi)部管理日趨穩(wěn)定。在從業(yè)規(guī)范尚未成形的行業(yè)發(fā)展背景下,S社會服務(wù)組織及其G街道家庭綜合服務(wù)中心的工作穩(wěn)定有序,探索成果值得肯定。然而,作為新生事物,該組織也存在人力資源配置不合理、激勵機制薄弱、資金來源單一與使用效率欠佳以及計劃決策過程尚顯稚嫩等不足。
基于廣州市社會工作服務(wù)組織行政運營的綜合考查,本研究提出三方面的對策。
(一)重視績效評估,提升容忍區(qū)下限
東華大學王銳蘭教授將績效容忍區(qū)概念引入到非贏利組織服務(wù)績效評估中,認為,非盈利組織的服務(wù)對象或者利益相關(guān)者,通常不能選擇并精確評價非贏利組織的產(chǎn)品價格和產(chǎn)品質(zhì)量,因此,會有一個既定的容忍度,并構(gòu)成預定的期望區(qū)間,即容忍區(qū),在這一區(qū)域內(nèi)任何績效改善對利益相關(guān)者的感知影響都是微弱的,只有當服務(wù)超出這個容忍區(qū)時,才會對利益相關(guān)者的感知質(zhì)量產(chǎn)生真正的影響。[9]這一績效容忍區(qū)概念對社會工作組織的啟發(fā)是,如果組織試圖改善服務(wù)績效,就一定要努力突破容忍區(qū)的上限;如果組織認為服務(wù)績效可停留在容忍區(qū)內(nèi),就要警惕不能使服務(wù)能力落于容忍區(qū)之下,否則利益相關(guān)者(服務(wù)對象、政府部門等)會因失望而放棄該組織。從績效評估的角度,社會工作組織的行政能力建設(shè)包括對組織使命的合理分解能力、設(shè)立組織中長遠目標的能力、融資能力、資源整合能力、設(shè)計多種薪酬標準能力、工作者能力、提高服務(wù)質(zhì)量的能力等。
(二)重視信用監(jiān)督,力求公開透明
需要內(nèi)外合力,以構(gòu)建社工組織公開透明的信用機制。具體來說,信用監(jiān)督機制可分為三個層次。
首先是內(nèi)部監(jiān)督層次。其完善與否體現(xiàn)出社會工作組織自治能力的高低,反映了非營利組織向大眾證明其使命和效率的需要,屬較高標準規(guī)范。在社會工作組織內(nèi)部需設(shè)立監(jiān)事會,負責監(jiān)督法人的行政運作與財務(wù);制定切實制度,保障員工行使監(jiān)督權(quán)利。其次是行業(yè)監(jiān)督層次。在社會工作行業(yè)層面,需設(shè)立專門的行業(yè)組織以引導、監(jiān)督社會工作組織改良服務(wù)過程。在美國,非贏利性組織互律機制充分發(fā)展,包括非贏利組織聯(lián)合會、行業(yè)社團的互律以及獨立的第三方評估組織,如美國全國慈善信息局(NCIB)致力于慈善組織評估準則的制定和定期向公眾評估報告,為非贏利組織提供引導和激勵,也對社會公眾評價、參與、支援非贏利組織起到重要作用。最大的非贏利組織聯(lián)合會 IS由800多個自愿組織、基金會組成,制定了美國非贏利組織的倫理守則,它在非贏利部門中采取勸告、說服及傳播好經(jīng)驗的方式實現(xiàn)行業(yè)自律。最后是外部監(jiān)督層次。由政府為非贏利組織訂立最低行為規(guī)范標準,透過正式法規(guī),由政府和社會公眾來執(zhí)行監(jiān)督。對政府而言,要維持低門檻進入的法律條件,合理分類社團,有針對性地設(shè)立管理手段。發(fā)揮會計、審計、稅務(wù)等部門的作用,實施專業(yè)檢查。建立司法監(jiān)督制度,引入司法審查,保證受損權(quán)益者獲得法律救濟,社會工作組織權(quán)力產(chǎn)生外部效果以及內(nèi)部發(fā)生糾紛時,進行司法干預。除專業(yè)機關(guān)監(jiān)督外,倡導含媒體、公眾在內(nèi)的社會輿論參與社會工作組織的評論、批評與督促改進。非贏利組織信息是社會共有財富,為社會成員共享,要公開財務(wù)和與服務(wù)相關(guān)的定量信息,以便全面評估其是否履行其使命,[7]140152保障公民的知情權(quán)和參與權(quán)。
內(nèi)部監(jiān)督帶有自愿屬性,而外部監(jiān)督則具強制性,行業(yè)監(jiān)督體系位處兩者之間,其中介與引導作用尤其值得重視。內(nèi)外三層次信用監(jiān)督機制亦可概括為縱向(政府與社會工作組織)和橫向(同行、受益者、媒體和公眾)監(jiān)督機制并行,相互結(jié)合和制約。
(三)增加從業(yè)者數(shù)量,倡導開放式溝通
倦怠感的產(chǎn)生受繁重工作量、工作自不夠、社會認知度偏低等因素影響。政府部門有必要從資助經(jīng)費、鼓勵政策等著手,有步驟地培育和增加社會工作者的數(shù)量,以緩解該行業(yè)人力資源匱乏的困境。20世紀末,美國約有160萬個非贏利組織,平均每12人就有1人服務(wù)于非贏利組織。[1]165龐大的從業(yè)者隊伍確保了廣泛的社會認同度及合理的工作強度。2012年,我國中央政法委、民政部、人力資源社會保障部等19個部門和群團組織聯(lián)合的《社會工作專業(yè)人才隊伍建設(shè)中長期規(guī)劃(2011―2020年)》明確提出,國家將大力培育專業(yè)人才,到2015年,社會工作專業(yè)人才總量增加到50萬人。到2020年,社會工作專業(yè)人才總量增加到145萬人。[10]在專業(yè)人員數(shù)量不斷增加的基礎(chǔ)上,社會工作服務(wù)組織對職業(yè)倦怠的緩解肩負有直接和關(guān)鍵性責任,組織需要在內(nèi)部營造開放式交流氛圍,鼓勵員工民主參與,從團隊激勵、社區(qū)居民參與及志愿服務(wù)項目開發(fā)等方面進行多元化嘗試。
綜上所述,廣州市社會工作組織行政困境的解決出路,一方面有待于政府職能的不斷清晰和完善,與社會工作組織建立相對平等關(guān)系,提供支持性和約束性并行的外部政策環(huán)境;另一方面,社會工作組織亟待完善績效考核機制和信用監(jiān)督機制,形成開放式團隊溝通氛圍,主動回應(yīng)組織內(nèi)、外部問責,實現(xiàn)透明化、科學化、可持續(xù)和民主式行政運作模式。
注釋
①見劉雪《家庭綜合服務(wù)中心呈行政化趨勢》《南方都市報》GA06版,2013年6月15日。此文公布了由廣州大學廣州發(fā)展研究院的《2012年廣州市社會工作發(fā)展現(xiàn)狀與2013年展望》報告,指出家庭綜合服務(wù)中心存在“部分家庭綜合服務(wù)中心,已成為基層政府附屬單位”“不專業(yè)及財務(wù)、管理不透明”等問題。
②全美社會工作協(xié)會的董事會主席這樣形容“個案管理”:它是專業(yè)的社會工作者根據(jù)案主及其家庭的需要進行評估,在適當?shù)臅r機,通過對他們提供安置、協(xié)調(diào)、監(jiān)控、評估和倡導等一系列服務(wù)以滿足案主特定的復雜需要,這種提供服務(wù)的方式就是個案管理。
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關(guān)鍵詞 檔案 信息化 困境應(yīng)對
中圖分類號:D926.2;G270.7 文獻標識碼:A
1平陽法院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及梳理
1.1檔案存儲情況
我院現(xiàn)存檔案分為訴訟檔案、文書檔案、會計憑證檔案和聲像等檔案,從1949年至2015年10月,我院檔案室?guī)齑嬖V訟檔案131680卷,169802冊。從檔案管理系統(tǒng)顯示,我院訴訟檔案從1949年至今共有案件133459件,其中已將案件材料掃描進入系統(tǒng)的共有131194件,比例為已存案件的98.3%,并且訴訟檔案的數(shù)量還在不斷增加。
1.2檔案管理利用現(xiàn)狀
從檔案管理使用方面看,隨著司法公開的不斷深入,案件審理的透明度也不斷增強,社會公眾對涉及自身利益的檔案關(guān)注度也越來越高,對訴訟檔案的查詢需求也與日俱增。數(shù)字檔案系統(tǒng)于2014年11月投入使用以來,我院逐步建立起比較完善的查、借閱網(wǎng)上系統(tǒng),成功實現(xiàn)法院間遠程調(diào)閱卷,全院干警已實現(xiàn)通過數(shù)字系統(tǒng)查詢檔案。
1.3檔案信息化建設(shè)情況
目前,我院共有6名工作人員從事檔案管理工作,其中兩名檔案人員有正式編制,聘用人員流動較頻繁且具有檔案專業(yè)背景的人員的比例僅16.6%。另外,檔案室尚未完全建立檔案管理長效機制,現(xiàn)有檔案人員管理結(jié)構(gòu)很難適應(yīng)未來檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。
2基層法院檔案信息化建設(shè)困境
2.1檔案電子化利用效率不高
當前全省法院訴訟檔案信息化建設(shè)步伐不斷加快,目前使用的審判信息管理系統(tǒng),把所有案件從立案到歸檔,均通過計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行控制管理,優(yōu)化了訴訟檔案立卷、歸檔、檢索、統(tǒng)計等環(huán)節(jié),檔案信息化工作完成檔案掃描、錄入階段后,已基本實現(xiàn)法院外、法院間卷宗調(diào)閱。由于公檢刑事偵查卷并未掃描入庫,使得刑事案件仍處于紙質(zhì)借閱狀態(tài)。實際上刑事訴訟檔案中利用率最高的恰恰是偵查卷,刑事檔案查閱在檔案利用中占比達63.26%,如果不進行掃描,顯然影響電子化數(shù)據(jù)運用,進而影響檔案信息化建設(shè)進程。
2.2實踐中檔案歸檔模式不統(tǒng)一
省高院要求結(jié)案后5日內(nèi)必須歸檔報結(jié),實踐當中能在規(guī)定期限內(nèi)完成歸檔報結(jié)存在一定難度。我院則結(jié)合現(xiàn)實狀況,因地制宜,創(chuàng)建留庭保管模式。考慮到兩個派出法庭距離院機關(guān)比較遠和送達難等客觀因素,允許法庭在1個月內(nèi)必須完成歸檔入庫,以達到省高院要求案件審結(jié)后5日內(nèi)裝訂入庫達70%,十個工作日裝訂入庫達90%的工作要求,每統(tǒng)計月因送達等原因需留庭保管的案件嚴格控制在10%以內(nèi)。
2.3對檔案信息化建設(shè)認識不足
少數(shù)部門、部分同志對檔案信息化建設(shè)的重要性了解不夠,認為這是可有可無的事,即使爭創(chuàng)檔案信息化一級達標,也是辦公室檔案人員的事,與己無關(guān)。但檔案管理并不只是檔案管理人員的事,它與電子文件產(chǎn)生形成的全過程都有非常密切的聯(lián)系。因此,要做好檔案信息化工作沒有其他辦案人員的共同配合、協(xié)助,單單靠檔案管理人員,是很難實現(xiàn)檔案信息化。
3基層法院檔案信息化建設(shè)對策
3.1加強組織領(lǐng)導,穩(wěn)步布置信息化建設(shè)工作
檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)堅持以利用為中心,充分發(fā)揮檔案信息化工作的效用,服務(wù)于司法審判工作,服務(wù)于社會公眾。我院始終堅持從實際出發(fā),將檔案信息化建設(shè)列為全年重點工作計劃,注重檢查檔案信息化建設(shè)工作的進展情況,幫助協(xié)調(diào)工作中的矛盾,解決實際困難。
3.2加強有序管理,夯實硬件基礎(chǔ)設(shè)施
我院以新審判大樓搬遷為契機,依托先進管理技術(shù),實現(xiàn)檔案庫房智能化管理,在檔案庫房配備10區(qū)73列智能密集架、24小時控制的新風空調(diào)、7臺庫內(nèi)自控除濕機,21臺熱氣溶膠自動滅火裝置、庫區(qū)內(nèi)配有自動恒溫電腦數(shù)據(jù)采集、防磁柜5臺。做好紙質(zhì)檔案保管工作,庫存檔案進行經(jīng)常巡查,確保庫房“八防”措施到位,保持庫存檔案整齊、美觀、牢固。
3.3推廣應(yīng)用律師服務(wù)平臺,探索網(wǎng)上檔案預約查詢
根據(jù)最高院要求,在訴訟服務(wù)中心開設(shè)律師志愿者服務(wù)窗口,由律師或具備專業(yè)知識的志愿者為當事人無償提供訴訟咨詢和幫助,切實方便當事人訴訟。同時,積極與縣司法局、律師協(xié)會建立溝通協(xié)調(diào)機制,確定聯(lián)絡(luò)部門和人員,嘗試推廣應(yīng)用浙江律師服務(wù)平臺,進一步提升律師服務(wù)當事人的效率。積極探索網(wǎng)上檔案預約查詢功能,當事人通過登陸法院門戶網(wǎng)站填寫姓名、聯(lián)系電話、案號、預約時間等基本信息完成檔案查詢預約,實現(xiàn)檔案定點定時查詢。
3.4開展法院間遠程調(diào)閱卷工作,落實便民訴訟
在訴訟服務(wù)中心專設(shè)電子檔案查詢窗口,當事人或其律師可申請異地檔案查閱,在完成對申請查閱檔案的異地遠程查閱授權(quán)后,當事人即可查閱異地法院的授權(quán)電子檔案并自行打印。法院間遠程調(diào)閱不僅卷免去當事人遠赴外地查閱檔案的奔波之苦,更是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代法院間積極配合便民訴訟創(chuàng)新之舉。
4結(jié)語
總之,隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入推進,檔案管理工作在當前審判活動中的地位將日益重要。法院訴訟檔案管理必須及時改進組織架構(gòu),實現(xiàn)科學有效的統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理,并抓住“科技強院”的有利契機,真正實現(xiàn)訴訟檔案信息化。在“互聯(lián)網(wǎng)+審判”時代,檔案信息化工作不僅給法院自身檔案管理帶來便利,還能夠共享全社會的法律資源,從更高層面上推動了審判工作的公平、公正與公開。
參考文獻
蒼南貝斯特印業(yè)有限公司于XX年創(chuàng)建。8年來易總實現(xiàn)了貝斯特的三次跳躍,個人也取得了企業(yè)絕對控股權(quán),奠定了企業(yè)未來跳躍式發(fā)展的基礎(chǔ)資源。
完成了 1) 原始資本的積累
2)經(jīng)營權(quán)的統(tǒng)一
3)生產(chǎn)技術(shù)及經(jīng)驗的積累
4)專業(yè)技術(shù)人才積累
5)必備設(shè)施的添購
6)1000?生產(chǎn)場地的所有權(quán)
7)產(chǎn)業(yè)方向的定位及產(chǎn)品市場認知
以上所得成果憑易總一人的智慧與力量所得實屬不易,可喜可賀。
借鑒品牌企業(yè)及優(yōu)秀企業(yè)的成功經(jīng)驗,同品牌企業(yè)與優(yōu)秀企業(yè)的發(fā)展速度相比,以品牌企業(yè)與優(yōu)秀企業(yè)為鏡,貝斯特依然有許多需要提高與完善的地方。
1)至今沒有核心競爭力,仍脫離不了裝訂。
2)至今沒有銷售網(wǎng)絡(luò)及團隊,仍靠等客上門。
3)至今沒有班底人才,仍是易總單槍匹馬。
4)至今沒有企業(yè)文化,仍然沒有戰(zhàn)略規(guī)劃
5)至今沒有突破銷售額1000萬元,純利潤150萬元
6)至今靠供血生長,仍然不能造血生長
7)至今是情感管理,沒有制度管理,仍未達到程序化操作
8)至今是單一的盈利模式,利潤微薄
以優(yōu)為鑒,以據(jù)為實,才能對癥下藥,充實自己,超越自我。落后并不可怕,可怕的是繼續(xù)落后。
基于上述認知,為超越自我,升華自我,見賢思齊,把企業(yè)做強做大。易總先后就讀“清華大學民營總裁班”學習“德魯克管理”等課程。為抓住國家“文化產(chǎn)業(yè)振興規(guī)劃”的戰(zhàn)略契機,在文化產(chǎn)業(yè)新格局中搶占一席之地。搶占“文化產(chǎn)業(yè)振興規(guī)劃”中印刷出版、廣告、文化創(chuàng)意、文化展會等與貝斯特相映成輝的塊點市場。奠定貝斯特的經(jīng)營模式和發(fā)展模式,易總在不懈地努力著!
第二章 戰(zhàn)略目標
為實現(xiàn)企業(yè)跳躍發(fā)展,樹立中國印刷城(龍港)精裝卡書第一品牌的意愿,培養(yǎng)貝斯特的核心競爭力與核心文化,有計劃有步驟地科學化發(fā)展。2010年貝斯特各項戰(zhàn)略目標與內(nèi)涵設(shè)定如下:
一、戰(zhàn)略目標
生產(chǎn)總額目標:3000萬/年
純利潤目標:300萬/年
銷售額目標:XX萬/年(上門生意1000萬元不計銷售業(yè)績)
間接成本開支標準:300萬/年
縱向贏利目標:開辟其它贏利渠道及贏利塊點2-3個
服務(wù)目標:龍港80%以上印刷從業(yè)人員熟知貝斯特,客戶回頭率70%滿意率90%
品牌建設(shè)目標:獲得2-3個榮譽
戰(zhàn)略同盟目標:上海、北京、廣州、陜西四省各找三家戰(zhàn)略同盟伙伴
管理目標:經(jīng)營管理模式定型,日常管理順暢。人、事、物、資程序化操作合理、高效、節(jié)約、安全。事業(yè)班底人員完成70%,職工穩(wěn)定率80%。
二、戰(zhàn)略集成
貝斯特廣告詞:做精裝卡書,品中華文化
貝斯特使命:用心做好每一本精裝卡書,讓中華文化更精彩
貝斯特愿景:成為中國印刷城(龍港)精裝卡書第一品牌,讓全
球人手一冊貝斯特精裝卡書,品中華文化。
貝斯特價值觀:成就客戶 成功員工 成長自我 誠信中國
貝斯特格局:以精裝為品牌 走寫書新道路
以品質(zhì)報客戶 讓客戶傳美譽
以裝訂為母體 走產(chǎn)銷新思路
以內(nèi)銷為根本 憑外貿(mào)走出去
貝斯特精神:務(wù)實創(chuàng)新 張弛有度 感恩惜緣 團結(jié)奮進
貝斯特營銷:以國內(nèi)市場為根本,以國際市場為目標
以戰(zhàn)略同盟為契機,以雙贏互惠為宗旨
走專、精、強之路,創(chuàng)產(chǎn)、經(jīng)、銷名企
貝斯特質(zhì)量方針:品質(zhì)第一,才是第一。滿意客戶,才是品質(zhì)。
全局質(zhì)量方針:以質(zhì)量求生存,以質(zhì)量樹品牌,以質(zhì)量圖發(fā)展
全程質(zhì)量方針:全程精心策劃,全程精心規(guī)劃,全程精心操作,全程精心監(jiān)控,全程精心服
務(wù)。
全員質(zhì)量方針:全員樹質(zhì)量意識,全員品質(zhì)管理,全員質(zhì)量平等
共7頁,當前第1頁1
貝斯特質(zhì)量要求:責任到人,關(guān)注小節(jié),重視過程,用心做好每一本精裝卡書。
貝斯特質(zhì)量目標:成品合格率99.8%
合同履約率100%
客戶滿意率90%
客戶投訴處理率100%
客戶加工生產(chǎn)耗損率不超過3%
貝斯特的人才觀:有德有才是真品 有德無才是次品
有才無德是 無才無德是廢品
有德有才破格使用 有德無才培養(yǎng)使用
有才無德控制使用 無才無德一律不用
貝斯特文化: 貝斯特——最棒最好的印業(yè)
快樂貝斯特——我最快樂
第三章 戰(zhàn)略籌備
為保證戰(zhàn)略目標的實現(xiàn),精彩演繹戰(zhàn)略內(nèi)涵,所謂兵馬未動糧草先行,必須適時籌備以下戰(zhàn)略所需。
一、人才儲備
1.班底人才(5人)
宏觀調(diào)控1人
要求: 精通策劃與計劃,并有號召組織實施的卓越領(lǐng)導能力。
熟曉全局管理,精行政、銷售、財務(wù)。
能全面協(xié)調(diào)、安排、指導、檢查、考核各部工作。
有大中型企業(yè)高管經(jīng)驗10年。
為人忠誠、正派,辦事果斷睿智。
個人魄力與能力皆優(yōu)秀。
責權(quán): 全局管理企業(yè)大小事務(wù)。
負責牽頭公司各項戰(zhàn)略制訂、計劃、組織、實施。
分管行政負責公司總體經(jīng)營管理目標的實現(xiàn)。
對企業(yè)經(jīng)營管理結(jié)果負責。
行使企業(yè)經(jīng)營管理決定權(quán)。
銷售管理1人
要求: 熟知產(chǎn)品習性,能獨立準確報價
熟知產(chǎn)品銷售市場,銷售主體
熟知國內(nèi)市場與國際市場操作模式
有豐富的團隊建設(shè)經(jīng)驗
有創(chuàng)新的銷售思路,有銷售工作5年以上經(jīng)驗
具備銷售、寫、說、算領(lǐng)導水平
為人正派、忠誠、個人魄力與能力皆優(yōu)
責權(quán): 全面負責銷售工作
負責銷售工作的策劃、計劃、組織、實施
負責建設(shè)銷售網(wǎng)絡(luò)及團隊
負責銷售目標的實現(xiàn)
負責培訓銷售團隊
負責銷售管理制度制訂
核算銷售成本與創(chuàng)造銷售利潤
行使銷售部行政管理權(quán)
對銷售計劃目標任務(wù)負責
生產(chǎn)管理1人
要求: 精通生產(chǎn)現(xiàn)場管理,使人、事、物流暢
懂管理藝術(shù)、能調(diào)動員工積極性和創(chuàng)造性
精通生產(chǎn)計劃、安排
了解本行業(yè)生產(chǎn)程序及工藝
懂現(xiàn)場管理,制度制訂
本崗位工作三年以上經(jīng)歷
為人忠誠正派,個人魅力與能力皆優(yōu)
責權(quán): 全面負責生產(chǎn)管理工作
負責生產(chǎn)計劃、排單
負責生產(chǎn)管理各項制度制訂
負責生產(chǎn)團隊安排調(diào)度
行使生產(chǎn)管理權(quán)
對生產(chǎn)成本,生產(chǎn)利潤,生產(chǎn)效率負責
財務(wù)管理1人
要求: 精通財務(wù)知識
有一定的融資渠道及知識
懂得資本運作等相關(guān)理財知識
熟悉各種賬務(wù)
設(shè)計財務(wù)管理程序及各類表格共7頁,當前第2頁2
為人忠誠,正派,個人魅力與能力具優(yōu)
可以制訂財務(wù)管理制度
指導各環(huán)節(jié)嚴格根據(jù)財務(wù)制度辦事
責權(quán): 全面負責財務(wù)部管理工作
完善的財務(wù)制度
賬務(wù)做到日清日結(jié),各類報表整理清晰及時
協(xié)助企業(yè)負責人管理好財務(wù),在董事會的授權(quán)下照章辦事
對財務(wù)標準化、嚴格化、法制化負責
行財務(wù)監(jiān)控權(quán),資金管理權(quán),資金使用監(jiān)控權(quán)
品質(zhì)管理1人
要求: 精通質(zhì)量管理要領(lǐng)
精通產(chǎn)品設(shè)計及質(zhì)量標準要求
熟悉精裝卡書,膠裝書印刷紙張等各類環(huán)節(jié)品質(zhì)
能設(shè)計質(zhì)量標準及要求
會編制品質(zhì)管理文件及制度
品質(zhì)執(zhí)行力強
為人忠誠正派、魅力、能力皆優(yōu)
在同等崗位工作三年以上
懂管理藝術(shù)與管理手段
責權(quán): 全面負責質(zhì)量管理工作
編制品質(zhì)管理文件及制度
實現(xiàn)質(zhì)量目標、落實質(zhì)量方針要求等
行使質(zhì)量把關(guān)決定權(quán)、質(zhì)量工作管理權(quán)、質(zhì)量獎罰權(quán)、考核權(quán)
對質(zhì)量目標及質(zhì)量要求負責。
以上人員具體工作責權(quán)視企業(yè)實際情況為準,仍有許多細節(jié)還需詳細起草,力求職位,職責,權(quán)利,考核,獎勵,激勵相結(jié)合
2.技術(shù)人才(38人)
折頁機長 4-6人
鎖線機長 4-6人
裁切機長 2人
配頁 4-6人
精裝 10人
行政 4人
銷售 4人
(最低保證32人)
3.固定工人 71人(含班底人員、技術(shù)人員。)
行政 5人
財務(wù) 3人
銷售 5人
品質(zhì) 3人
生產(chǎn) 55人
(其中 精裝20人、四種機長12人、機長副手9人、 勤雜4人、配頁5人、儲備5人)
————————應(yīng)急人才資源 30人 生產(chǎn)高峰將突破百人
二、資金儲備
2.1 業(yè)務(wù)資金(175萬元)
以兩個月的生產(chǎn)資金為基準(一般回籠資金一個多月)每月250萬業(yè)務(wù)計算,計500萬元。其中客戶首付30%,余款70% 即350萬元。外欠供應(yīng)商30%,故業(yè)務(wù)周轉(zhuǎn)金175萬。
2.2工資資金(13.88萬元)
以兩個月工資為周轉(zhuǎn)期,每月工資138800元。其中職工1800元/月*人*66人=118800元、高管平均4000元/月.人*5人=XX0元
2.3 廣告費用 (9.5萬元)
電視廣告 半年 1.5萬元
戶外廣告 三處 6萬元
書刊廣告 三處 2萬元
2.4 營銷費用 (3萬元)
業(yè)務(wù)信 1萬元
差旅費 2萬元
2.5 管理費用 (6萬元)
水電費(2個月)1萬元
房租費 3萬元
網(wǎng)絡(luò)平臺費 2萬元
2.6 設(shè)備添置 (2.5萬元)
裝修整改 5000元
其它 2萬元
以上6項共計234萬元
因龍港材料費可欠,故最低儲備資金為35萬元(含2.2—2.6),當然這需易總關(guān)系而定。
三、場地設(shè)施儲備
3.1車間場地
完成標準車間4個(精裝、配頁、折頁、包裝)計1000?
3.2辦公場地:完成五大部經(jīng)理人辦公區(qū)域
銷售人員區(qū)域、財務(wù)室、接待室、經(jīng)理辦公區(qū)計四大辦公區(qū)域,共18個辦公位置,計120?
3.3倉庫:成品與物資混合倉庫計200?
3.4銷售中心:產(chǎn)品展示及辦公計100?
以上場地要求采光好、通風、水電使用安全,場地清潔、清爽,符合辦公、生產(chǎn)、銷售、倉庫等標準要求。
3.5設(shè)備:原設(shè)備保證使用正常、安全、高效。(原設(shè)備可滿足生產(chǎn)需求)共7頁,當前第3頁3
另配置10人辦公桌椅及電腦
四、后勤儲備
4.1住房:最少解決40人住宿。部門經(jīng)理單間,計5間。其他行政人員3人1間計2間。技術(shù)人員4人1間計8間。共計15間住房。
4.2 住房設(shè)備:中高層以上管理房間配置電視、空調(diào)、床上用品。
五、公共資源儲備
5.1建立生產(chǎn)各環(huán)節(jié)協(xié)作商、供應(yīng)商計23人(家)。其中:印刷5家,紙3家,其它材料供應(yīng)10家,生產(chǎn)協(xié)作5家。
5.2注冊與生產(chǎn)業(yè)務(wù)相協(xié)調(diào)的公司名稱、性質(zhì)、經(jīng)營生產(chǎn)范圍等,使經(jīng)營合法化。
5.3與政府及行業(yè)主管部門建立良好的關(guān)系,以取得政府及行業(yè)協(xié)會專款資金及政策的支持。
六、技術(shù)儲備
6.1 精裝技術(shù)師資5人.做到有文件、有樣板、有能人保證。
6.2 卡書技術(shù)師資5人。做到國內(nèi)卡書制作先進水平有保證。
6.3 設(shè)計打版技術(shù)師資2人。做到行業(yè)領(lǐng)先水平有保證。
6.4 設(shè)備維修保養(yǎng)技術(shù)師資2人。做到隨時可以排除故障的能力與水平。
七、物資儲備
基于龍港印刷物資材料市場活躍、儲備充足、交通便利、購買方便等現(xiàn)實、所以無需考慮物物資儲備。
第四章 戰(zhàn)略實施
一、企業(yè)組織架構(gòu)圖
二、.四大委員會
董事會
經(jīng)營委員會
管理委員會
工人代表委員會
董事會:一般由企業(yè)股東組成。主要負責投資方向、決策及經(jīng)營重大問題的決定。
經(jīng)營委員會:一般由企業(yè)高管組成。主要負責日常經(jīng)營事務(wù)的決策及企業(yè)年度目標實施方法措施的決策。
管理委員會:一般由管理人員及優(yōu)秀技術(shù)人才組成。主要解決生產(chǎn)管理中出現(xiàn)的問題和反映管理存在的問題
工會:由企業(yè)各級人員組成。主要是維護員工及企業(yè)雙方利益。穩(wěn)定事業(yè)團隊,傾聽員工心聲等。
三、領(lǐng)軍人物
領(lǐng)軍人物是企業(yè)的軍魂和靈魂。是企業(yè)的統(tǒng)帥。是企業(yè)智慧的結(jié)晶。
確定易永恒先生為貝斯特領(lǐng)軍人物。全面策劃、規(guī)劃、計劃年度目標。統(tǒng)籌、安排、協(xié)調(diào)、指導、督促、考核全面工作。實現(xiàn)企業(yè)各項戰(zhàn)略目標。
四、各部門工作計劃
4.1銷售部
工作目標:年完成銷售額人民幣XX萬元
(其中精裝卡書業(yè)務(wù)1300萬元、筆記本業(yè)務(wù)700萬元、寫書50萬元、庫存貿(mào)易100萬元)
在上海、北京、廣州、陜西四地建立12家銷售中心。
發(fā)展編外戰(zhàn)略合作業(yè)務(wù)員40人。
建立戰(zhàn)略合作貿(mào)易公司20家。
累計建立銷售網(wǎng)點不少于50家,掌握客戶資源500家
實施辦法:采用戰(zhàn)略同盟營銷戰(zhàn)術(shù)
采用裙帶營銷戰(zhàn)術(shù)
采用政府營銷戰(zhàn)術(shù)
采用捆綁營銷戰(zhàn)術(shù)
采用事件營銷戰(zhàn)術(shù)
采用專家名人營銷戰(zhàn)術(shù)
要求 :制訂詳細的戰(zhàn)略同盟合作模式
制訂銷售政策及客戶激勵政策
編制實施計劃與策略
嚴格根據(jù)銷售工作財務(wù)預算辦事
完善銷售部管理規(guī)章制度
擬定相關(guān)合同文本及業(yè)務(wù)資質(zhì)材料
建立德才兼?zhèn)涞臉I(yè)務(wù)團隊
確定業(yè)務(wù)流程及結(jié)算政策與制度
目標分解:
人員責任目標:分解計劃4人。每人500萬元/年 42萬元/月.人
業(yè)務(wù)目標:精裝30萬元/月.人 筆記本5萬元/月.人 其它7萬元/月.人
借力分析:編外業(yè)務(wù)員10人 貿(mào)易公司5家/人 銷售3 家/人 共7頁,當前第4頁4
主輔業(yè)務(wù)分析:自主5萬元/月.人 輔40萬元/月
示意圖一:
分解圖二:
4.2財務(wù)部
工作目標:日報月清,無死賬,無呆賬,無假賬 無錯賬
實施辦法:以程序化辦事,先預算,再審核后批準,后核查
以表格化,網(wǎng)絡(luò)化管理
財務(wù)一支筆,報賬憑審批及計劃。
要求 :損益表,資產(chǎn)表,業(yè)績表,股東股益配比表等建設(shè)做到日呈月報制。
財務(wù)部各個流程,各個環(huán)節(jié)的票據(jù),單證規(guī)范化制作。
企業(yè)資金流,物資流,固定資產(chǎn)管控的相關(guān)制度與票據(jù)的制訂與規(guī)范。
資金流,物資流的各類賬務(wù)臺賬、分類賬的標準化、科學化建設(shè)。
財務(wù)工作隨時接受公司負責領(lǐng)導的審閱與查閱。做好其它財務(wù)分析。及時提供理財分析依據(jù)
及資金籌備與安排。
目標分解:第一個月 完成單證建設(shè)
第二個月完成賬務(wù)整理及規(guī)范化建設(shè)
第三個月完成標準化操作
第四個月 每月做出準確資金風險判斷及投資資金籌備與投資理財調(diào)查
4.3行政部:
工作目標:經(jīng)營管理模式整理定型
人事物管理流暢
龍港的印刷行業(yè)人員80%以上知悉貝斯特
獲得3—4種社會榮譽
保證完成70%班底人員到位
保證80%員工穩(wěn)定率
使貝斯特及貝斯特人充滿朝氣與活力,實現(xiàn)“貝斯特——最棒最佳的印業(yè)、
快樂貝斯特——我最快樂”的企業(yè)文化。
實施辦法:
通過大事件、大新聞、大活動如“員工技能賽”、“員工理想演講”、“質(zhì)量活動月”、“員工集體旅游”、“行業(yè)會議贊助”、“社會活動冠名”、“行業(yè)發(fā)展論壇”、“蒼南印業(yè)精英qq俱樂部”、“政府行業(yè)規(guī)劃參與”、“行業(yè)展會舉辦”、“蒼南印刷銷售精英聯(lián)誼會”等活動的策劃組織與舉辦來實現(xiàn)。
要求 :建立各部經(jīng)理負責制,薪資與績效掛鉤
不拘一格用人才,千方百計找人才,禮賢下士誠待人
確定垂直指揮體系,責權(quán)清晰,產(chǎn)權(quán)及經(jīng)營權(quán)各司其責
各部門,各職位職責描述
制訂作息時間及勞動紀律相關(guān)管理規(guī)定與制度
生活、福利、激勵相關(guān)體系建設(shè)與完善
每月策劃、組織開展一次活動
制訂各部門業(yè)務(wù)考核制度與細則
制訂詳細的人才招聘、審核、錄用、任用、晉級、辭退、考核、激勵具貝斯特文化特色的人才體
系制度
與社會各界、政府、行業(yè)協(xié)會、主管部門、業(yè)內(nèi)精英人士保持良好交流與交往,達成良師益友
關(guān)系。
目標分解:第一個月 完成部門及職位描述
第二個月 完成內(nèi)管制度建設(shè)
第三個月 完成人才建設(shè)一切工作
第四個月 要開展組織二次活動
第五個月 全面指導、貫徹、落實、考核各部工作及各項工作
第六個月 管理模式基本定型
4.4生產(chǎn)部:
工作目標:年完成生產(chǎn)總額3000萬元
保證員工生產(chǎn)率2.5萬元-3.5萬元/人.月共7頁,當前第5頁5
物資浪費控制在3%以內(nèi)
合同履行100%
成品合格率99.8%
場地及機器可使用率95%
員工穩(wěn)定率85%以上
實施辦法:績效與薪資掛鉤
及時開展“員工技能競賽”“安全質(zhì)量月競賽”等活動
不斷進行員工技能培訓及道德培訓
設(shè)計員工發(fā)展的合理道理。樹立員工正確的人生觀、成就觀、財富觀
以人治轉(zhuǎn)為法治
設(shè)計員工公平、合理的收入
要求 :管理制度化,管理公平化
按計劃排單,按合同交單
按生產(chǎn)任務(wù)及要求準確、及時、科學調(diào)配人力、物力和其它生產(chǎn)資源
制訂完整加工工藝程序
制訂完善的生產(chǎn)、安全、紀律、考核、獎罰等制度
合理儲備、培訓、使用人才
激活全員生產(chǎn)積極性和創(chuàng)造性
保證生產(chǎn)安全
必須每月有生產(chǎn)主題
目標分解:第一個月 人才建設(shè)完成
第二個月 制度建設(shè)完成
第三個月 培訓宣傳完成
第四個月 進行標準化全面操作
第五個月 提高效率而不斷完善
第六個月 成員企業(yè)質(zhì)量與生產(chǎn)培訓
4.5 品質(zhì)部
工作目標:成員協(xié)作企業(yè)材料質(zhì)檢率100%
成品合格率99.8%
耗損率3%以內(nèi)
合同履行率 100%
客戶投訴處理率100%
客戶滿意率100%
實施辦法:編制質(zhì)量手冊
進行質(zhì)量知識競賽和考試
現(xiàn)場標識圖解說明管理
參照質(zhì)量認證體系標準操作
定期召開質(zhì)量月評會議
要求 : 完成質(zhì)量文件的編制
設(shè)定科學的質(zhì)量管理程序
設(shè)定質(zhì)量正確操作方法及技藝
嚴格落實質(zhì)量方針、目標、要求與內(nèi)容
獎罰分明,質(zhì)量面前人人平等
做好有關(guān)質(zhì)量跟進、改進記錄
及時總結(jié)、分析、解決質(zhì)量問題
工藝清楚化,合理化。設(shè)計科學化,節(jié)儉化
目標分解:
第一個月 制度完成
第二個月工藝質(zhì)量要求資料完成
第三個月工藝流程質(zhì)量講解
第四個月進行標準化操作及考核
第五個月 不斷總結(jié)改進質(zhì)量工藝和目標
4.6事業(yè)部
工作目標:完成文化編輯、企業(yè)宣傳刊物、企業(yè)法人傳記書寫業(yè)務(wù)3-5筆。業(yè)務(wù)50萬元左右
完成文具、書刊、庫存貿(mào)易1-2筆,利潤10-30萬元
完成項目投資1-2個,利潤30-100萬元
實施方法:刊物及宣傳冊編寫發(fā)業(yè)務(wù)信共7頁,當前第6頁6
庫存貿(mào)易平時留心即可,在一些論壇、網(wǎng)站了解即可
和不同行業(yè)的精英分子合作,借助他人的經(jīng)驗和智慧,利用手中閑散資源短期投資
聯(lián)合投資一些大項目,如展會、經(jīng)貿(mào)項目等。
要求 : 有專業(yè)人才指引與參與
資金投入少、收益快、投入精力少
風險低,可操作性強
有成功經(jīng)驗及成功可能
對項目買賣雙方了解
對操作程序及風險了解透徹
具體操作人可靠、忠誠、有才能、有經(jīng)驗
有可行性分析書。有清晰的各種手續(xù)。講清合作模式及利潤分成。風險承擔等各細節(jié)書面化。
目標分解:通過網(wǎng)絡(luò)完成一單生意
通過業(yè)務(wù)信完成一單生意
上半年做投資生意(展會)
年中做寫書生意(宣傳書編寫)
下半年做季節(jié)時令生意(貿(mào)易生意)
以上六大部工作計劃只是一個大概,仍有很多不足,需憑借各部門經(jīng)理及實際操作者的智慧和經(jīng)驗,才能發(fā)揮精彩。
第五章 戰(zhàn)略風險
就算上述問題都得已認清和解決,為保證戰(zhàn)略目標的順利實現(xiàn),仍要考核如下風險因素
1 時間風險:每一件事每一階段工作都不可以耽誤時間。所謂兵貴神速,因時間致使各項工作延期完成,可能導致一步慢全局緩。
2 信心風險:改革和發(fā)展勢必遇到各種內(nèi)部和外部困難,使企業(yè)發(fā)展處于困惑和迷茫,此時也是黎明前的黑暗,一旦松懈將前功盡棄。
3 操作風險:各司其職,各盡其能,同心同德最為重要。嚴防眼高手低,嚴禁指東說西。必須以先完成自己的工作再幫助別人工作為原則和美德。
4 領(lǐng)軍人物風險:具備排除一切困難的魄力,解決一切問題的能力,有必勝的信心。適時有力指揮、調(diào)度、安排一切人事物工作。一旦指揮、調(diào)度、安排不力,將導致一子失足,全盤皆落空。
5 人才風險:公司處于創(chuàng)業(yè)伊始,在物資上肯定很難滿足人才需要,但一定要在情感上花功夫和時間留住人才的心及情。重在知人善用、有才可用、用人不疑。沒有班底人才一切就是紙上談兵。
6 開支風險:公司每月固定開支將在15萬元。如銷售額每月不能保證100萬元,將存在嚴重的成本壓力。
解決方案:
1 產(chǎn)權(quán)與經(jīng)營權(quán)分離,成立董事會、經(jīng)營委員會、管理委員會、工會。業(yè)主自己操作勢必顧此失彼、患得患失,不利于企業(yè)大刀闊斧實行改革和發(fā)展。
2 班底人員配分紅股比,用情感及事業(yè)留住人心
3 財務(wù)透明,用真誠示人、理解人心、尊重人愿、尊重自我、尊重人才。
4 首先解決福利及情感問題、住宿、飲食、理解、信任。創(chuàng)造舒適、寬松的工作環(huán)境和氛圍、建立風雨同舟的感情
5 銷售目標任務(wù)分解到個人,將銷售工作放于首位。積極支持、指導銷售工作,銷售責任人每星期需有工作計劃與工作記錄。每星期召開一次銷售專題研討會議。
6 始終高度認識節(jié)支增收工作,積極維護與鞏固老客戶,拜訪走訪老客戶,增強老客戶的信任感、榮譽感,成就老客戶。從而保證原有每月100萬元的生命保證銷售額。