關于檔案管理的知識

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關于檔案管理的知識范文第1篇

關鍵詞：物聯網智慧檔案館檔案實體管理服務模式

Abstract：The developments and applications in Internet of Things creat an entirely new platform for the information exchange of people and materi？ als，things to things.In this paper， we firstly intro？ duce the defining about smart archives among the national academia， then propose the concepts of smart archives， analyse the important effecton ar？ chivesmanagementbroughtfromInternetof Things and finally state the archives entity manage？ ment and service pattern about comprehensive？ lyperceptional smart archives on basis of Internet of Things.

Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern

2005年，國際電信聯盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物聯網的概念，指出物聯網是基于各種網絡系統的一種全新的動態網絡體系，它將信息和通訊技術領域從任何人之間隨時隨地地連接擴展到了任何人和物之間隨時隨地的互聯。[1]該技術的發展與應用為人與物、物與物之間的信息交換創造了一個全新的平臺。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主張更透徹的感知、更全面的互聯互通和更深入的智能化。此概念一經提出，便受到了世界各國的關注，有關“智慧”的理論研究與實踐探索如雨后春筍接踵而至。

近幾年來，檔案學領域也掀起了研究智慧檔案館的概念、特征、頂層設計等內容的熱潮，但是智慧檔案館的建設是一個長期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文著重探討在構建基礎層次的全面感知型智慧檔案館的過程中，物聯網技術對檔案管理產生的重要影響，進而提出基于物聯網技術構建的全面感知型智慧檔案館的檔案實體管理與服務模式。

一、智慧檔案館的概念

我國對智慧檔案館的研究尚處于起步階段，目前檔案學界對“智慧檔案館”還沒有一個統一、明確的正式定義，不同研究視角的學者對智慧檔案館進行了不同的描述。楊來青等人從智慧技術應用于檔案信息管理領域的角度，認為智慧檔案館是采用物聯網、云計算等新技術管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務的檔案館模式。[2]畢娟認為智慧型檔案館是以一種更智慧的方法，通過利用新的信息技術來改變用戶和檔案館系統信息資源交互的方法，提高檔案館服務的靈活、準確、便捷，進而實現智慧化服務和管理的檔案館模式。[3]陶水龍則從建設實踐的角度出發，認為智慧檔案館是應用集成方法將系統與建筑優化融合，通過對設施設備的自動監控，對各類服務性資源的整合和綜合管理，將各職能系統和資源有機地結合，營造安全、舒適、良好的綜合環境。[4]

雖然不同學者對智慧檔案館的定義有不同的見解，但是仍然存在一些共性認識，即不是重點關注檔案信息資源的智慧管理，還是關注提供全面的泛在服務，智慧檔案館都離不開新的信息技術，尤其是物聯網技術的應用，它是實現智慧檔案館全面感知化的重要保障。目前，隨著信息化的逐步推進，物聯網的相關技術已經成功應用于物流倉儲、零售、交通、門禁管理等眾多領域，特別是在圖書行業的廣泛應用，為檔案管理領域應用物聯網技術提供了大量可借鑒的經驗。部分省市檔案館已經進行了一些有益的嘗試，例如，在整合視頻監控系統、幕簾報警系統、多媒體系統等基礎上，江蘇省太倉市檔案局利用超高頻射頻識別技術，實時聯動檔案實體和數字檔案資源，實現了檔案實體的區域追蹤定位、移動終端管理、自動盤庫等功能，創新構建了檔案的安全防范體系。筆者認為，智慧檔案館是在傳統的實體檔案館和數字檔案館的基礎上，利用新興的智慧技術，實現檔案館內多種資源的智慧管理，從而提供更加主動、立體互聯的深層智慧化服務。

二、物聯網環境下智慧檔案館的檔案實體管理

依托物聯網技術構建的智慧檔案館形成了一個智慧的系統，可以實現檔案、館舍、設備、用戶與檔案管理者隨時隨地地溝通和感知，[5]從而可以為檔案館中的任意物體提供智慧的互聯服務。但是無論是傳統檔案館、數字檔案館還是智慧檔案館，其主要功能之一都要求實現對檔案實體資源的保管和利用，主要是圍繞檔案實體進行收集、整理、利用、統計等管理活動并對檔案實體保管環境進行維護，物聯網技術的應用將使檔案實體的保管更加安全，利用更加便利。

（一）傳統檔案實體管理

20世紀80年代以前，對檔案實體進行維護和管理的技術都較為簡單，主要以手工方式完成檔案整理、檢索、利用等各項工作，如用手寫方式對歸檔文件材料進行編號、手工編制檔案目錄、手工翻閱目錄進行檢索、手工調檔、手寫出具檔案證明等；同時采用較為簡單的物理、化學技術進行檔案實體的保管和保護，如采用在地面灑水的方式為檔案庫房加濕，采用放置木炭、生石灰、硅膠等方式為檔案庫房降濕等。[6]

隨著檔案信息化建設的不斷發展，依托現代信息技術，有效提高了檔案實體管理水平和檔案利用查找效率，基本實現了對檔案實體的目錄、全文等信息的收集、存儲和檢索。但是目前的檔案信息管理系統中，各種技術的應用、流程的改進大多是針對檔案虛擬信息的，由于檔案實體本身無法自動發送和接受任何指令，因此在對這些虛擬信息進行研究之后，并沒有有效的途徑反饋給檔案實體；而由于檔案信息管理系統中存儲的都是檔案的虛擬信息，無法對檔案實體進行實時監控和管理，如果發生檔案實體丟失的情況，檔案信息管理系統無法得知。

同時，在目前的檔案利用過程中，檔案用戶通過檔案信息管理系統查閱到相關檔案，如需借閱檔案實體，主要依賴檔案的分類擺放來進行檔案實體的定位查找。然而，經過頻繁的借閱和歸還，難免造成檔案錯位放置，給工作帶來諸多不便，如需查找錯位放置的檔案，將耗費大量的人力和時間。

另外，為了有效保障檔案實體的安全保管，目前多數檔案館會配備防火設備、防盜監控和溫濕度控制等安全管理系統。但總體而言，這些系統的自動化程度不高，很多還需要依賴人工管理實現，并且這些系統一般彼此獨立運行，無法形成統一有效的整體管理，存在一定的安全隱患。

（二）基于物聯網的檔案實體管理

引入物聯網技術，在所有檔案實體上設置一個帶傳感能力的電子標簽，將會徹底解決檔案館中檔案實體與現有的檔案信息管理系統之間缺乏溝通橋梁的難題。由于物聯網中每個聯網節點都具有獨立尋址的能力，因此通過植入傳感節點的方式可以實現對每一份檔案的實時感知和監測。同時，通過建立物聯網管理系統與現有的檔案信息管理系統的無縫鏈接，可以有效實現檔案資源共享和檔案實體快速靈活地查找、準確地區域定位、圖形化導航索取、快速查庫等智能化管理。

通過為每一份紙質檔案粘貼附有該檔案題名、存放位置等相關信息的電子標簽，檔案管理人員可以利用讀寫設備對檔案密集架上的檔案進行盤查掃描，以檢測每一件檔案的狀態，并將掃描到的信息與檔案信息管理系統中的信息進行比對更新，從而及時發現檔案丟失或者錯位放置的問題。一旦出現檔案實體的錯位放置，讀寫設備就會報警提示，并通過精確的位置引導信息找到錯位放置的檔案，使其正確歸位，從而提高檔案信息管理系統對檔案實體的監管能力和檔案管理人員盤庫的工作效率。

物聯網環境下，用戶在利用檔案的過程中，如果需要借閱檔案實體，借閱的過程將會變得更加方便與簡捷。首先通過檔案信息管理系統查找到檔案目錄，隨后可以利用嵌入的傳感器節點去圖形化導航索取對應檔案實體的物理位置并完成實體借閱。同時，由于每份檔案都具有獨一無二的電子標簽，在通過讀寫設備完成檔案實體借閱的過程中，檔案實體的檔號、題名、借閱人、借閱次數等多種信息被自動地記錄到檔案信息管理系統中，為后期的檔案統計工作提供了極大的便利。

另外，檔案資源不可再生的特點要求保管檔案的庫房環境必須符合相關的要求。基于物聯網技術構建的智慧檔案館中，可以將館內的所有安全防護系統集成一體，形成一個統一的安全管理平臺。隨著技術的不斷發展，還可以在傳感器節點上增加更為復雜的深入感知能力，實現對檔案實體周圍的溫濕度、光線等信息的傳感，管理平臺通過預先設定的程序對庫房溫濕度、光線等環境情況進行不需人工干預的智能化調節。例如，當檔案實體處于溫濕度不合適的環境時，傳感器節點能夠自動向對應的管理節點發送提醒信息，并采取有效措施消除安全隱患，從而有效降低了因溫濕度不適宜而導致檔案實體發生霉變或脆化等風險。管理平臺可以通過檔案實體中的傳感器節點和視頻監控系統共同對檔案實體實施監控，如果檔案實體未經授權出庫，庫房門口的傳感探測器就能及時檢測并報警，同時管理平臺可以自動以手機短信、E-mail等方式向預設的管理人員發送警報情況，從而便于管理人員能夠隨時隨地了解庫房情況。

因此，隨著傳感器節點的智能程度不斷提高，檔案實體被賦予了主動思考和處理事務的智慧，可以感知自身狀態和周圍環境，并能與檔案信息管理系統進行信息交互，使得現有的檔案信息管理系統不再是一個被動的信息查詢系統，而真正起到了連接用戶和檔案實體的橋梁作用。檔案實體的自我感知能力和簡單信息處理能力，也是構建未來智慧檔案館的關鍵基礎。

三、物聯網環境下智慧檔案館的服務模式

如果說傳統檔案館以對檔案實體的保管為重，那么未來的智慧檔案館將更側重于服務。隨著互聯網應用的不斷深入，檔案信息的公_程度將越來越高，檔案信息的需求將越來越大，因此檔案信息的服務范圍、服務方式和服務質量也將越來越重要。[7]智慧技術的應用催生了智慧服務的革新，采用物聯網技術構建的智慧檔案館，其應用架構將發生根本性的轉變，它提供的服務模式也會隨之發生改變。

（一）由靜態被動服務轉變為智慧主動服務

現階段的檔案信息管理系統與檔案實體之間相互孤立，只能管理檔案的虛擬信息，無法直接管理檔案實體。檔案服務過程中，檔案實體更多時候呈現出的是一種靜態的、被動地等待查找利用的傳統特性。

而物聯網由傳感網絡設備、傳輸網絡和應用控制網絡系統構成，具有全面感知、可靠傳遞和智能處理三個重要特征。[8]植入了傳感器節點的檔案實體可以主動地向檔案信息管理系統發送信息，實時更新系統中的數據信息；同時也可以隨時隨地接受檔案信息管理系統的管理，獲取應用對象的信息，從而給檔案信息管理系統提供更為全面翔實的檔案狀態數據。當用戶需要通過檔案信息管理系統查詢到某一檔案實體的相關信息時，檔案實體中的傳感器節點將對用戶尋找檔案實體的過程進行引導，此時的檔案實體富有智慧，成為利用活動中的主動參與者。

（二）由水平單向服務過程轉變為立體互聯的服務過程

現階段的檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統之間主要形成如圖1所示的服務關系模型。在該模型中，檔案信息管理系統是信息交換的核心，用戶和檔案實體之間無法直接進行信息傳遞，只能通過檔案信息管理系統進行中轉。而檔案信息管理系統與檔案實體之間的聯系則呈現為明顯的服務單向性，即檔案信息管理系統僅在入庫前采集一次檔案信息，隨后，系統中只隨時記錄檔案的借閱信息。由于檔案實體本身缺乏信息接收的能力和傳遞的載體，檔案信息管理系統幾乎不再與檔案實體交互任何信息，從而導致檔案信息管理系統與檔案實體之間脫節。而檔案信息管理系統和用戶之間雖然可以進行相互的聯系，但是更偏重的仍是用戶與檔案信息管理系統的聯系（比如用戶可以通過系統查詢檔案、訂閱電子檔案、申請借閱、網上延期等），檔案信息管理系統向用戶卻只提供比較有限的信息反饋服務（比如檔案催還提醒、檔案借閱審批通知等）。

而基于物聯網的智慧檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統之間則形成了如圖2所示的網狀服務模型。在該模型中，檔案信息管理系統與檔案實體都是具有計算能力的智慧節點，相互之間可以進行更為廣泛的信息交互。通過這種信息交換，檔案信息管理系統中存儲的檔案虛擬信息與檔案實體一一對應，從而加強了檔案信息管理系統與檔案實體之間的聯系。而用戶可以通過持有智能設備加入到該物聯網系統中，不僅可以和檔案管理信息系統進行順暢的信息交換，還可以通過手持設備和檔案上的傳感節點建立聯系、直接通信。當用戶漫步在開架檔案旁時，不僅能夠實時感知到附近檔案的主題內容等信息，而且可以由嵌入其中的傳感節點引導用戶快速高效地找到目標檔案實體。

（三）由孤立的淺層檔案服務轉變為互聯的深層信息服務

現階段的檔案信息管理系統對檔案實體的信息存儲有限，且實體信息很難更新，無法對檔案實體進行實時有效的管理，缺乏足夠的檔案信息進行用戶服務。其能夠為用戶提供的大多是一個個孤立的檔案資料，既無法將所有檔案聯系為一個整體，也o法提供檔案管理與利用過程中產生的相關信息，因此，目前的檔案服務往往局限于淺層的資料服務。

然而基于物聯網構建的智慧檔案館中，每個檔案實體都被賦予了智慧能力。物聯網的感知和控制能力使得應用對象在提供感知信息后還能夠相互傳遞信息，同時各個智慧節點自身都具有智慧化的信息處理能力，它們又通過物聯網形成了一個有機的整體，相互之間可以進行信息的交換與共享，因此除了豐富的檔案內容信息之外，還將產生大量的檔案全生命周期過程中的輔助信息。在此基礎上，能夠自動分析用戶的需求，挖掘各種檔案知識，對各節點之間的檔案知識進行匯聚和融合，從中獲得一些隱藏的有價值信息，從而為用戶提供綜合的深層次的信息服務。

四、結語

隨著檔案進庫量和利用量的快速增長，傳統的管理手段難以對所有檔案實體資源做到智能、高效、安全的管理和利用。基于物聯網技術構建的智慧檔案館，能夠使檔案信息與檔案實體實現有機結合，從而實現更加高效、安全的智能化管理，服務模式也將比現階段有更為全面的發展。雖然智慧檔案館的研究仍處在探索階段，物聯網環境下智慧檔案館的實際建設也將面臨成本、人才等多方面的問題，從而不能在短期內完成，但是筆者堅信，物聯網技術的發展和復合型人才的培養與儲備終將促進智慧檔案館的健康發展。

注釋及參考文獻：

[1]International Telecommunication Union，Inter？ net Reports2005： The Internet of Things[R].Geneva： ITU，2005.

[2]楊來青，徐明君，鄒杰.檔案館未來發展的新前景：智慧檔案館[J].中國檔案，2013（2）：68-70.

[3]畢娟.智慧城市環境下智慧型檔案館建設初探[J].北京檔案，2013（2）：13-16.

[4]陶水龍.智慧檔案館建設思路研究[J].中國檔案， 2014（6）：67-69.

[5]許德斌.智慧城市新環境下的智慧檔案[J].山西檔案，2014（5）：72-74.

[6]賈玲，周曉林，陸江，陳東.從檔案實體管理、信息管理到檔案知識管理[J].中國檔案，2012（2）：42-44.

關于檔案管理的知識范文第2篇

關鍵詞：標準化 科學化 企業管理 檔案

一、傳統企業檔案管理模式面臨的挑戰

在市場經濟多元化的今天，檔案作為重要的信息資源，對企業的發展越來越重要。企業檔案不但要記錄歷史，還要服務現實，企業檔案已出現數字化管理新模式。借助檔案管理系統提供檔案信息的網絡檢索或瀏覽。當前進行了檔案信息化建設的企業，企業檔案工作備受冷落，大多只是實現了簡單的檔案信息目錄網上檢索，傳統檔案管理模式無法適應知識經濟發展要求，遠沒有實現真正的檔案信息化，只有轉變觀念，改革傳統檔案管理模式，認識進行檔案信息化建設的必要性，才能使檔案管理工作走出困境，發揮檔案應有的作用。

企業檔案機構地位低下。企業領導對檔案工作認識不足，重視支持不夠： 許多國有企業的檔案機構與人員被大幅裁減，檔案保管基礎設施及工作人員的基本工作條件長期得不到改善，檔案機構往往成為被首先、重點清理的對象。檔案業務經費嚴重不足，影響正常工作的開展，檔案人員的薪酬水平遠遠低于其他部門工作人員，檔案機構在企業組織體系中地位下降，嚴重挫傷了檔案人員的職業自豪感和工作積極性，致使大量管理人才的流失，而且也制約了企業檔案工作的開展。

企業檔案管理滯后于信息化發展。企業檔案管理滯后于信息化發展，許多企業檔案機構和人員面對新出現的電子文件，采取回避措施，傳統的檔案實體管理模式卻難以適應信息化發展，固守傳統的檔案實體管理模式，導致電子文件、檔案沒有實施管理或管理不當。

企業檔案信息缺乏系統管理。伴隨著大規模是企業重組和企業合并，由于一些檔案材料分散保管于各部門，零散地分布在機構成員手中，無法相互借鑒，沒有一個機構來集中統一的管理本業的檔案，由于產權關系不明確，導致工作效率低下，工作失誤增多。在有的企業中由于管理不嚴，導致檔案材料被盜，如果企業檔案部門不進行根本性的變革，企業“記憶”面臨著丟失的危險，就難以適應現代企業發展的要求。

二、知識管理與企業檔案管理

知識管理是一個新的概念和事物，隨著知識經濟的發展，知識管理研究也興起一股熱潮，知識管理的對象是知識，管理的目標是運用知識。知識管理是為了有效地提高企業的競爭力，而綜合企業內部和的各種信息、知識，并加以識別、收集、科學的加工和充分的運用，并通過建立知識共享機制，鼓勵知識創新，實現知識的增值；利用企業所蘊含的集體智慧提高企業的應變和創造能力。在知識管理經營管理模式下，增強企業組織對環境的適應能力，企業的發展不再受到資金和自然資源的限制，知識資源對于當今企業具有舉足輕重的作用，知識管理有了強大的生命力和廣闊的發展前途。知識管理思想的內涵，可以概括為知識管理是對企業產生的知識進行管理通過獲取、存儲、學習、傳播、共享，運用這些知識服務于企業的各項管理工作才是知識管理的最終目的。在知識經濟社會中，知識管理將為企業創新增添動力，要使每個員工都能接觸并有效地運用企業的知識，實現將合適的知識在合適的時間給合適的人。可以隨時隨地地找到最需要的知識，企業經主要依靠知識來贏得競爭的優勢，最終實現成本最小，而收益最大。

企業檔案在知識管理中的作用。企業檔案是企業活動的忠實記錄，企業的隱性知識占據了企業知識資源的主體，企業檔案忠實的記載了企業員工在從事生產、管理等各項活動過程中的情況，隱性知識是企業知識資源的核心組成部分，而企業檔案就認識、經驗教訓的總結，積累了大量的企業顯性知識；企業檔案有助于實現企業知識共享，知識共享是通過信息交流、傳遞實現的。有知識為人們所運用，所掌握，知識才有價值。信息交流、傳遞的方式主要有兩種：語言和書面，書面交流是以文件、檔案等形式進行知識的使用和交流。知識應用范圍擴大，價值實現也擴大了企業檔案幫助保護企業知識產權；企業檔案真實地記錄了企業進行知識創新活動的時候的過程、內容、結果，是在市場經濟和科學技術發展下的必然產物，是企業擁有某一知識產權的法律憑證。檔案的憑證作用可以有效地證明知識產權的所有者，當發生知識產權糾紛時，企業檔案可以有效地保護知識產權。企業檔案可以提供尋找相關領域專家的線索，企業檔案為企業員工培訓提供教材，當企業組織結構龐大、員工人數眾多時，知識管理系統記錄了與企業相關的內容，企業外部知識培訓使企業員工能迅速融入本企業，學習并遵守公司的各項規章制；企業檔案反映企業文化，企業檔案形成和產生于企業家和企業員工各種企業活動過程中，知識管理不僅是一項重要的管理活動，更是一種管理理念，企業檔案不僅具備知識特征，還是企業一種重要的知識資源，已成為許多企業戰略行為和價值觀的一部分。

知識管理是企業檔案工作創新的方向，知識管理是知識經濟時代的要求，知識管理順應了知識經濟時代的要求，知識管理的技術支撐是現代信息技術。在整個社會生產系統中，知識產品的生產居于主導地位，作為知識經濟時代的管理模式，其對企業檔案工作創新的意義有： 知識管理的根本目是實現知識的價值、提升企業的核心競爭力，知識管理的出發點是知識是企業的戰略資源，知識管理的基本活動是知識的積累組織、傳遞和應用、創新。它可以促使人們重新認識企業檔案的價值，促使人們重新視定義企業檔案管理工作的目的，促使人們重新思考企業檔案管理的基本活動，以促使人們重新考察企業檔案管理的技術方法。以知識管理思想指導企業檔案工作，企業檔案管理從傳統的手工操作方式走出來，通過挖掘企業檔案的知識價值，采用先進的信息技術，為企業創造價值，提升企業核心競爭力。

知識管理對企業檔案管理的要求。知識管理要求拓展和完善企業檔案管理職能，強化對檔案知識的開發利用，實施檔案管理的智能化服務，應將檔案管理看成是企業知識管理的重要組成部分，檔案人員從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者；知識管理要求企業完善和優化館藏，檔案工作者必須投身于電子文件的產生和控制過程中，完善和優化館藏資源是檔案工作的基礎和重點，利用檔案館豐富的數字化資源，重要手段則是數字化檔案館的建設，運用先進的信息技術與手段，文檔信息數字化工作是數字化檔案館建設的另一主要內容；知識管理要求企業提高檔案管理技術，對檔案管理來說，更依靠上數據，電子商務等現代信息技術在企業中的應用，檔案信息化離不開企業信息化，對檔案信息資源的深入開發，必須建立健全適應信息化要求的電子文件形成、流轉、處置和監控制度，納入企業整體信息化建設之中；知識管理要求檔案知識實現智能化服務，實現檔案知識智能化服務，可以通過企業知識庫的構建、知識導航的提供、知識的咨詢等手段來實現；知識管理要求檔案工作者提高素質，知識管理要求作檔案工作者必須提高自身素質，檔案知識管理的關鍵因素是人才，掌握現代企業管理知識，要具備一定的信息分析和處理能力，以此提高檔案的管理水平。

三、知識管理背景下構建企業檔案管理模式

面對機遇和挑戰，檔案工作只有主動去適應知識經濟的發展、積極為知識經濟發展服務，才能促進檔案事業的快速發展，發揮檔案工作在知識經濟時代應有的作用。檔案知識是典型的顯性知識，符合檔案知識管理的規律，因此企業檔案實施知識管理是自身的要求；企業檔案實施知識管理是現實的要求，通過大家參與達成共識的知識資源優化處理，解決了過去“按檔案方法分類，不切實際”的問題，避免了“知識類檔案”還按照信息類檔案進行處理的錯誤方式；企業檔案實施知識管理是提高企業競爭力的要求，知識管理將以往的檔案知識規范化、統一化、創新化。

構建檔案知識資源管理模式的目標。管理的思想也在信息化的浪潮中發生了轉變，使檔案管理有了重大改觀。具體目標是使檔案知識資源化、信息化，按信息管理方式分類保存，以供搜索和查詢，按知識資源結構進行管理，即歸類沉淀，對將來的知識型文檔，設計、設立標準模板；實現知識資源支持領導決策，要充分了解分析領導或管理決策的事項及過程，設計、設立訂閱機制，委托專業人員或專家收集知識或信息資料；知識資源及時支持員工學習。構建相應分類的關聯知識資源庫，配備相關知識的文件類到關聯知識庫中，設立員工自學考試內容；知識資源及時支持員工工作，要了解分析各項業務、事務工作，內容及過程，按業務、事務過程環節及環節內作業程序；知識資源管理制度化，用制度的形式確定知識資源管理的組織機構。檔案知識資源管理依托網絡，用信息來實現，在應用系統中對知識資源分層級設立安全訪問權限。

檔案知識資源管理模式構建方案包括檔案知識資源應用功能系統、資源庫委托收集、整理系統、資源庫委托收集整理系統、知識資源庫管理系統。知識資源管理組織建設方案其組織結構可以設計為知識資源管理團隊和知識資源管理中心。建立檔案知識資源管理的制度體系，推進和組織建設的要求。檔案知識資源管理方案實施步驟要開展進行調查研究，它包括管理制度方面的調查研究、硬件方面的調查研究、技術方面的調查研究、人才方面的調查研究；制定實施目標，明確實施要素，建立保障系統，實施要素是方案的主體部分，需要建立包括檔案知識資源管理體制。

企業實施檔案知識資源管理的條件。企業實施檔案知識資源管理的條件，一定的網絡基礎設施是實現網絡化的前提。技術是檔案知識資源管理順利進行的保證，網絡基礎設施的建設情況是關系著檔案知識管理信息能否在網絡上的關鍵。檔案知識資源管理是一項龐大的系統工程，所以資金是否充足也是檔案知識管理能否順利進行得關鍵因素，此人才問題關系到檔案知識資源管理的成敗。

因此要轉變觀念，創新工作方法，推進檔案數字化建設，強化隊伍建設，提高檔案管理人員素質，統籌協作，共同促進檔案知識資源管理的發展。

參考文獻：

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[2]曹洪斌.體制、制度、方法——企業檔案面臨挑戰，中國檔案，2003，9

[3]徐擁軍，王宏.論企業檔案在企業粗識管理中的作用，.檔案學通.2004，3

[4]馬海群.知識管理與企業檔案資料的開發利用。檔案學研究，檔案學研究，2001

[5]李兆明.業檔案工作處于困境的原因及對策，北京檔案，2005，9

[6]劉長欣.淺析知識經濟時代對檔案管理的挑戰與對策，商情（教育經濟研究），2008，2

關于檔案管理的知識范文第3篇

關鍵詞：檔案；管理；知識管理；融合

隨著社會的進步，利用更加高效的方式提升我國檔案信息管理的效率是保證檔案信息管理工作正常進行的最主要措施，只有摒棄傳統的、陳舊的方式，優化管理方式，才能夠對檔案信息管理模式進行優化，這樣一來，才能夠保證檔案信息管理的改革形勢走向正軌，從而促進社會該行業的發展與進步。希望通過本文的論述，能夠給我國相關部門提供有價值的參考。

1為什么要融合檔案信息管理與知識管理

隨著社會的進步，我國知識經濟建設模式越來越完善，對于科技的應用也越來越頻繁，在這樣的發展形勢下，保證檔案信息管理體系建設更加完善最關鍵的就是融入知識管理的相關知識，只有在這樣的大趨勢下，才能夠有效促進我國檔案信息管理更加完善。知識參與社會各個行業的發展，利用知識的力量不斷壯大經濟建設才是未來社會最主要的發展核心。所以說，將檔案信息管理和知識管理相互融合是社會經濟發展的大趨勢，只有在這種融合的形勢下，才能夠促進檔案信息管理工作效率的提升，保證檔案信息管理更加完善和全面，才能將檔案信息管理作用發揮到最好。由于傳統的檔案信息管理流程比較長，方式使用也比較落后，因此對于信息管理價值不高，要想保證實際存在的問題能夠得到解決，就應該將其與知識管理融合起來，這樣的發展方式才是解決檔案信息管理工作問題的最主要以及最現代的方式。

2檔案信息管理與知識管理融合的可行性

2.1從檔案信息屬性的角度分析。檔案信息管理主體主要是知識數據，但是一般來說，檔案信息是多重屬性的。從檔案信息屬性角度分析，檔案能夠將原本分散的、無形的知識進行有形的記錄，從而能夠直觀地表現在人們眼前。由于知識管理內容和檔案信息管理內容是相同的，同時，兩者都有特定的管理對象，因此兩者之間可以融合，從而可以促進檔案信息管理工作效率的提升。

2.2從知識管理的現有研究成果分析。知識管理方式的不斷創新帶動著我國管理體系的完善，目前，我國相關部門對于知識管理的研究力度已經逐漸提升，正是由于知識管理方式得到創新，所以對于現代化檔案信息管理能夠起到很好的指導作用。而現階段我們需要做到的就是建立更加完整的管理機制。選擇合適的管理內容作為管理對象。最后是在確定管理對象之后，有針對性的實行管理。實際上知識管理所擁有的條件已經達到文章中提到的管理條件，這也使得檔案管理與知識管理之間的融合有了保障。

3知識管理對檔案信息管理的創新

3.1知識管理可以完善檔案信息管理職能。知識管理其實就是檔案管理革新的主要表現。知識管理可以影響到檔案管理的全部流程，不同的流程選擇的管理方式不同，但是對于檔案管理來說都是具有一定的影響。當檔案管理工作中增加了知識管理之后，檔案管理的內容都明顯的不同，甚至在工作方式上都出現了變化。這種變化可以體現在幾個方面。第一是對實體檔案上，在過去對檔案管理的時候，主要的管理內容就是實體檔案，但是在轉變管理內容之后，實體檔案的管理減少。現在更多的是對檔案的利用。而且管理的技術也變得先進，使用高科技管理檔案，使得管理方式走向智能化。

3.2知識管理可以實現檔案管理業務流程再造。業務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現知識管理的重要手段。在知識經濟時代，組織的結構將從傳統的直線型向扁平式轉變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產生大量的電子文件，電子文件與傳統紙質文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業務流程再造。對檔案管理業務流程再造，應依據文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現企業文件檔案一體化，在業務流程上進行統一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業務管理工作的服務功能，提高工作效率。

4知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識

工作人員在管理檔案的時候，對于工作的質量也是有要求的，而采用知識管理的方式就是保證工作質量的一種方法。信息化是檔案進步的前提，有了信息化檔案才能管理才能更進步，而且網絡也是檔案管理轉變的主要因素。增加知識管理可以讓檔案管理的管理內容更全面，還能放檔案的服務性質明顯上升。因此在對檔案管理的時候要使用現代化的技術，包括網絡，只有這樣才能保證管理檔案的智能化水平。

5知識管理有助于提高檔案管理人員素質

檔案的管理水平與管理人員的素質有直接的關系，為了能夠保證管理工作的質量，就要讓管理人員就有較高的素質，現階段制約我國檔案管理事業發展的主要因素就是管理人員的素質。對于檔案的管理采用知識管理以及信息管理，而這種兩種管理方式都是檔案管理方式創新的表現。但是這兩種管理方式對于檔案工作人員的素質要求高，必須具有現代的管理知識，同時能夠對管理學有一定的了解。保證其在管理的時候，對業務熟練。而且將信息管理與知識管理結合在一起，也可以有效的提高管理者的素質。知識管理可以幫助工作人員為檔案建立一個完整的知識框架，而且讓管理人員具有現代信息技術，從而激發管理人員的內在潛能。通過這種管理也可以讓檔案管理人員盡快的了解客戶的需求，然后為客戶提供服務。所以說，檔案管理必須要進行知識管理。很多人員在利用檔案資源的時候，格外重視對檔案中歷史信息的利用，這使得檔案信息資源的作用發揮的不明顯。

6結束語

通過全文的論述，我們能夠更加清楚地看出優化檔案管理工作的主要影響，正是由于社會的進步會不斷促進我國檔案信息管理工作的進行，因此相關部門一定要重視這方面工作的改革，從而能夠從根本上提升我國檔案管理工作效率。知識時代最主要的特點就是利用更加先進的技術以及知識，幫助社會經濟建設能夠更加順利的實施和開展。檔案信息管理是知識經濟發展的最主要表現。要想提升檔案信息管理體系更加完善，一定要更加大膽地對模式以及理念進行創新和變革，從而能夠促進檔案信息管理工作可以長久發展。

作者:陳婷 單位:黑龍江省齊齊哈爾礦產勘查開發總院

關于檔案管理的知識范文第4篇

1 切實加強領導是發展干部人事檔案工作的關鍵

干部人事檔案工作是一項科學性、服務性、政治性的工作，在組織、人事工作中處于“輔助”和“服務”地位，具有“配角”和“后臺”操作的特點，很難做出驚人的成績和轟動效應。這使得干部人事檔案工作默默無聞，工作成績與艱辛難以為人所知，難以得到領導的理解，難以進入領導的視野，難以擺上領導的議事日程。應當說，任何一項工作，要取得成績和發展是與各級領導的重視和支持分不開的。在當前形勢下，要推進干部人事檔案工作的改革，使其取得新的成績和有一個大的發展，十分需要各級組織、人事部門領導的重視與支持。干部人事檔案由每個員工確鑿的原始檔案材料構成，記述和反映了該檔案人的個人經歷，德、才、能、績、廉（潔）、信，以及成長的軌跡。干部人事檔案是考察了解人員的重要手段；是發現人才、使用人才、預測及制定人才計劃不可缺少的信息源泉；是落實待遇、澄清問題的憑證；是推進干部交流輪崗，健全激勵機制，強化干部宏觀管理、推行和貫徹公務員制度的重要依據；是維護個人權益和福利的有力保障；是研究和撰寫各類史志、人物傳記的寶貴史料。只有認識到干部人事檔案對組織、人事工作不是可有可無，而是不可缺少，才有可能重視和支持干部人事檔案工作，加強領導并列入議事日程，由一名負責同志分管，分管要真管，切不可分而不管。只有加強領導，才能使檔案機構健全，加大人力、物力、財力的投入；才能把檔案隊伍建設好，使干部人事檔案工作與組織、人事工作密切結合、協調發展；才能使干部人事檔案工作跟上社會主義建設事業發展的步伐，完成肩負的使命。

2 檔隨人走與人檔適度分離并存

檔隨人走是人事檔案管理工作的一項重要制度。在人事管理工作中，干部的任免權限與主管單位是動態的，人員流動是客觀存在的，干部的主管協管單位經常發生改變。為此，人事檔案要隨著人員的流動，干部任免權限的改變，主管協管單位的變化，及時轉至新的主管部門，做到“檔隨人走”。“檔隨人走”是保持管人與管檔案相一致的有效措施；是保證干部人事檔案工作及時為組織、人事工作服務的必要條件；是維護人事檔案完整與安全的一項重要業務建設；也是干部人事檔案部門接收干部人事檔案和充實檔案內容的重要途徑之一。

長期的實踐證明，“檔隨人走”的最大優點，是保持了人事檔案的完整性，使其能集中反映一個人一生的經歷、政治思想、品德作風、個性特點、業務專長、工作表現、實際業績、工資待遇、廉潔誠信、健康狀況等全面情況，便于組織、人事部門歷史地、全面地了解、考察、選拔、培養、使用干部，有利于充分發揮人事檔案的作用和避免“無頭檔案”的產生。但是，檔隨人走的制度，卻遇到了人員流動頻繁的挑戰，實踐檢驗證明，它并不是一條普遍適用的規律。檔隨人走取決于人員與單位之間處于相對穩定狀態，流動性不大；機關變動少；人事檔案管理規范，轉遞制度健全等條件。從我國的現實情況看，在以公務員管理或參照公務員管理的黨政軍機關的干部人事檔案，仍可沿用“檔隨人走”的制度。一個干部（公務員）無論怎樣調動或流動，只要還在黨、政、軍系統內，應堅持檔隨人走，一人一生只有一套人事檔案，是終身的，不得“重新建檔”。

3 管理模式走多元化之路

管理模式和機制的過于單一，存在著檔案數量龐大、利用率低、管理不善等弊端，造成人力物力的浪費，必須進行改革和創新，走多元化發展之路。為適應干部人事制度的改革，適應公務員運行制度的要求，應籌劃干部人事檔案分類管理的機制和模式，拋棄計劃經濟時代以一刀切的一個模式的做法。企業、事業單位不必須硬搬干部檔案的管理模式，也不宜完全套用干部檔案的規章制度，應根據本身的特點及人員流動性強的狀況，創新管理模式，建立人事文件中心。

關于檔案管理的知識范文第5篇

1 檔案館隱性知識的含義及分類

隱性知識的概念最早由Polanyi于1958年在其代表作《個體知識》（The Study of Man）中首次提出。[2]之后許多學者從心理學、哲學角度對其產生、獲得、傳播和所發揮的作用進行了分析和闡述。隱性知識被認為是一種難以直接物化、難以機械復制的知識。同顯性知識相比，主體性、個體性是隱性知識的顯著特點。[3]

檔案館為了更好地提供檔案社會服務，在開發檔案館的隱性知識的時候應該不僅關注檔案館內人員或團體的隱性知識，而且也要關注館外檔案利用者或利用群體的隱性知識的開發與利用。筆者認為，檔案館的隱性知識主要包括檔案館館員工作中隱含的隱性知識、檔案館組織機構中隱含的隱性知識、檔案利用者的隱性知識、檔案利用群體的隱性知識等四個方面：

（1）檔案館館員工作中的隱性知識。主要是指檔案館中每個館員在長期學習實踐工作中積累的技能、知識與經驗，這些技能、知識與經驗是每個館員的潛在素質，不易傳播給其他人。

（2）檔案館組織的隱性知識。是指在每個檔案館在工作過程和對外形象構建中的經驗等。主要包含兩個方面：一是在日常工作中館員間的隱性知識的傳遞與學習，形成本館特色的工作經驗或工作思想；二是檔案館在對外建設中，本館自身形成的建設經驗。

（3）檔案利用者的隱性知識。主要是指檔案利用者在利用方面上的習慣偏好，獲取資源的策略與途徑等利用者自身個人獲取檔案顯性知識的模式習慣。

（4）檔案利用社會群體的隱性知識。是指檔案利用各個群體的利用重點及偏好的內在經驗。比如科技人員對科技檔案的需求，歷史學者對偏記錄歷史的檔案的利用需求等等。

2 隱性知識在檔案館開發與利用的模式

隱性知識的開發利用其實質是隱性知識顯性化和隱性知識的貢獻與創新。隱性知識的顯性化是實現知識共享和知識創造的開始和源泉。日本著名知識管理專家野中郁次郎認為知識創造過程可以分為四個階段，即社會化、外化、整合和內化，這四個階段可以呈螺旋型不斷循環上升。[4]根據野中郁次郎的模型，檔案館的隱性知識主要側重于以下兩個模式進行開發與利用：

（1）隱性知識到隱性知識的轉化。隱性知識間的轉化是個體在社會共同活動中交流共享隱性知識的過程。檔案館館員之間進行業務交流，使對方的隱性知識化為已用。檔案館與檔案館之間進行業務學習與指導，通過館間的學習與借鑒，并與自身館情相結合，形成更符合自身檔案館的建設模式。通過檔案利用者及利用群體進行反饋信息調查與研究，挖掘檔案利用者及利用群體利用過程中的隱性知識，提供講座或其他社會活動形式，引導檔案利用者間的交流利用經驗，通過對這種隱性知識的挖掘，檔案館可以提供更有效率的知識服務。

（2）隱性知識到顯性知識的轉化。它是將主觀知識變成客觀知識的過程，并將轉化的知識傳授給他人。通過檔案館內館員、檔案館整體的經驗的總結與提煉，使之顯性化。挖掘檔案利用者與利用群體的隱性知識，通過調查表或者其他形式，將其利用需求、利用模式等顯性化，便于檔案館為有針對性、高效的提供檔案服務提供行動指南。

3 隱性知識在檔案館開發與利用的途徑

開發與利用檔案館中的四類隱性知識的主要途徑，筆者認為可以從以下幾個方面為切入點實施：

（1）完善檔案館隱性知識管理機制。完善信任的心理機制和建立有效的激勵機制。知識作為一種重要的生產資源，不同于傳統的生產要素，知識交換是建立在人們相互信任的基礎上的自愿合作，隱性知識的交換與共享更是如此。將激勵機制引入檔案館的建設中，可以鼓勵和刺激館員、檔案館、檔案利用者和檔案利用群體參與到知識管理中，并將他們所持有的隱性知識顯性化，實現共享與創新。在隱性知識管理的開發利用過程中，各個檔案館應結合自身實際情況逐漸建立健全本館的有效激勵機制，要努力將激勵制度構筑在公開、公正和公平原則的基礎之上。

（2）積極展開業務交流與指導。重視館員的職業生涯規劃，積極組織館員參加職業培訓和進修學習，提高館員獲取新知識和創新知識的能力，積極開展館內業務交流，提高館員的綜合素質，同時加強檔案利用者與利用群體的調查與指導。檔案館開展各項服務，利用者都會留下利用資源的相關信息，包括檔案類別、資源查找習慣等。通過對這些零散信息的搜集、處理和分析，分析利用者類型，所需資料類型、利用者滿意度等，從宏觀上可以掌握檔案館的整體運作情況以改進檔案館的服務，從微觀上則可以為利用者開展個性化的服務，實現優質的檔案服務。

（3）建立虛擬平臺，提供便捷的交流空間。建立館員、檔案利用者等的交流平臺，實現知識尋求者、知識提供者與知識源之間的交流。促進檔案信息資源得到及時的傳送與利用達到知識的共享和創新。檔案館系統可構建一個大的交流平臺對檔案利用者進行館藏介紹與利用培訓，檔案館主頁設置專題討論區或者論壇之類，實現檔案利用者及檔案利用群體隱性知識的共享等。

（4）加強信息技術的應用。檔案利用者與檔案提供者隱性知識的開發與利用，信息技術應用的身影無處不在。如：因特網、內部網、數據庫管理系統、傳播技術、推送技術、數據挖掘與知識發現技術、知識共享技術等。從內部網的建立到全球知識的共享，從交流平臺的構建到利用者信息的采集和分析，從隱性知識的管理到知識庫的建立，隱性知識的有效開發和利用，都離不開信息技術的支持。在加強對檔案館隱性知識開發利用的理論的研究外，也要在重視信息技術在檔案館隱性知識開發利用中的應用。

4 隱性知識開發與利用過程中的條件支持

隱性知識的開發與利用，是將分散于檔案提供者和檔案利用者腦中的知識進行管理，是知識管理活動的關鍵 。它是建立在信息管理基礎上的更高級管理，強調的是如何設計有效的制度安排，使得信息與信息、信息與人、信息與過程之間聯系起來，在知識共享基礎上進行的大量的知識創新。在開發利用檔案館隱性知識時應該用聯系的觀點去看待這個問題，綜合考慮隱性知識的共享與創新，其開發利用還需要其他諸多方面的支持與配合。因此，筆者認為，對檔案館隱性知識開發利用的支持條件主要是：

（1）檔案館隱性知識共享利用的環境建設。營造檔案館的文化氛圍，提供館員隱性知識的學習與交流。檔案部門要營造尊重知識、尊重人才的部門文化，鼓勵人們共享知識。各級檔案部門要打破或者削弱各層次館員間等級界限，使管理更為扁平化，創造有利于隱性知識的快速傳播轉化、共享和創新的網絡式結構，增進館員間隱性知識的交流。同時也要完善相關的政策、法規及規章制度的支持。實行政策規定的最終目的是要培養館員養成自覺意識和團隊精神，使隱性知識開發利用在有序環境中進行。

（2）隱性知識開發利用的技術支持。在隱性知識開發利用的途徑中，筆者已提到信息技術的支持。在此再次提及，是因為技術支持作為隱性知識開發利用的途徑，也是其更好發揮作用必須具備的重要條件。所以在這里強調技術對隱性知識的支持作用。通過網絡可以加強檔案館與外界的聯系，促進館際交流與資源共享，檔案提供者與利用者隱性知識挖掘與利用；通過內部局域網可以實現檔案館內部的信息交流，促進檔案館員之間的業務協作與知識共享。