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在構建內部控制體系的實際工作中,最重要的環節是《關鍵控制管理文件》的建立,本文將重點對《關鍵控制管理文件》的編制做具體介紹。
一、《關鍵控制管理文件》的編制程序
按照一致性、先進和實用相結合、繼承與完善相結合、可操作性等原則,根據國家相關法律法規以及撫順石化相關管理制度和管理現狀的需要,依照以下程序編制《關鍵控制管理文件》:
(一)在撫順石化內控項目組(以下稱項目組)擬定的《關鍵控制管理文件》的基礎上,由各專業管理流程編制人員(以下稱編制人員)制定《關鍵控制管理文件》初稿后,再經復核人員審查。
(二)中國石油總部項目組和外部專業人士對審查后的《關鍵控制管理文件》初稿進行審閱,提出咨詢意見,再由編制人員修改后,報撫順石化領導和一級流程負責人審定。
(三)經項目組負責人員審查后,形成報審稿,報中國石油內部控制體系建設委員會最終審定后,執行。
二、《關鍵控制管理文件》的主要內容
(一)關鍵控制管理文件說明。該部分主要說明了《關鍵控制管理文件》的編制依據、主要內容、實施要求,便于所屬單位貫徹實施。
(二)重要業務流程目錄。該部分反映了與中石油總部《關鍵控制管理文件》進行對應后形成的撫順公司的13個一級流程、100個末級子流程的總體情況。
(三)業務流程圖。業務流程圖是在對控制現狀進行梳理的基礎上,對相關業務流程的主要控制環節、控制步驟和操作程序進行的規范性描述。在此次完善業務流程圖時,重點對關鍵控制點涉及的流程圖進行了修訂。
(四)關鍵控制文檔。以中石油總部關鍵控制文檔為藍本,描述公司涉及的全部關鍵控制、重要風險、實施證據和制度索引。
(五)風險控制文檔。涉及關鍵控制流程對應的風險控制文檔,重點對關鍵控制涉及的控制措施予以強化,確保關鍵控制涉及的各項風險關鍵控制得到關注。
(六)程序控制文件。程序控制文件是對相關業務流程進行風險控制分析后,對流程的適用范圍、風險、部門職責、控制、控制證據及管理制度索引進行規范描述的制度文件。
(七)制度索引表。對關鍵控制涉及的相關內控制度予以對應索引,有利于各項的持續改進和不斷完善。
三、《關鍵控制管理文件》的編制步驟
(一)明確重要業務流程
1.項目組將中石油總部《關鍵控制管理文件》中確定的重要業務流程目錄,與撫順石化公司前階段確定的業務流程目錄進行對應,結合撫順石化公司管理實際,確定撫順公司《重要業務流程目錄》初稿。撫順石化公司重要業務流程將13個一級流程、100個末級子流程納入《關鍵控制管理文件》的編制范圍。
根據重要業務流程目錄,對各主要業務流程及其風險點進行描述,形成初步業務流程圖和風險控制文檔。
2.與中石油總部重要業務流程的差異:一級流程與中石油總部確定的一級流程一致。但末級子流程方面,根據撫順石化的具體業務情況,減少了拆遷管理、地質勘探支出、證實石油儲量、油氣成本核算、原油銷售、天然氣銷售、成品油零售、成品油批發、現收貨款、國債回購、資產委托管理、定期結算、債務管理(除或有負債外的6個子流程)、對外財務報告(總部)共計18個末級子流程;并對涉及存貨、賬戶管理、內部資金劃撥、票據管理、對內財務報告、會計業務處理、合同與糾紛等7個子流程進行了不同程度的細分。
(二)編制關鍵控制文檔
按照中石油總部《關鍵控制管理文件》已確認的關鍵控制文檔的描述,對應撫順石化重要業務流程中相關的控制點,修訂出適合企業實際業務的關鍵控制文檔。對本企業從未發生的業務,涉及的關鍵控制不再列入關鍵控制文檔。
需要注意的是,在編制本企業關鍵控制文檔時要對控制措施進行準確的描述,不能隨意擴大其外延或壓縮其內涵。比如,某關鍵控制描述為A崗位審核某數據。實際風險控制中A崗位審核某數據之前的申請或提報以及之后的交接,如果無其他關鍵控制約束,則不應列入關鍵控制。有關A崗位審核的事項,則需要完整清晰地描述。隨意擴大關鍵控制范圍則會引起測試樣本量的增加,有意縮小則易造成關鍵控制無效。
(三)持續改進業務流程圖
根據前期已確認的重要業務流程及描繪的業務流程圖,重新進行全面梳理和拆并,使描述的業務流程圖更加符合企業的業務流程現狀。
流程圖式樣的細節方面,在中石油總部流程圖式樣的基礎上,針對流程圖圖標、背景、流程編號、風險與控制點位置、職能帶寬度、框架邊距、結束標記等進行了修訂。
(四)修改完善風險控制文檔
1.風險控制文檔修改的總體情況
撫順石化100項重要業務流程,全部編制了風險控制文檔,并已進行了全面的修改和完善。設置風險點409個,控制654 條;其中重要風險258個,關鍵控制266個。
與中石油總部《關鍵控制管理文件》中相對應的關鍵控制減少95條。其中:因沒有相關業務流程而減少重要風險5個,減少關鍵控制5條;因屬于板塊和股份公司的業務而減少重要風險90個,減少關鍵控制90條。
2.修改風險控制文檔的過程
對于一級流程風險控制文檔中關鍵控制描述的修改,應將中石油總部《關鍵控制管理文件》中對關鍵控制的描述與本企業前期描述的風險控制文檔中的相關控制進行一一對應,區分情況,對差異分別進行處理:原風險控制文檔描述不完善、表述不準確的風險、控制、措施,按照中石油總部提供的示范予以修改;缺失的關鍵控制,分析原因,予以補充、完善。對于風險控制文檔中一般控制也應按照中石油總部項目組提出的相關要求和關鍵控制中的示范格式,予以完善。
對末級流程風險控制文檔中,無關鍵控制的,則不再列入關鍵控制管理文件。涉及關鍵控制的,即使只有一個,也需將同一末級流程的其他非關鍵控制措施納入關鍵控制管理文件。
對于關鍵控制應在風險控制文檔上標注編號,與關鍵控制文檔進行對應。規范風險控制文檔格式,統一標準。對風險控制文檔中風險類別、控制目標、控制方法、控制頻率、制度文件索引等其他要素進行完善。
3.修改完善過程中應注意的問題
(1)重點關注中石油總部《關鍵控制管理文件》中確認的關鍵控制在撫順石化原風險控制文檔中的相關描述,做到關鍵控制無遺漏。
(2)以流程順序、控制步驟為主線,對風險控制進行描述,做到控制描述前后連貫、系統,不重不漏。
(3)控制描述要做到要素齊全、層次清晰、表述準確。
(4)控制描述以撫順石化的管理現狀為基礎,結合總公司、煉油與化工專業分公司管理制度和要求,確定相關控制規范。
(5)對撫順石化重要業務流程,如長期投資管理、采購、銷售、存貨管理、資金管理、固定資產管理、會計核算、財務報告等,予以特別關注。
(五)收集、整理、規范關鍵控制證據
1.收集、整理規范關鍵控制證據的總體情況
撫順石化內控項目組共收集了證據示樣221份,規范實施證據114份。項目組確認關鍵控制示范證據示樣114份,涵蓋了100項重要業務流程。這些控制證據的收集和規范,對于保障關鍵控制的實施,強化公司基礎管理水平將起到重要作用。
2.收集、整理規范關鍵控制證據的過程
(1)確定關鍵控制證據目錄。撫順石化針對關鍵控制,對于控制過程中控制力相對較強、具有示范意義的控制證據,確認為關鍵控制示范證據。如一些經常性檢查工作無證據的,可采取工作日志作為證據。
(2)按照規范、統一、合理的原則,對關鍵控制證據的設計格式、控制要素、控制作用進行逐項審定。
(六)收集、整理、修改、補充管理制度
1.收集、整理、修改、補充管理制度的總體情況
撫順石化共收集《關鍵控制管理文件》涉及的管理制度132個,其中,撫順公司制定管理制度88個,股份公司管理制度32個,國家財政、稅務等部門管理制度12個。本次收集的289個撫順公司管理制度中,擬對110個管理制度進行修改完善,擬新制定《租賃管理辦法》、《或有負債管理辦法》,《無形資產管理辦法》等32個管理制度。這些管理原則,基本涵蓋了風險控制管理文件中的各項控制措施。
2.制度修改、完善關注的主要問題
(1)全面收集控制相關的管理制度,確保相關控制都應有相關制度作支撐。
(2)對于缺失的管理制度,進行補充。
(3)對于描述不準確、不完整、與控制有矛盾的制度條款進行修改。
(4)除收集本企業制定的管理制度外,還應收集整理國家有關制度、總公司以及煉油與銷售專業分公司相關管理制度。
(七)編制程序控制文件
撫順石化在進行上述幾項工作后,將相關業務流程的適用范圍、風險、部門職責、控制、管理制度索引、控制證據、控制證據示范等內容進行全面歸集,從而形成業務流程規范性的程序文件。其中,關鍵流程風險控制文檔中的非關鍵控制措施也要在控制文件中描述。撫順石化對全部100項重要業務流程編制了控制程序文件。
四、編制《關鍵控制管理文件》的經驗
第一,集中辦公,提高工作效率。關鍵控制編制階段的專業性較強,煉化企業人員構成中,專職負責內控工作的財務、審計人員較少,因此要充分發揮各處室業務骨干作用,集中人員,集中辦公,提高溝通協調效率。
第二,統一關鍵控制文檔模板。一方面,模板不統一會造成要素不全;另一方面,模板不統一,不易進行匯編,會給其后印刷制冊工作帶來很多工作量。
第三,合理分配人員。受各部門業務分工的局限,有些業務流程涉及專業多,要注意協調流程間的接口;有些部門涉及流程較多,工作量大,特別是財務內部流程,容易造成工作量不平衡。因此,要注意人員的合理分工,忙閑結合,按期完成各階段的控制目標。
第四,加強二次培訓。因內控工作專業性較強,一些語言晦澀難懂,在培訓上要加大力度。對操作性的關鍵環節,要明確目標,示范舉例;確保項目的實質內涵清晰,通過提供足夠的標準文本,避免發生猜測與臆想;采用選擇或填空的方法,解決表單填寫的技術難題。
關鍵詞:資產控制;制度;分析;措施
中圖分類號:F27 文獻標識碼:A
收錄日期:2014年7月29日
內部資產控制制度是指企業為了規范資產管理,明確經濟責任,規避資產損失所采取的內部控制制度。在企業經營管理過程中,資產是企業擴展業務的堅強后盾,也是實施資產增值的核心保障。然而,部分中小企業由于資產管理制度的不完善,導致資產價值流失,給企業造成非常不利的影響。本文試圖探討中小企業內部資產管理問題,為規范資產管理提供有借鑒性建議。
一、中小企業資產管理現狀
1、資產管理部門較多。在企業經營管理過程中,由于管理職能的不同,資產分別由不同的職能部門保管。凡用于維持企業日常管理需要的辦公設備資產,保存在企業辦公室等管理部門;涉及生產經營活動的原材料等資產,保存在生產車間、倉庫等部門;涉及應收債權往來等資產,由財務部門負責管理;涉及現金性資產管理,由財務部門負責保管。這種狀況說明,企業資產管理是一個多職能部門共同控制的管理系統,涉及的職能部門較多,資產管理場所分散,管理難度較大。
2、資產管理流程簡單。資產管理是維護資產安全的重要手段。在中小企業中,物資資產管理流程通常包括入庫、領用和報廢等環節。企業購買的物資資產,按照入庫要求,辦理入庫手續;當企業需要投入生產時,辦理資產領用手續。對于應收債權等資產,主要核對資產價值、應收期限等業務流程;對于現金性資產,主要核對賬實相符等內容。這種資產管理流程,是一種簡單化的管理制度設計,涉及的管理環節較少,內容簡單。
3、資產管理責任主體不明。管理主體是明確經濟責任的重要標志。在中小企業中,由于生產經營管理規模的限制,企業資產管理流程較為簡單,責任主體并不明確。如有些企業會計人員除了進行正常的賬務處理之外,還承擔資產管理業務,負責保管資產,核對資產價值。企業部分業務管理人員除了負責產品生產銷售業務之外,還負責債權性資產追繳業務,集多種管理職能于一身。這種資產管理體制,容易造成管理職責的混淆,導致資產管理主體責任不清。
4、資產數據統計口徑不一致。在中小企業管理過程中,資產管理數據不一致現象經常發生。企業填報的各種表格,經常出現實物資產不一致現象,部分數據偏大,部分數據偏小。實物資產價值與賬務資產價值不一致的現象也經常出現,導致企業不知道究竟何種數據為最終數據。此外,報廢資產的核銷不及時,也是資產價值不一致的主要表現形式,最終將出現資產價值不一致現象。
二、造成內部資產控制制度不完善的原因
(一)資產內部管理制度不完善導致的制度缺失。完善的資產管理制度是提高資產管理效能的有效手段。在一個管理完善的企業中,資產管理制度完善,各項制度形成制約關系,確保資產管理及時到位。由于中小企業經濟規模較小,各項規章制度有待完善,特別是資產管理制度有較大欠缺。通常企業只是關注資產入庫、領用等環節管理,對資產的跟蹤管理關注不夠,沒有及時全面系統了解資產存量和流量信息,這是造成資產管理不善的主要原因。部分中小企業基本沒有資產管理系統,也沒有相應的資產管理制度,容易造成企業資產管理混亂。此外,一些對資產管理有特殊需求的中小企業,雖然也制定了一些資產管理規章制度。但是,這些規章制度主要是抄襲其他企業的規章制度,不具有操作性,不適合企業自身情況。
(二)資產管理人員素質不高導致的制度缺失。資產管理效率與資產管理人員素質有直接的聯系。管理人員素質較高,業務管理能力較強,則資產管理效果較好。管理人員素質低下,適應性不強,則資產管理效果較差。中小企業受經濟實力影響,無法提供高薪報酬,無法聘用高素質資產管理人員,是一個急需解決的核心問題。由于無法聘用高素質專業技術管理人員,容易導致資產管理混亂,影響資產管理效果。此外,中小企業通常沒有資產管理方面的專業培訓,沒有建立相應的資產管理制度,致使資產管理人員只能憑感覺進行業務處理,規范性不足,業務處理能力不高。除非企業及時完善資產內部管理規章制度,并有目的地進行專業培訓,提高人員素質,才能提高管理效果。否則,管理人員素質不高的局面依然不會改變。
(三)資產統計口徑不一致導致的制度缺失。資產數據統計的真實性取決于資產核算口徑,口徑一致則資產數據真實性較高;反之,則資產數據可信度較低。一個完善的企業管理系統,對資產管理核算口徑提出要求,要求同類型物資,必須納入同一資產范疇。否則,容易造成資產管理混亂。雖然財政部對資產分類做出一些具體規定,并列舉了一些主要實例,指導資產管理人員實踐工作。然而,在實際工作過程中,部分在資產目錄中沒有標明的資產,需要管理人員進行專業判斷,以確保資產歸類準確。目前,中小企業由于資產管理人員素質不高,專業判斷能力不強,導致出現資產歸類不一致的現象。此外,企業沒有建立相應的資產分類目錄,沒有制定判斷新資產類別的專業標準等,都是造成資產統計口徑不一致的主要原因。
(四)資產管理流程不清晰導致的制度缺失。明晰的資產管理流程,能有效規范資產管理行為。中小企業受資產管理人員少的制約,沒有根據業務發展需要,及時更新資產管理規章制度,明晰資產管理流程。這種不規范的資產管理流程,容易造成資產管理混亂,造成人員管理責任不清。此外,管理流程的不完善,也會造成資產流失,虛增企業資產。
(五)資產管理風險點標注不明導致的制度缺失。現代會計管理理論研究表明,實施風險控制,標注風險點,是防范資產管理風險的有效手段。中小企業由于資產管理流程不規范,造成管理流程圖標注不合理,沒有形成制約關系。此外,由于在管理流程圖中沒有標注風險控制點,沒有關注重大風險點,無法及時控制風險,容易造成風險失控,導致資產流失。
(六)資產管理系統運用不足導致的制度缺失。資產管理系統是規范資產管理的有效工具。目前,我國絕大多數企業均采用資產管理系統,用于規范資產管理。然而,中小企業受資金制約,無法購買合適的資產管理系統,無法進行規范化資產管理。部分中小企業雖然購買了資產管理系統,受資產管理員人數過少的制約,沒有使用資產管理系統,造成資產管理系統使用不足。此外,部分中小企業資產管理系統長期沒有升級換代,導致資產管理手段落后,管理效果不好。
三、提高資產內部控制管理的措施
(一)購置資產管理軟件,實施精細化管理。在企業資產管理過程中,系統管理的重要性得到管理人員的高度重視。軟件系統管理由于客觀公正,提供數據的及時,受到管理者的歡迎。中小企業管理者應購買相應的資產管理軟件,用于資產管理全過程。在購買資產管理軟件時,可依據企業經營管理規模,及企業資金實力,購買合適的管理軟件。如企業資金實力有限,可以購買資產管理軟件的部分模塊,以節省資金。企業資產管理人員可在軟件工程師的指導下,依據企業資產管理實際情況,設置適用的管理模塊,規范資產管理。
(二)完善資產管理規章制度建設。規章制度是指導業務發展的依據,也是規范業務流程的有效手段。中小企業應加強資產管理規章制度建設,完善制度體系,依制度來管理業務。目前,企業可根據不同的業務類型,制定不同的規章制度,實施分類管理。如可制定現金性資產管理規章制度、債權資產管理規章制度、固定資產管理規章制度、流動資產管理規章制度和長期性資產管理規章制度等,通過規章制度來管理業務,規范業務內容。此外,企業也可采取出資購買服務等方式,邀請專業公司幫忙制定規章制度,指導業務實踐活動。
(三)明晰資產分類,規范資產管理。按照財政部資產管理分類原則,細化資產類別,合理分類,是規范資產管理的有效手段。在管理資產業務時,對于國家已經明確分類的項目,依照國家具體分類進行管理。對于國家沒有具體分類的資產,可以出臺資產類別管理辦法,依據管理辦法進行細化分類,細化管理。如對于債權性資產,應加強期限管理,盡量爭取資金短期內回籠,規避資金風險。對于現金性資產,應加強日常清點,加強賬務核對,防范資金風險。對于長期性資產,應關注債務人的經營管理情況,關注其長期償債能力分析,確保債權安全。
(四)加強資產管理人員專業培訓,提高業務處理能力。資產管理人員是直接從事業務管理的經辦人,是決定管理信息質量的核心。資產管理人員專業素質,是直接決定信息質量的關鍵。中小企業應安排專項資金,用于資產管理人員培訓,提高業務素質,提高業務處理能力。在培訓內容選擇上,應選擇業務流程知識、資金管理知識、會計專業知識和融資成本計算等內容,通過對相應內容進行培訓,提高人員業務判斷能力,提高業務處理質量。
(五)細化業務流程,明晰風險點,規避業務風險。在資產管理過程中,細化業務流程,細化分工,明確經濟責任,是有效防范業務風險的關鍵。中小企業可以依據業務經營管理情況,梳理業務內容,設置風險控制點,規范業務管理。此外,依據國家風險控制管理辦法,設置業務流程風險控制點,對重要風險控制點實施專人進行監督管理,以規避業務風險。
四、結論
通過本文研究發現,中小企業由于資金實力、經營管理規模和管理能力的限制,造成資產管理混亂,風險較高。通過加強資產管理人員專業培訓、使用資產管理系統、明晰風險控制點等措施,能有效規避業務風險,提高資產管理質量。
主要參考文獻:
[1]房青.關于完善我國企業會計內部控制制度若干探討[J].經濟研究導刊,2008.12.
(一)發電企業投資盲目
發電企業要想在競爭中得到發展就必須進行投資,通過投資來獲取利潤,利潤越大,越有利于發電企業的整體發展。目前,我國的發電企業在進行投資時多缺乏理性地認識,盲目的跟風,看到有利可圖的事業就進行投資,沒有對其進行前期的考察和后期的調研,往往導致投資的失敗,給企業帶來一定的損失。對于發電企業的管理者而言,要著力謀求企業發展的利潤最大化,在注重發展主業,做強做大老本行的同時還要積極進行產品的投資,大力發展多種產業,進行產業鏈的延伸和拓展。比如電廠的副產品,之前的廢灰廢渣,可作為生產磚瓦的原料等;依托主業進行磨煤機襯板的生產等等。甚至有的發電企業進行房地產開發和投資。但是在進行投資之前應該進行充分的調研工作,通過對產品市場的調查分析以及產品后期的服務等方面來決定投資與否,通過對產品的潛在價值分析和公司的財務承擔能力來決定是否追加投資。在日常的投資活動中,企業管理者要積極總結投資經驗,形成一套適合本企業發展的投資方式。另外,發電企業還要逐步完善企業內部的投資制度,完善財務部門的管理制度,形成科學有效地投資辦法,為之后的企業投資奠定基礎,為企業發展謀求最大利潤。
(二)資本回收策略不科學
發電企業的發展,尤其是多產,離不開銀行的支持,一次性貸款的多少取決于發電企業的商業信用,信用越高,一次性貸款金額越大。我們知道,發電企業的銷售利潤與商業信用有直接的關系,所以企業在日常經營中會謀求銷售利潤的最大化,但是市場經濟的今天,許多購買者并不能進行直接消費,而企業為了帶動本身的發展,只能通過賒賬來進行產品銷售。而在賒賬的過程中,企業對客戶的信用度并不了解,所以在后期的收賬過程中會帶來諸多問題,有些賬目甚至會成為死賬收不回來,這就大大降低了企業的經營利潤,同時也嚴重影響日常資金流動帶來影響,還款日期到的時候,企業如果依舊能沒有回籠資金就沒有多余的資金去償還貸款,從而降低了企業的商業信用,給企業的日后發展帶來影響。如何更好地規避這一問題呢?我們知道,企業進行賒賬是為了更好地銷售產品,但是選擇錯了賒賬客戶只會給企業的利潤增長帶來負面影響。為了達到企業利潤最大化的目標,企業在進行賒賬過程中要嚴格考察客戶自身的經營狀況,是否具備還錢能力等。對于那些有能力償還貨款的客戶可以給予賒賬,但是對于那些無力償還貨款的賬戶就不應該賒賬給他。同時,企業在進行賒賬時還要選擇還要有選擇的進行,不能盲目的將所有產品都進行賒賬處理,應當選擇部分產品,這樣也有利于企業定期的收回貨款。
二、發電企業應對風險管控的措施
(一)加強發電企業的未來發展信息的收集
未來信息對于發電企業信息使用者和決策者來說是最重要的方面,要重視對未來預測信息的披露工作。發電企業內部財務部門在作出財務報告時,除了要對前期的工作進行財務總結同時提出前期財務中存在的問題以及解決方法,避免下次出現同樣的錯誤。還要著重加強對未來信息的預測財務報告。財務報告應當十分詳細地對企業未來經營和發展信息做出披露。通過對市場變動情況以及市場需求變化方向來預測未來市場產品需要的方向和數量,同時還要考慮未來生產中所需要的大致成本,以及產品的開發可能性等。在這個過程中財務部門應當充分配合市場部的工作,通過對市場的整個調研來對財務數據進行精細化處理,向管理者和決策者提供可參考性更高的財務報告,為企業的投資提供參考依據。
(二)編制衍生金融工具財務報告
在最終形成的財務報告中,不僅要包含總結和預測還要將衍生金融工具作為財務報告的一部分納入進去。通過衍生金融工具對財務的報酬與風險轉移和價值變動、潛在風險等情況進行說明。另外,在保證財務精細化管理的模式下還要經常的變動財務的編制方法和結構,避免一成不變下造成的財務結構錯誤以及管理者的審美疲勞,導致之后的在審閱報表的時候有了著重性而忽視了其他數據的現象。同時衍生金融工具還能夠適應金融工具的不斷創新過程。另外,衍生金融工具還有利于完善財務報表的整體內容,將普通報表所不能涵蓋的數據全部財會研究涵蓋進去,例如金融資產、金融負債以及交易中支出的保證金和期權費等數據。
(三)建立健全有效的財務風險管控機制
發電企業應當建立健全責權利相結合的財務風險管控機制。對財務部門日常出現的問題進行交流總結以及對可能出現的問題進行預則,通過不斷的實踐過程來形成屬于自己的一套有效地財務風險管控機制。管控機制有利于規范每一名財務人員的日常工作,同時也能夠防范和化解財務風險。管控機制的形成能為企業的投資生產保駕護航,同時也能進一步提高財務人員的工作效率和工作準確性,為之后的財務報告的權威性奠定基礎。有效地管控機制是企業良好快速發展的基礎,相關的財務人員應當對管控機制引起充分的機制并且遵守機制的相關內容,只有這樣,財務風險管控機制才能夠發揮它的作用,為企業的快速發展提供動力。筆者所在公司,為建立以業務流程為對象的風險控制管理體系,達到完善和優化集團公司內部控制,增強風險防范能力的目的,特制定了中國大唐集團公司風險控制管理辦法。該辦法中明確規定了風險控制實施由集團公司各業務歸口部門負責組織。集團公司財務管理部是財務風險控制實施的歸口管理部門。企業在實施風險控制過程中要若發現問題應及時向各歸口管理部門反饋,以便及時處理與改進。
內容摘要:本文闡述了擔保公司風險控制體系設計的重要性,分析了擔保公司健全風險控制體系須解決的問題,文章重點從若干方面論述了擔保公司風險控制體系構建。
關鍵詞:擔保公司 風險控制體系 構建
擔保公司設計風險控制體系的重要性
擔保公司依靠經營“或有負債”生存和發展,因此風險控制過程的實質就是化解擔保公司的或有負債風險,是擔保公司實現持續穩健經營的前提。擔保公司的業務經營具有典型的“高風險、低收益”特征,要實現可持續經營,就要盡力減少擔保代償賠付,不斷加強自身的內部管理能力與風險控制能力。建立了一整套適合自身發展的經營管理控制機制,在保證擔保規模不斷擴大的同時,將有負債的風險損失降到最低點。風險控制能力是擔保公司市場核心競爭能力的體現,建立規范的擔保公司風險控制體系至關重要。
擔保公司風險控制體系須解決的基本問題
銀行放貸需要的是標準化的信用保證,而信用短缺是擔保公司產生的基本原因。擔保公司要生存,就是要做銀行想做而不能做的信用補充。因而,擔保公司必須具備比銀行更強的風險識別、風險管理、風險控制與風險化解能力,才能穩健生存。擔保公司可能遇到的風險來自不同方面。擔保可能遇到的風險既有來自內部的管理控制風險,也有來自外部的風險,這決定了擔保風險控制體系必須具有系統性。
(一)來自公司內部的風險
來自擔保公司內部的風險本質上包括內部管理控制的系統風險和道德風險。擔保公司內部治理結構、經營管理機構設置、內部業務流程、內部制衡機制等不健全和不完善,都會通過擔保決策機制上的缺陷或失誤,使擔保公司在經營中可能出現風險。
(二)可能面臨的外部風險
擔保業務可能面臨的外部風險主要是來自擔保對象(客戶)的違約風險和反擔保資產變現能力。區分擔保對象的企業或個人性質,外部風險內容構成又有很大的不同。
對中小企業的擔保業務的風險評價模型包括針對擔保對象的內在風險和外來風險。其中內在風險包括:財務信息真實性、經營者素質、競爭能力、技術和產品市場、經營信息不透明等風險;外來風險包括:政府干預風險、政府政策風險、與貸款提供者串謀、現行法制缺陷、市場服務體系不足等風險。
對個人擔保要全面考慮個人資信的若干內容,綜合評價:個人征信紀錄;受教育的程度;家庭成員構成;身體素質及健康狀況;心理素質;社會交往信譽;職業素養;業務技能;職業穩定性;收入情況及穩定性;個人或家庭當前資產構成;個人當前資產負債狀況等。
擔保業務必須根據風險來源結合具體業務分析。在擔保業務開展的過程中,對外部風險信息,可以根據構成因素設置權重,建立風險評價模型,并用模型的計算結果來指導擔保業務決策。
構建和增強擔保公司風險控制能力的系統設想
(一)完善公司內部的風險管理體系
公司要提升管理風險的能力,至少應該在以下六個方面進行完善,進而形成規范的風險管理體系。
1.完善內控機制與業務制衡機制。公司應通過集體智慧和廉潔的制度來建立制衡的內部風險防控機制,可按風險管理的前、中、后三個階段設置三個業務部門:擔保業務部為業務開拓部門;風險管理部為業務合規審查、合同文本審核的部門;綜合管理部為章證管理、重要檔案管理的部門。部門之間按“審保分離”原則,明確職責與分工,互相制衡。應完善項目審批決策程序、保后監管程序、代償追償程序等,并制定內部業務管理制度,將這些程序規范落實。為使制度有效,應建立以公司領導、主要業務部門負責人、外騁行業專家共同組成公司的“擔保決策委員會”,執行決策職能。
一方面,公司應建立嚴格的股東會、董事會、監事會和經理層相制衡的治理機構,完善的內部管理機構和法人治理,設置股東會、董事會、監事會、經理層“三會一層”的管理體系和業務部、財務部、綜合部、風險控制部與審查監督部等內部機構,確保公司的“專業化運作”與“規范化治理”相協調。制定公司《擔保業務管理辦法》、《或有負債管理辦法》、《貨幣資金內部控制制度》、《不良資產管理辦法》、完善從項目受理、項目調查、反擔保措施的設計與落實、項目評審與決策、保后的動態跟蹤監管、代償后的追償、補償等專項規章制度,提高業務經營效率與風險防范能力。
另一方面,可通過吸引外部股東,引入外部監管機制;開展面向中小企業的擔保業務,應加強和政府的合作,建立由政府相關主管部門或服務機構參加的擔保業務風險管理控制制度,實現公司內部治理與外部監管相協調。
2.建立科學的擔保風險評價體系。擔保風險評價體系可參考銀行的客戶評價體系,減少人為誤差,可結合公司目標客戶群的特色與業務開拓的需求而建立,應體現公司擔保經營特色,對申保客戶進行保前風險評價,作為決策的依據。當然,對風險的把握應定量與定性結合,普通評價與特殊評價結合。擔保公司要首先建立審、保、監管、追償相互獨立、相互制衡的業務流程,實施全過程風險管理,儲備或聘請具備豐富專業知識和技能的經濟管理、法律、技術人員;建立模型化的項目評估系統,加強對擔保項目的風險評估審查;注重客戶關系管理,建立長期穩定的客戶群,積累完整詳細的客戶資料,穩定評估的信息來源;嚴格擔保的業務流程,避免盲目決策;加強對擔保項目的跟蹤管理,完善事先評估、事中監控、事后追償與處置機制;強化內部監控,防范道德風險。
3.制定科學的盡職調查程序。較好的盡職調查程序應是:“一分析,二看,三聽,四問,五查”五步調查程序。從分析客戶的申保資料開始,要帶著問題去擔保對象,對企業的考察,要聽企業負責人、一般職工、相關政府部門、供應商與客戶對企業的評價,帶問題去企業尋找答案,判斷企業申保資料與財務指標的合理性,針對可疑點,確定核點,查清企業實際情況。在調查過程中,應發揮項目經理AB制的雙人智慧,共同把關,互相配合,以A為主形成調研報告。
4.對反擔保資源進行創新組合。公司服務申保企業,反擔保措施是關鍵。但是,中小企業及個人的特點決定了其難以提供足額、變現能力強的反擔保資源。但擔保公司面臨的反擔保政策環境差,特別是抵質押、反擔保政策環境差,《擔保法》雖已出臺多年,但其中規定的許多擔保措施難以實施,特別對非銀行機構而言。如登記機關通常差別對待擔保公司與銀行,對土地使用權、在建工程等抵質押物,可抵押給銀行而禁止抵押給擔保公司,使缺少有力的反擔保措施的擔保機構難以有效防控風險。
因此,公司須具備能力對擔保對象的反擔保資源進行創新組合,通過對各種反擔保措施的組合,控制企業的第一還款來源或產生相對可靠的第二還款來源。如應收賬款質押反擔保、專戶管理與訂單核數法結合加上企業法定代表人及主要管理層的無限責任保證反擔保;核算企業訂單產生的收益及成本,估算出企業的資金需求量;對跟蹤企業訂單履約狀況、與訂單買方企業簽訂應收賬款質押確認函、與合作銀行建立專戶對企業銷售回款封閉管理,從第一還款來源上控制企業的違約風險。企業法定代表人及主要管理層的個人無限責任保證可以從心理上加強企業核心層的履約責任,避免惡意逃債。
5.以項目經理負責制造就高素質的項目經理團隊。項目經理應對項目風險的控制負主要責任。要通過制度,使項目經理具有高度的責任心與敬業精神。可建立項目經理的AB制,由兩名項目經理共同處理同一項目,共擔責任,互相制約。為此應完善績效考核制度,建立項目經理的問責制,對項目經理的行為進行監督管理。良好的業務素質和職業道德是項目經理的基本素質。可通過內外部培訓,使擔保公司的項目經理比銀行客戶經理有更好的風險意識、創新意識。
6.積極主動爭取政府財政稅收政策支持。我國目前分層次的金融體系中,缺少面向個人和中小企業的金融服務機構,擔保公司是一個特殊的行業,在一定程度上彌補了金融體系結構性不足。政府為鼓勵擔保公司作為信用補充,出臺了多種財稅政策,公司應積極爭取政策支持。
(二)通過業務創新與組合提高公司風險控制管理能力
公司應結合市場設計業務組合,分散擔保風險。在對個人擔保和企業擔保、長期與短期的擔保業務、高風險與低風險的擔保業務、不同行業擔保項目的業務等進行收益和風險上的互補。傳統意義上的擔保業務是一年內的短期銀行融資擔保。
隨著擔保業的發展,擔保業務種類不斷增加,出現了新的業務組和趨勢:一是非銀行融資擔保業務種類驟增。如工程擔保、訴訟保全擔保、證券、期貨保證金擔保、售后服務擔保等;甚至,擔保公司可代替保險公司的部份職能,如獲得置業擔保公司的全程貸款擔保便無需投保財產險等; 二是擔保業出現與其他相關行業結合的趨勢。如,擔保與投資的結合―擔保投資業務的開展,擔保公司利用信用優勢,由目標投資企業貸款,由擔保公司提供擔保并付息,貸款作為擔保公司對目標企業的投資;再如,擔保業與典當業的結合:將擔保業務的反擔保措施與典當業結合,除控制風險之外還可謀取典當業的超額利潤,如果申保客戶在債務到期時未能履行其債務,擔保公司通過典當行將反擔保抵質押物進行典當,由典當行向申保客戶收取較高的利息,如果典期內申保人仍未能贖當,則典當行還可取得典當品并可能獲取超額回報;此外還可以將公司擔保業務與集團的拍賣業務相結合,進行業務創新組合。
公司經營的永恒課題是如何通過業務創新來化解風險、獲得收益。創新使擔保公司信用價值提升:信用資源是擔保公司賴以生存的資源,創新使擔保業務的外延擴大,業務外延擴大使擔保公司擁有更大的信用資源,從而獲取更大的經濟利益與社會效益。同時,創新也是擔保公司控制風險的需要:擔保公司由于未列入金融機構的范疇,有更大自主性,這便有了業務創新的空間;由于擔保業風險大,生存空間小,這便使擔保公司有了創新的源動力。擔保公司業務向非銀行融資轉移,也是擔保公司為謀求生存與發展的無奈之舉:擔保公司的主要職能是化解中小企業的融資風險,但應對這些風險,擔保公司所面臨的政策環境并不寬松,許多反擔保措施無法落實,因此,將業務擴大到風險較低的非銀行融資業務以及對反擔保資源進行創新組合都是風險控制的需要。
(三)嚴格財務管理并規范風險補償機制
擔保公司需建立代償風險對沖和緩沖機制,避免風險集中暴露對公司財務造成不利影響。應該按照當年保費收入的50%提取未到期責任準備金;按不超過年末擔保責任余額1%的比例以及所得稅后利潤的一定比例提取風險準備金,用于擔保賠付準備。風險準備金累計達到擔保責任的余額10%以后,可差額提取。還需根據擔保業務經營和拓展,結合需要,建立資本金追加機制,對于同政府合作的擔保業務,應利用財政補償機制,持續注入和代償補償,保障風險抗御能力。
(四)加強同業合作提升抗風險能力
除傳統的擔保業務外,擔保公司經手的大宗擔保業務不斷增多,如大型基礎設施建設項目擔保等。其中有些業務擔保風險未必是主要的,而是合同或合作制度性需要,其中有些可能隱含著重要的商機。對于這些大宗業務,僅靠單個公司獨家難以完成擔保,應該通過行業內部的合作,通過聯合共同擔保,分散風險,拓展行業發展空間,增強行業長期集體風險控制能力。
結論
擔保公司是一類特殊的企業,為了持續經營,風險控制是經營管理的第一要務。擔保公司必須從內外兩個視覺,根據業務拓展的需要,設計系統化的風險控制模型,從規范業務管理和業務創新組合入手,建立風險控制體系。
參考文獻:
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(一)會計內部控制制度不夠健全統一。人民銀行自實施會計內部控制以來,出臺了一系列制度、實施辦法,隨著電子商務系統在人民銀行的運用以及業務發展的深入和變化,對一些會計電子行為的規范在制度中沒有規定,或者規定過于落后,實際業務和制度出現了相脫節的情況,這一方面是因為人民銀行會計組織分散在各部門,各部門的會計業務職能不同、側重點不一樣,在制定制度時會出現標準難以統一的情況,無法形成有效統一的控制局面。另一方面是制度未能與時俱進,與當前的業務發展結合不夠緊密,致使制度缺乏可操作性和難以評估的尷尬局面,如強制休假、定期輪崗等制度雖然制定了,但很難得到真正落實。加之制度修訂不及時,無形中從源頭上造成了大量工作的堆積和重復。
(二)會計內部控制認識不足。一項制度要能很好的貫徹實施,首先是對制度的認識要到位。人民銀行要有效地貫徹執行會計內部控制制度,就必須將會計內部控制制度提高到一定的層次和認識。要將會計內部控制制度納入人民銀行的整體管理體系。讓所有的從業人員認識到會計內部控制制度的重要性,并能在實踐工作中落實。但從當前人民銀行會計內部控制制度的實踐來看,人民銀行,尤其是基層人民銀行對于會計內部控制制度認識不足,普遍存在著重業務核算,輕內部管理的問題,放松了內控的管理。人民銀行會計核算和支付清算等業務伴隨著信息化的發展日趨網絡化,而當前許多會計重大事項只能通過人工控制來完成,一些會計內控活動只能依靠手工登記簿來記載,不僅手段落后,而且控制環節不嚴密,影響了內部控制管理的效果。
(三)會計組織形式不夠合理。當前人民銀行的會計工作采取的是“縱向集中、橫向分散”的組織模式,這種模式雖然在制度的落實及業務指導方面顯現出極大的優越性,但是卻與運用廣泛的會計電算化、信息化發展出現了嚴重的不協調。主要表現在會計信息橫向溝通不暢。由于會計業務在各業務職能部門,管理較為分散,不利于會計信息和會計資源的分享與利用。與此同時,會計業務分散在各個部門,部門之間相對協調難度增大,這無形之中就增加了會計的風險,也造成了許多會計業務工作的重復。而縱向集中又影響和限制了內部控制的效果。當前人民銀行在會計崗位設置、核算模式的操作方面仍然沿用以前的手工核算方式,這種方式缺乏成本效益觀念,浪費了大量人力、物力,還增加了管理環節,不利于風險控制。
(四)內部控制評估機制還不夠完善。人民銀行會計內部控制管理要見效益,必須要對其進行風險評估。也就是從一定程度和意義上來說,風險評估是控制活動的前提和基礎,制度的風險控制效果與風險評估具有緊密的聯系。人民銀行雖然制定了內部控制的一些要求,但對于基層人民銀行而言,評估機制尚不健全,這就導致在實際工作中,沒有制度可循,而沒法對執行效果進行跟蹤和評價,無形中增加了風險隱患。
二、加強和改進人民銀行會計內部控制的建議
人民銀行會計內部控制要切實發揮作用,取得實效,就必須針對存在的問題不斷改進、完善,同時積極借鑒和探索國內外的先進經驗,從而達到資源共享,降低風險。主要應該從以下幾方面下足功夫。
(一)建立健全人民銀行會計基礎制度。首先,要盡快修訂和完善現有的內部控制制度。要將現在執行的內部控制辦法,結合中央銀行會計工作的電子化進程情況,綜合地方人行的實際情況,對內控制度進行修改和完善,這樣就使得各種會計行為有制度可循,在工作上也容易明確各自的崗位職責,形成一個完整的內部會計控制體系。其次,要迎合現在會計電算化的要求,科學合理設置會計核算部門的權限,針對不同業務部門的工作側重點不同,設置不同的權限,形成有效的制衡機制。最后,要進一步完善授權制度,制定各業務授權管理辦法,實現權責對等。
(二)科學評估會計內部風險控制。一是制定一整套科學的風險評估指標體系。對可能出現的風險進行分析,對風險的可能性及影響進行評估,從而采取有效措施,會計內部機構應該結合內外環境的變化,及時收集信息并加以分析利用,并對照之前的評估指標,及時發現問題,糾正問題,解決問題。二是建立會計內部控制信息報告制度,要對定期的評估結果予以公布,這樣方便各部門及時發現工作中的問題,采取相應的應對措施,制定可行的應對方案,避免系統性風險的產生。
(三)優化資源配置,形成會計監督相互制衡的合力。會計內控管理要見效益,監督是關鍵。人民銀行會計內部控制要積極發揮內部審計的作用,及時轉變審計方式,由傳統的事后控制轉變為事前控制,事中控制。建立健全風險預警機制,此外,在業務開展的過程中,形成以會計工作聯席會議為紐帶,加強部門之間的協調溝通,加強信息交流,建立會計信息通報制度,切實樹立“大會計”理念,提高風險防控水平。最后,在制度保障的前提下,強化對會計從業主管的責任意識,充分發揮會計主管的監督管理職能。
(四)加強會計人員教育,建立正向激勵約束機制。要在管理中將以人為本的理念滲透到工作中的每一個細節,改善辦公條件,定期對會計從業人員開展有針對性的培訓,維護會計人員的權益,逐漸培養出一批“一專多能”的員工,認真落實定期輪崗制度,發掘會計從業人員的愛好和專業潛力,并對表現突出的員工做到及時獎勵,完善獎懲制度,做到賞罰分明,有效激勵。
三、小結