辦公電話文明禮儀

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小道消息

小麗接到一個(gè)電話，“幫我叫一下小飛。”小麗聽出是局長的聲音，她趕緊把小飛叫來，自己就在不遠(yuǎn)處豎起耳朵聽電話，她聽到小飛說“好，我馬上去您辦公室。”小飛匆匆走了。小麗立即跑到張大姐那里：“張大姐，局長叫小飛去一趟，一定是他那天喝醉酒打人的事被局長知道了，這還不得嚴(yán)厲處分，弄不好開除呢。”過了幾天，單位里都在傳小飛喝醉酒打人被局長狠狠批評了。

轉(zhuǎn)接電話拿著話筒和放下話筒一個(gè)樣

很多人在拿著話筒時(shí)，通常會比較注意自己的語言，會說“您找哪位？請您稍等。”放下電話找人時(shí)，往往忘了對方也能聽見，變得隨心所欲，就像前面案例中所說的，變成了“是個(gè)男的”，或者說“一個(gè)有外地口音的人”，“一個(gè)聲音挺嬌的小姑娘”。當(dāng)對方在電話里聽到這些形容方式時(shí)，會感到不愉快。因此轉(zhuǎn)接時(shí)，要同樣用客氣的方式叫人，或者應(yīng)該用手捂上話筒，注意隔音。

做好電話記錄

如果對方要找的人不在，要盡量做好電話記錄工作。記錄內(nèi)容包括什么人、什么時(shí)間打的電話、大概是要說什么事（如果對方不愿意不必強(qiáng)問）、對方有什么要求（一看到字條馬上回電話，還是晚上再打電話等）。通常很多人在轉(zhuǎn)接電話時(shí)不予記錄或者記錄得非常簡單，只有一個(gè)姓和一個(gè)電話號碼，這樣對方要找的人工作繁忙的話，這種電話可能得不到及時(shí)回復(fù)。

確認(rèn)對方姓名身份盡量用褒義詞語

替人轉(zhuǎn)接電話，確認(rèn)對方姓名時(shí)，盡量要用褒義詞語。不要脫口而出，用習(xí)慣用語去確認(rèn)對方的姓名。比如“您姓孫，是孫子的孫嗎？”“您姓冷，是冷淡的冷嗎？”諸如此類，讓對方聽了感到不快。其實(shí)可以改成“是孫子兵法的孫嗎？”“是冷熱的冷嗎？”在記錄對方電話號碼時(shí)，則一定要重復(fù)，以免記錯