相關利益者城建檔案論文
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要依據城建檔案機構的性質《中華人民共和國檔案法》第八條規定，“中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案”。《浙江省實施<中華人民共和國檔案法>辦法》第八條規定，本省各級綜合檔案館和專業檔案館是集中保存、管理檔案的文化事業機構。綜合檔案館由檔案行政管理部門歸口管理，專業檔案館由有關主管部門歸口管理。《城市建設檔案管理規定》（建設部90號令）第三條明確，縣級以上地方人民政府建設行政主管部門負責本行政區域內的城建檔案管理工作，業務上受同級檔案管理部門的監督、指導。因此，從城建檔案單位性質來看，其相關利益者有：地方財政部門、建設行政主管部門、檔案行政管理部門及編辦等其他相關政府部門。
1.2分析城建檔案工作相關利益者
要關注城建檔案工作相關政策制定者城建檔案工作相關政策制定者包括業務和行政工作兩方面。城建檔案館作為專業檔案館也是國家檔案館的組成部門，在業務工作上接受地方檔案行政管理部門的指導，所以國家檔案局和省市檔案行政管理部門制定的有關政策同樣適用于城建檔案工作。從行政體制上看，工程檔案移交作為工程建設過程重要環節被納入工程建設管理，隸屬于地方建設行政主管部門管理，且工程檔案本身就是工程建設全過程的反映，因此住建部和省、市建設行政主管部門制定的工程建設管理文件規章都會對城建檔案工作產生影響。
1.3分析城建檔案工作相關利益者
要兼顧城建檔案工作者城建檔案工作者是履行城建檔案工作的主體，大體可分為三類：城建檔案館工作人員；建設、施工、監理等單位的資料員；檔案整理、檔案掃描、檔案信息化服務等配套服務中介機構人員。
2相關利益者利益訴求分析
城建檔案工作利益相關者涵蓋市民百姓、政府部門及社會其他個人和組織，涉及層面比較廣。由于在城建檔案工作中所處位置不同，不同利益相關者的利益訴求也各不相同。
2.1工程建設單位為確保
建設單位按規定移交建設工程檔案，《建設工程質量管理條例》（國務院第279號令）第十七條規定“建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定，及時收集、整理建設項目各環節的文件資料，建立健全建設項目檔案，并在建設工程竣工驗收后，及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案。”因此作為工程檔案移交責任主體，建設單位是城建檔案工作的主要利益相關者。由于工程檔案具有歸檔范圍涉及內容多、資料收集持續時間長、檔案載體形式多樣等特點，建設單位的利益訴求主要表現在盡快順利完成工程檔案移交。與建設單位共同承擔工程建設任務的勘察、設計、施工、監理等相關單位也有著相同的訴求。
2.2建設系統有關單位
《浙江省城市建設檔案管理辦法》（省政府第217號令）第十五規定，城市建設系統內部各專業管理單位形成的業務技術檔案，凡具有永久保存價值的，應當自檔案形成之日起1年至5年內，向城市建設檔案機構移交；對具有長期保存價值的檔案，城市建設檔案機構可以自檔案形成之日起1年至5年內，根據需要選擇接收。因此，發改委、規劃、房產、國土、建設行政主管部門及其所屬單位等，在移交業務技術檔案時，其利益訴求主要表現在明確移交范圍及程序。
2.3城建檔案利用者
城建檔案作為專業檔案，在查詢利用過程中有其特殊性。從查詢條件看，由于工程建設時的名稱與竣工后投入使用的建筑物名稱不一致，導致查詢困難；從查詢內容看，以圖紙為例，分為建筑、結構、給排水、電氣、智能等多種類型竣工圖以及在工程準備階段文件中產生的建設用地規劃許可證及其附件附圖、定位略圖和±0.00檢測略圖、方案設計批復及附圖、建設工程規劃許可證及其附件附圖等，導致判斷困難；從利用方式看，不僅需要文字復印，還有包括各種圖幅的圖紙打印。所以，無論是市民百姓還是機構部門到城建檔案館查檔，都希望能盡快便捷準確地獲取自己所需要的檔案。
2.4建設行政主管部門建設
行政主管部門希望通過工程檔案進一步規范工程建設，利用工程檔案為城市建設規范管理提供依據。如當前住建部開展的工程質量治理兩年行動，其中一些過程資料新增為工程檔案的接收內容；又如通過工程檔案中收集到的地下管線竣工測量資料，及時掌握城市地下“生命線”。
2.5檔案行政管理
部門檔案行政管理部門對城建檔案業務工作進行監督指導，使專業檔案在接收、保管、開發、利用及數字化建設等方面符合《檔案法》及其他檔案工作規章要求，統籌協調推進檔案業務工作。
2.6地方財政部門地方財政部門主要關注財政預算資金使用績效，即城建檔案管理機構每年申請的財政資金是否應用于城建檔案工作，資金使用是否規范合理，完成的工作量等。
2.7城建檔案工作者
雖然城建檔案工作者組成不同，但從職業角度看，都對薪酬福利、工作地點、工作時間、工作環境及職位晉升空間、職業成就感、社會地位、工作穩定性和舒適度、工作氛圍等有訴求，只是各有不同側重而已。
3城建檔案工作相關利益者利益實現途徑
由于城建檔案工作相關利益者涉及面廣，訴求各不相同，所以其利益也有各自不同的實現途徑。
3.1不斷規范完善工程檔案
歸檔工作一要明確歸檔范圍。隨著行政審批制度改革不斷深入以及建設工程施工工藝及技術不斷改進和提高，建設工程產生的檔案內容相應會發生變化，工程檔案移交歸檔內容也應不斷地調整和完善。去年7月，住建部根據新形勢的變化，及時修訂并了《建設工程文件歸檔范圍》GB/T50328-2014。該標準充分考慮到我國地域遼闊，各地在工程建設施工工藝及技術應用上因氣候土質等地理條件差異而存在不同的實際情況，部分文件以“△”標注，由各地根據實際情況選擇性進行歸檔保存。該標準將于2015年5月1日起實施，因此省市各地應盡快結合各地特點，加快本地區建設工程文件歸檔范圍的修訂，使工程檔案歸檔內容與本地工程建設工程相適應。二要與工程建設同步。工程檔案特別是一些重大工程項目檔案，因工程建設周期較長，工程檔案形成時間也相應較長，會給工程檔案的收集造成一定難度。建設單位內部首先要高度重視工程檔案工作，將勘察、設計、施工、監理等各環節工程檔案納入工程管理內容，實現工程檔案收集與工程建設同步。三要加強行政執法。城建檔案管理機構要嚴格按照法律法規，核驗工程檔案資料的完整性，對不按規定移交城建檔案者給予相應行政處罰，并將檔案移交工作與正在逐步建立的信用體系相聯系。
3.2應用信息技術手段
提高工程檔案移交及查詢利用效率當前，全國各地城建檔案管理機構正按照存量檔案數字化、增量檔案電子化的總體思路，開展館藏庫存檔案數字化，同時工程電子檔案接收工作也在部分地區先行開展嘗試，為提高對外查詢利用效率和及時移交工程檔案積極創造條件。城建檔案查詢利用要在不違反保密規定和不侵犯個人隱私等原則下，在已有數字化或電子檔案基礎上，積極應用互聯網等渠道，為查詢利用者提供遠程查檔利用服務。
3.3加強城建檔案服務和宣傳
工程檔案收集具有較強的專業技術性，一些工程資料如隱蔽工程影像資料等具有不可后補性，所以在辦理工程建設開工手續時，相關部門一定要提前介入，提供全方位服務。要告知建設單位工程檔案歸檔要求，通過開展業務培訓、提供業務教學專題片、主動為建設單位提供工程檔案上門指導服務等方式，幫助建設單位按要求收集好工程資料，爭取工程竣工后順利移交檔案。在檔案資源開發利用服務方面，要在繼續優化現有查詢利用服務基礎上，抓住當前大數據時代的契機，充分挖掘開發庫存檔案豐富信息資源，變被動服務為主動服務，變僅提供利用原始憑證為提供綜合信息資源利用服務。宣傳工作應從兩方面入手，一是加強對城建檔案各種相關政策法規宣傳，讓利益相關者及時了解各種相關政策法規要求，提高政策法規知曉率、監督率和執行率；二是加強對城建檔案工作宣傳，包括年度工作完成量、庫存檔案資源情況、開發利用情況等，結合財政預算資金逐步公開，便于社會對城建檔案管理機構財政資金使用績效進行評價。
3.4關注不同組織中的城建檔案
工作者無論是城建檔案管理機構及城建檔案服務中介機構，還是建設單位或者施工、監理等單位，都必須高度關注城建檔案工作者，這是組織機構內部高效運行的前提。關注城建檔案工作者，應根據不同組織結構的特點，采取不同的方法，滿足他們的利益需求。作為財政供養的事業單位，城建檔案管理機構要根據2014年7月1日起實施的《事業單位人事管理條例》，以崗位設置工作為基礎，以聘用合同管理為抓手，加強考核，建立激勵約束相結合的優勝劣汰機制。中介機構組織和建設、施工、監理等單位要立足長遠發展，加強城建檔案工作者培訓，提高其業務工作能力，培養一支適應城建檔案工作需要的職業隊伍。人員隊伍整體素質的提升，必將帶來組織運行效率的提高，相關組織應及時滿足城建檔案工作者的顯性和隱形利益需求，通過薪酬福利增加、職業晉升、營造良好工作氛圍等激勵手段，正向鼓勵內部員工，共同造就一支高素質城建檔案工作者隊伍。
作者：王瑛單位：杭州市城建檔案館
