探討檔案數字化建設存在的問題

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摘要：日新月異的當代計算機技術、網絡技術、數據庫技術和多媒體技術所支持的數字化建設,給檔案事業帶來了新一輪的發展機遇、新的整合平臺和新的升值空間。隨著“數字化社會”、“數字化城市”時代的來臨,檔案數字化建設也步入了快速通道。管理微機化、庫藏數字化、信息共享化,已成為當今檔案工作發展的趨勢。而即便是實現了“三化”,還僅僅是“數字檔案”建設的一個雛形和開始,從“檔案數字化階段——數字化檔案階段——數字檔案階段”是一個龐大的系統工程。基層檔案如何順應時展的新要求,緊跟數字化建設的步伐,充分發揮基層檔案的應有作用,是值得我們認真研究和思考的問題。現就本人在基層檔案數字化工作中遇到的問題及對策,談一些體會。

一、基層檔案數字化是檔案數字化“大廈之基”。

基層檔案是我國檔案系列中的“基石”。建設數字化檔案一方面要高屋建瓴,站在時代和發展的高度上明確目標和要求;另一方面必須立足基層,一步一個腳印地在做細做實上下工夫。沒有基層檔案的數字化,就不會有整個“大廈”的數字化。作為基層檔案工作者應當清楚地看到:基層檔案也是社會發展的“產物”,它不能脫離社會的進步而獨立存在。它既是“基層的部門”,也是“社會的細胞”;既有“基層的責任”,更有“社會的義務”。隨著我國數字化時代的來臨,建設數字化檔案是時代的需要,更是社會發展的必然。

我處檔案工作創建于1984年。盡管創建時間不算太長,但恰好趕在了改革開放后“整頓發展”的機遇期。因此,我們力求在規范的起點上“從零開始”、逐步發展,截止目前已有館藏近萬卷,年平均提供利用二千余卷。近幾年來,隨著城市建設的迅猛發展和城建檔案規范化要求的進一步提高,城建檔案收集數量成幾倍的增長。大量竣工資料主要以紙質檔案的形式歸檔,由八十年代一個工程幾張紙到今天一個工程(一個標段)就有幾十盒資料。數量的不斷翻番,庫容的不斷“膨脹”,給單位的檔案管理和手工歸檔、查檔帶來了空前的壓力。受客觀條件的限制,庫容空間必須要“精打細算”,管理人手也要“適量精干”。如何突破傳統的管理模式,既保護紙質原件,又能提速查檔并實現資源利用的最大化,是我們檔案工作者長期以來孜孜以求的目標。數字檔案作為信息化時代一種全新的技術管理手段,如一抹亮光照亮了21世紀檔案的發展方向。盡管當前它的具體組成結構、組織管理模式還處于探索之中,可其“庫藏”的數字化特征是肯定的,而傳統檔案“庫藏”的數字化轉換是其必要的環節和重要的組成部分。

二、基層檔案數字化之路需要循序漸進

(一)檔案數字化的含義

檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影(錄音、錄像)技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息,以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相聯結,利用計算機系統進行管理,形成一個有序結構的檔案信息庫,及時提供利用,實現資源共享,是檔案信息化建設的重要組成內容。

在傳統的檔案管理模式下,檔案信息資源的經濟價值和社會價值也難以充分實現,更難適應當代“數字化生存”的形勢。實現檔案原件的數字化,對檔案信息的現代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。

(二)檔案數字化的主要內容

1.檔案目錄信息的數字化,建立檔案目錄數據庫。

2.載體檔案的數字化,如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數字化,建立檔案影像數據庫或多媒體數據庫。

3.檔案專題信息的采集與建庫。

(三)檔案數字化的主要作用是:檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小,維護方便、安全。

1.檔案數字化是檔案信息化建設重要內容。檔案信息化建設的核心是資源建設。資源建設包括兩大方面任務:一是現有檔案的目錄數據庫建設和重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數字化;二是電子文件歸檔與電子檔案管理。

2.檔案數字化能有效地保護檔案原件。

⑴代替原件使用,保護檔案原件。

⑵數字化副本異地保存,輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。

⑶恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。

3.檔案數字化能改善檔案的利用方式。

⑴不再受“孤本”的限制,一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。

⑵數字影像文件可以通過計算機局域網或者廣域網進行異地傳輸,使異地調閱利用成為可能。擴大了檔案的利用空間,讓更多的人們來了解檔案,利用檔案。

⑶“時間”不再是限制,利用者可以隨時使用自己需要的文件。檔案數字化以后,將已開放的檔案上網,這樣所有利用者就可以在任何時間上網利用檔案信息資源。

4.檔案數字化能充實各檔案網站的內容。

5.檔案數字化是傳統檔案走向數字檔案的必經之路。

(四)檔案數字化建設的“三個階段”

從宏觀的角度上來看,檔案數字化建設是一項龐大的系統工程,要完成好這項工程,必須一步一個腳印地循序推進。只有對這項工程的每一個環節進行深入的分析研究,才能科學規劃并正確引領檔案的數字化建設之路。

1.檔案數字化階段。首先,是引入計算機技術,建立檔案的自動化系統,實現檔案管理自動化、數字化。其次,是實現庫藏信息數字化,將紙質庫藏資料轉變成數字庫藏,完成庫藏信息數據庫建設。再次,是構建平滑高效的檔案信息化傳輸平臺,實現檔案的統一管理和資源共享。

2.數字化檔案階段。在檔案數字化的基礎上,形成以數字化信息為庫藏內容,以計算機為管理手段,以網絡傳遞為利用方式的一種新型檔案。至此,檔案數字化之路才進入個體檔案數字化,但離數字檔案的目標仍有一定的距離。

作為數字化檔案的基本要求之一,我們在今后收集檔案過程中,要加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來庫藏數字檔案最主要的來源。以前,只移交紙質檔案和紙質文件目錄,現在我們逐步要求實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制,一般將電子文件拷貝兩套,異地保存,并隨紙質文件一并移交。這樣既推進了基層檔案的電子化進程,又節省了建立數據庫的工作量,這種多快好省的工作法應該大力推廣。盡管目前,電子檔案收集、整理和保管工作都還處于起步階段,但隨著全社會“數字化”進程的加快,電子文件將成為信息交流的主要載體,從而在我們的工作和生活中占有越來越重要的地位。因此,電子文件將成為數字化檔案的一個主要信息源和主要的“庫藏”形態。

3.數字檔案階段。在個體檔案數字化建設的基礎上,通過國家信息基礎工程,將個體數字化檔案聯合起來,并運用網絡互聯技術,進行擴張、伸展,組成完全意義的數字化檔案館。這個檔案是一個超大規模的、沒有時空限制的知識信息中心。互相間遵循共同協議,實現數字化信息共享。用戶可以通過網絡計算機終端提出需求,由數字檔案系統完成查找和調檔,實現真正意義上的網上虛擬檔案館。

三、基層檔案數字化進程中存在的問題及其對策。

基層檔案的數字化之路剛剛起步,有的單位甚至還沒有真正啟動,要實現新的跨越,遇到的問題卻是多方面的。如何正確處理好前進道路上的困難和問題,少走彎路或者不走彎路,對數字化建設的進程至關重要。現結合本人的工作實際,就基層檔案數字化建設過程中存在的幾個共性問題略談一二、并予探討。

一是要消除“觀念盲區”。傳統的檔案管理模式,在絕大多數檔案人心中已經形成了根深蒂固的一種習慣。尤其在基層檔案部門,面對相對有限的檔案“庫藏”、相對固定的服務對象,傳統的管理模式仍然管用、好用,日常工作也“熟門熟路”,似乎沒有必要“棄熟從生”自找“不適”,從而在思想觀念上對“數字化”的推行既不熱心也不熱情。尤其對于一些老的檔案工作者來講,要把看得見、摸得著的檔案資料,變成無形的數字信息貯存,在習慣上一時還難以適應、在心理上感到不踏實。他們往往把數字檔案建設看成是一項費時費力、缺乏實際意義的“趕時髦”,超脫現實的“”,本能地產生“抵觸情緒”。因而導致創建積極性不高,行動遲緩。其表現為“先天不足”。

二是要克服“經費瓶頸”。基層檔案工作是完全靠基層單位自費供養的。相對于單位的各項職能和工作分工,基層檔案往往處于“從屬”和次要的地位。在經費分配上,基層單位總是把有限的財力資源首先使用于更重要的方向,導致檔案數字化建設硬件投入的資金不足,致使基層檔案數字化工作起步艱難,其表現為“步履蹣跚”。

三是要解決“人才短板”。

人才是檔案數字化建設的根本,網絡設計和硬件配置,需要專業的人才;設備維護和軟件開發需要專業的人才;數據庫的建立和數字檔案的管理同樣需要專業的人才。目前,這方面的人才不但基層檔案部門缺乏,就連地域范圍內都很難尋覓。沒有這些人才作為基礎,數字化建設要從規劃變為現實只能是一種美好的愿望,事實上也無法向前推進,其表現為“紙上談兵”。

四是要做到“輕重有度”

在推進庫藏信息數字化的過程當中,將紙質庫藏資料轉變成數字庫藏是一項主要內容,也是一項耗時費力的艱巨工程。這就向我們提出了如何掌握好“橫向的廣度”和“縱向的深度”的問題。檔案是一段歷史的記錄,就我單位檔案工作現狀而言,要在短時間內把積累了多年的“浩瀚”的檔案資源,全部數字化是不可能的、也是不必要的。本著“可能與實用”的原則,基層檔案在推進“數字化”的過程中,可將工作要點首先放在“珍貴檔案、重點檔案、特色檔案、利用率高的檔案”的優先數字化上。努力實現在不長的時間內,力爭做到數字化的檔案信息是高價值、高利用率和標準化、有特色的信息資源。作為一項“浩大的工程”,在其循序推進、逐步完善的過程中,沒有一定的人力、財力、精力投入實在是無法完成的。所以,我們在人力、財力的應用上,更應當遵循“先后有序”、“確保重點”的原則,將基層檔案的數字化一步步推向深入。

五是要遵循“規范標準”

檔案數字化建設的最終目標是建立網上虛擬檔案館,虛擬檔案館是在眾多個體數字化檔案的基礎上形成的。沒有各級個體檔案的數字化,就沒有構建虛擬檔案的基本材料;不在標準化的規范體系框架下構建個體數字化檔案,即使材料豐富也難以形成全國互聯的高質量的虛擬檔案館。截止目前,我國仍沒有相關的標準化體系出臺,行業內部也沒有相關標準。因此,建立檔案數字化標準化的規范體系迫在眉睫。基層檔案部門在當前的情況下,首先應當緊密跟蹤標準化建設的進程和動態,努力使自身的檔案數字化建設與標準化建設的進程相合拍;其次是按照“三個階段”的設計分步實施、有序推進,使數字化建設與標準化建設的發展同步;再次是加強與同行的橫向交流與溝通,主動地與本區域數字網絡相接軌。

綜上所述,筆者認為在基層檔案數字化建設上,我們還應當做到:首先,應當乘我國大力推進數字化社會建設的東風,加大構建數字化檔案重要性的宣傳,力爭把數字化檔案建設納入數字化社會建設的范疇,以爭取各級在政策規定和各基層單位領導的重視及支持。政策有規定,領導重視了,基層檔案數字化工作也就啟動了。其次,是采用聘請與培訓相結合的方式,解決專業人才缺乏的問題。再次,是檔案工作者知識結構更新。檔案數字化建設的過程是一個與傳統方式相互撞擊的過程,不可避免涉及到了對檔案人員知識的更新和調整。對檔案行業從業人員的知識結構提出了新的要求,當前僅精通檔案業務知識的人員已不能完全適應新形勢的發展需要,只有輔以計算機、數據庫、網絡通訊等知識的復合型人才才能在新時期檔案工作中操控自如,勝任新時期檔案工作的各種崗位.

檔案數字化建設是檔案管理順應社會發展,實現檔案管理現代化的必由之路,是歷史和時代賦予當代檔案工作者的神圣責任。盡管檔案在數字化建設的道路上面臨種種困難,需要經過一個漫長而艱巨的探索過程,但只要我們提高認識,統籌規劃,分步實施,檔案數字化建設的前景將是美好的,并終究會結出豐碩的果實——這是我們每一個檔案工作者最大的信心和期待。