企業電子檔案管理工作思考

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隨著社會步入信息化時代，信息化在為企業創造巨大效益的同時，也給傳統的企業檔案管理工作帶來了巨大的挑戰，最直接、最嚴峻的沖擊就是電子檔案的大量涌現。新形勢下，要做好企業電子檔案管理工作，就要順應信息化時展的要求，結合企業自身實際情況，針對存在的不足和問題，采取必要的有針對性的對策，以期能對提升企業電子檔案管理水平，更好地服務企業各項工作有所幫助。

一、企業電子檔案管理工作存在的問題

（一）對電子檔案認識不夠。

由于受傳統觀念的束縛，對企業電子檔案的認識還存在一定的局限性，一些企業偏重或者說習慣于紙質檔案的收集和管理，有些人習慣上認為紙質文件材料才是檔案，而將電子文件拒之門外，任由電子文件自生自滅，造成大量檔案資源流失。還有些企業即便保存了電子檔案，對其也沒有給予應有的重視，投入不夠，管理不夠，影響了電子檔案作用的有效發揮。

（二）電子文件歸檔內容不齊全。

有的企業職能部門認為電子文件在一定程度上應歸本部門所有，不愿意把這些電子文件及時移交。還有的歸檔電子文件數量較多的單位，認為對目錄的輸入和把電子文件導入數據庫太煩瑣，能不交就不交，能少交就少交。每年到歸檔時間，許多電子文件都不知去向，歸檔文件仍分散保存在業務人員手里。

（三）應用軟件缺乏兼容性。

由于企業各部門的文件都在自己的系統里運行，且各個系統的數據標準、結構等都不盡相同，所產生的電子文件存儲格式、著錄內容千差萬別，很難做到信息和知識資源的自動交換、共享。由于電子檔案尚沒有統一的標準，檔案文件在移交過程中，會出現因兩部門存儲檔案方式不同，使用軟件不同，而使電子檔案在移交過程中出現困難。目前在很多企業使用的軟件都是從各自的業務工作角度研發的，對本專業以外的工作均不適用，而且軟件之間不兼容。

（四）電子檔案存在安全隱患。

電子檔案管理工作中，所面臨的困境和首要的難題就是信息安全問題。網絡的發展使電子檔案在更大的范圍內得到共享，同時，無孔不入的網絡黑客和防不勝防的計算機病毒也給電子檔案的管理帶來巨大的安全隱患。一些黑客正是因為掌握了這一點，才會對相關的網絡系統進行惡意的攻擊，對信息進行竊取。

（五）電子檔案管理人員素質有待提高。

電子檔案管理人員多數由檔案專業人員、非專業人員和計算機管理人員組成，缺乏既懂檔案知識又熟悉計算機專業技術的全才，這在客觀上制約了檔案信息化的進程。

二、做好企業電子檔案管理工作的策略

（一）要從思想上重視電子檔案管理。

思想是行動的先導，轉變觀念是實現電子檔案有效管理的關鍵。電子檔案的出現也就是近些年的事情，對大多數人們來說還是一件新生事物，對這樣的新生事物只有通過宣傳和開發利用，才能提高人們的認識。檔案工作人員，還包括企業的領導及文件工作者、計算機技術人員等都應該充分認識其重要性，從思想上給予高度重視，通過轉變觀念，使企業從上之下擺脫傳統管理理念的束縛，真正認清電子檔案管理的重要意義。

（二）要加強電子檔案的收集歸檔。

要做好電子檔案管理工作，首先要從電子文件的收集、積累等基礎工作入手，對電子文件管理“提前介入”，從源頭做起，從而保證電子文件的歸檔質量、有效保管和齊全完整。要嚴格控制電子文件的歸檔時間，不能無限制地往后拖，時間拖得的越長，歸檔的電子文件越不齊全、越不完整。歸檔范圍內的電子文件必須全部歸檔，不能有遺漏現象，也不能以沒有產生為由不歸檔，致使應歸電子文件游離于檔案館（室）之外。要加強歸檔工作，使有保存價值的電子文件都能及時歸檔保存，應收盡收，應存盡存，保證電子文件的齊全完整。

（三）要加強軟件的兼容力度。

電子檔案是指經過鑒定具有保存和利用價值的歸檔電子文件及相應的支持軟件等，軟件要有兼容性，如不兼容，應不斷完善。要特別注意電子檔案管理軟件的兼容統一，檔案部門應配備與業務部門相互兼容的計算機軟、硬件系統，保證歸檔電子文件的有效識讀。并應開發相關電子檔案管理系統軟件，管理歸檔的電子文件。各部門之間應該加強溝通，達到協調一致，爭取讓專業軟件都能和檔案管理軟件相互調用，或能借助某種工具把專業軟件中的數據庫導入檔案管理軟件中來，為利用提供一個統一的平臺。

（四）要確保電子檔案的安全性。

為保證電子檔案的安全，我們要采取切實可行的保護措施，加強網絡傳輸安全技術建設，減少檔案失竊、丟失的情況，對現有數據進行備份和保存，注意保管室的防火、防盜、防潮。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網絡“黑客”的進入，常用的技術方法有簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術措施對于證實電子檔案內容的真實、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改，都具有很好的效果。

（五）要提高電子檔案管理人員的綜合素質。

在電子檔案日益發展的今天，培養和造就一批精通電子技術、懂檔案管理的人員是當務之急。電子檔案管理要求電子檔案管理人員不僅應具備檔案學基礎理論知識及專業知識，還必須掌握現代信息技術，熟練運用計算機及現代通信技術。企業檔案部門要重視和加強對電子檔案管理人員的培養，一方面，要多渠道引進專業技術和管理人員，使用素質高、思想好、責任心強的人員從事電子檔案管理工作；另一方面，要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓，以提高他們的業務素質。

作者：張嘉麟 單位：哈爾濱供水集團有限責任公司客戶服務中心