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      流程管理在電子檔案管理中的運用

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      流程管理在電子檔案管理中的運用

      【摘要】在當今社會中,檔案資源在人們的生產生活中占有愈發重要的地位。隨著社會的不斷發展,產生的檔案資源也越來越多,為了實現這些資源的有效管理,電子檔案應運而生,其安全性、可靠性及其流程管理也逐漸受到人們的關注。本文就流程管理在電子檔案管理系統中的運用進行了研究分析。

      【關鍵詞】流程管理;電子檔案;管理系統;運用

      檔案資源是目前各領域中的重要資源,隨著時代變遷,檔案資源的載體、保存方式、管理工作都發生了一定的變化,電子檔案得到了大量的運用。很多檔案館開始將紙質檔案轉換成電子檔案形式,再加上以電子檔案形式產生的新檔案不斷出現,使電子檔案的管理工作難度隨之增大,電子檔案管理系統中的流程管理也愈發受到管理人員的重視。

      一、電子檔案管理系統中流程管理簡述

      電子檔案管理系統中的流程管理是一種較為科學的管理模式。這一管理模式主要是基于提升管理績效的目的,將電子檔案的輸入轉變成有價值的輸出活動。通過流程管理,能夠促進電子檔案輸入、輸出流程的優化和規范化,以便實現對電子檔案的有效管理。一般來講,流程主要包含用戶、價值、輸入資源、結構、輸出結果、活動等要素。為了進一步推動山東省省直單位電子檔案流程管理的有效運行,山東省檔案局下發了關于印發《山東省省直單位電子檔案進館辦法》的通知(以下簡稱《辦法》)。并規定此《辦法》與2016年6月1日正式實施,有效期至2021年5月31日,要求各單位嚴格落實。

      二、流程管理在電子檔案管理系統中的運用

      電子檔案流程管理運用對于電子檔案管理系統的建設意義重大,因而,其運用需要工作人員尤為重視。在系統的建設中,工作人員需要將更新傳統業務流程作為首要任務。電子檔案管理系統建設的主要內容包括檔案資源收集、對紙質檔案的數字化處理、開發運用電子檔案等。在這幾方面的流程管理中,工作人員應嚴格遵循《辦法》規定,在檔案資源收集方面,省直單位移交包括永久保管期限照片、錄像、文書、錄音等檔案資源。保證電子檔案收集內容的準確性、完整性。在紙質檔案的數字化處理方面,應保證電子文件格式符合《版式電子文件長期保存格式需求》。在電子檔案資源的開發利用方面,為保證其能夠充分滿足使用者需求,在電子檔案管理系統的建設過程中,需要嚴格遵照人性化要求,根據使用者需求實現系統的有序建設,并隨著使用者需求的變化,不斷調整業務流程,實現對業務流程的進一步優化,規范電子檔案資源建設。流程管理能夠有效降低電子檔案管理系統的建設成本和風險。在建設過程中,需要將電子檔案按照《辦法》要求進行安全儲存,以保證電子檔案的有效性以及高效的流程管理控制。例如將檔號作為儲存后電子檔案的唯一標識符。檔號按照全宗號、門類代碼、保管期限、機構(問題)代碼、件號的順序依次排列組成。例如A014-WS•2016-Y-BGS-0026。同時,不同類型的電子檔案應按照不同的格式進行保存,例如照片類電子檔案在保存時,需要采用JPEG、TIFF格式,像素數應為300萬及以上。錄音類電子檔案在保存時,需要采用MP3、WAV格式,且其采樣率應在44.1kHz及以上。同時,應利用流程管理對電子檔案管理系統進行前端控制。將流程管理融入電子檔案管理的各個環節中,以增強管理有效性,盡可能地減少建設成本。最后,工作人員還應結合流程管理理論,建立電子檔案管理系統模型。根據模型,遵循《辦法》要求,按照電子檔案的種類、歸檔時間等,對檔案進行收集,并將歸檔期限錄入電子檔案管理系統,由系統根據輸入信息,對檔案自行歸類。隨后,由檔案館組建專家小組,對檔案進行鑒定,將不可公布檔案、限制公布檔案的界限進行明確,并由專門人員對所收集檔案進行數字化處理,并對處理后的電子檔案進行整理,例如按照《辦法》對電子檔案進行著錄標引、加密等。隨后,檔案館進行電子檔案的開發運用,對庫存信息資源解密,對擬公開的內容等進行嚴格的檢查、篩選,避免出現不可公開電子檔案被公開的情況。最后,檔案館需要設置電子檔案的訪問權限,做好更新維護工作以及電子檔案的備份工作。同時,為了更加符合流程管理精細、高效的特點,可以將整個系統細分成電子檔案形成、電子檔案收集、檔案鑒定、紙質檔案數字化處理、編研出版、公布前篩選、數據庫備份維護等七個流程。

      三、結論

      電子檔案管理系統是檔案管理的核心部分,而流程管理學能夠優化檔案館業務流程,降低系統建設成本及風險,促進系統的可持續開發。因而,在當前信息技術普遍運用的形勢下,為促進檔案館信息化建設,提升檔案的完整性與真實性,增加檔案管理的有效性,檔案館還需要積極運用流程管理,規范檔案管理流程,嚴格控制從檔案收集到檔案開發運用的全過程,遵循《辦法》要求,實現對電子檔案的安全管理和運用,以促進檔案館的持續、健康發展。

      【參考文獻】

      [1]陶水龍.基于流程管理的電子檔案安全策略的探討[J].北京檔案,2012,1(1):9-11.

      [2]趙愛武.基于流程管理的電子檔案安全策略[J].中外企業家,2015,9(27):209-210.

      [3]陳永生,侯衡,蘇煥寧,楊茜茜.電子政務系統中的檔案管理:整合共享[J].檔案學研究,2015,6(6):19-26.

      作者:韓文利 單位:山東省醫學科學院

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