關于提升事業單位檔案管理水平的探究

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伴隨著檔案管理信息化技術的增強和檔案管理方式的轉換，事業單位需依據現代化的科技信息能力，精準地對檔案管理工作進行完善，不斷加強檔案管理創建的指標，并與社會實際相結合，準確分析檔案管理的實踐特征和辦公方式，明晰檔案管理向現代化技術轉向的具體措施，改進檔案管理方法，提高檔案管理效率。文章從檔案管理的轉型需求出發，明確事業單位檔案管理的技術標準和要求，從而提高其工作效率和服務社會的能力。在事業單位管理工作中，檔案管理占據著較重要的位置。作為事業單位管理工作崗位的基本工作，檔案通常會記錄此事業單位的成長過程，是精確分析事業單位成長能力，評價人才培養效率、發展潛力的重要標志。因此，檔案管理工作效率的強弱將直接決定著其它部門工作的品質。通過事業單位內部檔案資料的擴大，檔案管理員的工作量也隨之增大，一些問題也就凸顯出來，主要表現為對檔案管理不夠注重、管理工作者的技能較弱、檔案管理體制不完善、檔案管理的現代電子信息程度不高等方面。隨著社會的發展，事業單位應該更加注重檔案管理人員的技能提升，確保檔案管理效率的上升，使之更好地帶領其他部門的成長，更好的適應時代的要求，充分發揮事業單位公共服務性，滿足社會需求。

1檔案信息化管理的基本含義

檔案管理的現代電子信息化是指在我國檔案創建部門的引領和指導下，在檔案管理工作者的技能中全面運用現代化的電子信息，對檔案資料進行數字化管理。檔案管理需要從以傳統的紙質檔案儲存和使用逐漸轉向資料以電子信息數字化儲存和使用為重心，從而使檔案管理的辦公內容快速走向規章化、電子化、科技化、全范圍化發展。檔案管理的電子信息化是事業單位在現代科技社會更好成長的主導方向，有利于提高檔案資料的質量，建立科學、規范的管理模式以及建立檔案管理和信息服務的標準。同時，也要求事業單位增強檔案管理技能水平，快速高效提升檔案管理人員的基礎能力，從而能夠為社會提供綜合性的信息資源和服務。

2提高事業單位檔案管理水平的意義

隨著社會經濟的快速發展，事業單位在使用紙質化的檔案管理中甚至會阻礙其他工作的開展。而信息化的普及應用，給檔案工作單位帶來了新的發展機遇。充分利用信息技術開展工作，運用大數據處理技術以及采用先進的大規模信息技術保存檔案，能更有效地整合各方面資源，更清晰地展現出單位發展脈絡，從而明確思路，做好長遠規劃，促進事業單位有序發展。

3事業單位檔案管理現狀

（一）單位對檔案管理重視度不高

在事業單位中，傳統檔案管理模式之所以長期得不到改進和發展，主要是因為對其重視度不夠，造成這一現象的原因主要有三個方面：第一，單位工作難度大，檔案數量多，工作量大，收集處理時間長，短期內檔案管理效益不明顯，因而單位檔案管理工作不受重視。第二，檔案的有效管理需要更多的財力、人力、物力，但短期收益不夠，無法為事業單位帶來明顯的直接效益。第三，檔案管理工作呈現出封閉性、邊緣性特點，檔案管理工作不受重視，單位對檔案管理積極性不高。但是目前事業單位的公益性越來越突出，一些檔案資料具有公共資源的屬性，公眾使用檔案信息的頻率越來越高。但部分檔案工作者缺乏現代服務意識，幫助職工群眾的積極性不高，沖突、誤解等現象時有發生，導致服務質量明顯下降。

（二）檔案管理人員專業技術能力不強

檔案管理人員技能不足是我國管理類崗位普遍存在的現狀。除檔案管理在較短時間內不能為所在的事業單位帶來顯著的服務外，檔案管理水平的提高還需要較高的經濟和人力資源成本。由于許多單位不愿向檔案管理傾斜過多，因此對優秀人才的吸引力也大大降低。此外，檔案管理需要高度的專業性，一般情況下，復雜的工作流程很難精確確定。一般而言，在事業單位中工作的員工雖然有許多高素質的員工，但他們的工作準備不足，甚至缺乏檔案方面的知識和技能，致使檔案管理員缺乏足夠的管理能力和足夠高的素質，這也是影響事業單位檔案管理效率的主要因素。

（三）檔案管理信息化程度不高

現代化信息技術領域的進步，引起了各個領域工作方式的變化，各單位都在逐步采用現代化要素，但對信息技術的應用卻進展緩慢。有的單位在日常工作中不使用計算機，在檔案管理數字化、信息化發展過程中，如果沒有充分利用計算機，就不可能創造提高信息化水平的基本條件。一方面，相關的信息和信息設備并不適合系統開發，系統訪問受到嚴格限制，如果訪問人數偏多，就會造成卡頓，甚至出現癱瘓；而另一方面就是事業單位缺乏相應的現代化技術支持，現代化意識不強，直接導致了檔案管理工作的低效和落后。

（四）單位內部各部門信息共享力度不足

從當前事業單位的檔案管理現狀來看，其信息的嚴重屏蔽化發展，導致了信息孤島這一特征突出，系統資源共享平臺尚未建立，檔案內部管理比較分散等問題。這使得員工在收集資料時更容易進行重復存儲，不僅增加了存儲過程發生錯誤的可能性，而且極大地加重了員工的負擔，不利于整體工作質量的提高。

4提高事業單位在檔案管理方面工作能力高效的措施

（一）提升檔案管理重視程度

加強檔案管理是快速提升檔案辦公效率的主要方式，其中提高單位高層領導對檔案管理技能的重視程度，減少不利因素的影響，預防由此產生的問題，是解決問題的首要途徑。這樣才能提高檔案工作人員的工作積極性，更好地將工作重點轉移到加強檔案管理上來，使檔案管理中的辦公效率以及能力達到最優化。

（二）加強檔案管理人員培訓

事業單位要充分提升檔案工作人員的各項能力與技能，尤其要重視對管理者的培訓，提高他們處理各種事務的能力，形成一支綜合素質較高的檔案工作隊伍。首先，要對管理人員進行定期培訓，包括管理和知識培訓、責任培訓，提高他們的業務素質和任職資格，加強服務意識，使其成為現代社會權利意識的重要組成部分，對進一步理順檔案工作有積極作用。其次，信息流管理的普及也對員工的計算機素養提出了更高的要求，各單位的檔案管理員要重視提高自己的計算機應用能力和水平，有效利用先進的設備，確保辦公生產的現代化和信息化。事業單位還可以通過提高工資水平、提高工作準入門檻、引進高技術人才、從而激發員工的積極性，吸引更多高素質的管理者，最終達到全面提高員工素質，檔案人員素質的目的。

（三）提升檔案管理信息化水平

隨著信息技術的日益普及和向各部門的發展滲透，任何單位和個人都無法在廣大社會團體中獨立工作，組織內檔案管理也無法適應現代化成長的需求，管理中的出錯率高、任務量大、品質差、辦公效率低等現象越來越明顯，電子信息化的管理方式還有待加強。就檔案管理而言，需要投入大量的資源，建立目標檔案管理系統，使管理中的工作內容轉變為電子數據進行儲存，以提高檔案管理及檢索的效率，避免過度修改紙質文件而對檔案造成的損害，推行檔案管理系統，將極大地提高資源利用率，減少資源浪費，提高檔案管理的針對性。事業單位應根據自身發展的實際需要，結合各部門檔案管理工作的需要，廣泛開展調研，在合理的預算條件下，引進先進的現代化管理類設施，為檔案管理能力的提升奠定基礎。

（四）加強部門間信息交流

在管理方面，電子資料孤島的出現大大降低了檔案資源的作用，因此，必須提高事業單位內部各個部門之間的資料流通。改進事業單位之間的信息傳遞與交換，對于發展檔案內容具有重要意義，有助于打破部門之間信息隔離的局面，提高檔案資源利用效率，并在此基礎上，為事業單位發展提供信息支持。信息化時代的到來極大地提高了管理類工作中的工作效率，檔案信息化管理成為必備形勢之一，紙質化的檔案管理模式已不能滿足事業單位現代化辦公的需求。為此，必須加強檔案管理的重視程度，增加對檔案管理工作者的技能培訓，提升檔案管理信息化水平，加強單位信息交流與合作，完善檔案管理機制，緊跟時代步伐，促進事業單位更好地可持續發展。

參考文獻

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[2]孫弘.談信息時代事業單位檔案管理工作改革和創新[J].蘭臺內外,2020(36):47-48.

[3]新時代事業單位檔案管理的思考[J].蘭臺內外,2021（14）:29-31.

作者： 郭莎莎  單位：邯鄲市人事培訓考試中心