多維度分析法在內(nèi)部控制評(píng)估的應(yīng)用

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對(duì)于發(fā)現(xiàn)的例外事項(xiàng)很難一步到位找出產(chǎn)生問(wèn)題的根源，需要分成若干個(gè)層次進(jìn)行分析，層層深入，逐步加深，才能收到良好的效果。“點(diǎn)－線－面－體－外”多維度的分析方法，是根據(jù)例外事項(xiàng)與其產(chǎn)生因素之間的關(guān)系，分層次進(jìn)行原因分析，通過(guò)確定各因素對(duì)例外事項(xiàng)的影響程度，從而確定問(wèn)題根本原因的一種方法。該方法把與例外事項(xiàng)有關(guān)的因素劃分成不同的層面，并根據(jù)各個(gè)層面因素對(duì)結(jié)果的影響程度，確定產(chǎn)生問(wèn)題的根本癥結(jié)。按照“點(diǎn)－線－面－體－外”層次化的思路去進(jìn)行例外事項(xiàng)分析，可以由淺入深地突出重點(diǎn)，擊破難點(diǎn)。層層剝筍，節(jié)節(jié)推進(jìn)，把復(fù)雜和隱蔽的深層次問(wèn)題逐層剝離出來(lái)，真正發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的本質(zhì)，從源頭上尋求解決辦法，有效落實(shí)整改。

“點(diǎn)”是指出現(xiàn)在具體操作崗位上的問(wèn)題，主要是由于崗位人員的個(gè)人原因造成控制失效。具體表現(xiàn)為：能力不足、責(zé)任心不強(qiáng)、疏忽大意等原因，導(dǎo)致未能很好的按照控制規(guī)范實(shí)施具體操作。例如，財(cái)務(wù)崗位要求員工細(xì)心謹(jǐn)慎，認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，但是財(cái)務(wù)人員甲某性格急躁，毛毛糙糙，處理業(yè)務(wù)不認(rèn)真，不按規(guī)定操作，造成例外事項(xiàng)的發(fā)生。

“線”是指出現(xiàn)在同一業(yè)務(wù)線上或具體專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的問(wèn)題，這里僅指發(fā)生在同一部門內(nèi)部的例外事項(xiàng)，需要在部門內(nèi)部協(xié)調(diào)解決。具體表現(xiàn)為：制約監(jiān)督缺失，處室內(nèi)部協(xié)調(diào)不暢，配合不到位等。例如，固定資產(chǎn)清查要求，主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)清查盤(pán)點(diǎn)表進(jìn)行審核，以確定盤(pán)點(diǎn)表的準(zhǔn)確性。然而某單位固定資產(chǎn)管理崗領(lǐng)導(dǎo)乙某未認(rèn)真履行審核監(jiān)督職能，沒(méi)有能夠發(fā)現(xiàn)清查盤(pán)點(diǎn)表中的問(wèn)題，造成例外事項(xiàng)發(fā)生。

“面”是指需要在不同部門之間進(jìn)行協(xié)調(diào)處理的問(wèn)題，多發(fā)生在職責(zé)交叉、覆蓋或不明確的領(lǐng)域內(nèi)。具體表現(xiàn)為：部門與部門之間協(xié)調(diào)不暢，信息傳遞不及時(shí)，業(yè)務(wù)沖突，推諉扯皮，審查審批不到位等。例如，固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)資要求，資產(chǎn)部門將已收到發(fā)票及驗(yàn)收完畢的資產(chǎn)資料移交給財(cái)務(wù)部門辦理轉(zhuǎn)資。然而某單位資產(chǎn)部門傳遞轉(zhuǎn)資資料不及時(shí)，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，財(cái)務(wù)部門接到資料后也未及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，造成轉(zhuǎn)資不及時(shí)。

“體”是指在整個(gè)企業(yè)層面出現(xiàn)的問(wèn)題，以及集團(tuán)總部和各分子公司兩個(gè)層面共同作用出現(xiàn)的問(wèn)題，需要在企業(yè)層面統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。具體表現(xiàn)為：企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視，生產(chǎn)計(jì)劃下達(dá)不及時(shí)，任務(wù)指標(biāo)不合理，和母公司之間關(guān)聯(lián)交易不合規(guī)等。例如，年度投資計(jì)劃流程要求，公司或集團(tuán)每年編制投資計(jì)劃，各分公司要按照年度投資計(jì)劃組織實(shí)施。然而由于投資計(jì)劃不能滿足實(shí)際需求，某分公司未按投資計(jì)劃執(zhí)行，造成實(shí)際執(zhí)行與計(jì)劃不符。

“外”是指受公司以外因素影響導(dǎo)致的問(wèn)題，具體表現(xiàn)為：企業(yè)和政府部門或外部機(jī)構(gòu)溝通不暢，政府部門或外部機(jī)構(gòu)不配合，政策要求不一致，多頭指令等。例如，土地使用管理要求，各單位應(yīng)按規(guī)定將項(xiàng)目用地申請(qǐng)報(bào)地方土地管理部門審批，取得土地使用權(quán)證。然而由于種種的外部原因，相關(guān)管理部門審批緩慢，一些項(xiàng)目已經(jīng)動(dòng)工建設(shè)，但仍未取得該地塊的土地使用權(quán)證。從五個(gè)維度對(duì)例外事項(xiàng)進(jìn)行原因分析，可以深入了解問(wèn)題產(chǎn)生的源頭，避免出現(xiàn)以外部原因?yàn)榻杩冢苤鼐洼p，逃避整改責(zé)任。同時(shí)，能夠提出切實(shí)可行的整改措施，有效落實(shí)整改工作。

改進(jìn)措施與對(duì)策

通過(guò)對(duì)例外事項(xiàng)的發(fā)生原因進(jìn)行分析，明確了例外事項(xiàng)產(chǎn)生的真正根源，逐級(jí)分解例外事項(xiàng)整改責(zé)任。針對(duì)例外事項(xiàng)發(fā)生的不同層級(jí)責(zé)任主體，制定有針對(duì)性的措施，各個(gè)擊破，逐步做到短板消除和瓶頸突破。針對(duì)“點(diǎn)”的問(wèn)題，基本的責(zé)任主體在于具體的操作人員，應(yīng)當(dāng)通過(guò)加強(qiáng)人員的培訓(xùn)與考核等方式來(lái)整改。一方面通過(guò)對(duì)其開(kāi)展崗位權(quán)責(zé)、專業(yè)能力等方面的培訓(xùn)，提升個(gè)人勝任能力；另一方面通過(guò)考核不斷發(fā)現(xiàn)崗位人員與崗位勝任能力要求之間的差距，通過(guò)人員調(diào)整、崗位輪換等方法，滿足業(yè)務(wù)操作需求。針對(duì)“線”的問(wèn)題，整改責(zé)任主體是企業(yè)內(nèi)各部門，需要部門負(fù)責(zé)人以業(yè)務(wù)、權(quán)限、責(zé)任為主線，自上而下理順管理層次，明確崗位職責(zé)，加強(qiáng)考核監(jiān)督來(lái)進(jìn)行整改。針對(duì)“面”的問(wèn)題，主要的責(zé)任主體涉及多個(gè)部門，需要單位一把手高度重視，各部門之間充分溝通，有效協(xié)商，以業(yè)務(wù)活動(dòng)為主線，持續(xù)優(yōu)化管理流程，突破部門之間界限，協(xié)調(diào)解決各部門之間的業(yè)務(wù)問(wèn)題。針對(duì)“體”的問(wèn)題，責(zé)任主體在于企業(yè)自身，由于該問(wèn)題涉及多個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域、多個(gè)管理部門，需要在集團(tuán)總部機(jī)關(guān)層面，適時(shí)根據(jù)管理需求，通過(guò)專業(yè)口徑梳理優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，調(diào)整改進(jìn)政策計(jì)劃，完善頂層設(shè)計(jì)，從源頭解決該問(wèn)題。針對(duì)“外”的問(wèn)題，需要企業(yè)總部管理層積極與各級(jí)政府相關(guān)部門或其他單位進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，要統(tǒng)一進(jìn)行有效的外部風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，由企業(yè)總部統(tǒng)一制定有效的應(yīng)對(duì)措施，統(tǒng)一對(duì)外公關(guān)，以獲取更有利的政策支持。

“點(diǎn)線面體外”分析法需考慮的因素

“點(diǎn)－線－面－體－外”分析法是一種分析問(wèn)題的工具，屬于思維方法，是一種內(nèi)部控制評(píng)價(jià)的方法論。其目的是深入進(jìn)行原因分析，全面查找崗位、部門、公司以及外部機(jī)構(gòu)等各個(gè)層面導(dǎo)致例外事項(xiàng)出現(xiàn)的原因及存在問(wèn)題，而不僅僅停留在“未按規(guī)定執(zhí)行”、“沿用傳統(tǒng)習(xí)慣做法”、“宣貫不到位”、“不重視”等淺層次原因上。其在使用上應(yīng)當(dāng)注意以下兩個(gè)方面：第一，它并不是一種對(duì)例外事項(xiàng)的分類方法，和例外事項(xiàng)之間不存在必然的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。每一個(gè)例外事項(xiàng)的產(chǎn)生都是多方面因素共同影響所致，可能同時(shí)存在著多個(gè)層次的風(fēng)險(xiǎn)成因，不能僅僅將例外事項(xiàng)的成因歸結(jié)為“點(diǎn)－線－面－體－外”中的某一點(diǎn)，而忽略了對(duì)其他方面原因的分析，從而造成問(wèn)題分析不全面，不深入，不透徹。第二，針對(duì)不同類型的企業(yè)，在具體使用上存在一些差異。如大中型企業(yè)股權(quán)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，業(yè)務(wù)流程繁瑣，涉及“體”和“外”的問(wèn)題會(huì)比較多，使用“點(diǎn)－線－面－體－外”多維度分析例外事項(xiàng)時(shí)要格外注意挖掘深層次的原因。要注意集團(tuán)總部對(duì)各分子公司存在的影響，各類業(yè)務(wù)流程之間的相互影響，以及外部因素可能對(duì)業(yè)務(wù)造成的影響，要綜合考慮這些因素是否導(dǎo)致了例外事項(xiàng)的產(chǎn)生。

結(jié)語(yǔ)

公司是一個(gè)有機(jī)整體，每個(gè)業(yè)務(wù)流程的操作都受到其他因素的影響，因此出現(xiàn)例外事項(xiàng)時(shí)需要找準(zhǔn)根本因素。內(nèi)部控制是一個(gè)完整的過(guò)程，每個(gè)控制步驟的執(zhí)行都會(huì)關(guān)系整個(gè)公司內(nèi)部控制的有效性，因此每步控制措施都要有針對(duì)性，做到有的放矢。“點(diǎn)－線－面－體－外”分析法是個(gè)研究過(guò)程，分析地越具體、越深入，則能發(fā)現(xiàn)問(wèn)題深層次原因，可以幫助人們抓住主要矛盾，找準(zhǔn)問(wèn)題癥結(jié)，理清責(zé)任主體，從源頭上尋求解決辦法，進(jìn)而明確整改措施，從制度、流程和管控要求入手，疏堵結(jié)合，有效落實(shí)整改，顯著提高內(nèi)部控制管理水平。

作者：趙云江常帥單位：中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司昆侖保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)股份有限公司