企業市場化用工人事檔案管理

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一、特點與難點

二公司市場化用工人數占在職全員總人數的50%以上，與合同化用工人員相比，市場化用工人員具有流動性大、來源復雜、經歷復雜、文化水平參差不齊等特點。這些特點決定了市場化用工人事檔案管理存在一些難度。

1.流動性大

由于管道施工比較艱苦，再加上社會市場其他就業環境變化的誘惑，使二公司市場化員工人員的進出相對比較頻繁，這給建檔立卷帶來了一些困難。當2000年一批職工有償解除合同以后，適逢管道建設高峰到來，為及時補充一線生產技能人員的用工需求，企業多次招錄各個工種的技能人員。有關部門需要根據人員錄用情況進行檔案管理相關工作，一方面為新增人員及時建檔，另一方面當有市場化用工人員辭職時又必須及時將相關檔案寄出。頻繁的人員流動，增加了檔案管理的難度。

2.經歷復雜

二公司錄用的技能人員多數來自各大專院校的應屆畢業生，但早期為及時補充缺員在勞動力市場招收考核錄用了一部分來自其他單位離職的技能人員，以及部分公司的子女及徐州市周邊的部分社會青年。這些人員被錄用之后，檔案部門需要根據每個人的具體情況追索其原始檔案材料，如大中專畢業生的學籍材料、離職人員原單位所建檔案材料以及其他人員的最高學歷學籍檔案材料等。在索要檔案材料過程中，有時會面臨一些的困難，有的學籍材料由于某種原因沒能及時轉出的，學校可能將其轉入戶口所在地的人才市場了，有的則轉入到了社區辦事處；有的離職人員原單位對檔案材料重視不夠，造成檔案材料缺失；有的人的原單位沒有專職檔案管理人員，追索檔案材料需要向這些單位持續跟蹤多次催要，甚至有時需派專人去索取，給完善檔案材料帶來較大的難度。

3.文化水平參差不齊

在檔案管理過程中，所有的歸檔資料都要求必須內容真實準確、字跡清晰工整、不允許涂改。在市場化用工之中，大中專畢業生基本上能按要求填寫，但一些學歷低的人員存在著書寫不規范，理解能力偏差，致使檔案材料出現不合要求的問題，直接影響著檔案的質量。

二、具體做法

1.建庫立卷

市場化用工人員一經錄用，二公司檔案管理部門就及時為其建立相對應的數據庫信息，內容包括姓名性別、出生年月、工作時間、文化水平、籍貫等，同時也為每一個人確定了檔案編號，保證一人一卷一號，確保檔案材料歸檔能夠迅速準確。為做好市場化工人事檔案管理，二公司專門制定下發了《關于職工勞動關系管理業務程序事宜的通知》等文件，對市場化用工人事檔案管理做出了明確規定。嚴格規定市場化用工人事檔案必須執行中組部一級標準，檔案中必須具有市合同制職工錄用登記表、職工履歷表、身體檢查表、簽訂勞動合同登記表和工資晉檔、年度考核、獎懲及入黨入團等材料，大中專畢業的必須有學籍及畢業生派譴證，有工作經歷的人員必須有與原單位解除終止勞動關系的文件或證明及相應的原始檔案材料。企業規定必須建立《勞動合同檔案》，每人一袋，轉移或退出工作崗位后并入人事檔案。

2.內容完善

由于市場化用工人員的經歷不同，所以檔案材料的內容也不同，所有新員工除錄用后要統一按規定填寫一些材料（如履歷表、招工表等），還應該有相應的其他專業材料。檔案管理部門根據每個人的具體情況進行分門別類，與勞動力管理崗位人員溝通，及時催要相關檔案材料，完善檔案內容。對索要回來的檔案材料認真進行檢查、甄別和整理，及時歸檔，確保檔案材料的完整性。

3.制度約束

多年來，二公司都是把市場化用工人事檔案管理工作融入合同化用工檔案管理之中，統一標準，統一規范。檔案管理部門認真學習國家有關檔案方面的政策、法規，在深刻領會上級有關文件精神的基礎上，建立健全了有關檔案的收集、保管、保密和查（借）閱等制度，建立了《人事檔案材料歸檔登記簿》、《調出職工檔案目錄備案》等10多項臺賬，整理了歷史資料并裝訂立卷（如調出職工檔案轉遞存根、接收職工檔案轉遞通知單等），夯實了檔案管理基礎工作。在市場化用工人事檔案管理過程中，他們將重點放在制度的落實上，嚴格執行人事檔案工作8項制度。在檔案對外提供利用時，如政審外調、聘干、核對出生年月和參加工作時間及其他事宜需查閱檔案等，原則上都是由組織部門或人事部門負責查檔；在檔案材料移交、接收時，注重履行登記手續；黨員的入黨志愿書及有關材料歸檔都要求做到交接人在對方登記本上簽字，及時將材料裝入檔案；除正常的歸檔材料外，對因歷史原因造成的檔案材料殘缺問題，要盡量追根溯源，查找落實。為保證檔案材料的真實準確，檔案管理部門經常查實核對檔案中的信息，確保檔案材料能夠真實反映每一個員工的實際情況。比如，當發現有的工資晉檔資料存在前后不銜接、不完整的情況，就及時與基層單位勞資業務人員聯系，核對工資卡片，糾正錯誤；有的履歷表中員工姓名或出生年月等基本信息出現差錯，就及時找到本人核對，落實清楚；對于書寫不規范的檔案材料，通過及時審核發現后將不合格材料返回基層單位由勞資業務人員指導本人重新填寫，直至符合歸檔材料要求。

4.主動收集

在檔案材料的收集中，二公司建立了人事檔案收集網絡，實施目標管理，確保檔案材料該收的不漏。檔案管理部門圍繞達標升級工作系統學習《檔案法》，構成以黨委工作部、紀檢審計監察部、勞動人事部、工會和質量安全環保部為主要責任部門，以各基層單位負責配合，形成了材料收集網絡，改材料被動收集為主動收集，與形成材料部門建立了聯系制度，及時收集了諸如出國政審表、入黨團材料、工資標準變動表、學歷材料、先進事跡材料、年度考核表等應存入人事檔案的材料，做到該收不漏、立卷準確。

5.規范整理

在市場化用工人事檔案的歸類整理中，二公司嚴格按照中組部一級標準要求的十大類標準逐冊裝訂，在準確分類的基礎上，對一些參差不齊的材料接短剪長、包邊補損，十大類的每一項內容都用微機打印目錄。對市場化用工1450卷人事檔案都按國家一級標準立卷，所有封皮、目錄、分類角等都采用國家標準，做到立卷合理、分類清楚、目錄清晰、裝訂整齊，保證檔案內容與外觀的完美結合、符合要求。

三、幾點體會

通過多年的檔案管理工作，筆者認為要做好市場化用工人事檔案管理工作需要注意以下幾點。

1.領導重視企業上下都要強化檔案意識。市場化用工人事檔案管理工作單靠檔案人員或某個部門是無法做好的，領導重視是關鍵和保證。各級領導要有檔案意識，協調好各方面關系，督促檢查指導，使每個部門直至每個工作人員都來關心和支持人事檔案管理工作。在日常管理、完善工作中，必須在大家的共同努力之下，才有可能使人事檔案系統建立、完善、規范并運轉起來。不論是信息的更新還是材料的收集，都必須有全局觀念，各部門之間要聯起手來，互相支持、配合，從整體利益出發，為人事檔案管理工作共同出力，信息資源大家共同分享。

2.要有超前意識

要扎實做好各項基礎性工作。二公司勞動人事部在每年的勞資業務會上都要進行全員檔案知識培訓，強化檔案觀念，使之真正做到思想上重視、認識上到位、措施上得力，把檔案管理作為一項基礎性工作來抓，在人力、物力、財力上給予積極支持和關注，才使得各類用工人事檔案管理水平得以整體推進。

3.檔案管理人員要勤奮敬業

檔案管理人員要有責任感和使命感。人事檔案工作不是轟轟烈烈的事業，需要的是默默無聞的奉獻精神，要克服畏難情緒，工作中做到“六勤”（即眼勤、耳勤、嘴勤、手勤、腿勤、腦勤）。所謂眼勤，即多看，多觀察周圍的事物，做生活的有心人；耳勤，即多聽，善于發現線索；嘴勤，即多問，打破沙鍋問到底；手勤，即筆勤，多記，多寫；腿勤，即多跑，要多與各部門聯系，及時收集應歸檔材料；腦勤，即開動腦子思考和分析問題，竭盡所能做好人事信息和人事檔案工作。

4.大處著眼，細處入手

要注重平時檔案材料的收集、積累。人事檔案工作是一項金字塔式的工程，平時工作是塔基，達標升級工作是塔頂，沒有廣泛的長期積累，就不可能管理規范。二公司借助于升級達標工作的有力契機，全面推動做好市場化用工人事檔案管理。對此，企業開展了一系列的工作，一是抓早、抓實，保證收集工作的順利進行。每年年初業務會上，部室領導就對檔案資料的收集工作提前進行部署，并落實到各單位勞資業務人員和各部門的兼職檔案人員。在平時工作中，項目勞動從事部領導和人事檔案員對所收集資料的情況進行督促、檢查，形成了目標同向、工作同步的運行機制，從制度、組織和人員等方面保證了收集工作的順利進行。二是在日常工作中注重歸檔資料的審核審查。每份歸檔資料由業務人員交上來時都實行三級審查制度，基層業務人員實施一級審核，勞動人事部各崗位人員實施二級審核，檔案管理人員實施三級審核。對每一份歸檔資料級級審核、層層把關，杜絕不合格的歸檔資料產生。三是做好歸檔資料收集跟蹤工作。檔案工作無小事，收集歸檔資料看似一件普通的日常工作，但卻是一個關系歸檔資料收集質量的重要環節。在每一項歸檔資料的收集過程中，一定要跟嚴跟緊，做到張張不落、收齊收全。

5.人事檔案管理人員要不斷提高自我素質

人事檔案在管理中會遇到的這樣或那樣的問題，作為檔案管理人員要積極探索，要主動研究檔案工作中出現的新情況、新問題，深入開展調研活動，對一時解決不了的問題，應及時向上級部門反饋或聽取意見，積極進行整改，對好的經驗作法要及時加以推廣。

作者：李春志董霞吳靜靜張磊單位：中國石油天然氣管道第二工程公司