書目數據質量管理研究

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編者按：本論文主要從書目數據質量控制的意義;書目數據質量控制的內容;加強書目數據質量控制的措施等進行講述，包括了著錄原則是否統一,著錄信息是否準確齊全、編目格式的標準化、文獻標引的準確性、一致性、加強教育培訓、衡量數據庫質量的優劣，要通過讀者的查詢和圖書館的各項業務工作的運行來檢驗等，具體資料請見：

［摘要］加強書目數據庫建設是圖書館工作手段自動化、館藏文獻信息數字化、讀者服務網絡化、最終實現編目資源共享的基礎。鑒于此，本文對書目數據的質量控制進行了探討。

［關鍵詞］書目數據質量控制圖書館

一、前言

改革開放以來,我國數據庫建設成績斐然。其數量逐年增加,已達到相當規模。但同時也存在一些問題,最突出的是普遍重視數量的增長,受經濟利益的驅動，為了多銷圖書，不管是否具備條件，每個書商似乎都能提供免費編目數據。圖書編目數據市場購買和下載混亂現象嚴重:有的來自在版編目;有的來自權威聯機編目中心，由具有專業知識的編目人員制作;有的來自書商，書商聘請臨時數據加工員，這些臨時數據加工員不具備專業和系統的編目知識，對編目規則也不了解，人員流動性大，他們制作的數據可想而知。這樣各種編目外部數據源的制作和來源都不一致，數據著錄規范和標準也不統一，其中難免魚龍混雜、良蕎不齊。這造成了每種外部數據源之間質量相差很大，編目數據的質量和標準化令人堪憂。編目數據的泛濫，無形中給圖書館書目數據質量控制帶來了后患。

二、書目數據質量控制的意義

1、書目數據質量控制是有效開展各項業務工作的基礎

2、書目數據質量控制是實現快速準確檢索的必要條件

3、書目數據質量控制是實現文獻資源共享的前提和有力支撐

三、書目數據質量控制的內容

1、著錄原則是否統一,著錄信息是否準確齊全。

文獻的著錄是根據著錄規則對文獻的形式特征和內容特征進行描述,書目數據的著錄應該客觀、準確、一致的反映文獻的信息。在著錄中,要注意著錄項目及各著錄單元是否齊全,著錄項目選取的信息源是否正確,錄入的文字是否規范,對以多卷或叢編形式出版的文獻要注意是采取集中著錄還是分散著錄,還應注意著錄模塊的各種對應關系。

2、編目格式的標準化。

目前編制書目數據采用的機讀目錄格式為MARC格式,中文書目記錄采用CNMARC,西文則采用USMARC。在編制書目記錄的過程中要依據不同的文種采用相應的機讀目錄格式,以詳編級加以編制。

3、文獻標引的準確性、一致性。

文獻標引是將自然語言轉化為人工語言的過程。文獻標引質量的好壞將直接影響書目數據的質量,影響檢索功能的發揮和檢索效率的提高。標引準確性和一致性是衡量標引質量的重要技術指標。文獻標引包括分類標引和主題標引兩部分。分類標引是依據分類法揭示文獻內容特征的學科系統。文獻分類工作要求有很強的系統性、連續性和一致性;主題標引是依據一定的主題詞表通過分析文獻所反映的主題內容去揭示其內容特征的研究對象。隨著科技的發展,新學科的不斷涌現,多主題、內容交叉的文獻信息日益增多,對主題的全面標引的要求也越來越高。

四、加強書目數據質量控制的措施

1、加強教育培訓

首先是確定從事影響質量工作的人員所必備的能力，掌握現有人員的水平和層次，了解編目工作當一前實際情況及發展趨勢;其次是有計劃或適時提供教育和培訓以滿足上述要求，并對其有效性進行評價;最后是要保持教育、培訓、技能和經驗的適當記錄。教育培訓工作的重大意義在于能夠鼓勵良好的質量行為和習慣，對不良的行為和習慣以批評、糾正，防止擴散。教育培訓內容主要包括知識技能培訓和意識態度培訓，還有質量管理知識教育。質量活動離不開全體人員的參與和支持，應創造條件鼓勵全體人員的參與和發展，結合質量要求和人員的具體情況提供相應的知識和技能的培訓。

2、加強監管。

質量監督主要就是觀察、監視、抽查、檢驗驗證，分析與控制一系列環節，是持續的或一定頻次的。主要方式有:監督抽查、統一監督抽查、定期監督檢查、日常監督檢查。程序和步驟為:制定計劃、制定抽查具體方案、抽取樣品、檢驗和判定、結果反饋、匯總、對不合格產品的后處理。質量與有無監管有著密切的關系。監管是流于形式還是切實執行，監管是松懈馬虎還是一絲不茍，都對質量責任人有不同的約束力，不同的約束力在質量責任人身上就有引起相應的反映，就可能會導致不同的質量成品。

3、加強反饋

衡量數據庫質量的優劣，要通過讀者的查詢和圖書館的各項業務工作的運行來檢驗，在數據庫的運行過程中，應經常關注使用效果，通過反饋信息不斷優化書目數據。圖書館應建立起編目工作質量信息反饋制度。通過這一制度，編目人員加強與流通部門管理人員和讀者的聯絡，就排架、借閱中發現的編目數據質量問題進行交流，發現編目數據中的錯誤及時修正，實現對已有數據的動態維護，定期收集、整理由讀者和流通部門工作人員對編目質量的反饋信息，供編目人員進行分析、研究并及時解決問題，不斷提高圖書編目質量。

4、加強激勵

激勵機制要解決一個問題，就是如何調動編目人員的工作積極性，努力提高業務水平和工作質量。認可與獎勵是核心舉措，激勵對員工的動機和自尊心有巨大影響。在成績與回報之間創建直接聯系，會增強員工的質量責任，給新的質量改進以極大的推動力。激勵其實很簡單，總是表揚員工，發現員工成績，發現做得對做得好的方面。

5、加強宏觀領導。

設立一個統一全國編目工作的領導機構，一方面負責文獻信息編目標準與規范的制定、修訂、推廣與實施工作，另一方面負責統籌規范、組織、協調和管理全國聯合編目工作，對聯合編目工作中出現的分歧做出最終的解釋。關鍵時候就需要權威的機構做出最終裁定。要加強培訓，合作，對落后地區要多次培訓。建立健全機讀目錄數據著錄人員的資格考試制度，推行“執證編目員”制度。

6、加強數據庫的維護

要使書目數據庫具有很強的生命力,更好地發揮其功能,就必須對書目數據庫進行經常性的維護。雖然在數據制作過程中進行了一系列的嚴格控制,但由于其本身的復雜性,錯誤是不可避免的,因此對數據庫必須進行經常檢查,發現錯誤及時修改,對數據庫進行維護。由于格式和規則的變動,也會造成數據庫數據的前后不一致,這也要求對數據庫進行經常的維護。對數據庫的維護是數據質量控制的重要一環。