會計電算化會計管理

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單位的會計檔案包括貯存在磁盤（軟盤和硬盤）上的會計文件和會計憑證、會計帳簿、會計報表等書面形式的會計核算資料。

一、數據資料管理與保密

機內數據文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊、報表，應按有關財會制度使用、保管。

1、現金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。

現金收付業務要做到當日業務當日清。現金記帳憑證一律由專職會計人員手工做記帳憑證，審核無誤后當日輸入計算機并打印出現金日記帳頁，審核后交現金出納人員核對現金庫存，相符后出納員及主管負責人在帳頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。

2、銀行記帳憑證、帳冊的輸出與保管。

銀行記帳憑證分機制憑證和手編記帳憑證兩種。有關財務人員必須及時把經審核無誤的原始憑證或手編憑證，當日輸入計算機并打印銀行日記帳，以保證銀行出納當日業務當日清。銀行帳頁經出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。

現金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。

3、轉帳憑證的輸入、輸出與保管

轉帳憑證包括手編憑證和機制憑證兩種，有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。

4、科目匯總表、帳簿打印時間。

（1）現金、銀行日記帳每天打印。

（2）銀行余額調整表每月打印一次。

（3）總分類帳和各種明細分類帳每月打印一次。

（4）現金、銀行存款、轉帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證一起裝訂。

（5）會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經有關財會人員審核無誤后簽字生效。

5、其他

由機器打印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員在打印輸出的帳頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。

二、數據備份管理

1、由于會計核算數據的重要性，必須經常進行備份工作。

2、在日常工作中，準備三套軟盤循環使用，隔日進行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。

3、需要做備份的包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件。

4、機內憑證及總分類帳、明細分類帳、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。

三、會計檔案管理

1、會計檔案存檔手續：打印輸出的憑證、帳冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。

2、為保證備份數據的安全，備份軟盤必須貼上寫保護標簽，裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。

3、由打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理。

4、隨計算機配置而來的操作系統、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統軟件，和以上軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管。

5、各類會計檔案的出借，均必須經過會計主管審批同意并簽章，如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應制作該備份磁盤的復制件，使用復制件進行操作。

6、必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、帳冊、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節嚴重者，將追究其法律責任。