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[摘要]在會計信息化條件下,數據處理的集中性使會計工作組織、會計信息化控制手段、方式和內部控制的范圍都發生了變化,加大了內部會計控制的難度。應進一步深化產權制度改革,加強會計信息化系統的組織控制和對會計軟件研制工作的檢查指導,采用更好的控制方式以重新構建一套較完善的內部控制體系,搞好內部會計控制。
[關鍵詞]內部會計控制;會計電算化;信息技術;內部審計
在財政部《關于研究制定單位內部會計控制制度的總體思路》、《內部會計控制基本規范》、《關于加強貨幣資金會計控制的暫行規定》等規范之后,已在理論界和實務界掀起了研討企業內部會計控制制度的高潮。筆者從會計信息化系統的角度,研究內部會計控制制度的有關問題及對策。
一、信息化條件下內部會計控制的特點
在會計信息化系統中,內部控制的目標仍然是確保法規的貫徹,保護單位資產的安全和完整,提高單位經營管理水平,促進會計信息質量的提高。因此,許多手工會計核算系統內部控制的基本要求在會計信息化系統中仍然有效,但建立在會計信息化系統基礎上的內部會計控制確實有其不同于手工會計系統的特點和要求。
(一)數據處理的集中性使會計工作組織發生了質的變化
在手工會計的組織方式下,企業的會計部門按經濟業務的性質分為不同的職能中心或不同的工作崗位,構成一個內部牽制網,很少出現錯漏或舞弊的行為。而一旦出現問題,也可通過核查不同的責任者追究責任。這種職能的分割與人員的分工便形成了行之有效的手工會計的內部組織控制。會計信息化系統是按照計算機數據處理系統組織起來的,記賬、算賬、報賬全部由電子計算機自動完成,主要處理過程不須人工干預,這種數據處理的集中性使傳統的組織控制功能減弱。與此相適應,會計部門常常劃分成數據(信息)收集組、憑證編審組、數據處理組(包括數據輸入、處理、輸出)、財務管理組、系統維護組等。
(二)會計信息化系統使內部會計擴大了控制范圍
傳統的內部會計控制主要局限于企業內部的查錯防弊,而會計信息化條件下的范圍相應擴大,其中包括對系統開發過程的控制、數據編碼的控制以及對調用和修改程序的控制等。隨著電子信息技術的發展,企業與外部的信息傳遞更加頻繁,過去邊界明確現象逐漸消失,內部會計控制的范圍不再局限于企業內部,因而加大了內部會計控制的難度。
(三)會計信息化控制手段和方式發生了變化
在會計信息化條件下,控制方式和手段由手工控制轉為手工控制和程序化控制相結合。原有的手工控制手段有些保留,但需要增設一些包含于計算機程序中的程序控制。一般來講,會計信息化程度越高,采用的程序化控制也越多,不法分子有可能利用搭截偵聽、口令字試探或解密文件等手段,使內部會計控制措施失效。正是由于會計信息化控制技術的復雜性,加大了系統的控制風險。
二、會計信息化系統內部會計控制體系的構建設想
筆者認為,會計信息化系統內部會計控制體系的構建可從宏觀和微觀兩個方面入手:
(一)宏觀方面
1營造一個完善的內部會計控制環境。具體來講,就是要盡快建立現代企業制度,實現產權明晰、權責清楚、管理科學、政企分開,從產權制度上保證內部控制制度的有效實施,使所有者能有效行使職權,加強對全體管理者所實施的監控。同時,要使管理者明確自己的職責權限,進一步強化對生產經營管理過程的監督與控制。所以只有通過產權制度改革,建立現代企業制度,企業才會有動力去實施內部會計控制,才能發揮內部會計控制應有的作用。
2加強對會計信息化系統研制開發的控制。會計信息化系統的研制開發,不僅涉及到諸多學科,而且還涉及到其系統是否遵循會計法規和財經制度的有關規定。盡管財政部規定了只有省以上(包括省級)財政部門才可以組織商品化會計軟件的評審,然而大多數商品化會計軟件僅僅是手工會計的功能模擬,而在內部會計控制方面卻先天不足,所以,財政部門在依據《會計電算化管理辦法》、《商品化會計核算軟件評審規則》、《會計核算軟件基本功能規范》等法規對商品化會計軟件進行評審時,尤要重視對軟件內部會計控制的檢查,使會計軟件公司明確自己的責任,以嚴格規范會計軟件產品的程序系統在數據輸入、處理、輸出、傳輸和安全保護的控制功能。
3建立和完善會計信息化的管理制度。這一管理制度一般包括下列幾方面的內容:(1)各種人員的崗位責任制。確定各種人員的職責范圍及其考核辦法。(2)安全保密制度。制定口令密碼的使用和管理辦法,機房、保衛、數據資料安全等方面應遵循的制度。(3)機器操作管理制度。規定應遵守的機器操作過程和應注意事項。(4)數據管理制度。規定輸入、輸出、存儲、查詢、使用數據應遵守的制度。(5)會計檔案管理制度。重新規定會計檔案的范圍、保管辦法以及領用手續。(6)系統維護管理制度。規定系統維護的申請、審批和應完成的任務。
(二)微觀方面
1加強會計信息化系統的組織控制。要建立有效的內部會計控制,使系統中的有關人員正確、有效地履行自己的職責,并能有效地限制和及時發現問題。必須貫徹五分離原則:(1)授權批準職務與執行業務職務相分離;(2)業務經辦職務與審核監督職務相分離;(3)業務經辦職務與會計記錄職務相分離;(4)財產保管職務與會計記錄職務相分離;(5)業務經辦職務與財產保管職務相分離。
2制定會計基礎工作規范,明確各部門的控制責任。計算機能否輸出正確的會計信息,不僅取決于處理程序的正確與否,還取決于計算機錄入的數據是否正確。為此,企業必須做好各項基礎工作,科學地設定企業各個環節的內部會計控制的要點,明確各個控制主體和責任人,規范切實可行的控制措施。
3加強企業會計信息化系統的內部審計。電算化內部審計是內部會計控制的一種特殊形式,是對其他內部控制的再控制,是電算化系統內部控制最有效的手段之一。通過電算化內部審計,可以發現各種控制手段的弊端,找出進一步改進的措施。在系統運行的各個環節,都應有內審人員參與,定期檢查和測試會計信息化系統的工作情況,參與制定和監督執行相關管理制度。
三、強化會計信息化環境下內部會計控制的建議
(一)政府推動與企業配合相結合
我國從20世紀90年代起政府加大了對企業內部會計控制的管理,并相繼出臺了一系列法規,客觀上起到了一定的推動作用,然而效果并不十分顯著。原因之一是內部會計控制尚未真正成為企業管理的內在需求。許多單位特別是國有企業負責人對內部會計控制制度的建立與實施不主動配合,對會計信息化及實施的有關內部會計控制措施存有戒意,誤認為內部會計控制制度特別是會計信息化條件下的內部會計控制制度削弱了自己的經營決策權,于是構造內部會計控制體系,似乎成了政府一廂情愿的事情。筆者認為,只有通過進一步深化產權制度改革,才能激發企業加強內部會計控制的積極性。
(二)加強對會計軟件研制工作的檢查和指導
20世紀90年代以來,我國在會計軟件方面雖然得到了長足的發展,但仍與國外有很大的差距。軟件研制單位應認真研究新《會計法》及內部會計控制法規,將有關條文融匯到軟件程序中去,并結合形勢的變化,使會計軟件產品不斷升級。
(三)加強對企業“甩賬”的審批工作
實現會計信息化的目的就是用現代化的工作手段代替手工作業。但是,“甩賬工作”并不是由各單位自行做出決定的,還需要有關部門作全面系統地評測,以保障單位會計電算化安全、順利地實施。然而,在具體運作上,卻存在不少問題。由于國家沒有統一的審批“甩賬”的標準,加之各地根據財政部門比較注重核算結果的正確性,而對內部會計控制的審查拘泥形式,這給企業帶來了很大隱患。因此,財政部門應認真把好這一關,真正地為企業著想,而不是馬馬虎虎走過場。
總之,實現會計信息化后,要圍繞內部會計控制目標,提出更高的控制要求,選擇新的更多的控制對象,采取更好的控制方式,重新構建一套較為完善的內部會計控制體系。