辦公設(shè)備績效審計(jì)論文

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一、案例審計(jì)范圍的界定

目前辦公設(shè)備并沒有準(zhǔn)確的定義。廣義地說，所有與辦公有關(guān)的設(shè)備都可以稱為辦公設(shè)備，審計(jì)人員對此進(jìn)行了廣泛的了解和深入的分析研究，按照設(shè)備使用的廣泛性和通用性并結(jié)合審計(jì)的成本效益原則，認(rèn)為將工作中使用的電子設(shè)備、機(jī)械器具等設(shè)備作為審計(jì)的對象更具有合理性和可行性。在此基礎(chǔ)上，為了增強(qiáng)可比性，對每類辦公設(shè)備的內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)界定，其中，電子設(shè)備主要包括微型計(jì)算機(jī)、筆記本電腦、打印機(jī)、照(攝)像機(jī)及配件、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、通訊設(shè)備等;機(jī)械器具主要包括電視機(jī)、空調(diào)等;其他辦公設(shè)備主要包括辦公家具、保險(xiǎn)柜等。

二、案例審計(jì)內(nèi)容的分析

開展辦公設(shè)備配置與管理績效審計(jì)的前提是確定審計(jì)內(nèi)容，并設(shè)計(jì)科學(xué)合理的評價(jià)指標(biāo)體系，為此審計(jì)部門圍繞辦公設(shè)備配置與管理的經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性共設(shè)計(jì)了21個(gè)指標(biāo)，根據(jù)評價(jià)指標(biāo)明確了相應(yīng)的計(jì)算方法(或獲取方法)及評價(jià)方法，具體審計(jì)內(nèi)容和指標(biāo)分別為:

1.經(jīng)濟(jì)性評價(jià)指標(biāo)。經(jīng)濟(jì)性主要體現(xiàn)在以較少資源配置所必需的辦公設(shè)備。按此思路，審計(jì)認(rèn)為應(yīng)按照辦公設(shè)備采購或取得的節(jié)約情況、辦公設(shè)備配置數(shù)量和標(biāo)準(zhǔn)合理情況、辦公設(shè)備使用成本等三個(gè)方面進(jìn)行評價(jià)。

2.效率性評價(jià)指標(biāo)。效率性主要體現(xiàn)在辦公設(shè)備集中采購管理及日常管理過程中是否及時(shí)高效率地完成相關(guān)工作，圍繞兩個(gè)方面共設(shè)置了6個(gè)評價(jià)指標(biāo)。

3.效果性評價(jià)指標(biāo)。辦公設(shè)備管理效果主要體現(xiàn)在設(shè)備使用者滿意度和辦公設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)兩個(gè)方面，因此從員工滿意度、辦公設(shè)備配置滿足率、設(shè)備完好程度、非正常損失等方面設(shè)置5個(gè)指標(biāo)進(jìn)行評價(jià)。

4.非正常損失率非正常損失率=非正常損失的辦公設(shè)備數(shù)量/辦公設(shè)備總量×100%評價(jià)辦公設(shè)備非正常原因造成的丟失、人為損壞和非正常報(bào)廢等情況?？山Y(jié)合問卷調(diào)查了解是否有設(shè)備丟失的現(xiàn)象。

三、案例的啟示

1.審計(jì)指標(biāo)的確立是開展好績效評價(jià)的前提。審計(jì)指標(biāo)是對審計(jì)重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行績效評價(jià)的切入點(diǎn)和重要載體，反映了審計(jì)內(nèi)容績效管理情況的主要特征。確立好的審計(jì)指標(biāo)，并使各類指標(biāo)形成有機(jī)的體系，以系統(tǒng)的對審計(jì)對象進(jìn)行評價(jià)，是績效審計(jì)成功的一半。審計(jì)在確立辦公設(shè)備配置與管理績效審計(jì)指標(biāo)時(shí)，下大力氣從經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果型三個(gè)方面，對審計(jì)指標(biāo)進(jìn)行了全面細(xì)致考量，分別運(yùn)用金額、占有數(shù)、滿意度、完成率、消耗量、差異度等不同維度對審計(jì)指標(biāo)進(jìn)行考慮，力求能夠全面、準(zhǔn)確地對三性進(jìn)行評價(jià)。同時(shí)在對指標(biāo)進(jìn)行評價(jià)時(shí)，盡量避免對單個(gè)指標(biāo)進(jìn)行片面的評價(jià)，力求通過對多個(gè)指標(biāo)的組合分析，客觀地對審計(jì)對象進(jìn)行評價(jià)。

2.審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)的選擇是開展好績效評價(jià)的關(guān)鍵。審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)是審計(jì)指標(biāo)好與不好，能否更好的標(biāo)尺，是做出審計(jì)評價(jià)的關(guān)鍵，關(guān)系到績效審計(jì)能否取得良好的效果。在設(shè)計(jì)辦公設(shè)備配置與管理績效審計(jì)方案時(shí)，審計(jì)一并將審計(jì)評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的確立作為一項(xiàng)重要內(nèi)容。一是必須做好審計(jì)前的充分溝通。就辦公設(shè)備購置與使用經(jīng)濟(jì)性、配置合理性等審計(jì)評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的確立，審計(jì)部門先后征求了會計(jì)、后勤等部門對有關(guān)評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的意見，事前與辦公設(shè)備主管部門達(dá)成一致意見，為日后進(jìn)行審計(jì)評價(jià)打下了良好的基礎(chǔ)。二是必須根據(jù)實(shí)際適當(dāng)選擇評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，突出審計(jì)評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的靈活性。如對筆記本電腦配置合理性的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，審計(jì)不是一刀切，而是根據(jù)出差次數(shù)區(qū)別了不同的科室，出差多的科室如內(nèi)審、外匯檢查等部門，將評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)為人均一部較為合理，對其他出差次數(shù)較少的科室，另行設(shè)計(jì)評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。三是必須全方位打造審計(jì)數(shù)據(jù)庫，完善審計(jì)評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)體系。對不同審計(jì)對象績效管理情況的橫向比較也是確立審計(jì)評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的重要方法，為此需要構(gòu)建該類審計(jì)的歷史數(shù)據(jù)庫。在制定方案時(shí)便統(tǒng)一制定了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)填報(bào)格式，為日后數(shù)據(jù)庫的形成，進(jìn)行橫向比較打好了基礎(chǔ)。

3.審計(jì)方法的恰當(dāng)是開展好績效評價(jià)的保證。在該項(xiàng)目開展過程中，一是注重進(jìn)點(diǎn)前的數(shù)據(jù)分析。如在現(xiàn)場審計(jì)進(jìn)點(diǎn)前，審計(jì)部門收集了被審計(jì)對象的固定資產(chǎn)登記簿電子版，利用excel分析工具，按照不同標(biāo)準(zhǔn)如購置時(shí)間、購置金額、購置品牌等對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類篩選和分析，初步掌握辦公設(shè)備配置的基本情況，進(jìn)點(diǎn)后對有關(guān)分析疑點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)核實(shí)，大大提高了工作效率。二是注重多渠道獲取審計(jì)所需數(shù)據(jù)。如在對集中采購節(jié)約情況進(jìn)行審計(jì)時(shí)，需獲取當(dāng)期的市場歷史價(jià)格。為此，審計(jì)人員充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用，利用京東商城、淘寶網(wǎng)和政府采購網(wǎng)等多種網(wǎng)絡(luò)渠道對歷史報(bào)價(jià)進(jìn)行分析，以此為依據(jù)進(jìn)行集中采購成本差異度分析，具有較好的說服力。三是注重采取調(diào)研分析的方法進(jìn)行審計(jì)。審計(jì)中重視采取因果分析法，剖析各項(xiàng)管理措施與管理效果之間關(guān)系，厘清審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題產(chǎn)生的原因，適時(shí)就審計(jì)情況與被審計(jì)對象進(jìn)行交流磋商，共同研究改進(jìn)辦公設(shè)備管理的措施。由于分析準(zhǔn)確、溝通充分，審計(jì)得到被審計(jì)單位的認(rèn)可，對于審計(jì)組提出的改進(jìn)措施立即予以落實(shí)，有效提升了審計(jì)效果。

作者：朱劍飛單位：中國人民銀行濟(jì)南分行