會計電算化與內部控制制度淺談
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會計電算化是以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，是一個應用電子計算機實現的會計信息系統(tǒng)。它實現了數據處理的自動化，使傳統(tǒng)的手工會計信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯嬓畔⑾到y(tǒng)。內部控制是企業(yè)為保護其資產的安全完整和有效運用，保證會計資源資料的真實可靠，提高經營管理水平和效益，而在企業(yè)內部所采取的一系列組織規(guī)則、業(yè)務處理程序以及其他調節(jié)方法和措施的總稱。按其控制的目的不同，可分為會計控制和管理控制。
二、會計電算化下企業(yè)內部控制的變化
1.內部控制形式的變化。
在手工會計環(huán)境下，人是所有會計業(yè)務組織和執(zhí)行的主要因素，因此人是控制實施的主體。電算化會計除了人這個執(zhí)行控制的主體外，許多內部控制方法主要是通過會計軟件來實現，因此，計算機系統(tǒng)的內部控制也由手工條件下的單一人工控制轉變?yōu)槿斯た刂坪统绦蚩刂疲捎陔娝慊到y(tǒng)中內部控制具有人工控制與程序控制相結合的特點，電算化系統(tǒng)許多應用程序中包含了內部控制功能，這些程序化內部控制的有效性取決于應用程序，如程序發(fā)生差錯或不起作用，由于人們的依賴性以及程序運行的重復性，可能使得失效的控制長期不被發(fā)現，從而使系統(tǒng)在特定方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性增大。
2.內部控制范圍的變化。
傳統(tǒng)手工會計環(huán)境下的企業(yè)內部控制制度建立的原則是以不相容的職務相分離與職權分離為基礎的。而企業(yè)在會計電算化條件下則需要集中對會計業(yè)務進行處理，需要遵循的原則就是在會計程序為指導的前提下進行會計計算機內部控制程序的設定。緊隨著會計電算化系統(tǒng)的形成，會計的處理范圍變大也是相應產生的，原有的通過多人多個部門合作完成的經濟業(yè)務就可以集中的由一個部門甚至一人來進行操作完成。為確保會計條件下經濟業(yè)務數據反映的可靠性與真實性，在基于會計電算化條件下的復雜性與運行的多邊性的基礎上就需要擴大企業(yè)內部控制的范圍。這就要求不僅僅要有手工的控制范圍還需要建立相應的系統(tǒng)權限控制、修改程序控制和網絡系統(tǒng)安全控制等多項標準體系。
三、會計電算化下內部控制制度所面臨的問題
1.原始數據操作準確性問題。
在電算化會計中，電子計算機輸出的數據是在程序控制之下，對輸入的數據源自動進行加工處理，并儲存于磁性介質上。所有記賬、分析及編制會計報表等工作均在計算機程序的控制下自動進行。然而，電腦中的原始數據必須是由人工事先進行審核和輸入的，一旦原始數據在輸入中發(fā)生錯誤，計算機無法識別，只會將錯就錯地進行各種計算工作。因而自動處理數據的準確性，完全依賴于原始數據輸入的準確性，正因為會計電算化的這一固有弱點，所以對內部控制提出了一些新的具體要求：一切數據的處理方法和過程都必須規(guī)范化，并保持準確性和相對的穩(wěn)定性，這樣才能保證會計信息質量的真實性、完整性和準確性。
2.會計電算化下內部稽核控制分離不夠。
授權、批準控制是一種常見的內部基礎控制，傳統(tǒng)手工會計信息處理一條重要的原則就是職務相分離，職權不相容原則，要求經濟業(yè)務的每個環(huán)節(jié)都要經過具有相應權限人員的審核和簽章才能進入下一環(huán)節(jié)，但是電算化的實現使得職能劃分產生變化，由于業(yè)務處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，因此導致了操作人員的職責集中性，特別是會計人員的職能開始從核算型向管理型轉移。如，有些會計人員既從事數據的輸入、輸出工作，又負責數據的報送，這樣就增加了他們在未批準的情況下直接對使用中的數據和程序進行修改或刪除等操作的可能性，從而使會計數據的準確性及安全性受到威脅，也增大了舞弊的可能性。因此，企業(yè)在會計電算下的內部控制制度的健全和完善就更加重要，只有不斷加強內部控制制度，嚴格權責分離，才能有效杜絕財務浪費和財務舞弊的問題。
3.會計電算化下內部控制存在的風險。
企業(yè)電算化下的內部控制是基于系統(tǒng)化、信息化的人機結合操作模式。這種模式的存在就不可避免的因系統(tǒng)問題而產生風險。內部控制功能在許多電算化系統(tǒng)中都有存在，它也是決定內部控制功能有效性的關鍵環(huán)節(jié)。應用程序發(fā)生錯誤往往會導致內部控制失效并使得系統(tǒng)在某些特定方面出現違規(guī)行為或者錯誤最終帶來風險。另一方面企業(yè)在會計電算化條件下各項業(yè)務都是授權處理，許多特殊文件的處理和授權都可能被非法盜取，不法人員通過竊取特殊口令來對數據或者業(yè)務進行非法操作從而獲得利益。例如有些財會工作人員被收買，他們就會通過竊取數據口令來對業(yè)務數據進行修改、虛構、刪除等，通過對數據輸入與輸出過程中的程序進行修改進而達到個人非法目的的案例時有發(fā)生，這也是會計電算化下內部控制存在的重大風險之一。
四、會計電算化下如何加強內部控制制度
1.針對會計電算化建立完善的內部控制制度。
針對會計電算化“電算”的特點，企業(yè)必須建立健全一套不同于傳統(tǒng)手工會計的內部控制制度。在提高會計人員對會計電算化內部控制度重要性認識的基礎之上，按照不兼容權限分離原則和相互制約原則，進行合理授權分工，明確電算主管、軟件錄入員、審核員、電算維護員、檔案管理員等崗位的職責，保證經濟業(yè)務處理過程中各崗位間的相互監(jiān)督和制約。另一方面制定必要的上機操作規(guī)定，各崗位人員只能各司其職依照自身操作權限工作，不得超越權限操作。同時建立操作日志制度，詳細記錄每天的工作步驟及經辦人，方便追查責任，減少發(fā)生錯誤或舞弊行為的概率。
2.加強企業(yè)軟件硬件建設，控制安全漏洞。
會計電算化工作中，數據的安全性與保密性是內控制度的重中之重。企業(yè)要加強財務軟件管理，保證軟件的安全可靠，降低網絡化風險。同時由于計算機系統(tǒng)的正常運轉主要依靠硬件設備，因此必須保證硬件設備的質量，定期檢查維護，重要的硬件設備可采用雙系統(tǒng)備份，硬件設備的供電系統(tǒng)要保持獨立、持續(xù)不斷地工作。同時要對財務人員采取定期專業(yè)培訓，培養(yǎng)會計人員電算化應用能力，也可以聘請計算機工程師到企業(yè)舉辦講座、咨詢活動或者引進電算化高級技術人才，促進企業(yè)會計電算化工作向專業(yè)型，智能型轉變。完善健全的企業(yè)內部控制機制是會計系統(tǒng)有效運行的前提。企業(yè)內部控制的目的是確保有關的規(guī)章制度和法律法規(guī)的順利貫徹與實施，同時也是保障資產的完整和安全并能夠提高會計信息質量。企業(yè)在順應時展的過程中，只有緊跟會計電算化的發(fā)展步伐，并完善和改進企業(yè)在電算化條件下的內部控制制度，才能確保企業(yè)在新一輪的市場競爭中不斷獲得發(fā)展，形成一條可持續(xù)的發(fā)展道路。
作者：馬金梅 單位：寧夏回族自治區(qū)吳忠市財政局
