談人力資源管理下高校人事檔案信息化

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摘要：隨著信息時代的來臨，互聯網技術正在悄然之間改變著社會生活的方方面面，對于高校人事檔案管理來說，傳統的紙質檔案管理模式存在著許多弊端，無論是保存還是管理方面都非常不方便。在人力資源管理視角下，進行高校人事檔案信息化建設，能夠實現高效優質的管理，顯著地提高了工作效率和精確性，是符合現代社會發展的必然趨勢。本文主要針對當前高校人事檔案管理上存在的問題，提出針對性的解決措施，并給予合理化的改進建議。

關鍵詞：高校;人事檔案;人力資源管理;信息化

當前，我們已逐漸步入信息時代，互聯網技術的高速發展，讓高校人事檔案管理也開啟了一個全新的模式，利用大數據和信息技術，將資源優化整合，能夠顯著地提高管理效率，因此實現信息化建設是高校人事檔案管理的必然趨勢。高校人事檔案記錄的是全體教職工的人事活動，以個人為單位而留存下來供以查閱的重要資料，客觀地展現了每個個體在不同階段的思想形態、工作表現、取得的成績等詳細情況，是組織在選拔人才過程中的主要參考依據，具有重要的價值。隨著信息技術的發展，高校在很多領域都逐步實現了信息化建設，然而在人事檔案管理上卻進展緩慢，應該加大對其的重視程度[1]。在人力資源管理的視角下，大力推進高校人事檔案信息化建設，能夠顯著地提高績效考核的實效性、公平性，讓崗位和人員能夠更加契合，做到精準定位。同時還有利于人事管理部門設計出符合實際，具有針對性的培訓方案，激發人才的潛力；出臺合理化的激勵政策，做好人力資源的規劃，優化現有人才結構，并吸引更多的優秀人才。因此，高校人事檔案管理應該抓住發展機遇，全面落實信息化建設，構建起一個高效、優質、快捷的管理體系，充分發揮其職能和效益。

1人事檔案信息化建設存在的問題

1.1對人事檔案信息化建設不夠重視，缺少標準化建設

人事檔案管理系統不單單具有信息查詢的功能，其實際效用更多體現在數字化服務的高效性和準確性上，然而很多高校負責人對這項工作并不重視，將其定位在一個輔助性質的工作。因為缺少足夠的重視，導致檔案信息化建設工作的進展極為遲緩，相應的資金投入也為之甚少，嚴重制約了其正常發展。可以說，檔案信息化建設并不是一個績效顯著的工作，可能在一段時間內都看不到什么具體的成績，正是如此才更加受到冷落。實際上，人事檔案具有極高的保密性，并且應用范圍有限，使用頻率也不高，這些原因都使得這項工作得不到重視。雖然我國于2008年就出臺了關于檔案信息化管理的具體辦法，但是由于這屬于新興領域，相關的管理經驗并不足，所指定的規定并沒有具有實施細則，只有大致的方向和框架，更多地是起到導向作用。所以，各個單位只能在這一規定的指導下，結合自身實際情況指定本單位的管理規范，并沒有形成統一的模式，由于沒有標準化的指導很難形成通用性，在后期數據交換、資源共享等方面都會產生不小的阻力，進而對信息化建設造成了一定的阻礙。

1.2人事檔案管理隊伍相對落后，科學管理程度差

由于檔案工作總是默默無聞的，沒有什么地位，長久以來都沒有得到重視，對從業人員是一個很大的考驗，使得這個工作流動性比較強，大部分素質高且能力強的人才都想辦法調離了原有崗位，去尋求更大的發展平臺，導致行業內人才流失嚴重，只能不斷補充新人，整體素質始終提高不上去。當前，行業內很多資深的管理人員，他們專業素養好，工作謹慎細致，但是卻對互聯網技術所帶來的管理方式的改變，沒有很高的接受度，并且對信息化管理的安全性和有效性提出了質疑[2]。隨著高校信息化建設的不斷推進，大量新鮮血液進入到檔案管理事業中，他們往往在計算機操作和網絡信息管理方面具有很強的專業性，但是卻缺少檔案管理的實踐經驗，例如立卷、材料的分類整理方面，是需要在實踐中不斷摸索來積累經驗的。總之，單一型的人才結構已經很難滿足今后人事檔案信息化建設的需求，現在更需要的是復合型人才，所以在新老交替的階段，需要充足的時間去過渡與融合，在一定程度上滯緩了行業發展的進程。

1.3信息化服務對象單一，檔案安全較難保證

高校人事檔信息化建設不僅僅是建立基本的查詢功能，更重要的是實現數字化服務，然而現在其主要的服務對象是人事部門和相關的機構，并沒有針對教職工開放權限，若個人想要調取檔案信息，也需要在人事部門登記后，由專人來負責為其查詢，需要經過一系列非常繁瑣的流程，整個查詢流程依然需要花費大量時間，數字化服務的意義并沒有得到充分地體現。此外，完成人事檔案信息化建設之后，所有的檔案信息在通過申請后都可以利用網絡來查閱，這樣的模式固然大幅度地提升了工作質量，為大家提供了便捷的服務，但是所隱含的信息安全問題也不容忽視。怎樣才能更好地保護好檔案信息，保證個人信息的安全性，這是在建設后期尤為突出的問題，必須給予充分的重視。當前，在保障數據信息安全方面，主要是對系統持續更新，并設置防護墻給予保護，主要是依靠一些技術手段。然而大部分管理人員并不是專業的技術人員，并且很多人都沒有形成信息保護意識，當下網絡病毒十分強大，若管理人員處理不當，很容易對管理系統造成致命的打擊，甚至導致系統的癱瘓，若使得系統中的信息流出，將造成很嚴重的影響，形成巨大的安全風險[3]。

2高校人事檔案信息化建設的優化策略

2.1重視人事檔案信息化建設，實現管理標準化

高校應該把人事檔案信息化建設作為整體發展戰略中的一部分，并建立與之相適應的監管措施，檔案信息化建設是一個長期的過程，不可能在短時間內取得成效，并且檔案信息內容也在實時更新，無論是技術的升級，還是軟件的開發都需要大量的資金，不僅在觀念上要給予充分重視，還應該劃撥一部分專門的資金用來硬件和軟件的建設。由于人事檔案管理工作具有較強的保密性，外界對其了解甚少，大部分人對這項工作的了解僅限于查詢各種相關信息以及人事資料的籌備，沒有意識到檔案信息化在人力資源管理中的價值，相關部門應該多宣傳，加強全校師生的認識，在日后的學習和工作中，能夠合理地使用，同時給予充分的理解和支持，對有關工作的開展盡量積極配合，提高信息系統的使用效率。其中建立完善的管理制度是保證人事檔案信息化建設的首要基礎，要做到職責清晰，將責任落實到專人，按照相關標準的規定，對電子資料和數字化信息分類歸檔，嚴格執行管理標準，將檢查工作常態化，逐級把關，確保所有的電子文件的準確性、完整性。人事檔案信息管理系統的首要服務對象就是人事部門，它不僅僅可以提供檔案查詢與管理服務，還可以具有更多的功能性，通過優化整合當下的資源，實現資源共享，形成兩個部門的共建，促進共同發展，為人事部門在制定各項規定和政策時提供第一手資料，使其更加科學合理，為廣大教職工創建一個公平、透明的平臺。此外，還可以將兩個部門的管理系統融合起來，實現信息的對接，讓其具有報表打印、人員分析等更為實用的功能，實現優勢互補。

2.2實現檔案管理人員隊伍的知識化、專業化

為了進一步提高管理人員的專業技術和職業素養，應該為其進行定期的培訓，例如邀請信息技術領域的專業人員對他們在技術方面進行針對性的指導，對工作中出現的問題進行答疑解惑，提高他們解決技術問題的能力。還可以組織他們去一些在人事檔案信息化建設上取得突出成績的高校進行考察，學習其他學校在管理上的創新，汲取他們的建設經驗，通過不斷總結與學習，來努力提升自身的業務水平[4]。同時，還要進一步優化人才結構，人事檔案管理工作對保密性要求很高，所以相關的工作人員必須具備很高的綜合素質，不但要具有一定的專業能力，還要具有誠實可靠的品質，在性格上要沉穩踏實。隨著信息化建設的不斷推進，對管理人員的要求也更嚴格，當下需要的是復合型人才，不僅要具有一定的專業知識和行業經驗，還要懂得計算機技術，維護網絡信息安全，在信息化建設的環境下，才能夠勝任此項工作，保障高校人事檔案信息化建設的有序開展。

2.3提高人事檔案管理系統的安全性

人事檔案的性質比較特殊，都是涉及個人隱私的資料，對保密性要求比較高，所以其信息安全工作必須給予充分的重視，可以說，系統安全是實現人事檔案管理系統順利運行的根本保障。第一，在系統登陸的設置上，可以結合實際使用狀況，設定標準化的識別模式，利用復雜的密碼進行身份驗證，保護用戶的登陸安全。第二，在權限設置上，每個身份信息所具有的查詢權限也不盡相同，對其都進行了不同的等級設定，對重要信息進行加密。第三，對資源保護上，要利用版權保護技術，避免資料內容被隨意更改，保障資料的安全使用。第四，在日志管理方面，對用戶訪問、讀寫、存取資料等操作行為形成日志記錄，進行實時的信息跟蹤，若發現違規操作，或者系統產生安全問題能夠第一時間發現，并給予及時的處置，避免資料流失。總之，應該全面建立信息安全管理機制，對各個流程和操作環節都進行實時跟蹤，相關的管理人員應該形成安全意識，保證人事檔案信息安全。

3結束語

人事檔案是高校人力資源管理過程中的重要資料，為了符合時代的發展趨勢，提高檔案管理質量，使其充分發揮價值，就必須逐步推進高校人事檔案信息化建設，創新管理模式，為高校領導和人事部門在人事決策、教學科研等方面提供準確而及時的信息。同時，實現信息化管理能夠讓檔案信息查詢變得更加快捷方便，也減輕了管理人員的工作負擔，顯著地提升了工作效率，在信息技術的支持下，實現信息共享，資源優化整合，充分發揮檔案信息資源的作用，為高校人力資源管理工作提供了有益的支持。

參考文獻：

[1]楊光.大數據時代高校人事檔案信息化建設研究[J].人力資源管理，2017（4）：284-285．

[2]張麗娜．大數據時代高校人事檔案信息化建設的問題與對策［J］．山西檔案，2017（2）：71-73.

作者:錢艷艷 單位:廣西警察學院