計算機應用技術與信息管理整合研究

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摘要：計算機應用技術整合于信息管理工作中，可以提升信息管理效率，節省信息管理成本，規范信息管理流程，還可以提高信息數據的共享靈活性。計算機應用技術與信息管理整合，需要強化企業管理者與員工的信息管理意識，優化信息管理系統，提升信息管理質量，及時更新信息數據庫，拓展信息數據獲取渠道，提升員工信息管理水平。

關鍵詞：計算機應用技術；信息管理；整合管理

傳統的信息管理工作內容繁雜、工作量龐大、工作效率較低。將計算機技術融入信息管理工作中，可以充分發揮計算機技術的自動化、集成化、存儲化等優勢，提升信息管理工作質量與效率[1]。目前，大數據、云計算、云存儲等新興計算機技術的興起，促使信息管理工作繼續向著便捷化、優質化、高效化的方向發展。計算機技術繼續深入地融入于信息管理工作中是信息社會發展的必然趨勢，是企業采集、利用、創造信息價值的必然途徑，更是實現企業現代化管理、高效率決策的可靠路徑。因此，將計算機技術與信息管理整合，就必須發揮計算機技術優勢，運用科學、有效的整合策略，促進信息管理向著高水平發展。

1計算機技術在信息管理整合中的優勢

（1）提升信息管理效率

企業在經營與生產的過程中有大量的信息需要采集、運用與管理。傳統的紙質類的信息管理方法，信息的記錄、查找、計算以及運用等大都需要手工完成，耗費時間較長，勞動強度較大，信息管理的效率較低。計算機技術運用于信息管理中，最簡單的方法就是使用電子表格記錄企業的生產經營數據[2]。如果需要更高要求的信息管理，一般會運用計算機技術開發建設信息管理平臺與信息數據管理系統。無論是電子表格，還是信息管理平臺、信息管理系統，都具有強大、高效、便捷的數據存儲、查詢、計算以及分析功能。工作人員只需要掌握簡單的軟件操作技術，就可以實現信息管理智能化、自動化，大大提升了信息管理的效率。

（2）節省信息管理成本

傳統的紙質信息管理不僅需要大量的紙張，并且還需要存儲柜、存儲間，如果存儲不當，還容易造成重要信息數據的丟失。在運用、查閱信息數據時，工作人員花費的時間也較長。信息管理需要的工作人員數量也相對較多。計算機技術運用于信息管理工作中，僅需要多臺電腦就可以實現。隨著企業生產經營相關的信息數據數量慢慢增加，只需要加大電腦的存儲設備的空間即可。電腦的存儲硬件占空間面積較小，易于擴展，易于維護。信息管理工作集成化較高，如果是簡單的信息運用，僅需要一至二名工作人員就可以完成。相對而言，計算機技術是可以為企業節省一定的信息管理成本的。

（3）規范信息管理流程

企業的信息管理工作不僅包括信息數據的采集、處理、存儲、傳輸和信息檢索，還包括信息數據的計算、調閱、控制以及分析[3]。企業會將與自身生產經營相關的產品信息、客戶信息、市場信息、銷售信息、財務信息等，都存儲于信息管理庫之中。企業的信息管理也都有其特定的管理制度與流程。但是傳統的信息管理方式對信息相關操作的約束性較小，存在較大、較多的漏洞。計算機技術整合于信息管理中，所有信息數據的操作都借助于管理軟件實現，包括比較重要的存儲、計算、調閱以及使用等。每項操作都有特定的權限與流程，風險程度較高的信息還設有密鑰。隨著計算機技術的發展，信息管理平臺的技術更加成熟、先進，促使信息管理流程更加規范、嚴謹。

（4）信息數據共享靈活

傳統的信息管理若要實現數據共享，需要查閱原始數據后進行復印、摘錄。不同的部門使用的數據不同，就需要一遍遍的查閱原始信息數據庫，彼此獨立地進行摘錄。運用計算機技術開發出來的軟件，再借助于網絡技術，可以輕松地使多臺電腦實現信息數據共享。企業里的各個部門的電腦連接在企業內的局域網里，都擁有獨立的登錄賬號，登錄到信息管理平臺以后，就可以依據自身的權限來調取相關的信息數據。因此，計算機技術與信息管理的整合意味著信息數據的共享更便捷、更靈活、更高效。

2計算機應用技術與信息管理的整合策略

（1）強化信息管理意識

計算機應用技術與信息管理整合，使技術優勢轉變為促進信息管理水平提升的動力與支撐，是信息社會發展的必然趨勢。但是，在整合之初，企業管理者需要增加硬件設備投入，員工需要學習掌握軟件平臺的功能與操作方法，投入更多的時間與精力。同時，企業管理者與員工還需要適應計算機技術融入信息管理所帶來的各種變化，難免會產生一定的排斥心理，導致借助于計算機技術實現信息管理的意識淡化。針對這種情況，企業管理者必須要充分認識到計算機技術與信息管理整合的必要性、必然性，要充分意識到企業的生產經營與發展是需要以高質量的信息管理平臺為支撐的。企業管理者要創新企業的信息管理理念，優化信息管理環境，主動更新信息管理方法，努力推行計算機技術在信息管理中的應用，要通過各類活動讓員工們認識到計算機技術的優勢，強化企業員工的信息管理意識。

（2）優化信息管理系統

計算機應用技術與信息管理整合后，企業會建立信息數據管理技術平臺與數據庫。信息數據管理技術平臺可以實現企業生產經營過程中所需要的數據的采集、存儲、整理、查閱、分析以及篩選等多項功能。系統在投入使用的過程中，還需要隨著企業對信息數據操作的升級不斷進行優化。一般而言，較為復雜的信息管理系統多是由軟件公司來開發的。信息管理系統投入使用后的維護、升級與優化同樣是由軟件公司來負責的。但是，企業需要對系統的優化內容、板塊、功能提出具體的意見。這就需要企業員工在使用管理系統的過程中，要注意總結、記錄、分析管理系統存在的不足，或者提出自己在工作中需要管理系統完成的新增操作。信息數據管理技術平臺需要借助于計算機硬件來實現。那么，為了保證管理平臺的運行速度，保證管理平臺不斷優化，企業還需要不斷升級計算機硬件環境以及操作系統等軟件環境。

（3）提升信息管理質量

計算機應用技術與信息管理整合的根本目的之一就是為了提升信息數據的管理質量[4]。雖然計算機技術使信息數據的存儲、運用等操作更加便捷、高效，但是數據的采集、分析以及處理等方面還是要依賴于工作人員的專業能力與水平。如果要充分地發揮計算機技術的優勢，就要在信息管理質量提升方面下功夫。在具體的工作實踐中，應該盡量避免重復、無用的信息多次存儲，應該極力地降低數據冗余，降低信息的價值。基層工作者則應該善于總結和挖掘信息數據，例如企業合同、CAD圖紙、產品檔案信息等，這些信息都要保質保量地傳送到管理系統之中。

（4）及時更新信息數據庫

計算機應用技術與信息管理平臺整合，可以使信息管理工作不受時間、地點的限制。信息數據庫既支持EXCEL，也支持國產的WPS表格，還支持ESWEB等網頁瀏覽器。既可以是基于PC機實現的管理系統，也可以是移動信息系統。信息管理中的數據既可以從APP中查閱到，也可以從微信、釘釘、微信小程序、智能手機、平板電腦上進行查閱，或者開展其他操作。便捷的操作為數據的隨時隨地收集提供了有效的渠道。因此，企業應該對員工的信息管理工作提出新的要求，要求每位員工都要將業務數據與文檔資料，定期上傳至工作平臺之上，及時更新信息數據庫。在信息數據庫的更新工作中，要突出強調信息更新的越及時，效益就越高。如果信息總是滯后，很多信息就會失去價值，甚至會延誤企業的決策，不利于事態的控制與問題的解決。對于一些特殊、敏感的信息數據，更要約定在至30分鐘之內上報，做到客觀、準確、迅速。

（5）拓展信息數據獲取渠道

企業的信息數據是多種多樣的，信息數據的獲取渠道也應該是便捷高效的。信息數據是否鮮活、有價值，與信息數據的獲取渠道息息相關。計算機應用技術與信息管理整合，就要發揮計算機應用技術的優勢。那么，企業在收集信息數據時，就不應該單一的局限于企業生產經營時內部數據資料的收集，還要充分地依賴互聯網、云平臺，收集與企業產品相關的科技媒體資料，收集專業網站的相關資料，還可以搜集問答社區的資料。對于企業產品開發、市場開拓、戰略決策等對信息數據的運用要求較高的數據分析，可以收集百度指數、阿里指數、易觀智庫或艾瑞網等專業數據網站的信息數據。同時，企業還應該將信息數據的收集責任進行劃分，具體工作落實到人。企業的市場拓展部、產品開發部、財務部、后勤保障部等，都必須要及時將信息數據上傳至平臺之上，保證信息數據的全面性與完整性。

（6）提升員工信息管理水平

計算機應用技術與信息管理平臺整合就是為了提升信息管理的效率，改善信息管理的效果，實現信息管理的目標。但是，即使計算機應用技術再先進、再便捷，也是需要員工來操作與使用的。因此，必須要提升員工的信息管理水平。首先，員工應該能夠熟練運用信息數據管理平臺的各個工具實現各類功能。常見的工具有數據查詢、匯總分析、篩選等。高級工具有數據處理、計算以及生成圖表，或者進行更為復雜的模擬運算等。其次，員工應該具備基本的平臺功能調試與優化技術。員工會根據企業對信息數據運用的實際需要，對平臺的常用功能進行調整，例如調整功能版塊的順序，設定使用人員的權限等。最后，員工應該具備信息數據運用的專業能力。例如財務人員能夠根據財務信息數據撰寫財務報告。市場部工作人員可以根據產品在不同地區的銷售情況制定銷售方案。生產部門的工作人員則可以根據原材料的消耗分析產品生產中存在的問題等。只有員工具備較高的信息數據運用能力，才能使信息數據創造出更多的價值。

參考文獻：

[1]蘭美華.計算機科學技術在數據管理中的應用[J].電腦編程技巧與維護，1（04）：-94.

[2]付成海.計算機應用技術對企業信息化的影響分析[J].山東工業技術，9（05）：1.

[3]周鵬，張豫婷.計算機應用技術與信息管理的整合[J].數字技術與應用，1，39（03）：-.

[4]唐懷遠.大數據環境下計算機應用技術和信息管理的整合[J].信息記錄材料，1，22（03）：42-44.

作者:韓艷 單位:成都職業技術學院