網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息資源研討

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一、為檔案開發(fā)利用做好信息儲備

檔案部門要與時俱進，開拓創(chuàng)新，加大收集檔案資源的力度，擴大檔案的接收范圍和征集門類，注意收集反映社會重大變遷的多種載體檔案，不斷充實館藏檔案信息資源，解決傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化問題，確保網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用的效率和質量；優(yōu)先數(shù)字化那些最具有現(xiàn)實利益問題的各類檔案信息資源，如房地產檔案、婚姻檔案、城市低保檔案、合作醫(yī)療檔案、農民工檔案、學籍檔案、拆遷檔案、社保檔案等；采取多種方式和手段，有效地開發(fā)數(shù)字檔案信息資源，建立各級各類檔案數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)字檔案信息的廣泛利用；檔案部門還應加強合作與協(xié)作，通過多種信息平臺協(xié)同建設各種文獻信息數(shù)據(jù)庫共享機制，用戶可以不受時間、空間等的限制，隨時、準確地從網(wǎng)上查到自己所需的各種檔案信息資源。

二、利用現(xiàn)代化信息技術開展檔案開發(fā)利用

在網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案信息資源的開發(fā)必須在統(tǒng)一的技術和標準下進行，依托政府上網(wǎng)、電子政務工程逐步實現(xiàn)文件、信息查詢、利用網(wǎng)絡化。開展檔案計算機檢索、網(wǎng)絡信息咨詢服務以及網(wǎng)上檔案信息的開發(fā)利用，加強聯(lián)網(wǎng)協(xié)作，實現(xiàn)檔案信息資源共享。信息網(wǎng)絡化可為檔案信息的社會化服務提供最佳的技術手段，可使檢索變得簡捷快速，提高信息檢索的查全率和查準率，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫化、檔案信息資源服務網(wǎng)絡化、檔案管理自動化是目前檔案信息資源得以開發(fā)利用最快捷、最有效的措施。充分利用網(wǎng)絡和檔案信息數(shù)據(jù)庫等優(yōu)勢，開發(fā)多種多樣的數(shù)字檔案信息資源，編制多樣化的檢索工具，建立信息交換協(xié)調機制，把不同檔案部門檔案信息資源開發(fā)利用統(tǒng)一起來，形成一個全功能、高效益的檢索系統(tǒng)，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高檔案信息資源開發(fā)利用的工作效率。

三、重視檔案利用后的信息反饋工作

檔案作為一種信息資源，不僅要開發(fā)利用而且要注意掌握利用效益信息的反饋。檔案利用后的信息反饋，是指輸出后的檔案與外界發(fā)生關系后，其效果（包括用戶要求、意見、評價及效果）如何的音信，并由此引起各項工作內容的調整，以便更接近于服務目標的過程。檔案利用后的信息反饋，按照范圍可分為兩類：第一，檔案利用工作后的外部信息反饋是一個開放系統(tǒng)，需要檔案開發(fā)利用人員主動去收集。如檔案工作者通過對檔案利用者調查、建立用戶聯(lián)系制度、詢問等形式，主動收集用戶對檔案信息的需求意見，以利用戶及時反饋信息，也可定期召開用戶座談會，加強與用戶聯(lián)系，改進工作和服務方法，開展在線的信息預定服務、設置用戶反饋欄目，充分利用網(wǎng)絡的雙向互動性的特點，有針對性地解決用戶各種實際問題，促進網(wǎng)絡利用服務工作的提升和開展。第二，檔案利用后的內部信息反饋是一個閉路系統(tǒng)。如在檔案利用工作系統(tǒng)內，檔案信息資源的加工過程中出現(xiàn)的新問題，各組成要素或環(huán)節(jié)的不協(xié)調狀況等，都要將信息反饋給檔案利用部門，以便其通過調節(jié)手段而達到新的平衡。由此可見，檔案利用后的信息反饋，是調節(jié)各項具體工作內容的客觀基礎，是整個檔案開發(fā)利用工作不可缺少的一個重要組成部分，有利于提高檔案信息資源的開發(fā)利用工作的深入開展。

四、提高檔案開發(fā)利用人員的整體素質

檔案開發(fā)利用人員自身的素質將直接影響網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)利用工作。隨著大量電子信息資源的產生，對檔案開發(fā)利用人員提出了“一專多能”的要求，作為從事網(wǎng)絡信息服務的檔案開發(fā)利用人員必須重新構建自己的知識體系，加強信息技術的培訓和學習，掌握計算機操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理等技術和手段，提高運用現(xiàn)代化技術的技能，從舊的管理和服務方式中走出來，以滿足用戶信息需求為中心，提高工作效率和管理水平，以適應網(wǎng)絡環(huán)境下檔案開發(fā)利用工作發(fā)展的需要。

作者：林桂春單位：哈爾濱高新區(qū)機關服務中心