網絡環境對機關檔案管理的影響研究

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摘要：隨著信息化社會的發展節奏不斷加快，互聯網開始融入到了人們的生活、工作之中。而為順應時展的潮流，電子政務建設也不斷加快了步伐，這對于機關檔案管理工作有著非常大的影響。有效加強機關檔案管理在網絡環境中的運行成為了機關單位關注的重大問題。為有效探究網絡社會的出現對機關檔案管理存在的影響，本文在分析其導致的機關檔案管理出現的新變化的基礎上，重點分析其存在的問題，并針對性地提出了解決問題的措施，以期能為提升網絡環境下的機關檔案管理水平提供參考和借鑒的依據。

關鍵詞：網絡環境；機關檔案管理；多元化；影響

在紙質社會中，機關檔案管理還是主要依靠紙質材料進行收集、記錄和管理，而檔案的儲存則主要依靠于機關檔案室，這種檔案管理方式不僅不利于檔案的長久保存和查閱，也不利于提高檔案管理工作的發展。而隨著網絡技術的不斷發展，計算機設備得以普及應用，對機關檔案管理帶來了極大的機遇和挑戰，對于傳統的、紙質的機關檔案管理工作而言，更是帶來了極大的沖擊。因此，不少學者將研究的眼光放在了網絡環境及機關檔案管理的研究上，以期能進一步推動機關檔案管理的發展。

1網絡環境機關檔案出現的新變化

1.1檔案產生過程的多元化

傳統的檔案制作一般只有手工制作，而所謂的手工制作則是指在單位內部通過一系列流程，包括手工起草文件，采取人工方式傳統檔案，并以手工方式保存、管理檔案。而隨著信息化社會不斷發展，電子政務開始出現在大眾的眼前，機關部門制作文件檔案的方式也有多種路徑可選擇。具體來說主要包含半手工制作，計算機生成，數碼設備生成等等。而信息化的手工制作與傳統的手工制作不同，信息化的手工制作在通過一系列的文件起草流程之后，可通過錄入電腦以形成正式文件。計算機生成則是指機關文件的制作人通過計算機來生成文件，并在計算機進行修改，打印，最后形成正式的文件檔案。在網絡化的今天，甚至能通過制作相關的模板來完成簽單、擬辦等須填寫的內容，最終的文檔還可通過電子文件的形式來歸檔，不僅方便查閱，還節約了儲存的空間。隨著數碼設備的出現，在機關部門開始大量使用，不少檔案都依靠著數碼設備來生成，例如機關召開的會議或活動時，采用數碼設備進行全過程的視頻、音頻記錄，并形成相關的電子材料檔案。

1.2檔案載體、內容記錄的多元化

由于計算機設備和電子設備的多種多樣，所形成的文檔最終也變得多元化。在網絡社會的沖擊下，電子政務建設開始逐漸成熟，數碼技術和新設備大量使用，電子文檔的數量也大大增加，機關檔案的載體很內容均出現了多元化的趨勢。比如在磁性材料中，可以保存電子文本、電話錄音等多種形式的材料；而光盤材料則可以保存視頻材料、音頻材料等。而對于機關檔案所記錄的內容，在網絡環境的影響下，不僅包含了紙質檔案，還有電子檔案，而電子檔案則是根據編碼的形式，將其以“0”、“1”來進行組合匯編[4]。對于不同形式的材料，則以不同的形式體現出來。例如磁盤和光盤所儲存的語言和視頻等依托激光技術來進行錄入的信息，語音文件屬于波形文件，視頻文件屬于現代數碼技術的刻錄文件，用于儲存語音[5]。電子設備、磁盤等一磁性材料來作為載體的檔案，則是通過電流顯示信息，并將其轉變為磁記錄到介質上，最終形成文檔內容。

2網絡環境影響下機關檔案管理存在的問題探究

網絡社會在一定程度上改變了檔案的形成方式和內容，使其變得多元化，但也在一定程度上對檔案的管理造成了影響，主要體現在以下幾個方面。

2.1收集難

由于我國的辦公軟件并沒有一個固定的標準，且各個機關單位的辦公軟件各不相同，使得一些文檔在形成和傳遞方面存在一定的阻礙，甚至會導致結果發生了改變，這對于文件的收集而言存在著非常大的阻力。檔案管理者技術水平受限。部分機關檔案管理工作人員的計算機操作水平比較低，以至于在起草、制定或者是修改電子檔案中可能會導致出現錯誤，這將直接影響到電子檔案的收集。

2.2歸整難

由于在機關單位中編制比較有限，因此一般比較少配備專門的檔案管理工作人員，大多數的檔案管理工作人員都是身兼數職，這對于其工作而言具有一定的影響。在現代變化多端的網絡社會中，現代機關的辦公環境深受網絡環境的影響，因此無論是檔案的形成，還是檔案載體、內容，都朝著多元化取向發展。這在一定程度上也會增加相應數量的傳真件與修改稿，增加了檔案規整的難度。

2.3保存難

即使是在目前科學技術迅速發展的今天，依舊存在檔案難保存的問題。由于各類軟件與硬件更新換代的速度相當快，以至于很多機關單位來不及更新換代，使得檔案的保存一直處于舊版與新版之間，最終使得檔案并未得到妥善的保存。由于受到新設備的影響，打印件和復印件成為了檔案保存的重要形式之一，但是，由于其文件壽命與紙張質量、復印質量息息相關，因此，這對于機關部門檔案的保存而言也存在一定的挑戰性。

3網絡環境下機關檔案管理措施

3.1加強機關檔案制度制定與鑒定整理

檔案的鑒定管理需要有完善的制度。針對目前機關檔案真實性的問題，需要從以下幾個方面來進行改善。一是完善檔案收集制度，從制度方面人手，加強對檔案管理人員的束縛，提高資料收集的效率。二是強化機關檔案的鑒定工作。所謂的鑒定工作，不僅鑒定到紙質檔案與電子檔案，還需要將鑒定的范圍擴展到其他新形式中，提升鑒定水平。三是，強化對理論的研究。在網絡環境的影響中，機關檔案的整理既需要使用現代化的管理模式，也需要使用到先進的設備，因此，強化對新載體的檔案管理力度能更好地開展檔案管理。

3.2創新服務手段，拓寬服務領域

機關的檔案管理服務是其主要職能，因此，創新服務手段和拓寬服務領域對其而言變得十分重要。與傳統的檔案管理相比，網絡環境下的機關檔案管理需要創建相關的電子文件數據庫等電子儲存空間，才能有效利用網絡進行電子檔案的儲存，以實現檔案管理的自動化與網絡化。而另一方面，傳統的機關檔案服務面向的是機關單位本身，但隨著社會的發展，檔案服務開始面向社會，檔案信息也越來越能滿足綜合性需求和滿足社會各方面的發展需要。這對于提高檔案管理服務質量而言，還是有著極為重要的意義的。

3.3加強機關檔案管理人員的管理能力

受到網絡環境的影響，如今檔案管理工作與傳統檔案管理工作存在不同，傳統檔案管理主要是針對實物，如紙質檔案、文件等進行整理和管理，如今機關檔案多以視頻、圖形、圖像的形式存在，這對于管理人員來說，加大了一定的管理難度，即需要管理人員具備相應的管理能力才能有效提升管理的質量。因此，相關部門的工作人員需要不斷加強對機關檔案管理人員的管理培訓，尤其是注重加強管理人員對全新管理方式，如互聯網技術、網絡檔案技術的掌握，以確保提升個人的工作能力，實現高效的檔案管理。

參考文獻：

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[3]用數字化手段助推省直機關檔案工作穩步發展[J].蘭臺世界,2014（13）:1+4.

[4]張劍威.網絡環境下的機關檔案管理探索[J].才智,2014（08）:339.

[5]黨麗萍.新時期機關檔案管理存在的問題與改進措施[J].辦公室業務,2014（11）:86-87

作者：袁淑儀 單位：東莞市第一市區人民檢察院