干部人事檔案管理存和建議

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人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源。這項工作是組織人事管理工作的重要組成部分，并直接為貫徹黨的干部路線、方針、政策，選賢舉能、知人善任服務，是干部人事管理中一項必不可少的基礎性工作。它在加強領導班子和干部隊伍建設，培養和造就大批德才兼備的社會主義現代化建設人才的偉大事業中，起著基礎和連接點的作用。筆者多年從事檔案管理工作，在工作中感到，當前在干部人事檔案工作中還存在若干問題。

首先，對干部人事檔案的重視程度不夠。由于歷史的原因，以往的人事檔案主要收集的是一個人的政治歷史材料、家庭出身及社會關系等材料，而現在各項工作重心轉移，組織人事政審工作相對減少，有些人就認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”。而另一種是受許多新建私營企業、公司用人不建檔的影響，存在著“要不要人事檔案無所謂”的錯誤認識。這表明一些人對人事檔案工作缺乏了解，特別是一些領導對人事檔案工作不予重視，而有些檔案管理人員也放松了對自己的要求，使檔案管理流于形式，僅僅充當起“保管員”的角色。

其次，人事檔案收集工作缺乏力度。集中表現在收集歸檔工作制度不健全，執行不嚴格。少數管檔部門只照搬中組部下發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，沒有形成自己的實施細則，內容不具體、不全面。即使建立了制度，也在不同程度上存在執行不嚴格的現象，收集歸檔工作被動、不及時。同時，收集歸檔的材料不全面、不準確。雖然《干部人事檔案材料收集歸檔規定》文件中對人事檔案的范圍做了規定，但當前的人事檔案材料在全面準確地反映一個人的全貌方面還是欠缺的。有的單位一些材料還沒有收集上來或收集得不齊全，一些歸檔的材料還不夠真實和準確。在內容和形式上存在著雷同現象，一些鑒定、考核和評價材料都給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，多使用套話，內容形式相同，不能準確反映每個人的真實情況。

另外，很多單位人事檔案利用率較低。利用工作是衡量人事檔案工作質量的一個標準。從現在一些單位的情況看，人事檔案的利用范圍很有限。現在人事檔案只在政審、調升工資、職務變動等工作中用來了解人員的基本情況，而知人善用、選賢舉能的作用并未發揮出來，難以滿足對綜合信息和對信息進行分析的需求。

多年從事檔案管理工作，新時期人事工作面臨許多新問題，同時也給人事檔案工作提出了更高的要求。為適應改革發展新形勢，更好地做好人事檔案工作，特提出以下對策。

首先，檔案管理人員要提高對人事檔案工作重要性的認識。人事檔案人員應該不斷地加強自身學習，增強工作自覺性。同時注意宣傳提高專業人員的檔案意識，提高對人事檔案工作重要性的認識。實踐證明，人事檔案在考察了解、選拔使用干部中起著重要的依據作用，同時還可為人才資源開發提供大量信息和數據。因此人事檔案工作在現階段還應進一步加強。

第二，在工作中應進一步加強收集工作，完善檔案內容。人事檔案材料的收集工作是人事檔案工作的基礎，是人事檔案積累信息的過程，是人事檔案工作的重要環節。因此，必須下功夫、花大力氣認真做好。要建立健全收集歸檔制度，要采取定期收集和不定期收集相結合的方式，將收集的應歸檔材料全部收集歸檔。定期收集可以根據本單位的中心工作提出收集工作計劃，對應收集的材料做到心中有數。積極主動抓重點，按計劃逐項收集。不定期收集也就是零星收集，采取這種方法時要注意了解各方面情況，及時掌握信息，隨時收集。如成果獲獎、學歷培訓、政審鑒定等材料都可以不定期收集。同時在工作中要不斷完善檔案內容，提高檔案價值。《干部人事檔案材料收集歸檔規定》是人事檔案收集歸檔工作的依據性文件。按照這一規定，人事部門應在德、能、勤、績四個方面開展收集工作，全面收集材料。并且應在形成檔案材料時就使它準確、充實，能真正反映一個人的情況、面貌和特點。例如考核鑒定材料形成時，就要注意將被考核人的全面情況反映出來，要對人才素質、現實表現客觀地做出評價。還要定期補充記錄登記，如對干部任免、工資變動、出國情況等。定期補充目的是使檔案簡單明了地反映干部的某一方面的情況。另外，還可以將科技人才的論著論文目錄、培訓進修登記、年終考核登記等補充進檔案，使檔案內容更直觀更便于利用。轉第三，要在充分發揮人事檔案的作用，使人事檔案利用得更充分。注意拓寬服務范圍，為人事改革提供信息。除了在政審、調資、晉升時提供人事檔案以外，檔案部門在當前人事工作改革中要根據結構性調整、人員配置等中心任務，積極提供人事檔案信息，如為機構人員調整、定崗定員工作提供人員現狀情況、綜合信息、統計信息等。在制訂人員規劃和預測時提供人員預測情況、分析信息等，為領導和決策者當好參謀。編制必要的檢索工具，便于查找和利用。人事檔案管理部門應建立幾種有效的檢索工具，如把所管理的人事檔案中人員情況按年齡、職務、學歷、職稱、專業等來分類編制不同的檢索工具，便于查找和利用。實行計算機管理信息，提高工作水平。現在，人事部門普遍使用計算機人事信息管理系統，不但提高了查找信息的速度，而且能對所管理人員的情況進行研究，做出統計分析，開展高層次的信息服務，對人事檔案利用工作的改革和發展起到了促進作用。

總之，今后我們還要在工作中進一步探索利用現代化手段管理人事檔案和人才信息的方法，實現人事檔案工作的科學化、現代化管理服務，為開發利用人事檔案和人才信息貢獻力量。