現(xiàn)代高校檔案管理探析論文

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摘要：本文探討了傳統(tǒng)憂患意識的思想內(nèi)涵，信息技術(shù)時代高校檔案管理存在可憂之患及解決目前高校檔案管理所憂之患的對策。

關(guān)鍵詞：憂患意識高校檔案管理

隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，人類社會的各個領(lǐng)域都在經(jīng)歷著巨大的變化，檔案領(lǐng)域同樣如此，諸多前所未有的、嚴峻的挑戰(zhàn)層出不窮。以傳統(tǒng)憂患意識指導(dǎo)現(xiàn)代高校檔案管理，加快高校檔案管理利學(xué)化和現(xiàn)代化的進程是高校檔案工作者必須面臨的問題。

一、傳統(tǒng)憂患意識的思想內(nèi)涵

所謂憂患意識，是指人們在使命感和責任感的驅(qū)使下，以理性的、富有遠見的眼光對待社會和人生的一種特殊的精神狀態(tài)。憂忠意識是中華傳統(tǒng)文化的重要精神內(nèi)核，傳統(tǒng)憂患意識包含了豐富的思想內(nèi)涵。

1.清醒的危機意識。在歷史的轉(zhuǎn)折和政治動蕩的時代，憂患意識更多地表現(xiàn)為一種清醒的危機意識。憂患意識是一種特殊的精神狀態(tài)，具有作為人文精神的動力和確立道德主體方面的意義。憂患意識所“憂”之“患”，就是一種危機、一種困境。在人類歷史進程中，往往是機遇與挑戰(zhàn)并存，出路與危機共生。作為危機意識的忱患意識包含著兩個層面:一是心理和認識上的，即心理上要有可能出現(xiàn)危機的心理準備，這是一種清醒的意識;二是行為和行動方面的，即不光要在心理上有所準備，而且要在實際行動上制定和實施應(yīng)對危機和困難的具體措施。危機意識是憂患意識的心理基礎(chǔ)。

2.深切的責任意識。不同的社會背景下，憂患意識具有不同的內(nèi)涵和特點，但是任何一個時代的憂患意識，都蘊含著悲天憫人和承擔責任兩層意義。所謂悲天憫人，說的是先哲之所憂所患絕非物質(zhì)生活的匾乏和個體生存發(fā)展上的困境，而主要是內(nèi)在精神生活的缺憾和人類群體生存發(fā)展上的困苦;絕非一己的功利得失，而主要是人類群體的幸福和理想的實現(xiàn)。所謂承擔責任，是在悲天憫人的基礎(chǔ)上所引發(fā)的自我關(guān)懷和群體關(guān)懷。總之，悲天憫人的同情心是責任感得以生發(fā)的直接契機，承擔困苦的責任感則是同情心的必然升華，二者共同構(gòu)成儒家憂患意識的有機內(nèi)涵。責任感引發(fā)憂患感，優(yōu)患感激發(fā)責任感。責任意識是憂患意識的精神本質(zhì)。

3‘昂揚的奮進意識。憂患意識不是消極悲觀，不是灰心喪氣，更非患得患失。相反，是要在憂患中奮起，在憂患中奮進，堅韌不拔，始終保持昂揚向上的精神狀態(tài)。奮進是憂患意識的價值導(dǎo)向。即使在某種特定的歷史條件下，不利因素非常強大而有利因素非常微弱時，憂患意識也要求人們以“知其不可而為之”的精神積極探尋解決問題的出路，以求得“精誠所至，金石為開”的效果。憂患是奮斗的動力。在中華民族幾千年的發(fā)展歷程中，憂患意識激勵著一代又一代仁人志士奮發(fā)進取、艱苦奮斗，呼喚全民族永遠保持清醒與進取的態(tài)勢，永遠保持剛健有為、自強不息的精神。這種奮進意識是憂患意識的實踐歸宿。

4.的超前意識。憂患意識是在深刻領(lǐng)悟客觀事物復(fù)雜性、文明進步非線性基礎(chǔ)上的一種理性自覺，一種防患于未然的積極的心理醞釀和理智謀劃，同時也包含著對事物的未來發(fā)展趨勢和發(fā)展道路所作的合理預(yù)見和科學(xué)判斷。這種思維實際上意味著對事物發(fā)展的超前應(yīng)對，是一種典型的超前意識的表現(xiàn)。古人云:凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。只有保持這種理性的超前意識，才能使人們時刻保持一種警覺狀態(tài)，居安思危，未雨綢繆，有備無患。超前意識是憂患意識的理性表征。

二、現(xiàn)代高校檔案管理所憂之患

當前，高校檔案管理工作還遠不能適應(yīng)現(xiàn)代信息傳播和數(shù)字化管理的需要，不能適應(yīng)高校現(xiàn)代化管理和科學(xué)發(fā)展的需要。同時，信息技術(shù)時代也給當前高校檔案管理工作帶來了巨大沖擊。

1檔案管理職能和毛作環(huán)節(jié)面臨重大挑戰(zhàn)。第一，未來高校檔案館的作用將由檔案的保管基地和利用中心轉(zhuǎn)化為檔案信息控制管理中心，其管理對象由案卷實體轉(zhuǎn)向信息內(nèi)容檔案人員也不再是整天埋首庫房，而是通過尸灼計算機及網(wǎng)絡(luò)來管理動態(tài)的檔案信息，維護其在運轉(zhuǎn)和利用中的安全性、完整性和可靠性，履行一個信息管理員的職責。第二，檔案的手工管理方式越來越顯得無能為力，難以適應(yīng)信息化的要求，取而代之的是檔案管理的標準化、自動化和現(xiàn)代化。另外，由于計算機應(yīng)用技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的透明程度較高，綜合檔案室必須采用各種技術(shù)手段防止檔案信息被刪改、破壞及非法利用。

2.管理人員觀念陳!日，館藏檔案種類單一長期以來.由于各種原因，檔案工作主要為政治服務(wù)，高校同樣不例外。檔案管理方式主要以行政為主，根本沒納人法制管理、科學(xué)管理軌道。從庫藏資料現(xiàn)狀看，教學(xué)、科研和具有時代信息的科技含量高的檔案材料所占比例很小，行政管理方面的較多。這種狀況隨著《檔案法》的頒布和實施有所改善，但是與高校的實際發(fā)展相比還相差甚遠。

3管理方式落后，信息化管理手段運用很少。目前，許多高校的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，自動化程度不是很高。一方面是因為檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)差，沒有為學(xué)校的發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的主動服務(wù)，檔案人員素質(zhì)制約了檔案現(xiàn)代化管理。另一方面是由于計算機等先進的技術(shù)設(shè)備極少進人檔案部門，現(xiàn)代信息技術(shù)手段，如高校數(shù)據(jù)庫、校園網(wǎng)絡(luò)等沒有切實應(yīng)用到高校檔案管理工作中。

三、目前高校檔案管理所憂之患的對策

1加快高校檔案館的數(shù)字化建設(shè)。信息化的浪潮不僅加快了人類歷史發(fā)展的進程，而且日益深刻地改變著人們的工作、生活和思維方式。信息化已成為當代國際競爭的戰(zhàn)略制高點。面對全球信息化趨勢的巨大沖擊和以計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的逐漸形成，且電子文件的大量產(chǎn)生和應(yīng)用，作為主要信息資源之一的檔案正快速地向數(shù)字化方向發(fā)展。高校檔案館資源數(shù)字化建設(shè)要制定長遠規(guī)劃，采取漸進步驟，處理好短期目標與長期目標的關(guān)系。超級秘書網(wǎng)

2.建立文檔一體化管理系統(tǒng)。實現(xiàn)辦公自動化環(huán)境下的文檔一體化管理，要求重新設(shè)置合理的工作流程，將文件和檔案工作的要求一同嵌人管理系統(tǒng)，實現(xiàn)前端控制，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況。檔案管理軟件所設(shè)置的OA接口，與高校文書部門連接，實現(xiàn)文檔一體化管理，確保電子公文及時高效、安全保密地運行，使文書部門文件整理與歸檔工作一次完成，避免重復(fù)勞動以提高工作效率，實現(xiàn)高校檔案為教學(xué)、科研、招生就業(yè)、評估與文化傳遞提供集約的便捷的服務(wù)。

3加強人員培訓(xùn)，提高整體素質(zhì)。首先，提高領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識。高校應(yīng)配備有強烈責任心、思維具有前瞻性的領(lǐng)導(dǎo)干部，以適應(yīng)檔案管理的需要。其次，加強討戶算機專業(yè)人才的配備。檔案現(xiàn)代化管理離不開網(wǎng)絡(luò)和計算機知識的應(yīng)用，無論是電子文件的歸檔和管理，還是館藏檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、檔案的網(wǎng)絡(luò)利用等等，都離不開計算機知識和檔案知識的有機結(jié)合。第三，加強對在職檔案管理人員的培訓(xùn)。檔案現(xiàn)代化管理不能只靠計算機人員去完成。檔案部門除配備計算機專業(yè)人員外，還應(yīng)提高在職人員的計算機操作技能和網(wǎng)絡(luò)知識的應(yīng)用水平，有針對性地對他們進行培訓(xùn)，采取有力措施，保證培訓(xùn)的效果。

4.建立高校檔案信息安全保障體系。在高校檔案信息化建設(shè)中，安全保障包括兩方面，一是檔案信息存儲安全，二是檔案信息利用安全。在檔案信息存儲安全方面，要增強檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識，采取切實有效的技術(shù)手段和管理措施，做好身份認證和密鑰管理，加強對檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控;存儲檔案信息的設(shè)備要加裝有效的防毒軟件，內(nèi)部局域網(wǎng)要與一切外部網(wǎng)實行物理隔離;各種數(shù)據(jù)庫要及時進行備份，確保檔案信息的安全保密和系統(tǒng)運行安全可靠。在利用安全上不能只強調(diào)利用而忽視保密，將不該上網(wǎng)公開的內(nèi)容公開或未設(shè)置訪問權(quán)限，也不能只強調(diào)保密而限制利用，使可利用的檔案信息過少，應(yīng)堅持利用和保密并重的原則。