詮釋衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息化管理

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人事檔案管理就是對人事檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)，是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件材料。而衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案是對衛(wèi)生系統(tǒng)人才的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績的記載，是重要的人事信息資源，也是合理配置人力資源的重要依據(jù)。加強(qiáng)人事檔案信息化管理，充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案管理的作用，是促進(jìn)衛(wèi)生人事制度改革，有效配置衛(wèi)生人力資源，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的有力保證。

一、衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員檔案信息化的內(nèi)容

因?yàn)獒t(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的特殊性，專業(yè)技術(shù)人員的檔案應(yīng)當(dāng)改變?nèi)耸聶n案“千人一面”的傳統(tǒng)模式，突出反映人的個(gè)性特點(diǎn)和專業(yè)能力，具體內(nèi)容應(yīng)包括如下幾類:考核類，包括專業(yè)技術(shù)人員年度考核表、工作人員年度職業(yè)道德考核表；教育培訓(xùn)類，包括學(xué)歷、學(xué)位、各類培訓(xùn)證明材料；獎(jiǎng)懲類，包括獎(jiǎng)勵(lì)、懲處結(jié)果證明材料；論著成果類，包括論著期刊、成果獎(jiǎng)勵(lì)證明材料。此外，還有在工作中不斷形成的有關(guān)聘用、獎(jiǎng)懲、政治思想、職業(yè)道德、業(yè)績水平以及履行崗位職責(zé)情況等真實(shí)記錄。如上涵蓋了職業(yè)能力、職業(yè)生涯和職業(yè)信譽(yù)的衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員檔案，在體現(xiàn)醫(yī)院的人才梯隊(duì)、結(jié)構(gòu)比例、技術(shù)力量等方面實(shí)力的同時(shí)，還能更好地為組織上選拔、使用人才、晉升職稱、年度考核等提供依據(jù)、憑證和參考。

二、衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員檔案信息化的途徑

（一）建立專門的信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)至少包含檔案檢索管理系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)、信息綜合開發(fā)系統(tǒng)。其中信息綜合開發(fā)系統(tǒng)要結(jié)合各醫(yī)院工作實(shí)際需求設(shè)置，具有統(tǒng)計(jì)功能、分析功能、預(yù)測功能，同時(shí)做到：基礎(chǔ)性信息突出準(zhǔn)確性，嚴(yán)格信息的審查制度；動(dòng)態(tài)性信息突出時(shí)效性，錄入、變更及時(shí)；經(jīng)驗(yàn)性信息突出指導(dǎo)性，盡量具有探索性和超前性，強(qiáng)化檔案編研能力；政策性信息突出針對性，保證信息為決策和執(zhí)行服務(wù)。

（二）建立個(gè)人電子檔案系統(tǒng)。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的基本信息，常用的檔案資料、表格等制成PDF文件或JPG格式的圖片文件，形成電子檔案，使檔案信息數(shù)據(jù)化、信息化，以便于查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作。

（三）多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，對信息進(jìn)行深度開發(fā)和加工。例如對專業(yè)技術(shù)人員職業(yè)能力、職業(yè)信譽(yù)等項(xiàng)目進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì)、量化分析，并將所得信息資源及時(shí)編寫匯總，提供給領(lǐng)導(dǎo)及職能部門，作為相關(guān)人事工作的參考依據(jù)；還可以將檔案信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分類，根據(jù)工作實(shí)際需要，制成不同的表格，為利用者提供多層次、多方面、有實(shí)效的信息。

（四）發(fā)揮檔案信息在醫(yī)、教、研工作中的輔助作用。以科研為例，如在課題申報(bào)結(jié)束后，檔案人員了解課題項(xiàng)目情況后，通過檔案信息數(shù)據(jù)庫，將本院相關(guān)的科技成果匯集起來，經(jīng)過綜合分析、整理，提供給課題組，使研究者及時(shí)獲取相關(guān)資料，避免重復(fù)勞動(dòng)。

（五）建立規(guī)范的管理體系。采取有效措施和技術(shù)手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)機(jī)制，以及訪問安全管理制度，防止出現(xiàn)非法訪問以及對檔案作非法添加、修改等，處理好檔案信息的保密與開發(fā)利用間的關(guān)系，解決好使用權(quán)和管理權(quán)問題。

三、衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員檔案信息化需注意的事項(xiàng)

（一）加強(qiáng)對電子文件原始性、真實(shí)性的認(rèn)定和管理。對于紙質(zhì)文件來說，人們可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性，但電子文件的內(nèi)容與形式是相對獨(dú)立的，沒有相對固定的形式，要對采集的電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查可通過電子信息加密技術(shù)、簽署技術(shù)、身份驗(yàn)證和防改寫等技術(shù)措施，提高電子文件的可靠性。

（二）防止工作中的盲目性和隨意性。要結(jié)合工作實(shí)際，不斷完善信息化建設(shè)的體系，以保證電子信息的采集、制作、分類、存儲(chǔ)等各方面工作有章可循，職責(zé)明確，以保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實(shí)、規(guī)范、統(tǒng)一。

（三）加強(qiáng)檔案信息動(dòng)態(tài)化管理，提升使用價(jià)值。不斷完善充實(shí)有價(jià)值的檔案材料和信息，添加反映人的個(gè)性特點(diǎn)、專業(yè)能力和信用記錄等方面的資料，加快人事檔案信息更新的速度，使之與人員流轉(zhuǎn)的速度相協(xié)調(diào)。

（四）嚴(yán)肅檔案信息化管理的工作紀(jì)律。嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息安全保密方面的各項(xiàng)規(guī)定，嚴(yán)格限定上網(wǎng)信息的內(nèi)容和范圍，嚴(yán)禁處理專業(yè)技術(shù)人員檔案信息的計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)連接，確保信息安全。切實(shí)抓好網(wǎng)絡(luò)信息安全保密教育，增強(qiáng)人事檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)意識(shí)，提高安全防護(hù)的技術(shù)水平，防止失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

四、衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員檔案信息化的優(yōu)勢

（一）檔案信息化屬于一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，會(huì)造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間上的極大浪費(fèi)；檔案信息電子化、低成本，滿足了人事檔案需求的多樣性，拓寬了服務(wù)范圍。

（二）可以大大減輕人事檔案工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度。由于人事檔案是動(dòng)態(tài)性的，需要人對發(fā)生變動(dòng)的人事信息進(jìn)行及時(shí)記載，實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化管理以后，檔案管理人員可以快速及時(shí)地進(jìn)行人事檔案的處理調(diào)整，保持人事檔案的動(dòng)態(tài)性與連續(xù)性。

（三）檔案信息具有備忘提醒功能，可及時(shí)提醒人事管理部門對職稱晉升、工資調(diào)整、退休等人員辦理手續(xù)，防止因工作繁忙造成疏忽或耽誤。

（四）信息化的查詢功能。傳統(tǒng)檔案管理方式，想在短時(shí)間內(nèi)快速了解全面或個(gè)人的人事檔案信息是一件非常困難的事，而信息化的查詢功能就可以有效解除這一煩惱，相關(guān)搜索功能提高了查閱速度，為領(lǐng)導(dǎo)擬定職工培訓(xùn)計(jì)劃、實(shí)施績效管理、合理組合人才等提供了翔實(shí)的依據(jù)。

（五）信息數(shù)據(jù)庫功能。在專業(yè)人才選拔任用、調(diào)整調(diào)配等工作中，均可利用數(shù)據(jù)庫直接產(chǎn)生任免審批表、基本情況表、人員花名冊，大大提高了工作效率。以最簡單的工作人員的胸卡為例，即可從信息庫中直接調(diào)用信息，優(yōu)化流程、減少工作量。

總之，衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變思路，不斷深化對檔案工作意義的認(rèn)識(shí)，健全法規(guī)制度，以人為本，夯實(shí)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，提高人文素質(zhì)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，建立現(xiàn)代化管理模式，多途徑、多渠道地開發(fā)利用檔案信息資源，使其在醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮更大的作用。人事檔案的作用在于為人事工作服務(wù)，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展速度的加快，衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案工作的重要性顯得更加突出，做好這項(xiàng)工作，必將推動(dòng)衛(wèi)生系統(tǒng)人力資源管理和醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院人才戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)離不開人事檔案管理工作的有力支持，因此檔案管理者必須增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)參與，超前服務(wù)。衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，注重服務(wù)性，才能提高檔案的利用價(jià)值，才能使人事檔案工作煥發(fā)新的生機(jī)和活力。