研究醫(yī)院重點(diǎn)學(xué)科檔案管理

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一、重點(diǎn)學(xué)科檔案存在問題及原因

（一）檔案歸類不清

由于專職檔案員對(duì)此項(xiàng)業(yè)務(wù)工作不夠了解，一開始不了解學(xué)科建設(shè)的周期性與材料產(chǎn)生的特點(diǎn)，把其歸類為文書檔案或科研檔案，導(dǎo)致歸檔材料分散不成套，無法體現(xiàn)學(xué)科檔案價(jià)值，而且還給利用帶來不便；上級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)不了解，沒有相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（二）收集歸檔不全制度不健全，歸檔范圍不明確。科教科只重視檢查驗(yàn)收，忽略其歷史價(jià)值；材料分散在各職能科室；重要業(yè)務(wù)檔案未能真實(shí)反映；上級(jí)驗(yàn)收重點(diǎn)學(xué)科時(shí)未要求檔案部門出具歸檔證明。

二、重點(diǎn)學(xué)科檔案管理

（一）檔案歸類

重點(diǎn)學(xué)科檔案應(yīng)單獨(dú)設(shè)類保管。

1．歸入文書類檔案不妥。重點(diǎn)學(xué)科是近年來新興的建設(shè)項(xiàng)目。本院2004年開始進(jìn)行第一個(gè)重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)。檔案部門與學(xué)科建設(shè)人員開始不十分清楚學(xué)科建設(shè)特點(diǎn)，移交與歸檔按文書檔案的年度進(jìn)行。至第二年、第三年才發(fā)現(xiàn)材料的產(chǎn)生規(guī)律與性質(zhì)特點(diǎn)，利用時(shí)感到材料分散不成套，查找費(fèi)時(shí)。檢查學(xué)科建設(shè)時(shí)認(rèn)為檔案組卷不科學(xué)系統(tǒng)，不符合文件材料整理原則。導(dǎo)致重新拆卷后再分類組卷。

2．歸入科研檔案不妥。雖然重點(diǎn)學(xué)科與科研檔案在材料成套性、材料種類、形式、涉及科室多這幾方面性質(zhì)相同，但它們也有以下不同之處：

（1）文件內(nèi)在聯(lián)系方式不同。重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)周期固定為

3年，科研課題時(shí)間長短不一；科研課題內(nèi)容比重點(diǎn)學(xué)科單純，各文件的聯(lián)系以縱向性為主，內(nèi)容呈線性連接；而重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)檔案涉及范圍廣，建設(shè)目標(biāo)要求的六大內(nèi)容中文件內(nèi)在聯(lián)系呈現(xiàn)縱橫交錯(cuò)狀，是完全不同形式的檔案。

（2）地位與歷史價(jià)值不同。科研課題其成果代表一點(diǎn)。重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)涉及六大內(nèi)容，其成就代表的是面。

（3）形成者不同。科研檔案以課題為來源單位，圍繞的是課題。重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)檔案以整個(gè)學(xué)科為單位，圍繞的是整個(gè)學(xué)科建設(shè)。因此，醫(yī)院重點(diǎn)學(xué)科檔案應(yīng)作為新的門類保管更為妥當(dāng)。

（二）落實(shí)措施方法控制收集歸檔

1．管理制度約束法。制定重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)文件材料的歸檔制度，以歸檔制度強(qiáng)化具體落實(shí)。完善組織機(jī)構(gòu)，建立學(xué)科檔案分級(jí)管理體系。歸檔工作納入單位目標(biāo)考核管理，激發(fā)學(xué)科建設(shè)者的主動(dòng)性、能動(dòng)性。制定學(xué)科建設(shè)驗(yàn)收考核必須先行檔案驗(yàn)收制度。

2．歸檔范圍明確法。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)考核標(biāo)準(zhǔn)，制定學(xué)科檔案歸檔范圍，并不斷調(diào)整、完善。在具體制定歸檔范圍時(shí)一定要具有針對(duì)性，盡量詳細(xì)、明了，材料按類別分門別類地列出，各兼職人員收集材料范圍分別加以落實(shí)規(guī)定。

3．收集方式可控法。根據(jù)學(xué)科檔案產(chǎn)生特點(diǎn)，檔案部門既要通過制度來進(jìn)行約束歸檔，更要發(fā)揮主觀能動(dòng)性，想法設(shè)法采取有效的收集方式控制材料歸檔。如：針對(duì)學(xué)科建設(shè)文件產(chǎn)生于多部門、多個(gè)不同階段以及文件的多樣化。就采取網(wǎng)式收集方法，弄清文件產(chǎn)生于何處，檔案員可發(fā)揮機(jī)構(gòu)的三級(jí)管理體系，通過向科教科收集，實(shí)行各部門預(yù)立卷；針對(duì)重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)周期較長，在文件運(yùn)行的不同階段，根據(jù)文件的不同特點(diǎn)，采用零星收集與整體收集相結(jié)合。

4．日常監(jiān)督指導(dǎo)控制法。重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)所形成的文件材料，具有周期長、階段性強(qiáng)、數(shù)量多、內(nèi)容豐富的特點(diǎn)。檔案部門和檔案人員要有預(yù)見性、計(jì)劃性，樹立文檔一體管理理念。必須把握時(shí)機(jī)，及早介入，從源頭上抓起。進(jìn)行早期控制、階段控制與全程控制。充分發(fā)揮檔案管理組織機(jī)構(gòu)中兼職檔案員的職責(zé)，實(shí)施“四參加”、“四同步”管理。

5．檔案素質(zhì)教育法。通過檔案法和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，使學(xué)科建設(shè)者了解檔案的重要性，強(qiáng)化歸檔意識(shí)；通過檔案行為教育使其形成良好的歸檔工作習(xí)慣。重點(diǎn)學(xué)科檔案工作是一項(xiàng)科學(xué)性與業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的重要工作，檔案管理者要從學(xué)科檔案服務(wù)于學(xué)科建設(shè)的思路上去開拓創(chuàng)新重點(diǎn)學(xué)科檔案管理方法，使檔案保障與推動(dòng)學(xué)科發(fā)展，成為重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)和發(fā)展的好幫手。

作者：阮建萍單位：浙江省嘉興市婦幼保健院