醫(yī)院檔案管理問題和對策研討

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一、醫(yī)院檔案管理中存在的問題

（一）醫(yī)院檔案管理制度不健全

管理制度不健全，有些單位制定的檔案管理規(guī)章制度形同虛設(shè)，甚至沒有建立相關(guān)制度。到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理體系。通過走訪，了解到大部分醫(yī)院對納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求或統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，也沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度。各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐在進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。由于管理制度不完善，有價(jià)值的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，醫(yī)院信息資源缺乏整合性，跟不上新時(shí)期發(fā)展的需要，不利于科學(xué)管理。

（二）醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)不健全，監(jiān)管不力

由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，檔案管理類別不明，醫(yī)院綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、房產(chǎn)檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、x線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案、會計(jì)檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案等都分屬各個(gè)科室分散管理，形成了多部門管理檔案的格局，分工不明，多頭管理不利于檔案的完整和安全。設(shè)置管理全院檔案的獨(dú)立檔案管理機(jī)構(gòu)很少，特別是一些較大醫(yī)院，科室工作部門多，更是缺乏統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。由于機(jī)構(gòu)的不健全，不規(guī)范，致使對檔案監(jiān)管不力，缺乏對各工作部門、各科室檔案管理的監(jiān)督、檢查。

（三）檔案管理專業(yè)人員配備不足，能力素質(zhì)有待提高

在醫(yī)院管理中，檔案管理專業(yè)的人員較少，很多醫(yī)院配備的檔案工作人員并非本專業(yè)畢業(yè)，學(xué)歷偏低，再加上醫(yī)院對于檔案管理培訓(xùn)意識淡薄，檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會不多，造成醫(yī)院檔案人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與新時(shí)期檔案管理的發(fā)展要求有一定的差距。工作人員對檔案管理工作沒有一個(gè)清楚地認(rèn)識，未掌握工作上的專業(yè)操作，或責(zé)任心不強(qiáng)，應(yīng)付了事。如此的人員配備不專業(yè)，導(dǎo)致了管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力，檔案管理低效、人員不穩(wěn)定，不適應(yīng)新形勢下檔案事業(yè)發(fā)展。而實(shí)際上檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性及政策性都很強(qiáng)的工作，對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的要求也較高，可見目前檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)亟待提高。

二、做好醫(yī)院檔案管理工作的對策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理工作重要性的認(rèn)識

要全面加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)分工中要有分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理工作重要性的認(rèn)識，把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。第一，要積極開展檔案宣傳教育工作，充分利用院報(bào)、墻報(bào)、網(wǎng)絡(luò)、會議等各種形式宣傳檔案工作，向職工介紹什么是檔案和檔案工作、檔案工作的職能和性質(zhì)，使全院每位職工都能充分認(rèn)識到檔案工作的重要性。增強(qiáng)職工檔案意識，提高他們參與、支持檔案工作的自覺性和積極性，樹立起檔案工作人人有責(zé)的觀念；第二，作為醫(yī)院的檔案管理人員不僅要具備一定的業(yè)務(wù)水平，而且還要充分認(rèn)識自己工作的重要性，對工作認(rèn)識負(fù)責(zé)，強(qiáng)化檔案管理意識，不斷地學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)及本單位醫(yī)療活動的規(guī)律、工作流程等，既要懂得相關(guān)的檔案方面的知識，又要對醫(yī)學(xué)知識有充分的了解。

（二）健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為

檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的、條理性很強(qiáng)的工作，檔案管理制度與規(guī)范是醫(yī)院檔案工作開展的保證與準(zhǔn)則。醫(yī)院要根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，建立健全醫(yī)院檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度。對分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，各類檔案工作業(yè)務(wù)人員的職責(zé)，也應(yīng)做出明確規(guī)定，使醫(yī)院檔案管理工作步人制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展軌道。要使檔案工作的每個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。并將醫(yī)院各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價(jià)，同步發(fā)展。要堅(jiān)守獎(jiǎng)罰分明的原則，不管是決策者還是執(zhí)行者，一定要做到有功必獎(jiǎng)，有過必懲，堅(jiān)持公開公平。

（三）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全檔案管理機(jī)構(gòu)

要全面加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)分工中要有分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要把檔案工作納入醫(yī)院全盤工作之中，做到有計(jì)劃、有安排、有部署。各部門、科室也要落實(shí)分管領(lǐng)導(dǎo)，形成層層有人負(fù)責(zé)，上下齊抓共管的良好局面。做好檔案工作責(zé)任落實(shí)，要把檔案工作納入各部、科室目標(biāo)責(zé)任中。加強(qiáng)檔案工作責(zé)任考核，一方面是要加強(qiáng)對分管領(lǐng)導(dǎo)的考核，另一方面是要加強(qiáng)對業(yè)務(wù)人員的考核。要大力形成檔案工作年初有安排，平時(shí)有監(jiān)管，年終有總結(jié)的工作機(jī)制。要建立健全檔案工作機(jī)構(gòu)，全面負(fù)責(zé)醫(yī)院的文件材料收集、歸檔、管理、利用及監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)工作，要配備足夠的人員。各部門、科室應(yīng)根據(jù)機(jī)構(gòu)大小、產(chǎn)生文件材料的多少配備專（兼）職檔案員，必要時(shí)可建立院、科二級檔案管理機(jī)構(gòu)，使檔案工作有機(jī)構(gòu)、有人員，確保檔案工作健康、順利開展。

（四）加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高檔案工作人員綜合素質(zhì)

檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，首先，要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)。認(rèn)真落實(shí)以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，牢固樹立全心全意為人民服務(wù)思想，要發(fā)揚(yáng)不怕吃苦精神，耐得住清貧，耐得住寂寞，干一行、愛一行，熱愛檔案事業(yè)。其次，要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)。深入鉆研檔案管理、編纂、保護(hù)等業(yè)務(wù)知識，學(xué)習(xí)掌握檔案管理的最新工作理念及方法，同時(shí)還要學(xué)習(xí)與檔案管理工作相關(guān)的法律法規(guī)。提高檔案業(yè)務(wù)水平，使自己真正成為檔案工作的行家里手。第三，要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化知識學(xué)習(xí)，拓展知識結(jié)構(gòu)，開闊視野。盡力掌握基本醫(yī)學(xué)知識，把檔案工作與醫(yī)療業(yè)務(wù)很好的結(jié)合起來，使檔案人員成為一專多能的“復(fù)合型人才”。第四，做好檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作。醫(yī)院要將檔案工作人員培訓(xùn)納入全院人才培訓(xùn)計(jì)劃，要積極將檔案工作人員派出去，通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修等渠道進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平，為檔案工作的順利開展奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。隨著國家檔案法規(guī)的落實(shí)和開展評審等級醫(yī)院及醫(yī)院自身管理科學(xué)化、規(guī)范化進(jìn)程的需要，醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮著越來越大的作用，面對新形勢與新情況，做好醫(yī)院檔案管理工作必將有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

作者：胡淑君單位：廣州醫(yī)科大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院