新時期人事檔案管理標準化探析

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一、目前人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案完整度、真實度不高

在檔案的收集過程中，人事檔案管理部門并沒有制定出具體的要求和規范，因而檔案形成部門所遞交的材料時常出現資料缺失、檔案上繳不及時和材料不全等現象，這非常不利于檔案對員工個人信息的反應。還有，檔案收集過程中時常出現內容重疊和填報虛假信息的現象。一些應有的資料缺失，還有一些檔案涉及的材料內容失真，前后不符，或者給人一種“千篇一律”的感覺，無法準確反映每個人的真實信息。最后，人事檔案載體多樣性，如用紙規格、書寫方式不一。由于檔案紙張的大小不同，檔案的存放整理十分不便，同時影響案卷的美觀性。在立卷歸檔時一定要進行技術加工、折疊、剪裁及裱糊，同時，書寫的方式改變，有手寫、激光打印等，出現字體在一段時間后出現模糊甚至消失，也使檔案的鑒別、搶救、整理加大了工作量。而且隨著人事制度的改革，人員的結構也由過去單一的固定工、長期合同工或公務員變成由公務員、長期合同工、聘用制人員、臨時工等組成，人員結構形式多樣性且流動性較大，造成人事檔案收集的不及時、完整和真實；就個人而言，個人就業經歷也變得多樣性和復雜性，許多個人人事檔案單純托管到戶籍所在地勞動報務中心，造成人事檔案保管與歸檔的脫節，從而在今后就業歷程中產生的有價值的個人人事檔案無法完整、準確、有效地歸檔。

（二）人事檔案管理的科學化、信息化水平和異地備份工作有待提升

當今社會已經進入信息化新時期，人事檔案管理要運用科技新成果，以電子檔案取代紙質檔案，通過網絡實現了資源共享和信息化管理，這極大提升了人事檔案管理工作的效率。但是，在實際的工作當中，電子信息化在人事檔案管理工作中的應用仍然非常有限，能夠充分利用電腦輔助完成的檔案工作并不多，甚至于一些工作人員僅是利用電腦制作簡單的檔案目錄或花名冊而已，并沒有實現人事檔案案件級數字化，信息化水平不高，電腦利用效率嚴重不足。許多單位的檔案館也沒有脫離傳統的管理模式，現代化的檔案管理手段在實際應用中并沒有受到應有的重視，能夠將信息化管理手段融入到檔案內部管理當中的單位少之又少。除此之外，人事檔案管理部門的防災滅災意識也十分薄弱，檔案建立完成后的備份工作十分不及時，人事檔案的異地備份工作基本尚未開展。最后，人事檔案只有運用到單位的實際工作當中去才能體現出其價值，也是突顯其重要性的重要渠道之一。但是，由于人事檔案的缺失和錯漏現象，導致了檔案無法真實的反映出員工的實際情況，造成了檔案與實際情況的脫節，直接降低了人事檔案的可利用程度。

（三）人事檔案管理人員的配備不合理

一直以來社會對檔案機構缺乏重視，造成在檔案機構的人員配置認識上不夠嚴謹。一方面，不少檔案館對檔案工作人員缺編或少編的現象。當有工作時需要人做，卻沒有人，導致工作難以順利展開。所以，只有配備了足額的檔案工作人員，才可以真正規范人事檔案管理，做好人事檔案工作。如今，出于歷史的原因，檔案機構的發展緩慢，缺少編制或沒有編制的客觀因素限制了檔案工作人員的招聘、錄用、培養和引進專職檔案工作人才與復合型人才。此外，普遍檔案工作人員出現了嚴重的兩極分化現象，表現在檔案工作人員的年齡與檔案工作人員的受教育層次這兩方面。從事人事檔案管理工作人員中，多數是中老年工作人員，很少青年檔案工作人員，出現了年齡的兩極分化，還有，沒有重視人事檔案管理人員的崗前培訓和持證上崗問題，檔案工作人員中很多并非檔案專業出身，沒有接受過檔案專業系統的教育。由于這些原因，造成很多檔案機構一直以來變成家屬的機構，難以實現規范化的人事檔案管理。

二、在新時期下規范企業人事檔案管理工作

（一）提高管理層認識，規范檔案管理制度

檔案管理是人事工作得以順利進行的重要保障，人事管理部門能夠通過檔案信息對各個員工的表現、經歷以及客觀工作優勢等做到全面的了解，可以幫助單位對員工做出較為客觀和全面的評價。而提高單位管理層對人事檔案管理工作的重視度是檔案管理工作得以順利推進的前提和保障，是完善檔案部門基礎設施、設立檔案房等工作能夠得到落實的最關鍵環節。作為領導應該要充分意識到人事檔案管理的規范化重要性，并創新其管理模式。因此，應該充分認識到規范人事檔案管理是做出正確使用人才的前提。所以，領導應該把人事檔案管理工作納入到議事日程，定期對檔案管理工作進行檢查、督促，一旦發現問題要及時解決。還有，根據目前人事檔案意識普遍不強的現狀，通過各種形式去宣傳人事檔案的重要性，尤其是運用具體的實際例子宣傳，促使全體員工真正了解到人事檔案的重要地位，幫助人事檔案資源的開發利用。此外，為了確保檔案在保存期間不會發生篡改、丟失等問題，人事檔案部門必須建立起一套行之有效的問責制度，對檔案的轉入、轉出、外借、查詢等夠做嚴格把關，徹底杜絕人事檔案的泄露和涂改等行為。

（二）端正各單位人事檔案管理工作的態度，充實人事檔案內容

人事檔案管理人員在出現人事檔案進出時，應該要及時、全面地補充收集整理，補充新增檔案；在鑒別表上一定要以事實為根據進行匯報，及時記載遷出檔案和遷入檔案的真實性；在整理檔案過程中應以嚴謹、科學的態度，運用現代信息化來管理；同時，借閱人事檔案的一定要依照人事管理的原則與規定，充分做到檔案的安全保密工作；在建立檔案人才庫中對各項專業技能具有資格證書的職工，要分類錄入到人才庫中，才可以幫助其做出正確使用人才的決定，才可以充分發揮人事檔案管理的作用。此外，還應該擴大人事檔案收集范圍，對有關職工職業能力，職業道德和專業水平等各方面表現的檔案應重點收集，對員工的個人成績、優點與缺點、違紀等材料要收集，也要收集專家的評價和群眾的反映，真正做到為用人單位提供參考，才能夠規范人事檔案管理，使檔案管理適應新時期的發展要求。實行人事檔案檔案托管的員工，單位要主動及時補充完善其個人檔案資料，并將此內容納入到用工合同條款，確保人事檔案材料歸檔。

（三）以現代化管理手段為依托

以現代化管理手段為依托，規范人事檔案管理工作在實際工作當中推行現代化管理是確保人事檔案管理工作能夠與時俱進順利發展的重要保障，同時也是單位在不斷發展和壯大中，人事檔案不斷增加所提出的客觀需求。因此，現代的人事檔案管理部門應積極借助計算機數據庫的輔助功能完善人事檔案的管理工作，并且利用電腦技術對人事檔案的內容進行整理并輸入計算機，運用現代化掃描技術把現有的人事檔案資料存入電腦數據庫，實現紙質數據與數字資料的雙重保存，這不但有利于檔案信息的備份更方便了檔案的查閱與分析。同時，利用網絡信息化技術，人事檔案管理部門還可以實現檔案資料的對外共享，將不在保存范圍內的檔案資料于互聯網，這在豐富了檔案資料內容的基礎上也實現了檔案工作的透明化管理。這樣，一方面可以優化人事檔案信息資源，也可以有助于人力物力的節約。通過檔案的信息化管理，可以使管理部門及時獲取相關的人力資源信息，合理配置資源，有助于達到人盡其才、才盡其用的目的。加快人事檔案數字化的同時，有組織開展人事檔案的異地備份工作，組人事部門牽組織各省、市異地備份工作，確保人事檔案的安全性，提高防災減災預防性。

（四）強化人事檔案管理員的服務意識，全面發展管理人員素質

人事檔案管理工作是一項以服務為主的工作，作為一名優秀的檔案管理人員要具備相當強的責任心和使命感，以服務為宗旨，從思想上深刻認識到自己所從事工作的意義和責任。因此，人事檔案管理人員要熟練掌握檔案業務知識理論，具備較為寬泛的科學文化知識面，要精通現代辦公設備的使用方法，不斷創新，轉變觀念，加強服務意識，改變工作思路，主動提供良好的服務。而管理人員要深入人事檔案材料形成部門，以實事求是的態度，積極落實人事檔案材料的收集、鑒別和整理歸檔工作，確保人事檔案的質量。其次，在新時代的社會中，人事檔案管理人員應把理論與技能有機結合起來，注重提高計算機應用能力和信息化服務水平，全面提高其綜合素質和工作水平。最后，管理干部應該注重實現人事檔案管理人員的崗前培訓和持證上崗，并培養人事檔案管理人員的職業道德和人格修養，加強其職業道德意識，遵守檔案職業道德規范，樹立良好的作風，保證檔案管理的保密性，建設現代化檔案管理技能和信息化建設的復合型人才的陣地。

三、結語

規范人事檔案管理工作對檔案館的發展具有十分重要的意義。在新時期下，人事檔案管理工作中還存在很多問題，作為一名領導者，應重視檔案管理工作，健全檔案管理制度，全面提高檔案管理人員綜合素質，大力推進檔案管理信息化，才能在源頭上規范人事檔案管理工作。而作為檔案工作者一定要解放思想，提高自身專業知識與業務能力，樹立正確的職業道德，充分利用人事檔案管理反饋系統收集、整理各方面的信息，提升服務水平，為檔案館的發展與員工的進步做出新的貢獻。

作者：王博珍單位：廣西南寧市城市建設檔案館