辦公自動化與文書檔案管理
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1.優化服務功能
傳統的文書檔案管理模式，檔案資料的共享性比較低，在利用的過程中查找具有很大的困難，其所具有的服務功能比較低。利用辦公自動化技術可以將傳統的紙質載體檔案資料，轉變為電子文件數據，通過建立檔案數據庫，使得在應用時可以通過網絡搜索來完成，大大提高其應用效率和服務功能。通過計算機的利用，可以改變傳統檔案粗放式管理，通過精細化管理，將檔案服務功能由單途徑轉變為體系化。另外，通過計算機網絡技術還可以價格檔案信息與載體進行分離并與網路系統進行共聯，擴大了信息的橫向與縱向的深度，實現了檔案信息的共享與在線服務，有效的優化了檔案服務功能。
2.提高存儲質量
隨著辦公自動化技術在文書檔案管理工作中的應用，傳統的紙質檔案逐漸由電子檔案代替，企業在運營過程中生成了越來越多的電子文檔，與傳統文檔資料相比存儲更為方便。同時，還可以根據具體需要將電子文檔與紙質文檔進行轉換。另外，傳統文書檔案在傳遞與應用上具有很強的不方便性，并且在傳遞與存儲的過程中容易出現損壞與丟失現象。通過辦公自動化技術的應用可以將紙質檔案轉變為電子檔案來保存和傳遞，不但保護了文檔的完整性，同時在傳遞與保存上更為方便和安全。
二、辦公自動化技術在文書檔案管理中應用現狀分析
1.專業人員比較少
辦公自動化技術在文書檔案管理工作的應用，將計算機技術與檔案管理專業融為一體，這就對工作人員提出了更高的要求，要求其不但需要具備文書檔案管理的能力，同時還需要具備辦公自動化技術應用的能力。對工作人員逐漸由傳統的單一技能要求轉變為綜合能力要求，要求工作人員為復合型人才。但是就現狀來看，大部分企業文書檔案管理工作崗位上缺少相應的綜合性人才，既掌握傳統檔案管理理論、原則、方法與技術，又能夠熟練掌握計算機技術的人才相對較少，并不能完全滿足工作開展的要求。
2.檔案保密性較低
辦公自動化技術在文書檔案工作中的應用，主要就是通過計算機來完成，但是計算機網絡具有很大的不安全性，對文檔這種保密性比較強的資料數據來說是一個巨大的挑戰。與傳統紙質檔案相比，電子文檔在修改與傳遞上都更方便，任何人都可以通過計算機對文檔內容進行修改，并且修改的內容與原有內容沒有任何明顯的區別，這樣就不能確定拿到手的檔案是否為源文件，檔案保密性相對較低。紙質文檔在修改后具有明顯的痕跡，在收集到應用整個過程中對文檔內容可以一目了然，如果發現問題可以及時進行解決。而電子文檔這方面卻比較薄弱，降低了文檔的安全性。
三、文書檔案中自動化技術應用實施策略分析
1.加強網絡管理
辦公自動化技術在文書檔案中應用的載體就是計算機網絡，根據電子文檔的特點，為保證檔案數據的安全性和保密性，首先要做的就是要加強對網絡安全的管理。企業可以加強對內、外網的研究管理，在辦公自動化網絡內部與外網之間實現內外網隔離，通過隔離防護措施通過路由器過濾掉被屏蔽掉的IP地址，只有部分允許的地址才可進入到辦公自動化網絡中。同時，具有隔離保護作用的還有防火墻，其防火墻所具有的特點，如對進出網絡數據進行過濾、對進出網行為進行管理以及對存在的網絡攻擊進行檢測和警告，可以在原有程度上提高電子文檔存在的安全性，增強了文檔數據的保密性。
2.加強對電子文檔的技術處理
在文書檔案管理工作中應用辦公自動化技術，為更好的保證文檔內容數據的準確性，并提高工作效率，還需要加強對電子文檔的技術處理。隨著辦公自化技術在文檔管理工作中的應用，會不斷涌現出更多新型文件材料，而電子文檔的歸檔勢在必行，為提高工作效率，就需要工作人員不斷加深對文件資源的研究。對電子文檔進行技術處理，主要是對其接收、處置、以及存儲等工作進行指導，在保證文檔內容的原始性基礎上，對文檔進行有效管理。通過對電子文檔的技術處理，可以將其轉變為只讀文件，即可以讀但是不能對其進行修改，進而可以確定文件的原始性，提高電子文檔的可靠性和安全性。另外，電子文檔主要存于計算機，為避免計算機出現故障而導致文檔的丟失，必須要對文檔資料進行備份處理，并且對于存儲文檔的計算機必須要進行加密處理，只有通過限制的人員才可使用，避免文檔的流失。
3.提高檔案管理人員專業能力
管理人員是檔案管理工作進行的主體，其專業能力如何將直接影響著工作效率。為使辦公自動化技術在文書檔案管理工作中持續有效的進行，必須要提高工作人員的專業能力。首先，企業應加大對檔案管理工作的投入力度，改變工作硬件設施，保證工作人員能夠熟練掌握各種設備的應用技能，進而可以提高其業務水平。其次，加強人員培訓，建立終身教育機制，并制定行政獎懲制度，將工作質量劃分為業績考核內部，促進員工不斷提高自身專業素養。最后，加大企業內各部門之間的合作力度，不斷擴大檔案管理的影響力。同時，還需要加強與兄弟企業之間的聯系，積極引用學習其他企業成功經驗，并結合自身實際情況，采取網絡現代通訊技術等高科技手段，不斷提高檔案管理部門和管理人員的業務能力。四、結語文書檔案管理是企業經營發展過程中的重要組成部分，其管理水平如何將直接影響到檔案資料的完整度、真實度以及安全度。尤其是辦公自動化技術在文書檔案管理工作中的應用，對工作管理提出了更高的要求，企業必須要結合自身實際情況，來確定工作方式，爭取不斷提高檔案管理工作質量。
作者：李莉單位：國網四川省電力公司電力科學研究院
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