海洋站儀器設(shè)備檔案管理工作探析

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摘要：海洋站儀器設(shè)備檔案管理是海洋站管理工作中非常重要的環(huán)節(jié)，也是海洋站儀器設(shè)備管理的基礎(chǔ)性工作。海洋站儀器設(shè)備的檔案管理工作日趨重要。文章分析了海洋站儀器設(shè)備檔案管理工作現(xiàn)狀，指出在檔案資料收集、整理、歸檔等方面存在的問題，針對所提出的問題提出應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞：海洋站；儀器設(shè)備；檔案；管理

引言

海洋監(jiān)測是研究海洋、開發(fā)海洋和利用海洋的基礎(chǔ)。海洋發(fā)達國家的海洋環(huán)境監(jiān)測歷史長達百年以上，美國20世紀80年代就建立了全國永久性的海洋立體監(jiān)測系統(tǒng)，英國、德國等國家也都在其鄰近有利害關(guān)系的海區(qū)及大洋布設(shè)了以岸基監(jiān)測站和浮標(biāo)為主的海洋監(jiān)測系統(tǒng)[1]。海洋觀測由岸基、船基觀測擴展到?；?、空基、天基觀測相結(jié)合的空-天-海洋一體化觀測，正在向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向迅猛發(fā)展，并逐漸發(fā)展成覆蓋全球海洋和重點海域的立體觀測網(wǎng)絡(luò)[2]。海洋站是海洋立體觀測網(wǎng)絡(luò)的一個重要組成部分，海洋站開展的海洋環(huán)境監(jiān)測工作是我國海洋工作中的一項基礎(chǔ)性工作。海洋觀測技術(shù)裝備包括海洋觀測平臺裝備及傳感器，是海洋經(jīng)濟發(fā)展、海洋環(huán)境保護、海洋權(quán)益維護、海洋災(zāi)害預(yù)警、海洋科技創(chuàng)新等各項工作的必要支撐手段，在海洋強國建設(shè)進程中具有重要的戰(zhàn)略地位[3]。海洋站的儀器設(shè)備是開展海洋觀測、獲取可靠的海洋環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)的前提條件，是保證海洋監(jiān)測數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要工具。而海洋站儀器設(shè)備的檔案管理工作是完善海洋站儀器設(shè)備科學(xué)化管理和加快海洋站能力建設(shè)的非常必要和重要的管理手段。

1現(xiàn)狀分析

檔案是指人們在社會活動中形成并保存下來以備查考的文件，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。海洋站儀器設(shè)備檔案是指海洋站及其工作人員在從事與海洋相關(guān)的各項工作中產(chǎn)生并歸檔保存下來，具有查考價值的資料[4]。海洋站儀器設(shè)備檔案管理是海洋站日常管理工作的組成部分，也是海洋工作的一部分。海洋站儀器設(shè)備檔案管理工作的目的是收集、保管、利用檔案資料，使檔案資料規(guī)范化、系統(tǒng)化、有序化，通過對檔案資料多層次、多形式的管理，為海洋站的管理提供輔助決策，有效發(fā)揮檔案資料的價值。海洋站儀器設(shè)備檔案管理主要存在如下問題：

1.1歸檔不及時

在海洋站儀器設(shè)備檔案日常工作中，因涉及上傳下達、部門溝通協(xié)調(diào)等問題，并且部門具體負責(zé)的人員因事務(wù)繁忙，有時會忘記儀器設(shè)備檔案的收集、整理等工作，沒能及時整理歸檔，造成儀器設(shè)備檔案的歸檔不及時。

1.2檔案管理人員專業(yè)水平不高

檔案管理工作崗位需要既懂專業(yè)知識、專業(yè)技術(shù)，又懂電腦使用技術(shù)的人才，而海洋站檔案管理工作人員因各種原因很少參加檔案管理類工作培訓(xùn)。有部分檔案管理人員非專職人員，有時身兼多職，事務(wù)繁忙，且崗位不固定。

1.3經(jīng)費投入不足

海洋站儀器設(shè)備檔案的遞增速度比較快，需要花費大量的人力、物力、財力。雖然海洋站每年的業(yè)務(wù)運行經(jīng)費包含了檔案管理的費用，但對儀器設(shè)備的檔案管理工作，愿意耗費大量人力、物力、財力的單位不多。

1.4重紙質(zhì)檔案輕電子歸檔

海洋站儀器設(shè)備紙質(zhì)檔案進行歸檔時，大部分工作人員認為沒有必要歸檔檔案的電子版，僅僅歸檔紙質(zhì)版檔案，在收集的過程中也沒有保存檔案的電子版。

2改進海洋站儀器設(shè)備檔案管理對策

2.1增強意識并重視檔案管理工作

海洋站人員應(yīng)充分認識到海洋儀器設(shè)備檔案管理工作的重要性并及時歸檔，在海洋站日常的管理工作中加強檔案管理規(guī)章制度、重要性等的宣傳。營造重視檔案管理的良好氛圍。

2.2加強制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理

對海洋站儀器設(shè)備的預(yù)算編制、申購、招投標(biāo)文件、合同、使用說明等收集、整理、移交歸檔等流程制定相應(yīng)的制度，建立完整的分類體系，并在執(zhí)行的過程中不斷完善[5，6]。儀器設(shè)備檔案由檔案資料室集中管理，實行借用登記制度，并約定歸還日期，按時歸還。實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范統(tǒng)一，有章可循。

2.3加強隊伍建設(shè)，逐步提高海洋站儀器設(shè)備檔案管理技術(shù)水平

檔案管理人員要熟悉檔案業(yè)務(wù)，認真學(xué)習(xí)，深刻領(lǐng)會和掌握檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，樹立高度的工作責(zé)任心，積極參與檔案學(xué)術(shù)研究，不斷提高理論研究水平[7]。隨著現(xiàn)代檔案學(xué)的發(fā)展與現(xiàn)代科技的進步，海洋站的檔案管理人員應(yīng)與時俱進，不斷運用新理論、新技術(shù)、新方法管理檔案，逐步提高海洋站的檔案管理技術(shù)水平。同時，要有規(guī)律地對現(xiàn)有檔案管理人員進行培訓(xùn)，使檔案管理人員掌握正確的檔案管理方法，完善知識架構(gòu)，做到學(xué)以致用。

2.4有效發(fā)揮主觀能動性和愛崗敬業(yè)精神，強化職業(yè)道德教育

檔案管理是一門專業(yè)性較強的工作，要求檔案管理人員有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神[6]。

2.5紙質(zhì)與電子檔案同步管理

重視海洋站儀器設(shè)備檔案的系統(tǒng)性和完整性。在對儀器設(shè)備檔案進行收集整理的基礎(chǔ)上，及時進行檔案數(shù)字化工作，要加強對電子檔案的管理，實現(xiàn)紙質(zhì)版檔案與電子版檔案同步管理。做好電子版檔案的存儲及備份，為以后的海洋站檔案管理工作提供便利，最大限度地避免因自然或人為因素造成檔案丟失或損毀。

2.6做好檔案的防火、防霉與空氣凈化工作

檔案的防火、防霉與空氣凈化是檔案保護工作的一項重要的內(nèi)容，是海洋站的重要工作之一。這項工作的好壞將直接影響海洋站儀器設(shè)備檔案的完整與安全[8]。因此，十分有必要重視檔案的防火、防霉與空氣凈化工作。

2.7加大檔案管理經(jīng)費投入

根據(jù)上級部門和檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，按照防盜、防火、防潮等標(biāo)準(zhǔn)，配備防盜門窗、消防器材、空調(diào)設(shè)備等。將檔案人員培訓(xùn)、檔案室建設(shè)等檔案管理經(jīng)費納入年度預(yù)算，并確保經(jīng)費按照預(yù)算執(zhí)行。

3結(jié)束語

檔案是一項重要的信息資源，檔案管理工作是一項長期性、系統(tǒng)性的管理工作。海洋站的檔案管理工作的出發(fā)點和落腳點是更好地利用和管理這些具有獨特應(yīng)用價值的信息資源，為海洋站的各項工作提供指導(dǎo)和幫助。作為海洋站人員，特別是檔案管理人員，應(yīng)重視此項工作。

參考文獻

[1]戴洪磊，牟乃夏，王春玉，等.我國海洋浮標(biāo)發(fā)展現(xiàn)狀及趨勢[J].氣象水文海洋儀器，2014（2）：118-125.

[2]李穎虹，王凡，任小波.海洋觀測能力建設(shè)的現(xiàn)狀、趨勢與對策思考[J].地球科學(xué)進展，2010，25（7）：715-722.

[3]羅續(xù)業(yè).論海洋觀測技術(shù)裝備在我國海洋強國建設(shè)中的戰(zhàn)略地位[J].海洋開發(fā)與管理，2014（3）：37-38.

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[8]時曉東.檔案的防火、防霉與空氣凈化[J].檔案學(xué)通訊，2005（4）：62-63.

作者：謝武鋒 單位：國家海洋局南海預(yù)報中心