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      交通檔案管理問題分析與建議

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      交通檔案管理問題分析與建議

      摘要:本文闡述了交通檔案管理的必要性,在此基礎上針對交通檔案管理中常見問題進行了總結與分析,并提出了相應的解決措施,從中淺談了自己的看法和建議

      關鍵詞:交通檔案管理問題建議

      在開展交通部門檔案管理過程中,其工作水平的高低直接影響到交通事業的穩定發展。為此,檔案人員需要不斷加強交通檔案管理力度,提升檔案管理的工作效率,確保交通管理工作正常、有序開展,以及時緩解交通行業檔案管理中存在的不足,提高交通行業的經濟效益和社會效益。下面結合筆者的工作經驗,著重就交通檔案管理中常見問題及解決措施進行了研究。

      1、交通檔案管理的必要性

      目前,隨著我國交通行業的不斷發展,從而給檔案管理工作帶來了一些改革與創新。交通檔案管理是社會生活中不可缺少的部分,對確保交通管理工作的正常開展和維護社會的穩定進行起到關鍵性的作用。在交通檔案管理當中,我們要遵循國家“統一管理、分級負責的”統一管理原則,在國家檔案行政管理部門的組織協調,統一監督和指導下,我們不僅要執行交通行業檔案管理的制度,又要接受當地檔案行政管理部門的監督與管理。交通行業開展檔案管理工作具有以下幾個方面的意義:(1)確保交通檔案管理的順利開展,對交通部門的相關工作起到協調的作用。交通檔案管理工作順利完成后,能夠在相一時間內完成更多的工作量,這樣可以大幅度地提高管理工作效率,提高交通行業的經濟效益。(2)交通檔案管理的有序開展,能夠提高人們的就業率,促進交通行業的持續發展。總之,伴隨著交通檔案管理工作的不斷發展和進步,企業對專業人員提出了更高的要求,這樣有利于促進檔案管理工作的改革與創新,以滿足時展的需求,以培養出更多專業檔案管理人才,促進社會更好、更快發展。

      2、交通檔案管理中常見問題分析

      隨著人們的生活質量的提高,人們對于車輛的需求量不斷增加。車輛的增加和缺乏經驗的駕駛人員數量的遞增,引起了許多交通堵塞問題,進而產生了較多的交通檔案,這大大增加了交通檔案管理的力度。因此,為了解決以上問題,我們應采用科學合理的管理措施。目前來說,在我國交通檔案管理過程中,仍然存在著以下幾個方面的問題:

      2.1人員信息銜接性不足,紙質檔案工作量大。

      隨著交通事業的迅速發展,交通部門的網絡設備仍然較為落后,從而造成大量陳舊紙質檔案的出現,由于存放的時間過長,檔案記錄的信息大部分已經變得模糊了,且由于過去沒有詳細地記錄好檔案空間的有限記錄,且都是通過將紙質檔案轉錄到電腦中方式進行電子文檔的儲存,這樣的工作將會消耗大量人力和時間,從而給電子檔案的完善與發展帶來了較大的阻礙。

      2.2檔案管理人員的整體素質較差。

      在交通檔案管理工作中,有些檔案管理人員沒有認識到自身工作的重要性,總是認為自己是一個小小的資料保管員而已,不重視檔案管理工作,這種錯誤的觀念導致他們在實際的工作當中缺乏一定的嚴謹性,進而造成一些檔案信息丟失事件的出現。

      2.3檔案管理不夠規范,實際檢索效果差。

      目前來說,在大部分交通檔案管理工作中,仍然存在管理不規范的現象,同時檔案管理部門沒有建立完善的檔案管理制度和標準,從而導致檔案管理人員沒有按照相關的規范要求進行檔案的保存和記錄,加上一些檢索工具缺乏一定的精度,檢索效果達不到要求。例如,在檔案中明明顯示了個人的檔案信息,但是利用檢索工具進行檢索時即顯示不出來,這樣不方便人們對檔案的使用,同時,還存在搜索方式設計不合理問題,需要到檔案存放的地方才能查找到檔案值,這樣將會浪費了大量的人力和時間,大大地降低了檔案管理工作的質量,難以滿足公眾的需求。

      2.4電子檔案存放系統設備差,更新緩慢。

      近年來,隨著我國網絡信息技術的迅速發展與進步,網絡技術出現了更新換代的局面,在交通行業檔案管理工作中,經濟出現管理系統使用幾年后就難以滿足新的發展要求。如交通檔案管理系統經過幾年的使用后,存在著軟件和硬件配套設施差,打印、掃描效率低,系統軟件不能及時得到升級等漏洞,從而造成檔案在使用的過程中不難直接錄入和上網,大大降低了檔案管理工作的效率。

      3、做好交通檔案管理工作的建議

      根據以上交通檔案管理中常見問題分析,這些問題將大大降低了檔案管理工作效率,因此,我們有必要采取一些針對性的解決措施,以提升檔案管理的工作效率,以滿足人們的使用需求。具體的措施如下:

      3.1建立完善、規范的檔案管理體系。

      古人說:“無規矩不成方圓”,任何一種管理活動都不能隨意開展,一般是在完善的計劃方案的指導下進行的,交通檔案的管理也不例外。在交通檔案管理的過程中,我們需要建立完善、規范的管理體系。在檔案管理工作中,要建立一個統一的管理系統,對交通各層部門進行自上而下的監管,如對交通部門的領導和工作人員進行管理,使他們充分認識到檔案的管理的標準和要求,掌握好系統的檔案管理內容和管理行為的規范性

      3.2要不斷提高檔案管理人員綜合素質。

      在交通檔案管理時,我們應加強對檔案管理工作人員的專業培訓,同時引進一些先進的管理技術,提高管理人員的水平。同時通過專業技能考核方法,提高檔案管理人員的工作積極性,使他們長期保持一種積極工作的狀態。

      3.3加強交通檔案的信息化管理。

      在檔案管理過程中,交通部門應引進先進的計算機技術,將檔案信息全部錄入到計算機系統當中,通過計算機網絡系統實施檔案管理,使得檢索設備及時、迅速地檢測出檔案信息,實現檔案管理由查詢業務向信息化管理的轉變。促進人機的完美結合,實現交通檔案自動化管理目標,提高檔案管理工作的效率,促進交通事業的穩步發展。

      3.4完善交通行業配套設施。

      隨著我國交通事業也隨之得到了迅速發展,檔案數量不斷增多,人們對檔案管理提出了更高的要求。然而,我國交通行業在配套設施方面仍存在許多問題。

      4、結語

      總之,隨著我國交通事業的持續發展,給交通部門的工作帶來一些機遇和挑戰,同時對檔案管理的工作人員的要求越來越高。因此,我們有必要做好交通檔案管理工作,善于總結和研究檔案管理工作中存在的難題,不斷完善檔案的管理工作,促進交通行業的長久發展。

      參考文獻

      [1]鄒家煒,王傳宇.關于社會主義檔案工作基本規律的探討[J].檔案學通訊,2011(03).

      作者:鄒曉媚 單位:廣東博大高速公路有限公司梅大分公司

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