基層組織檔案管理工作質量提升及創新

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摘要：論述了基層組織檔案管理目前存在問題,探討檔案管理工作創新的必要性及其創新思路,并提出提高基層組織檔案管理質量的辦法。

關鍵詞：基層組織;檔案管理;基層檔案;創新

一、基層組織檔案管理工作內容

基層組織檔案是指在基層組織發展建設過程中形成的具有指導價值、留存價值的文件、照片、影像、圖表等資料和實物，按照基層組織工作分為黨務工作、政務工作、民政管理、文教衛生、基層組織服務、社會治安綜合治理、勞動保障、人口與計劃生育八類，內容比較復雜，個別檔案具有動態性，因此，基層組織檔案管理工作任務艱巨。

二、基層組織檔案管理存在的問題

1.思想意識淡薄

基層組織是社會發展組織的最小單位，在維護社會穩定、加強基層組織建設方面發揮了較好作用。基層組織工作內容比較雜，涉及百姓的衣食住行，在很多人眼里都是小事情，沒有什么留存價值。而基層組織管理人員沒有檔案管理意識，重基層組織經濟建設，輕基層組織檔案管理工作，認為基層組織檔案工作沒有為基層組織創造經濟效益，沒有認識到其重要性，沒有將基層組織檔案管理納入基層組織經濟發展的管理范疇，對基層組織檔案重視不夠，使基層組織檔案管理混亂。

2.基層組織檔案管理制度不健全

完善檔案管理工作制度是做好檔案管理的前提，基層組織涉及的工作較多，但對檔案管理沒有統一的規章制度，使各部門不能依章辦事，按時歸檔，對檔案資料管理沒有操作的抓手，對歸檔方式、歸檔時間沒有明確認識，勢必造成歸檔資料不全、不及時，整理不規范，使檔案不能較好地發揮其應有的作用。3.基層組織檔案管理基礎條件差由于檔案管理受重視程度不夠，大部分基層組織對檔案沒有投入一定的硬件設施，檔案保管基本是保存在部門，而部門年年資料都很多，在使用當年資料的同時常常忽視原有檔案的保管，遺失、霉變、破損的現象較多。

4.基層組織檔案管理人力不均

目前，隨著機構改革的推進，精減機構，優化人員組成，大部分基層組織基本采用的都是一人多職，使基層組織干部在完成本職工作的同時，很難保證其有更多精力兼顧基層組織檔案的管理工作。而條件相對好些的基層組織返聘一些離退休職工來做檔案管理工作，但由于培訓不到位，很難對檔案材料進行規范地收集、整理，使檔案歸檔質量不高，更無法適應檔案管理發展。

5.基層組織檔案管理質量要求不高

基層組織檔案管理工作是基層組織建設的一部分，需要經常管，經常抓；而基層組織對檔案管理質量沒有明確的標準和要求，致使檔案資料雖然存在，但是質量不高，檔案資料沒有經過鑒別去偽存真，胡子眉毛全都有，分不清重點。

三、檔案管理工作創新的必要性

1.信息化發展的需要

工作創新永遠在路上，對于基層單位來說，傳統的檔案管理模式已經制約了社會的發展，暴露出很多不足和局限性。只有緊跟時展腳步，不斷提升檔案管理意識，創新檔案管理手段，與時俱進，實現檔案管理的提檔升級，才能進一步滿足檔案工作適應信息化發展的需要。

2.可持續發展的需要

檔案是各部門單位日常工作最好的注解，是原生的信息資源，可以為單位領導決策提供參考依據。應通過不斷探索新型檔案管理方略，將科技手段和網絡設施有機結合起來，將新型的檔案管理理念運用到實際工作中，實現檔案管理的信息化、自動化、專業化建設，通過快捷、準確、全面、規范地提供檔案信息服務，為社會發展奠定基礎。

3.優質服務的需要

信息化發展提高了檔案利用率，但是個別單位檔案管理方法仍然落后，先進的存儲方式與落后的管理模式相沖突。需要改變工作思路，為單位和個人提供便捷的檔案服務，以優質服務發揮檔案在信息化時代的作用。

四、檔案管理工作的創新思路

1.觀念創新

隨著信息化時代的來臨，對檔案管理工作要有所創新：在思維上創新，改變過去傳統方式，對工作檔案內容提前了解，關注內容的留存價值，能確保檔案的齊全和質量。在單位文化上創新，通過思維創新，改變工作方式，通過整理檔案資料，規范管理各項工作，形成有特色的企業文化。在工作效率上創新，通過提升檔案的利用率，逐漸提高檔案管理的時效，確保查詢檔案的及時性，使檔案管理與信息化發展同步。

2.制度創新

制度建設是有效提升工作質量的前提。根據單位發展的需要，制度制定要有前瞻性，要審時度勢地研究制定一套可行、規范的檔案管理規章制度，使檔案管理滿足標準化發展要求。各科室要結合自身專業特點，制定部門檔案管理考核機制，列入科室績效考核行列，使考核制度獎罰分明，提高職工檔案整理的積極性。

3.方法創新

檔案管理質量直接關系著單位整體形象，改變傳統的檔案管理方式，建立電子檔案管控系統，實現信息資源共享。但在管理方法上要注意保密，檔案管理系統要設置管理權限，統一管理，以防信息被盜。

4.人員素質提升手段創新

檔案管理質量關鍵在人，條件允許的單位可以引進專業人才。加強檔案管理人員的素質培養，加強新技術、新思想的培訓，要允許檔案管理人員申報職稱，使檔案管理人員主動學習檔案管理相關知識，為各單位培養復合型人才莫定基礎。

五、提高基層組織檔案管理質量的辦法

1.提高檔案管理重要性的思想認識

首先要加強領導的思想認識，只有領導重視，才能夠在日常中多強調、多檢查、多提高。其次，要加強各部門思想意識的共同提高?；鶎咏M織檔案來源于各部門，只有各部門加強檔案管理的思想意識提高了，才能確保檔案歸檔的完整。另外，要加大宣傳力度，大力宣傳《檔案法》，通過發放宣傳單的形式，讓廣大職工了解檔案管理的重要性，從而提高廣大職工參與檔案工作的積極性和思想意識。

2.依照管理辦法實施檔案管理

基層組織要制定切實可行、有操作抓手的基層組織檔案管理辦法，制定檔案歸檔范圍、歸檔時限、歸檔辦法、借閱程序、檔案銷毀等標準，使各部門和檔案管理人員有法可依，檔案管理工作有章可循。

3.堅持檔案規范管理

為規范檔案管理水平，基層組織檔案工作要實行統一領導，集中管理。要形成基層組織領導任組長的基層組織檔案管理領導小組，將基層組織檔案工作納入基層組織工作計劃里，并配備專兼職檔案管理人員，明確職責任務和工作標準，解決好檔案管理用房、基礎設施等硬件，使基層組織檔案管理與基層組織重點工作有機結合,協調發展。

4.抓好日常檔案管理的培訓工作

從目前基層組織檔案管理來看，檔案管理人員素質參差不齊，通過“送出去”，使其參加各種專題培訓班或以會代訓，學習檔案管理專業知識。也可以“請進來”，邀請上級檔案部門或檔案管理專業人士為檔案管理人員現場教學，現場把脈，找出基層組織檔案管理的不足，提高檔案管理的水平。

5.創新檔案服務理念

基層組織檔案是為基層組織服務的，檔案管理人員要改變觀念，在服務方式上主動作為，及時整理基層組織熱點資料，隨時為基層組織職工群眾提供服務。在服務手段上，開通網上查詢、網上政策解讀等便民服務，使職工群眾隨時隨地了解基層組織的發展變化。

作者:曹紅艷 單位:吉林省公主嶺市公路管理段