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[提要]隨著科學技術的不斷發展,尤其是網絡技術的進一步完善,很多企業都開始走向現代化管理的道路,對傳統的管理模式進行較為深入的改革。對于房產檔案來講,使用現代化管理模式能夠更好地提高管理效率,降低管理人員工作量。本文圍繞房產檔案管理相關內容開展論述,介紹房產檔案的管理特點及現代化管理的優勢,進而提出促進房產檔案進行現代化管理的創新路徑。希望為我國房產檔案現代化管理創新路徑的實現提供可參考意見和建議。
關鍵詞:房產檔案;現代化管理;創新
一、房產檔案管理的特點
房產檔案與傳統的檔案不同,在管理方面有著自己的特點,主要體現在:第一,較強的法律性特點,房產檔案是房產所有人具有的法律方面的證明材料,房產所有人在申請和使用其他權利的過程中,可能需要使用房產檔案進行相關的證明,因此房產檔案具有較強的法律性特點;第二,動態屬性,雖然說房產檔案的內容一般是不需要改變的,但是當遇到特殊情況時,也會對其中的信息進行變動。所以,還需要對房產檔案進行妥善的管理,變更的內容需要及時地提交并體現出來;第三,多元化服務的特性,這是因為對于房產檔案來講,在很多地方都需要使用這些信息進行相關的操作,所以需要多種類型的服務。因此,房產檔案的管理需要滿足這些需求,從而提供更加多元化的服務;第四,壟斷的屬性,對于房產檔案來講,一般某個地區的房產檔案都由當地的相關部門進行統一管理,所以這些房產檔案具有壟斷的屬性。其他地區只有通過特定的流程才能夠獲取房產檔案的內容。
二、房產檔案現代化管理的意義
(一)提高房產檔案管理效率。目前,隨著我國城市化進程的逐漸加快,很多居民的住房都需要進行房產檔案的登記和管理,從而在一定程度上增加了房產檔案管理的工作量。同時,目前很多地方都需要對房產檔案進行查閱工作,所以必須要更好地提高房產檔案的管理效率。而對房產檔案進行現代化管理,能夠有效地提高其管理效率,主要體現在以下幾個方面:第一,檔案檢索的效率增加,在過去主要是采用人工的方式,對房產檔案的紙質版本進行管理,效率比較低下;修改紙質檔案的流程比較復雜,效率比較低,處理流程比較長;同時,人工管理的方式,很多處理流程都需要相關人員的介入,需要大量的人力物力進行維護。第二,目前使用現代化管理的方式對房產檔案進行管理,則可以實現對房產檔案進行電子版的管理方式,修改、復制、打印、備份等日常操作都比較方便;同時,現代化的管理方式使得很多管理流程都能夠實現自動化,從而能夠更好地降低人工處理的工作量,進一步提高房產檔案的管理效率。(二)解決目前房產檔案管理中的問題。目前,房產檔案在進行管理的過程中,還存在一些問題,主要體現在以下幾個方面:第一,目前房產檔案管理中抗風險的能力比較低,紙質版的資料其應對風險的能力比較低,這是因為:很多房產檔案都具有區域化的特點,在某個省市或者地區都只有一份,如果遭遇地震、火災、洪水等不可抗的自然災害時,這些紙質版的資料抵抗風險的能力比較低。另外,雖然現在很多房產檔案都使用電子版的方式對檔案進行存儲,但是在管理過程中缺乏定時備份或者遠程存儲機制,在面對斷電或者其他自然災害時,抗風險能力依然比較低;第二,房產檔案管理人員不僅僅需要對相關的檔案進行管理,而且還應該提供多種服務,供相關人員方便地進行查閱工作。然而,目前房產檔案管理工作依然無法實現這些功能,所以需要進一步促進其現代化管理流程的創建,進而能夠更好地為相關人員提供個性化的服務;第三,房產檔案管理的安全問題,對于房產的擁有者來講,相關的房產信息屬于隱私信息,所以管理部門需要對這些信息進行保護。然而,目前很多房產檔案管理部門在進行檔案管理的過程中,還存在安全方面的問題。而現代化的管理方式,能夠有效地提高管理人員的安全意識,從而更好地對房產檔案進行安全性地保護和管理。
三、房產檔案現代化管理創新路徑
根據以上的分析和論述可知,房產檔案有著自身的特點,所以在管理過程中與其他檔案具有一定的差別。現代化管理對于房產檔案的管理工作具有劃時代的意義,因此必須要不斷推進房產檔案現代化管理的創新途徑,為此可以參考以下幾個方面:(一)提高服務質量。房產檔案的管理主要是為相關人員提供服務,所以在促進房產檔案現代化管理創新路徑時,還需要更好地提高服務質量,為此可以參考以下幾個方面:第一,將計算機技術和網絡技術應用到現代化管理過程中,以此為基礎建設房產檔案的自助查詢系統,可以使得人們能夠利用這一系統更好地查詢相關的信息,在降低房產檔案管理人員工作量的同時,也能夠為相關人員提供個性化的查詢服務;第二,需要對房產檔案管理人員進行相關的培訓,使得他們能夠熟練地使用計算機等終端設備,可以高效地運用相關的查詢技術,更好地提高服務質量。同時,還需要對房產檔案信息進行收集、查詢、管理等流程進行不斷地優化,從而能夠進一步推進房產檔案管理的現代化水平。(二)加強對房產檔案的安全管理。對于房產檔案來講,其安全性的保障也是現代化管理的重要內容,所以為了更好地進行房產檔案現代化管理的創新,必須要加強檔案的安全管理。為此可以參考以下幾個方面:第一,利用先進的技術,對房產檔案進行安全管理。由于相關的安全技術需要專業的人員進行操作和維護,因此在對房產檔案進行現代化管理的過程中,需要招聘安全方面的專業人員,從而能夠更好地加強房產檔案的安全管理;第二,需要加強對房產檔案服務的身份認證功能,建立嚴格的服務訪問安全流程,使得具備相應資格的人員才能夠訪問房產檔案。防止詐騙及相關糾紛現象的出現,更好地維護房產檔案的安全;第三,要加強對房產檔案管理人員的安全意識培訓,使得他們能夠加強對信息的安全保護,例如:定期修改密碼、不將密碼隨意放置或者告訴他人等等,從而能夠避免由于人為失誤造成的房產檔案信息泄露問題。(三)提高房產檔案管理人員素質。房產檔案管理人員的素質對于促進現代化管理有著直接的影響,同時也是促進管理途徑創新的重要突破口。所以,在提高房產檔案管理人員素質方面,還可以做到以下幾點:第一,提高房產檔案管理人員的專業素質,使得他們能夠更好地利用自身的專業知識,對房產檔案進行現代化的管理。利用他們的專業能力,為客戶提供更加優質的服務,提高房產檔案管理工作的效率;第二,提高他們的服務意識,對房產檔案管理人員進行相關的培訓,使得他們樹立以客戶為中心的服務觀念。在實際工作中,始終以用戶的需求為工作的方向和動力,更好地滿足客戶的需求,進一步體現房產檔案管理工作的社會價值。(四)加強房產檔案現代化管理的宣傳工作。隨著網絡技術的不斷發展,房產檔案管理人員可以更好地利用現代化的技術,進一步提高工作效率,同時也能夠為用戶提供更加優質的服務。但是,為了更好地對房產檔案現代化管理工作進行創新,還需要加強宣傳工作的力度,為此可以參考以下幾個方面:第一,在開展房產檔案管理工作時,可以在相關的服務位置存放宣傳手冊,幫助人們更好地了解房產檔案管理服務的相關流程。同時,對于現代化的管理服務進行相關的宣傳,能夠使得客戶更好地利用自主服務渠道獲得相關的服務,進一步降低管理人員的工作量,也能夠更好地為客戶節約排隊的時間;第二,建立房產檔案現代化管理的公共網站,在網站上對相關的服務進行引導和宣傳。同時,可以通過網站的服務模塊虛心采納客戶的意見,更好地完善房產檔案的現代化管理服務,能夠為客戶提供更加優質的服務。
四、小結
總之,房產檔案現代化創新管理的實現不僅僅是涉及到檔案管理工作改革這一項工作的重要任務,更是對當今社會房地產行業的有序發展、社會經濟的騰飛起著重要的促進作用。因此,作為房產檔案管理的工作人員而言,我們有責任也有義務去通過自己的努力來創新房產檔案管理路徑,完善房產檔案管理辦法,以此來實現社會的全面化發展。
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作者:王春蓮 單位:同江市房地產管理局