計算機管理檔案要點探討

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【摘要】目前，隨著信息化建設的不斷發展，各行各業都在廣泛運用計算機技術。在檔案管理中，運用計算機技術，不僅能夠節省人力，而且又能提高檔案管理的利用率。本文主要分析了運用計算機管理檔案中存在的問題，并提出了一些相關有效措施，希望能夠對相關負責人起到一定的幫助作用。

【關鍵詞】計算機；管理檔案；問題；措施

引言

現如今，隨著我國工業化和信息化的不斷深入發展，運用計算機管理檔案已經成為了檔案管理工作的重要技術支撐。但是，從目前我國檔案管理的現狀來看，運用計算機管理檔案還不成熟，存在很多的問題，比如，數字檔案的準確性受到挑戰、檔案管理人員業務素質缺乏、檔案管理系統統一標準缺乏等。因此，相關的檔案管理負責人應該充分認識到檔案管理的重要性，不斷加強數字檔案的信息基礎設施建設，并推進計算機檔案數據庫規范化建設與管理，從而推動計算機檔案管理走上可持續發展的軌道。

1運用計算機管理檔案中存在的問題

1.1數字檔案的準確性受到挑戰

我們都知道，運用計算機管理檔案中涉及到的內容非常多，其中包括檔案資源的上傳、下載、共享等，由此可見，這在很大程度上給檔案管理提出了更高的要求。要想真正實現計算機管理檔案，就必須要以數字檔案作為基礎，但是，從目前計算機檔案管理的現狀來看，對于數字檔案管理很難進行有效把握，在檔案進行錄入、存儲、處理的過程中，很容易受到計算機病毒的影響，從而給檔案原貌造成嚴重破壞，影響檔案的真實性和完整性。

1.2檔案管理人員缺乏業務素質

檔案管理工作是一項非常繁瑣的工作，需要進行錄入、存儲、處理、輸出等順序，但是，據相關調查顯示，目前在檔案管理方面缺乏專業人才，相關的檔案管理人員沒有較高的業務素質和專業知識。同時，一部分檔案管理人員缺乏對數字檔案文件“保存”和“歸檔”意識，沒有認識到數字檔案文件在計算機管理檔案中的重要性，從而使得數字檔案文件缺乏完整性。除此之外，還有的檔案管理人員為了節省自身的時間，認為只要有原始紙質檔案，就不用對數字檔案文件進行管理。1.3檔案管理系統統一標準缺乏目前，我國檔案管理軟件系統種類繁多，但是沒有一個統一的標準，也沒有國家檔案管理部門制定的指導性意見，從而影響了計算機檔案管理的進程。同時，由于計算機檔案管理有在線檢索、數據交換、資源共享等功能，但是檔案管理軟件沒有實行“國家標準”，從而影響了計算機檔案管理的功能發揮。

2運用計算機管理檔案的有效措施

計算機技術是檔案現代化管理先進技術手段的核心，因此，相關檔案管理人員應該充分認識到運用計算機管理檔案的重要性，認真學習計算機理論知識，從而提高計算機檔案管理的水平。具體做法如下：

2.1加強數字檔案的信息基礎設施建設

為了提高計算機檔案管理水平，就必須加強數字檔案的信息基礎設施建設。在檔案管理中，相關檔案管理人員應該重視計算機技術，不斷提高數字檔案信息的可靠性、準確性和安全性。同時，檔案管理人員還應該改變以往傳統紙質檔案管理手段，不斷使用數字檔案管理方法。除此之外，檔案管理部門應該加大對檔案管理工作的投入，把所有紙質檔案轉換為數字檔案，全面實現檔案管理的數字化，從而提高計算機檔案管理工作的效率和質量。

2.2推進計算機檔案數據庫規范化建設與管理

推進計算機檔案數據庫規范化建設與管理也屬于運用計算機管理檔案中的一項重要措施。檔案管理部門應該加大對計算機檔案資源管理力度，提高檔案管理的質量，不斷整合各類檔案信息資源。同時，檔案管理部門還應該建設多層次共享平臺，堅持公開原則，創新服務機制，從而保證檔案信息的共享性。建立完善的檔案管理長效發展機制，從而提高計算機檔案管理的利用率。除此之外，檔案管理部門還應該制定統一標準，根據數字檔案管理的共享要求，不斷規范檔案數字化與網絡化建設，從而實現檔案信息資源優勢互補和共享，最終推動計算機檔案數據庫規范化建設與管理。

2.3完善計算機檔案管理規章制度

在運用計算機管理檔案中，完善計算機檔案管理規章制度顯得非常重要。只有完善了計算機檔案管理規章制度，才能保證計算機檔案管理工作的順利進行。對于那些涉及到數據安全、網絡安全等方面的重要檔案信息應該根據相關的規章制度來進行統一管理，并妥善存放檔案中的重要信息、密碼、資料、文檔等。同時，還要禁止閑雜人等進入檔案管理室，要保證檔案管理信息、文檔、數據的完整性和真實性。

3結束語

綜上所述，運用計算機管理檔案符合我國現代化發展的需求，因此，相關檔案管理人員應該充分認識到計算機管理檔案的重要性，不斷積累豐富的工作經驗，妥善存放檔案中的重要信息、密碼、資料、文檔等，從而保證計算機管理工作的順利進行，促進我國社會經濟的不斷發展。

參考文獻

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[2]鄧喜英.現階段檔案管理計算機化過程中若干問題的思考[J].黑龍江科技信息，2016，14：174

作者：滕騰，郗穎 單位：青島市市南區社區