試論國有企業(yè)秘書的聘用

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國有企業(yè)的秘書人員，可以說是企業(yè)戰(zhàn)略意志的傳導(dǎo)者、管理秩序的維護者、日常運營的協(xié)調(diào)者、機關(guān)服務(wù)的保障者和領(lǐng)導(dǎo)形象的體現(xiàn)者。在實際工作中，大部分秘書都是埋頭苦干、兢兢業(yè)業(yè)，圍繞企業(yè)重點難點問題，積極獻計獻策，認(rèn)真處理協(xié)調(diào)大量復(fù)雜性、事務(wù)性工作，為企業(yè)完成各項任務(wù)作出了積極貢獻。但是也有部分秘書雖然學(xué)歷和知識水平較高，但工作一段時間后發(fā)現(xiàn)，他們的其他方面比如人際溝通能力、綜合協(xié)調(diào)能力都比較弱，并不適合秘書崗位，不但自己感覺很辛苦，也容易給領(lǐng)導(dǎo)造成很多工作上的被動。

管理學(xué)上有句名言：你可以教會一只火雞爬上樹，但最好是找一只松鼠。這就是所謂人崗匹配的問題，選聘人員應(yīng)遵循人事相宜，人適其事，事得其人的原則，根據(jù)不同員工個體間的能力素質(zhì)差異以及崗位的不同要求，將他們安排在最合適的崗位上，保持個體能力素質(zhì)與工作崗位要求的同構(gòu)性，從而提高人員的工作效率，有效完成各項工作。這里的個體能力素質(zhì)在管理學(xué)上稱之為勝任能力，即根據(jù)崗位的工作要求，確保該崗位的人員能夠順利完成該崗位工作的個人能力特征結(jié)構(gòu)，它包含知識技能、態(tài)度能力、性格特質(zhì)和內(nèi)驅(qū)力等指標(biāo)。知識技能是指對工作領(lǐng)域的了解，態(tài)度能力是指將工作做好的經(jīng)驗與技能，性格特質(zhì)是指一個人持續(xù)穩(wěn)定的內(nèi)在特征，內(nèi)驅(qū)力是指在工作領(lǐng)域里發(fā)至內(nèi)心的想法和偏好，它將驅(qū)動和決定一個人的外在行動。在這些指標(biāo)中，除了知識技能是顯性的、易于感知的以外，其他都是潛在的、難以感知的。

那么對于國有企業(yè)秘書一職而言，它所需要的勝任能力是什么樣的呢？國有企業(yè)秘書的主要工作是包括決策參謀、綜合協(xié)調(diào)、督查督導(dǎo)以及文字工作等。決策參謀是主動研究企業(yè)面臨的內(nèi)外部發(fā)展環(huán)境，超前捕捉企業(yè)可能遇到的矛盾和問題，深入調(diào)查了解情況，及時為領(lǐng)導(dǎo)提供真實有效的信息，主動及時地向領(lǐng)導(dǎo)提供工作預(yù)案和工作建議。綜合協(xié)調(diào)是發(fā)揮溝通內(nèi)外、聯(lián)系上下的橋梁樞紐作用，理順和明晰各類界面間的關(guān)系，優(yōu)化企業(yè)管理秩序，推動企業(yè)高效流暢地運轉(zhuǎn)。督查督導(dǎo)是圍繞企業(yè)的重大決策和重要工作部署，對存在問題進行客觀分析，促進政策、決策的貫徹落實。文字工作是各種總結(jié)、材料和領(lǐng)導(dǎo)講話稿的撰寫。

從這些工作中，我們不難發(fā)現(xiàn)，秘書一職除了要求有一定得專業(yè)知識和文字功底外，更重要的是能夠主動工作，充分發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)能力，給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)充當(dāng)參謀助手。因此，秘書崗位所需要的勝任能力指標(biāo)中，知識技能對應(yīng)的是行政管理專業(yè)知識，態(tài)度能力對應(yīng)的是溝通能力、協(xié)調(diào)能力，性格特質(zhì)對應(yīng)的是工作主動性、注重細(xì)節(jié)等，而內(nèi)驅(qū)力對應(yīng)的是工作責(zé)任感。

通過以上分析可以看出，要選聘一名優(yōu)秀的秘書，既要看其是否具備專業(yè)知識這個顯性指標(biāo)，更重要的是通過一定的方式獲知其是否具備那些潛在素質(zhì)指標(biāo)。專業(yè)知識可以通過候選人的學(xué)歷、學(xué)位等信息獲知，而態(tài)度能力、性格特質(zhì)和內(nèi)驅(qū)力等指標(biāo)則要通過一定的素質(zhì)測評方法來檢驗。職業(yè)化的素質(zhì)測評方法包括心理測試與智能測試。根據(jù)秘書一職的崗位要求，工作主動性、責(zé)任感、是否注重細(xì)節(jié)等都屬于心理測試范疇，溝通、協(xié)調(diào)能力則屬于智能測試范疇。在企業(yè)中用的較多的心理測試主要是自陳式測試和投射測試。自陳式測試是通過讓候選人回答一些事先設(shè)定好的問題，然后根據(jù)答題情況分析他們的心理和個性狀況。投射測試采用讓候選人觀察一張圖或照片，并不容他們細(xì)加思索，讓他們很快說出對圖片的認(rèn)識，從而探知候選人潛在的態(tài)度、動機等，因為被測者無暇思索，會把自己內(nèi)心深處的心理傾向“投射”到圖片上，難以掩飾，較為可信。智能測試最常用的是情景模擬測試。將候選人安排在模擬的、逼真的工作環(huán)境中，要求他們處理可能出現(xiàn)的各種問題，測試其實際工作能力、潛在能力等。情景模擬測試方法中應(yīng)用比較廣泛的是無領(lǐng)導(dǎo)小組討論法。所謂“無領(lǐng)導(dǎo)”，是指不指定誰擔(dān)任主持討論的組長，不布置議題和議程，更不提要求，只給一個簡短案例，案例中隱含著數(shù)個待處理的問題，以引導(dǎo)小組展開討論。測試者通過閉路電視或者錄像觀察小組討論情況，在討論過程中，被測試者的各種能力便會通過其扮演的角色表現(xiàn)出來，如主動發(fā)起者、組織指揮者、鼓動者、協(xié)調(diào)者。因為企業(yè)秘書必須具備優(yōu)秀的溝通、協(xié)調(diào)能力，所以通過無領(lǐng)導(dǎo)小組討論法可以找出溝通、協(xié)調(diào)能力最強的候選人。

現(xiàn)代素質(zhì)測評的工具與方法還有很多，企業(yè)應(yīng)結(jié)合實際情況，通過多種科學(xué)、客觀的測評方法對候選人的個性特征、職業(yè)傾向、動機等素質(zhì)進行測試與評價，以判定他們與秘書崗位的匹配程度。通過專業(yè)素質(zhì)測評方法選出的秘書，不僅專業(yè)知識豐富，更具備優(yōu)秀的溝通、組織、協(xié)調(diào)能力，工作責(zé)任心強，一定能在企業(yè)發(fā)展的過程中發(fā)揮好參謀助手作用，實現(xiàn)企業(yè)與個人的共同進步。