辦公室行政科學(xué)化分析

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辦公室管理科學(xué)化的重要性

一、辦公室管理的科學(xué)化，直接關(guān)系到上層領(lǐng)導(dǎo)的決策水平。決策是上層領(lǐng)導(dǎo)的主要職責(zé)，決策的正確與否直接關(guān)系到管理的成敗。而正確的決策離不開對機(jī)關(guān)各方面情況的調(diào)查研究和對調(diào)查資料的正確判斷，離不開獲取和掌握大量的準(zhǔn)確的信息。在這方面，辦公室作為輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的主要部門，承擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)收集信息、傳遞信息和提供咨詢意見的重要任務(wù)。

二、辦公室管理的科學(xué)化。關(guān)系到管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。任何管理系統(tǒng)都是一個復(fù)雜的聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)。在這個網(wǎng)絡(luò)中，辦公室處于中樞的地位，它不僅是領(lǐng)導(dǎo)的綜合辦事機(jī)構(gòu)、信息參謀部門，而且是溝通、聯(lián)系和調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與部門之間、部門與部門之間、機(jī)關(guān)與基層之間的橋梁和紐帶。全局工作能否順利進(jìn)行、各方面的溝通和聯(lián)系是否順暢，取決于辦公室這個“樞紐”作用的發(fā)揮程度。因此。辦公室管理的科學(xué)化，將會更好地發(fā)揮辦公室的樞紐作用，理順各方面的關(guān)系，溝通領(lǐng)導(dǎo)與部門之間、部門與部門之間的聯(lián)系，促進(jìn)整個管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。

辦公室管理科學(xué)化的主要內(nèi)容

辦公室管理的科學(xué)化蘊(yùn)涵著豐富的內(nèi)涵。就當(dāng)前實(shí)際情況看，主要包括辦公室管理的制度化、程序化和自動化。

一、制度化。辦公室管理的制度化，是指：辦公室的管理有一套健全而又切實(shí)可行的規(guī)章制度，將辦公室的辦事規(guī)程、行為準(zhǔn)則以條文的形式確定下來，把辦公室人員的行為納入管理規(guī)范之中，使辦公室的工作有章可循，有法可依。目前，應(yīng)著重抓好如下幾項制度：第一，崗位責(zé)任制。崗位責(zé)任制是機(jī)關(guān)工作的一項根本制度。其實(shí)質(zhì)是在明確辦公室以及辦公室各個科室的職責(zé)權(quán)限的基礎(chǔ)上，劃分每個崗位的權(quán)責(zé)．使辦公室每一個人都各司其職。各盡其能，高質(zhì)量、高效率地完成各自承擔(dān)的任務(wù)，從而有效地防止和克服相互推諉、扯皮、辦事拖拉等現(xiàn)象。在制定崗位責(zé)任制時，必須堅持以事定崗、以崗定人和精干效能的原則，從辦公室的工作需要出發(fā)，凡工作任務(wù)重復(fù)的科室，該并則并：凡一個人能干的工作。就：分給兩個人。同時，堅持職權(quán)責(zé)一致的原則，每個崗位都有相應(yīng)的權(quán)力和責(zé)任，：每個崗位的權(quán)力、責(zé)任都要規(guī)定得全面、明確、具體，能量化j勺盡可能量化，以便考核。

第二，會議制度。會議是傳達(dá)指示、研究問題、形成決策、部署工作、總結(jié)經(jīng)驗的一種重要形式和管理手段。研究會議管理規(guī)律、提高會議效率已成為當(dāng)今一門新興的專門學(xué)問，是辦公室管理科學(xué)化的重要內(nèi)容。搞好會議管理必須著重解決如下兩個問題：一是嚴(yán)格控制會議數(shù)量。如果無論大小事情都要通過開會決定，會議將會泛濫成災(zāi)，領(lǐng)導(dǎo)者的許多精力和時間也將消磨在茫茫“會海”之中。因此，必須按照中央要求切實(shí)精簡會議，建立嚴(yán)格的會議審批制度，可開可不開的會議一律不要開；能小會解決問題的就不要開大會；能短會解決問題的就不要開長會。二是提高會議質(zhì)量和效率。必須開的會，會前一定要有充分準(zhǔn)備。注意開短會，開高質(zhì)量的會。同時。嚴(yán)格會議紀(jì)律，杜絕遲到早退現(xiàn)象。做到議而有決，決而有行，防止拖泥帶水、會議結(jié)論模糊不清。

第三。公文處理的制度。公文的處理是一項政策性強(qiáng)且細(xì)致復(fù)雜的工作，如沒有一定的章法很容易出差錯或造成公文旅行、公文積壓，導(dǎo)致效率低下。為此，必須建立健全公文制度，提高辦文質(zhì)量，加速公文運(yùn)轉(zhuǎn)。具體來說，必須做好如下幾點(diǎn)：一是規(guī)范公文種類。根據(jù)國務(wù)院1993年修訂的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》，目前我國行政機(jī)關(guān)的公文種類主要有命令(令)、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、調(diào)查報告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要等十四種。這些不同的公文種類，各有一定的含義和應(yīng)用范圍，體現(xiàn)了發(fā)文機(jī)關(guān)的一定身份和機(jī)關(guān)之間的相互關(guān)系，注意不能亂用、混用。二是統(tǒng)一公文格式和固定行文關(guān)系。對公文的標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、機(jī)關(guān)印章、發(fā)文日期、抄送單位、公文編號、機(jī)密等級、緩急程度等一定要有明確的規(guī)定。同時，按照各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍、固定的行文關(guān)系行文，一般情況下不得越級行文請示。三是準(zhǔn)確、及時、安全、保密地完成各道公文處理程序，保證和提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)的效率。第四，安全保密制度。印章管理和保密工作關(guān)系到機(jī)關(guān)和企業(yè)的安全和各方面工作的順利開展。因此，必須制定嚴(yán)格的印章管理制度、文件保密制度等有關(guān)的安全保密制度，并指定專人負(fù)責(zé)和定期檢查。

二、程序化。程序是辦事的先后次序。程序化的管理可使各項管理活動按照一定的秩序有準(zhǔn)備、有步驟、有條不紊、循序漸進(jìn)地進(jìn)行，促進(jìn)和實(shí)現(xiàn)辦公室管理的正常化。它主要包括公文處理程序、會議安排程序、接待工作程序、印章使用程序等。實(shí)現(xiàn)辦公室管理程序化的關(guān)鍵在于程序的優(yōu)化。為此，制訂程序時必須注意程序的可行性、有序性、系統(tǒng)性和簡捷性。可行性即程序必須具體明確，必須以實(shí)際上能做到為前提。否則，再好的程序也是毫無意義的。系統(tǒng)性即程序本身就是一個有機(jī)系統(tǒng)，它必須考慮到各方面的因素和主客觀條件，盡量預(yù)見到可能發(fā)生的情況，力求全面周到，統(tǒng)籌兼顧，不能顧此失彼。有序性即程序的各環(huán)節(jié)、各步驟之問必須按一定的次序前后銜接，不可顛倒、重復(fù)或錯亂。簡捷性即程序必須盡量簡化，可有可無的程序一概刪除。因為多一道程序就意味著多一道麻煩，就要多花人力、物力、財力和時間。因此，程序設(shè)計時越少越好，要確定關(guān)鍵路線，減少重復(fù)的手續(xù)。當(dāng)然，必要的程序不能借13簡化而省去。

三、自動化。隨著科技的進(jìn)步和社會的發(fā)展，以應(yīng)用電子計算機(jī)為主要標(biāo)志的辦公自動化已應(yīng)運(yùn)而生。辦公自動化為辦公室信息的收集和傳遞，公文的處理以及其他管理工作創(chuàng)造了良好的條件，大大地提高了辦事效率，促使辦公室管理由傳統(tǒng)的、經(jīng)驗的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代的、科學(xué)的管理。這是辦公室管理的重大的變革。因此，辦公室人員必須高度重視辦公自動化在實(shí)現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化中的重要地位和作用，努力創(chuàng)造條件，積極地促進(jìn)辦公室自動化的進(jìn)程。

辦公室管理科學(xué)化的基本要求

辦公室管理的科學(xué)化有多方面的要求。就最基本的要求看，主要是辦公室自身的隊伍建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。

一、合理配置辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)。合理配置辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)是實(shí)現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化的重要前提和基礎(chǔ)。如前所述，辦公室處于行政管理的中樞地位，它不僅是綜合辦事機(jī)構(gòu)，而且是領(lǐng)導(dǎo)的參謀部，具有辦事、咨詢、信息、服務(wù)等基本職能，工作任務(wù)十分繁重。如果辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)不健全，人員配備不齊全、不合理或者素質(zhì)低下，勢必影響辦公室管理功能的發(fā)揮。因此，為了實(shí)現(xiàn)辦公室管理的科學(xué)化，首先必須合理地設(shè)置辦公室的內(nèi)部機(jī)構(gòu)和配備工作人員，使辦公室有一支較高理論水平、政策水平和較好的文字寫作能力、公關(guān)協(xié)調(diào)能力的精干隊伍，以確保辦公室各項工作的順利開展。

二、要切實(shí)加強(qiáng)辦公室隊伍的思想作風(fēng)建設(shè)。辦公室不應(yīng)是“嘰嘰喳喳、婆婆媽媽”的場所，辦公室人員應(yīng)該具有較好的思想素養(yǎng)。為此，辦公室必須抓好隊伍的息想作風(fēng)建設(shè)。第一，辦公室人員必須注重學(xué)習(xí)黨的路線、方針和政策，自覺地在思想上、政治上同黨中央保持一致。在向上報告、對下發(fā)文、協(xié)調(diào)工作、答復(fù)問題時都要以黨的政策為準(zhǔn)繩，做貫徹執(zhí)行黨的路線方針政策的模范。第二，要有克己奉公、富于奉獻(xiàn)的精神，不圖名、不為利，甘當(dāng)“鋪路石”。要主動為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為基層服務(wù)，為職工、群眾服務(wù)。第三，發(fā)揚(yáng)實(shí)事求是精神，深入調(diào)查研究。要盡可能走出辦公室，深入到實(shí)際中去，了解實(shí)際情況，掌握最新動態(tài)，向領(lǐng)導(dǎo)提供全面、準(zhǔn)確、及時的信息。同時，主動做好查辦督辦等工作。第四，謙虛謹(jǐn)慎、熱情待人，從根本上杜絕“門難進(jìn)、臉難看、事難辦”現(xiàn)象的發(fā)生。無論是日常工作的處理還是內(nèi)外來訪的接待，都要熱情周到、文明禮貌，切忌態(tài)度冷淡、盛氣凌人。

三、要注重業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，使辦公室人員具有較寬的知識面和較強(qiáng)的工作能力。辦公室的工作頭緒多、內(nèi)容雜、聯(lián)系廣、綜合性強(qiáng)，這必然要求辦公室人員具有較寬的知識面，能夠了解馬克思主義的基本原理以及管理學(xué)、法律學(xué)、高等教育學(xué)、邏輯學(xué)等學(xué)科的基礎(chǔ)知識，掌握辦公室管理的專業(yè)知識和辦公自動化技術(shù)，努力做學(xué)識淵博、視野開闊的“通才”。發(fā)揮辦公室處理事務(wù)、搞好服務(wù)的作用，其次，對于辦公室管理的制度化、程序化、自動化建設(shè)及辦公室隊伍的建設(shè)給予具體的支持和領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)加強(qiáng)對辦公室人員的教育和培養(yǎng)。最后，提高辦公室人員的待遇，解決有關(guān)人員的職稱、職務(wù)等問題，以調(diào)動辦公室隊伍的積極性和主動性，開創(chuàng)辦公室管理的新局面。