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(一)全面考慮各種實施要素
明確目標后,應確定各種實施要素,即數字化檔案信息的重點發展項目,如全文信息化項目、局域網數字化服務項目、廣域網信息服務項目等等。各種實施要素需采用不同的評估方法,可借用某些指標性體系。
(二)保障系統的建立
構建保障系統也是為了保障數字化檔案信息管理的順利實施,保障系統指的是數字化檔案信息管理體制、運行及保障機制。即檔案信息的數字化建設及實施需要各項規章制度、組織、機構、人力、財力及物力的支持,更無法脫離保障系統。
二、加快立法,確保數字化檔案信息的法律效力
(一)加快立法
我國已經頒布了《合同法》,其中涉及到電子信件、合同、電報、傳真、電子信息交換、郵件等等有形的內容形式,對于實現我國數字化電子檔案的法律效力具有積極的作用。此外,有關《政府信息公開條例》也對破壞政府信息的違法分子進行了刑事及行政責任的規定。就某種意義而言,偽造電子檔案數字簽名的后果,和破壞印章、文件所應承擔的法律責任相同。如今,逐步實現數字化電子檔案法律效力已然成為一種趨勢,除采用技術、方法來保障其完整性與可靠性以外,還應加快立法,明確其法律地位。
(二)加強監控,確保數字化檔案信息的法律效力
為了確保數字化檔案信息具有足夠的法律效力,不少國家紛紛制定標準化監控及管理程序,以進一步明確數字化檔案信息的重要性。在完善的監控程序及高效的管理體系下,想要確保數字化檔案信息的真實性與完整性并非一件難事,但是,應當注意把握前端控制及全面管理的思想。除此以外,應當著重強調的一點是電子檔案數字化進程中的著作權及數字化權等問題。目前,不少法律案件均涉及到數字化權問題,為保障著作權者的合法權益,在檔案信息的數字化過程中,應對檔案來源進行鑒別,看其是否受到《著作權法》的保護,若在《著作權法》的保護范圍內,應全面考慮檔案信息數字化權問題。若不受《著作權法》保護,則無需考慮這些問題。同時,還應確認檔案信息的所有權,數字化檔案信息仍屬復制行為,必須同著作權人積極協商,給予其足夠的報酬,并獲得其許可之后,方可將其檔案信息收錄數據庫中。
三、引入新型安全技術,保障數字化檔案信息的安全性
應當切實加強安全技術保障工作,積極采用新型技術,例如,信息加密、數字簽名、防火墻、安全內核、入侵檢測、生物識別、可存取等技術。信息加密技術旨在保障網內文件及口令等控制信息,確保網絡傳輸數據的安全性,經信息編碼及變換等,將機密信息轉變為亂碼信息,以確保數據的安全性;數字簽名技術可對電子文件進行即時辨別與驗證,通過模擬手寫簽名,實現對于電子信息的有效認證,此技術主要建立在信息加密技術的基礎上;防火墻技術結合了計算機軟、硬件,通過服務器運作在公共網與內部網間構建一個安全性的網關,以保障私有資源遭受他人非法入侵或盜用;安全內核技術有效剔除了操作系統內核中的安全隱患及問題,通過采用安全指數較高的操作系統,加強安全配置,掃描及查補系統漏洞等方式保障了系統的安全性;入侵檢測技術能夠有效識別并及時響應惡意攻擊計算機,濫用網絡資源等行為。通過提高系統對抗網絡攻擊的能力,實現電子檔案信息的完整性;生物識別技術以人體特征驗證用戶身份,鑒于人體特征的難復制性特點,此技術有效提高了驗證水平;隨著信息技術的推廣和應用,數字化檔案信息的存儲載體壽命甚至超出了計算機軟、硬件的壽命。因此,可存取技術的關鍵是如何確保數字化檔案信息在技術不斷更新的情況下一直流傳下去,因此,在數字化檔案信息的保護過程中,應充分考慮到可存取性等方面的問題。除了引進國外先進技術以外,還應加強我國相關技術的自主研發力度,進一步提高數字化檔案信息的安全水平,注重思想的一致性,構建完善的組織機構,設立專門的數字化協調機構,加強技術攻關及一體化檔案信息宏觀管理工作。
作者:夏可單位:寧波市周公宅水庫管理局