數字校園下高校檔案管理淺析

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摘要：在高等學校數字化校園的發展規劃中，要建設真正的高校數字檔案館，對傳統檔案的整理、收集流程的規范進行思考是必要的，筆者結合工作實際，對高校檔案分類、檔案歸檔流程、系統設計等方面進行探析。

關鍵詞：高校檔案；分類管理；歸檔流程；系統設計

隨著校園數字化的發展，高校檔案會面臨著電子檔案逐步增加、紙質檔案逐步減少的情況，加之目前數字檔案館、區域、行業數字檔案信息共享的趨勢，也對目前高校檔案整理提出新的要求。在高校數字化校園發展規劃中，要建設真正的高校數字檔案館，必須對傳統檔案整理規范進行思考，本文即對高校檔案分類、檔案歸檔流程、系統設計等方面進行探析。

一、高校檔案分類管理現狀及問題

（一）高校檔案分類管理制度現狀。2008年《高等學校檔案管理辦法》的出臺為高校檔案管理提供了制度保障和現實依據，其中指出高校檔案要對紙質檔案和電子檔案進行同步歸檔，各高校對于紙質檔案材料基本是按照大類按卷分類整理的方式。2015年《歸檔文件整理規則》（以下簡稱“新標準”）頒布，于2016年實施。新標準最大的突破是確立了以件為單位的文件整理模式。高校檔案分類是就高校在教學、建設和管理過程中產生的具有保存價值的文件資料進行歸類，為高校的政策、制度以及管理等提供現實依據和參考。但與之配套的高校檔案實體分類法和高校檔案工作規范卻一直沒有頒布，使得高校檔案在管理過程中缺乏更為細致的規范性指導。

（二）檔案信息化對檔案分類提出新的要求。目前檔案信息化水平較高的學校，數字檔案基本取代了紙質檔案，在檔案管理的系統中能夠進行所有檔案的利用與查詢業務，檢索效率和質量有明顯提升。在檔案利用過程中，檔案管理系統中儲存在同一個數據庫中的檔案，仍舊按照不同的門類對檔案信息進行分類存儲與管理。在查詢與利用時，只要存儲在系統中的檔案包含相同字段的信息，通過全文檢索就可以查找出儲存于不同門類的檔案。

（三）檔案分類整理趨勢。根據校園數字化程度的發展，筆者認為紙質檔案材料和電子檔案并行還會持續，究其原因：一是在大部分人的觀念中還是“口說無憑，立字為據”，人們還是對紙質檔案較為認可；二是電子簽章的技術現階段認可度較低；三是信息化后電子檔案的數據安全性還有待探討。因此，紙質檔案的憑證價值和作用目前尚不能被電子檔案取代，還是需要對紙質檔案進行分類整理保存，但是檔案的分類要適應大數據時代的要求，從更簡潔、更靈活、適應性更強的方面延伸，真正便捷的服務檔案整理。

二、高校檔案歸檔流程思考

（一）高校目前歸檔模式。大多數高校采用定期歸檔模式，在檔案產生的次年按要求進行定期歸檔，多采用紙質檔案和電子檔案并行，純紙質檔案延續卷件并存的方法整理歸檔，然后按照國家規定《DA/T77-2019紙質檔案數字復制件光學字符識別OCR工作規范》進行掃描轉換工作；純電子檔案是將最后形成的電子檔案文本打印成紙質版本進行分類歸檔，并將最終版電子文件進行歸檔掛接。

（二）定期歸檔模式的弊端。1.定期歸檔不能有效適應電子文件特性。定期歸檔是以案卷目錄為主，如果在歸檔原生性電子文件的時候，只關注案卷目錄，就無法滿足電子文件的格式多樣性、易修改性等特點，同時影響進其可靠性與真實性，在歸檔過程中的技術、管理等方面的風險容易被忽視，會造成未來得及歸檔的檔案遭到無痕修改或導致文件不可讀的后果。2、定期歸檔與電子文件歸檔的要求不同。《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》明確規定，電子文件歸檔范圍包括了反映單位職能活動、具有查考和保存價值的各門類電子文件及元數據。要求歸檔的電子文件齊全完整、真實有效等，由內容、結構、背景組成的電子文件，無法直觀的顯現出其原始性與真實性，而是利用元數據證明。目前，歸檔對象即紙質文件及其掃描件，或電子文件及其打印件，不符合電子文件的歸檔要求。

（三）高校檔案歸檔流程思考。1.注重歸檔流程的前瞻性規劃。紙質檔案和電子檔案并行時期歸檔流程管理前瞻性規劃。檔案資源建設的每個階段對歸檔的流程都有不同的要求，純紙質檔案時期我們采用次年提交的方式完全可以保障檔案材料的準確性、完整性，但是發展到紙質檔案和電子檔案并行時期，對歸檔流程就提出了新的要求。如果某個過程會涉及學校相關的多個部門，在紙質和電子文件并行過程中往往出現只把電子文件歸檔，而證明過程的紙質文件容易被忽略。因此歸檔流程的適時變化就顯得尤為重要。2.重視檔案生命管理周期，統一電子檔案管理規范。對電子檔案的歸檔不能單一的按照定期歸檔管理，應按照納入管理的電子文件的整個生命周期進行考慮，建立數據集成系統，將電子文件的整個生命周期作為檔案管理的全過程，并實時監控過程中的差錯。2020年由財政部、國家檔案局聯合下發下發的《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，也再次重申對電子檔案全過程進行監控的重要性。對電子歸檔進行重新思考，構建高校電子文件歸檔整理規范。

三、高校檔案管理系統設計

（一）加大基礎投入，建立高校數字檔案館。目前多部分高校都有單獨的檔案信息管理系統，但大部分是獨立于數字校園化的單純檔案目錄和電子文檔掛接的檔案管理系統，隨著數字化的推進，必須要構建數字化校園相兼容的檔案信息系統，讓檔案管理的流程變得更加及時、準確、精細。首先，高校應進行專項建設資金的劃撥，建設檔案信息系統，培訓配備專業人員。由于目前的前端系統軟件是針對不同的功能需求進行開發的，不同的開發者使用的開發工具與方法不同，需將其整合到統一的系統平臺中，建立接口程序，抽取其中的共享字段，同時要預留數據接口，降低后續數據共享和運用的成本。其次，學校要樹立檔案“大一統”，將檔案管理部門作為學校檔案信息資源最終的歸納部門，在對各項檔案信息資源規范化、制度化的基礎上，納入學校檔案管理部門。檔案館在檔案機密、機要、普通的分類基礎之上，將全校檔案資源進行信息化共享，建立起真正的數字檔案館。

（二）加強區塊鏈技術、人工智能技術的應用，建立數據檔案資源，開展全方位的檔案信息服務。檔案管理應圍繞高校的發展目標，借助區塊鏈、人工智能等技術的應用，安全高效的進行檔案信息收集、存儲、利用，整理高校的各類有價值的檔案信息，通過對檔案信息的采集、組織、開發和再生產，并對其使用價值和增值價值進行深度挖掘，所產生的增值檔案信息進入檔案查詢與利用服務階段。同時，在信息傳播與服務過程中進行調研和數據分析，形成檔案信息利用反饋機制；通過收集社會的評價，作為進一步開發利用檔案信息資源的依據，面向高校與社會開展檔案信息服務。檔案整理過程好比收米的過程，收到多少米、米的質量如何、建立什么樣的米倉直接影響對米的加工利用，因此從純紙質檔案、紙質檔案和電子檔案并行、純電子檔案的發展過程中，應該遵循理論和實踐相結合，抓源頭、抓基礎，對檔案整理規范進行適時改進，并利用當前信息化手段對其加工，進一步提高檔案管理服務利用效益。

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作者:孫海燕 單位:濟南大學